Att vara offline betyder inte att du måste gå miste om kontakten med dina besökare. Här är fem sätt att hålla kontakten och låta kommunikationen flyta smidigt även när ditt team inte är tillgängligt.
1. Var online med mobilappen
Så länge någon agent är inloggad i Smartsupps mobilapp förblir chatten online och besökare kan starta konversationer med dig. Detta är det enklaste sättet att vara nåbar även när du inte sitter vid datorn.
2. Dölj chattrutan när du är offline
Förhindra att besökare skickar meddelanden som inte besvaras genom att dölja chattrutan när inga agenter är tillgängliga. Detta undviker frustration och ger tydliga förväntningar.
3. Aktivera kontaktformuläret
När du är offline kan du aktivera kontaktformuläret så att besökare kan lämna sitt namn, sin e-postadress och sitt meddelande. Du kan sedan följa upp när du är tillbaka online. För att förbättra den här funktionen ytterligare kan du konfigurera din Flow (tidigare chatbots) att automatiskt trigga kontaktformuläret under offline-timmar. Detta säkerställer att besökare kan lämna sin e-post och sitt meddelande även om Flow är inställd på "Överföring till operatör". Följ stegen nedan för att justera dina Flow-inställningar för denna funktion:
Öppna instrumentpanelen: logga in på ditt smartsupp.com-konto och gå till instrumentpanelen.
Gå till avsnittet Automation: leta upp och klicka på avsnittet "Automation".
Välj din Flow: välj den Flow du vill konfigurera (t.ex. "Frequently Asked Questions").
Ändra Flow-inställningarna: gå till
Settings > Skillsi den valda Flow och leta upp alternativet "Transfer to operator".Ändra överföringsbeteendet: ändra inställningen "Transfer to operator" från "On request" till "Email".
Spara ändringarna: klicka på "Save" för att spara den nya konfigurationen.
Testa konfigurationen: simulera ett offline-läge för att bekräfta att kontaktformuläret visas, så att kunder kan lämna sin e-post och sitt meddelande.
Obs: när ditt konto är offline kan e-postformuläret för offline (kontaktformuläret) inte tas bort helt – efter att en besökare skickat ett meddelande visar Smartsupp formuläret så att deras förfrågan inte går förlorad. För att undvika att visa det, håll minst en agent online eller justera din tillgänglighet (till exempel med öppettider). Du kan också dölja chattrutan helt när du är offline, som beskrivits ovan.
4. Ställ in ett automatiskt meddelande
Skapa ett automatiskt meddelande som informerar besökare om att du för närvarande är offline och att du svarar så snart som möjligt. Detta lugnar besökare och sätter tydliga förväntningar på svarstid. Alternativt kan du konfigurera överföringsbeteendet i din Flow så att besökare uppmanas att lämna sin e-post och sitt meddelande när ingen agent är online. Detta kompletterar automatiska meddelanden genom att säkerställa att kundförfrågningar fångas upp för uppföljning.
5. Använd öppettider
Definiera tiderna när ditt team är tillgängligt så att besökare alltid vet när de kan förvänta sig svar. Utanför öppettider kan chatten automatiskt växla till offline-läge.