Това, че сте офлайн, не означава, че трябва да пропускате възможности за контакт с посетителите. Ето пет начина да останете във връзка и да поддържате гладка комуникация, дори когато Вашият екип не е на разположение.
1. Останете онлайн с мобилното приложение
Докато поне един агент е влязъл в мобилното приложение на Smartsupp, чатът ще остане онлайн и посетителите ще могат да започват разговори с Вас. Това е най-простият начин да останете достъпни, дори когато не сте на работното си място.
2. Скрийте прозореца за чат, когато сте офлайн
Предотвратете изпращането на съобщения без отговор от посетителите, като скривате прозореца за чат, когато няма налични агенти. Това избягва разочарование и поддържа ясни очаквания.
3. Активирайте формата за контакт
Когато сте офлайн, активирайте формата за контакт, за да могат посетителите да оставят своето име, имейл и съобщение. Ще можете да им отговорите, когато отново сте онлайн. За да подобрите още повече тази функция, можете да конфигурирате Вашия Flow (по-рано чатботове) така, че автоматично да задейства формата за контакт по време на офлайн часове. Това гарантира, че посетителите могат да оставят своя имейл и съобщение, дори ако Flow е настроен на „Прехвърляне към оператор“. Следвайте стъпките по-долу, за да коригирате настройките на Вашия Flow за тази функционалност:
Отворете таблото за управление: Влезте в акаунта си в Smartsupp.com и отидете в таблото за управление.
Отидете в секцията Automation: Намерете и щракнете върху секцията „Automation“.
Изберете Вашия Flow: Изберете Flow, който искате да конфигурирате (например „Frequently Asked Questions“).
Променете настройките на Flow: Отидете на
Settings > Skillsв избрания Flow и намерете опцията „Transfer to operator“.Променете поведението при предаване: Променете настройката „Transfer to operator“ от „On request“ на „Email“.
Запазете промените: Щракнете „Save“, за да приложите новата конфигурация.
Тествайте конфигурацията: Симулирайте офлайн ситуация, за да потвърдите, че формата за контакт се появява и позволява на клиентите да оставят своя имейл и съобщение.
Забележка: Докато акаунтът Ви е офлайн, офлайн имейл (контактната) форма не може да бъде напълно премахната — след като посетител изпрати съобщение, Smartsupp показва формата, за да не бъде загубена заявката му. За да избегнете показването ѝ, поддържайте поне един агент онлайн или коригирайте своята наличност (например с работно време). Можете също така да скриете прозореца за чат изцяло, когато сте офлайн, както е описано по-горе.
4. Настройте автоматично съобщение
Създайте автоматично съобщение, което информира посетителите, че в момента сте офлайн и ще отговорите възможно най-скоро. Това успокоява посетителите и поставя ясни очаквания за времето за отговор. Като алтернатива можете да конфигурирате поведението при предаване във Вашия Flow така, че да подканя посетителите да оставят своя имейл и съобщение, когато няма онлайн агент. Това допълва автоматичните съобщения, като гарантира, че запитванията на клиентите се запазват за последващ контакт.
5. Използвайте работно време
Определете часовете, в които Вашият екип е на разположение, така че посетителите винаги да знаят кога да очакват отговор. Извън работното време чатът може автоматично да премине в офлайн режим.