Slip for at skifte mellem faner for at håndtere kundernes emails. Med Smartsupps email-integration lander alle indgående beskeder i din Smartsupp Inbox sammen med chatsamtaler — og svar sendes direkte fra samme sted. Denne artikel guider dig gennem tilslutning af Gmail, Seznam og enhver anden udbyder via SMTP/IMAP.
Vi har opdelt artiklen i nogle få afsnit:
Oversigt over email-integration
Email-integrationen lader dig modtage og besvare emails direkte fra din Smartsupp Inbox — slut med at hoppe mellem Gmail, Seznam eller anden webmail. Hver ny email opretter en ny samtale i Smartsupp; svar samles i samme tråd.
Vigtige ting at vide, før du starter:
Tilgængelig for alle aktive operatører på din konto.
Du kan forbinde flere email-udbydere på samme tid.
Hver operatør kan se emailens emne og vedhæfte eller downloade filer.
Synkroniseringen starter fra det øjeblik, integrationen oprettes — ældre emails hentes ikke ind i Smartsupp.
Tip: Hver operatør kan oprette en personlig emailsignatur, som automatisk føjes til hvert svar. Se, hvordan du konfigurerer den.
Start med at åbne Indstillinger → Kanaler og klik på Forbind ud for Email-integration. Du kan også få adgang via linket i din Inbox.
Forbind Gmail
Gmail bruger Googles sikre OAuth-forløb, så du ikke indtaster din adgangskode i Smartsupp.
Trin 1. På listen over udbydere skal du vælge Gmail. Du bliver videresendt til Googles loginskærm.
Trin 2. Vælg den Gmail-adresse, du vil forbinde (eller log ind på en anden konto), og bekræft eventuelle sikkerhedsanmodninger fra Google.
Trin 3. Giv de ønskede tilladelser, så Smartsupp kan læse og sende emails på dine vegne.
Trin 4. Når godkendelsen er gennemført, bliver du videresendt tilbage til dit Smartsupp-dashboard — Gmail er nu forbundet.
Bemærk: Godkendelsen foregår udelukkende hos Google — dine Gmail-loginoplysninger er aldrig synlige for Smartsupp og gemmes heller ikke af Smartsupp.
Forbind Outlook
Outlook bruger Microsofts sikre OAuth-login, så du aldrig indtaster din adgangskode i Smartsupp.
Trin 1. På listen over udbydere skal du vælge Outlook. Du bliver videresendt til Microsofts loginskærm.
Trin 2. Vælg den Microsoft-konto, du vil forbinde (eller log ind på en anden), og bekræft eventuelle sikkerhedsanmodninger fra Microsoft.
Trin 3. Giv de ønskede tilladelser, så Smartsupp kan læse og sende emails på dine vegne.
Trin 4. Når godkendelsen er gennemført, bliver du videresendt tilbage til dit Smartsupp-dashboard — Outlook er nu forbundet.
Bemærk: Bruger du en Microsoft-arbejds- eller skolekonto (Microsoft 365)? Din IT-administrator skal muligvis godkende Smartsupps adgang først. Hvis du ser beskeden "Godkendelse kræves", når du logger ind, skal du bede din administrator om at give adgang for din organisation.
Delte postkasser i Microsoft 365
En delt postkasse (for eksempel info@company.com) kan ikke forbindes direkte. Outlook-forbindelsen forbinder altid postkassen for den konto, der logger ind under godkendelsen — det er ikke muligt at vælge en delt postkasse, og integrationen bruger ikke tilladelserne Fuld adgang eller Send som .
⚠️ Bemærk: Hvis en bruger med adgang til den delte postkasse forbinder sin konto, synkroniseres brugerens personlige postkasse — ikke den delte.
Hvis du vil forbinde en adresse som info@company.com, skal du først omdanne den til en almindelig postkasse:
I din Microsoft 365-administration (Exchange Administration) skal du konvertere den delte postkasse til en almindelig brugerpostkasse med sit eget login — postkassen skal derefter have en licens. Du kan også oprette en ny, dedikeret konto til adressen.
Beskyt kontoen med en stærk adgangskode og multifaktorgodkendelse.
Forbind Outlook i Smartsupp (se trinene ovenfor), og log ind med denne konto under godkendelsen.
Fra da af synkroniseres kun denne postkasse med Smartsupp — ingen personlig postkasse er involveret.
Fjern eller nulstil Smartsupps adgang i Microsoft 365
Hvis du bruger en Microsoft-arbejds- eller skolekonto, kan din IT-administrator gennemgå eller fjerne den adgang, Smartsupp har fået i din organisation. Det er nyttigt, hvis du vil stoppe med at bruge Outlook-integrationen, eller hvis du vil oprette forbindelsen igen fra bunden.
Trin 1. I Smartsupp skal du slette Outlook-emailkanalen under Indstillinger → Kanaler.
Trin 2. Bed din IT-administrator om at fjerne Smartsupps adgang i Microsoft Entra Administration (Entra ID → Virksomhedsprogrammer → Alle programmer → Smartsupp). Administratoren kan enten tilbagekalde de tildelte tilladelser eller slette Smartsupp-programmet helt fra din organisation.
Trin 3. Hvis du vil bruge integrationen igen, skal du forbinde Outlook i Smartsupp som beskrevet ovenfor. Din administrator bliver bedt om at godkende adgangen igen.
💡 Tip: Microsoft ændrer indimellem navnene på elementer i Entra Administration. Se Microsofts officielle vejledninger for de aktuelle trin: Gennemgå tilladelser, der er tildelt virksomhedsprogrammer og Slet et virksomhedsprogram.
Forbind Seznam
For Seznam (og nogle få lignende udbydere på listen) logger du ind med dit emailbrugernavn og din adgangskode direkte i integrationsformularen.
Trin 1. Vælg Seznam på listen over udbydere.
Trin 2. Indtast din emailadresse, dit login og din adgangskode. Du kan eventuelt tilføje et afsendernavn, som vises i dine svar.
Trin 3. Klik på Afslut for at gemme.
Bemærk: Dine loginoplysninger sendes sikkert til din email-udbyder og bliver hverken gemt eller vist i Smartsupp.
Forbind andre email-udbydere
Har du en indbakke hos en anden udbyder? Du kan stadig forbinde den via SMTP/IMAP. Hver udbyder offentliggør sine egne serverindstillinger — normalt på en hjælpeside eller via sit supportteam. Nedenfor finder du direkte links til SMTP/IMAP-indstillingerne for de mest almindelige udbydere:
Apple Mail (iCloud) — Serverindstillinger for iCloud Mail
Proton Mail — SMTP-afsendelse med Proton
AOL Mail — AOL Mail med andre apps
Zoho Mail — IMAP-adgang til Zoho
Mail.com — IMAP-serverindstillinger for Mail.com
HubSpot — Forbundet email via IMAP i HubSpot
Trin 1. I Smartsupp skal du åbne Indstillinger → Kanaler og klikke på Forbind ud for Email-integration. Du kan også starte forløbet direkte fra din Smartsupp Inbox.
Trin 2. Udfyld SMTP- og IMAP-oplysningerne fra din udbyders dokumentation, og klik derefter på Fortsæt.
Trin 3. Indtast dit emaillogin og din adgangskode, og klik derefter på Afslut. Integrationen er nu klar til brug.
Genoprettelse af forbindelse til en emailadresse
En emailadresse kan kun tilhøre én aktiv emailkanal ad gangen. Hvis du vil forbinde en adresse igen via en anden udbyder — for eksempel skifte fra IMAP til Outlook eller Gmail — skal du først slette den eksisterende emailkanal og derefter forbinde adressen igen.
Når du forbinder den samme adresse igen, uanset udbyder, gendannes den oprindelige kanal inklusive samtalehistorikken; kun den kanaltype, der vises på listen, kan ændre sig.
💡 Ser du fejlen "email er i brug"? Adressen er stadig aktiv på en anden kanal, normalt på denne eller en anden Smartsupp-konto. Slet først adressen fra den kanal, hvor den er forbundet, og prøv derefter igen. Kan du ikke finde ud af, hvor den bruges? Kontakt vores support, så hjælper vi dig med at frigøre den.
Arbejd med emails
Når din indbakke er forbundet, kan du håndtere emails direkte i din Smartsupp Inbox — og gøre mere end blot at svare:
Svar, CC og videresend — besvar emails, tilføj modtagere i CC, og videresend beskeder til kolleger, alt sammen fra samtalevisningen.
Opret nye emails — skriv og send helt nye udgående emails, ikke kun svar i eksisterende tråde.
Automatisk fuldførelse af adresser — når du indtaster en modtager, foreslår Smartsupp matchende kontakter (navn og email), så du sparer tid og undgår tastefejl.
Hvad er næste skridt?
Facebook-integration — forbind Messenger, så kundernes chats lander i din Smartsupp Inbox.
WhatsApp-integration — saml WhatsApp Business-samtaler i samme dashboard.
Emailsignatur — opret en personlig signatur, som automatisk føjes til hvert emailsvar.
Inbox-kategorier — hold styr på email, chat og andre kanaler, efterhånden som antallet af samtaler vokser.
💡 Har du brug for mere hjælp? Kontakt vores supportteam — vi hjælper gerne!