Glem alt om at hoppe frem og tilbage mellem faner for at holde styr på kundeemails. Med Smartsupps email-integration kommer alle indgående beskeder direkte ind i din Smartsupp-indbakke sammen med chatsamtaler – og du svarer helt samme sted. Denne guide viser dig, hvordan du nemt kobler Gmail, Seznam og alle andre udbydere på via SMTP/IMAP.
Artiklen her er delt op i flere afsnit:
Email-integration oversigt
Med email-integration kan du både modtage og svare på emails direkte fra din Smartsupp-indbakke – du slipper helt for at skifte mellem Gmail, Seznam eller andre webmail-løsninger. Hver ny mail bliver til en samtale i Smartsupp, hvor al korrespondance samles ét sted.
Det er godt at vide, inden du starter:
Funktionen er tilgængelig for alle aktive agenter på din konto.
Du kan forbinde flere e-mailudbydere samtidig.
Alle agenter kan se emailens emne og vedhæfte eller hente filer.
Synkronisering begynder fra det øjeblik integrationen opsættes – tidligere emails importeres ikke ind i Smartsupp.
Tip: Hver agent kan lave sin egen email-signatur, som bliver automatisk tilføjet til alle svar. Se hvordan du sætter det op.
For at komme i gang skal du åbne Indstillinger → Kanaler og trykke på Tilknyt ud for Email-integration. Du kan også bruge linket inde fra din indbakke.
Tilknyt Gmail
Gmail bruger Googles sikre OAuth-flow, så din adgangskode bliver aldrig indtastet på Smartsupp.
Trin 1. Vælg Gmail på listen over udbydere. Herefter bliver du sendt videre til Googles login-side.
Trin 2. Vælg den Gmail-adresse du vil koble til (eller log ind med en anden konto), og godkend de sikkerhedsprompter Google viser dig.
Trin 3. Giv tilladelserne, så Smartsupp kan læse og sende emails på dine vegne.
Trin 4. Når godkendelsen er på plads, bliver du sendt tilbage til dit Smartsupp-dashboard – nu er Gmail koblet på.
Bemærk: Hele godkendelsen foregår hos Google – dine Gmail-oplysninger bliver aldrig synlige for eller gemt hos Smartsupp.
Tilknyt Outlook
Outlook bruger Microsofts sikre OAuth-login, så du deler aldrig din adgangskode med Smartsupp.
Trin 1. På udbyderlisten, vælg Outlook. Du ryger til Microsofts login-skærm.
Trin 2. Vælg din Microsoft-konto (eller log ind med en anden), og godkend de sikkerhedsprompter Microsoft viser dig.
Trin 3. Giv adgang, så Smartsupp må læse og sende emails for dig.
Trin 4. Når godkendelsen er gennemført, kommer du tilbage til dit Smartsupp-dashboard – nu er Outlook tilkoblet.
Bemærk: Bruger du en arbejds- eller skolekonto fra Microsoft (Microsoft 365)? Så kan din IT-administrator muligvis skulle godkende Smartsupps adgang først. Ser du beskeden "Godkendelse påkrævet" under login, så tag fat i din admin og få adgang godkendt for din organisation.
Microsoft 365 delte postkasser
En delt postkasse (fx info@company.com) kan ikke forbindes direkte. Outlook-integrationen kobler altid den postkasse, du faktisk logger ind med – du kan altså ikke vælge en delt postkasse under opsætningen, og integrationen bruger heller ikke Fuld adgang eller Send som-tilladelser.
⚠️ Bemærk: Hvis en bruger, der har adgang til den delte postkasse, tilslutter sin egen konto, bliver kun deres personlige postkasse synkroniseret – ikke den delte.
Hvis du vil tilføje en adresse som info@company.com, skal den laves til en almindelig postkasse først:
I Microsoft 365 administrationen (Exchange admin center), lav den delte postkasse om til en almindelig brugerkonto med eget login – nu skal postkassen have licens. Alternativt kan du oprette en helt ny dedikeret konto til adressen.
Sæt en stærk adgangskode og slå multifaktor på kontoen til.
Kobl Outlook til Smartsupp (følg trinene ovenfor) og log ind med denne nye konto under autoriseringen.
Fra nu af er det kun denne postkasse, der synkroniseres med Smartsupp – den personlige indbakke blandes ikke ind.
Fjern eller nulstil Smartsupps adgang i Microsoft 365
Hvis du har en arbejds- eller skolekonto hos Microsoft, kan IT-administratoren til enhver tid gennemgå eller fjerne Smartsupps adgang i jeres organisation. Det er smart, hvis du ikke længere skal bruge Outlook-integrationen, eller ønsker at starte forfra.
Trin 1. Slet Outlook e-mailkanalen i Smartsupp under Indstillinger → Kanaler.
Trin 2. Bed jeres IT-admin om at fjerne Smartsupps adgang i Microsoft Entra admin center (Entra ID → Virksomhedsapps → Alle apps → Smartsupp). Admin kan enten tilbagekalde tilladelserne eller slette Smartsupp-appen helt fra organisationen.
Trin 3. Ønsker du at bruge integrationen igen, så opsæt Outlook på ny i Smartsupp som beskrevet ovenfor. Admin skal godkende adgang igen.
💡 Tip: Microsoft ændrer nu og da navne og områder i Entra admin center. Se de nyeste trin i Microsofts egne vejledninger: Gennemgå tilladelser givet til virksomhedsapps og Slet en virksomhedsapp.
Tilknyt Seznam
For Seznam (og andre lignende udbydere) logger du blot ind med din e-mailadresse og adgangskode direkte i opsætningen.
Trin 1. Vælg Seznam i udbyderlisten.
Trin 2. Indtast din e-mailadresse og adgangskode. Tilføj eventuelt et afsendernavn til dine emails.
Trin 3. Tryk Afslut for at gemme.
Bemærk: Dine oplysninger sendes sikkert til din e-mailudbyder og bliver aldrig gemt eller vist i Smartsupp.
Tilknyt andre e-mailudbydere
Har du en indbakke ved en anden udbyder? Du kan stadig koble den til med SMTP/IMAP. Hver udbyder har egne serverindstillinger – de findes tit på deres supportsider eller hos deres kundeservice. Her er direkte links til indstillingerne for de mest populære udbydere:
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail serverindstillinger
Proton Mail — Proton SMTP-indstillinger
AOL Mail — AOL Mail i andre apps
Zoho Mail — Zoho IMAP-adgang
Mail.com — Mail.com IMAP serverindstillinger
HubSpot — HubSpot tilkoblet email IMAP
Trin 1. Åbn Indstillinger → Kanaler i Smartsupp og klik på Tilknyt ved Email-integration. Du kan også starte direkte fra indbakken i Smartsupp.
Trin 2. Indtast SMTP- og IMAP-detaljerne fra din udbyders dokumentation og klik på Fortsæt.
Trin 3. Indtast email-login og adgangskode, og klik på Afslut. Så er integrationen klar til brug.
Genforbind en e-mailadresse
En e-mailadresse kan kun høre til én aktiv e-mailkanal ad gangen. Hvis du for eksempel vil koble en adresse fra IMAP over til Outlook eller Gmail, skal du først fjerne den gamle kanal, og derefter tilføje adressen igen.
Når du genforbinder den samme adresser (uanset udbyder), genoprettes samtalehistorikken – det er kun kanaltypen, der vises, som kan ændre sig.
💡 Får du fejlen "e-mailen bruges allerede"? Så er adressen stadig koblet til en anden kanal, ofte på denne eller en anden Smartsupp-konto. Fjern adressen fra den gamle kanal først, og prøv igen. Er du i tvivl om, hvor den bruges? Kontakt vores supportteam, så hjælper vi dig med at frigive den.
Arbejd med e-mails
Når din indbakke er koblet på, kan du klare alt med emails direkte fra din Smartsupp-indbakke – og meget mere end bare at svare:
Besvar, CC og videresend – svar på emails, føj kolleger til i CC og send samtaler videre direkte fra samtalevinduet.
Start nye e-mails – skriv og send helt nye emails, ikke kun svar i gamle tråde.
Adresseforslag – mens du skriver modtager, foreslår Smartsupp automatisk relevante kontakter (navn og e-mail), så du slipper for at stave forkert eller bruge tid på at lede.
Hvad nu?
Facebook-integration – forbind Messenger, så kunderne også skriver til dig derfra i Smartsupp-indbakken.
WhatsApp-integration – få dine WhatsApp Business-samtaler i det samme dashboard.
E-mailsignatur – opret en personlig signatur, som automatisk sættes ind på alle svar.
Indbakke-kategorier – få styr på dine emails, chatsamtaler og andet i takt med at samtalerne vokser.
Instagram-integration – besvar direkte beskeder fra Instagram det samme sted som alle dine andre kanaler.
💡 Har du brug for hjælp? Skriv til vores supportteam – vi står klar til at hjælpe dig!