Jeśli korzystasz z funkcji zbierania kontaktów w swoim czatbocie, ważne jest, aby wziąć pod uwagę obowiązek uzyskiwania zgody użytkowników na przetwarzanie ich danych osobowych zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). W tym artykule podpowiemy Ci, jak prawidłowo skonfigurować funkcję zbierania kontaktów, aby działała zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Sprawdź tutorial o Leadgen Czatbocie, aby uzyskać więcej informacji.
Kto jest odpowiedzialny za co?
W ramach RODO ważne jest rozróżnienie między administratorem danych, który określa, w jaki sposób i dlaczego dane osobowe są przetwarzane, a podmiotem przetwarzającym, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
Jeśli korzystasz z funkcji automatycznego zbierania kontaktów poprzez czatbota, stajesz się administratorem danych. To Ty decydujesz, jakie dane będą gromadzone, w jaki sposób będą przetwarzane i odpowiadasz za przestrzeganie obowiązków prawnych dotyczących ochrony danych osobowych. Smartsupp, firma dostarczająca platformę czatbot, działa jako podmiot przetwarzający dane i przetwarza dane na podstawie Twoich poleceń.
Wymaganie zgody
Funkcja zbierania kontaktów czatbota obejmuje opcję wymagania zgody na przetwarzanie danych osobowych odwiedzających. Jeśli włączysz tę opcję, czatbot najpierw poprosi odwiedzającego o wyrażenie zgody przed przystąpieniem do zbierania danych. Ta zgoda jest również zapisywana w profilu odwiedzającego. W ten sposób masz przegląd tego, które z Twoich kontaktów wyraziły zgodę, a które nie. Jeśli odwiedzający nie wyrazi zgody, czatbot nie będzie kontynuował zbierania kontaktów.
Komunikacja z kontaktami
Ważne jest, aby w ramach komunikacji marketingowej kontaktować się tylko z tymi kontaktami, które wyraziły zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. Kontaktowanie się z osobami, które nie wyraziły zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych byłoby naruszeniem obowiązujących przepisów RODO.
Link do Polityki Prywatności
Jeśli wymagasz zgody RODO od odwiedzających, zalecamy odpowiednie umieszczenie linku do Twojej Polityki Prywatności w czatbocie. Chociaż publikowanie Polityki prywatności chatbota nie jest obowiązkowe, zdecydowanie zalecamy podanie linku do niej, ponieważ jako administrator danych masz obowiązek na mocy RODO informować swoich klientów o tym, jak będą przetwarzane ich dane osobowe. Zamieszczając link, odwiedzający będą mieli pełną informację o tym, jak przetwarzane są ich dane, a wyrażając zgodę, będą świadomi późniejszej komunikacji marketingowej z Twojej strony.
Jeśli nie umieścisz linku w czatbocie, chatbot odniesie się do ogólnych informacji RODO podanych w widgecie, gdzie nasza rola jako podmiotu przetwarzającego jest opisana w odniesieniu do Twojej roli jako administratora danych.
Podsumowanie
Zalecamy przestrzeganie przepisów RODO przy korzystaniu z funkcji automatycznego zbierania kontaktów przez czatbota. Ważne jest, aby wymagać zgody odwiedzających na przetwarzanie ich danych osobowych i kontaktować się tylko z tymi kontaktami, które wyraziły zgodę w ramach komunikacji marketingowej.