Offline zu sein bedeutet nicht, dass Sie auf den Kontakt zu Ihren Besuchern verzichten müssen. Hier finden Sie fünf Möglichkeiten, in Kontakt zu bleiben und eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen, auch wenn Ihr Team nicht verfügbar ist.
Wir haben den Artikel in mehrere Abschnitte unterteilt:
1. Bleiben Sie mit der mobilen App online
Solange ein Operator in der mobilen Smartsupp-App eingeloggt ist, bleibt der Chat online und Besucher können Konversationen mit Ihnen beginnen. Das ist die einfachste Möglichkeit, erreichbar zu bleiben, auch wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind.
2. Blenden Sie die Chat-Box aus, wenn Sie offline sind
Verhindern Sie, dass Besucher Nachrichten senden, die unbeantwortet bleiben, indem Sie die Chat-Box ausblenden, wenn keine Operatoren verfügbar sind. So vermeiden Sie Frustration und sorgen für klare Erwartungen.
3. Aktivieren Sie das Kontaktformular
Aktivieren Sie das Kontaktformular, wenn Sie offline sind, damit Besucher ihren Namen, ihre E-Mail-Adresse und eine Nachricht hinterlassen können. Sie können sich bei ihnen melden, sobald Sie wieder online sind. Zusätzlich können Sie Ihren Flow (ehemals Chatbots) so konfigurieren, dass das Kontaktformular während Ihrer Offline-Zeiten automatisch ausgelöst wird. So können Besucher ihre E-Mail-Adresse und eine Nachricht hinterlassen, selbst wenn der Flow auf „Transfer zu einem Operator“ eingestellt ist. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Flow-Einstellungen für diese Funktionalität anzupassen:
Öffnen Sie das dashboard: Loggen Sie sich in Ihr Smartsupp.com-Konto ein und navigieren Sie zum dashboard.
Gehen Sie zum Bereich Automatisierungen: Suchen Sie den Bereich „Automatisierungen“ und klicken Sie darauf.
Wählen Sie Ihren Flow aus: Wählen Sie den Flow aus, den Sie konfigurieren möchten (z. B. „Häufig gestellte Fragen“).
Ändern Sie die Flow-Einstellungen: Navigieren Sie zu
Settings > Skillsim ausgewählten Flow und suchen Sie die Option „Transfer zu einem Operator“.Ändern Sie das Übergabeverhalten: Ändern Sie die Einstellung „Transfer zu einem Operator“ von „Auf Anfrage“ zu „E-Mail“.
Speichern Sie Ihre Änderungen: Klicken Sie auf „speichern“, um die neue Konfiguration zu übernehmen.
Testen Sie die Konfiguration: Simulieren Sie ein Offline-Szenario, um sicherzustellen, dass das Kontaktformular erscheint und Kunden ihre E-Mail-Adresse und eine Nachricht hinterlassen können.
Hinweis: Solange Ihr Konto offline ist, lässt sich das Offline-E-Mail-Formular (Kontaktformular) nicht vollständig entfernen — nachdem ein Besucher eine Nachricht gesendet hat, zeigt Smartsupp das Formular an, damit seine Anfrage nicht verloren geht. Um die Anzeige zu vermeiden, lassen Sie mindestens einen Operator online oder passen Sie Ihre Verfügbarkeit an (zum Beispiel mit Bürozeiten). Sie können die Chat-Box auch vollständig ausblenden, während Sie offline sind, wie oben beschrieben.
4. Richten Sie eine automatische Nachricht ein
Erstellen Sie eine automatische Nachricht, die Besucher darüber informiert, dass Sie derzeit offline sind und so schnell wie möglich antworten werden. Das gibt Besuchern Sicherheit und sorgt für klare Erwartungen an die Reaktionszeit. Alternativ können Sie das Übergabeverhalten Ihres Flows so konfigurieren, dass Besucher aufgefordert werden, ihre E-Mail-Adresse und eine Nachricht zu hinterlassen, wenn kein Operator online ist. Dies ergänzt automatische Nachrichten und stellt sicher, dass Kundenanfragen erfasst werden, damit Sie sich später darum kümmern können.
5. Nutzen Sie Bürozeiten
Legen Sie die Zeiten fest, zu denen Ihr Team verfügbar ist, damit Besucher immer wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können. Außerhalb der Bürozeiten kann der Chat automatisch in den Offline-Modus wechseln.
Wie geht es weiter?
Smartsupp für iOS — installieren Sie die iOS-App und erfahren Sie, welche Funktion jeder Tab hat.
Smartsupp für Android — installieren Sie die Android-App und erfahren Sie, welche Funktion jeder Tab hat.
Bürozeiten — legen Sie fest, wann Ihr Chat online ist, unabhängig vom Status der Operatoren.
💡 Benötigen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team per Chat oder E-Mail — wir helfen Ihnen gerne.