Bycie offline nie oznacza, że musisz stracić szansę na kontakt z odwiedzającymi. Poznaj pięć sposobów, jak cały czas trzymać rękę na pulsie i zapewnić płynną komunikację, nawet gdy Twój zespół jest niedostępny.
Ten artykuł podzieliliśmy na kilka sekcji:
1. Bądź online dzięki aplikacji mobilnej
Dopóki choć jeden agent jest zalogowany w aplikacji mobilnej Smartsupp, czat pozostaje aktywny i odwiedzający mogą do Ciebie napisać. To najprostszy sposób, żeby być pod ręką nawet wtedy, gdy nie siedzisz przy komputerze.
2. Ukryj okno czatu, gdy jesteś offline
Zadbaj o to, by odwiedzający nie wysłali wiadomości bez odpowiedzi – ukryj okno czatu, gdy żaden agent nie jest dostępny. Dzięki temu unikniesz rozczarowania i złudnych oczekiwań.
3. Włącz formularz kontaktowy
Gdy jesteś offline, umożliw odwiedzającym zostawienie swojego imienia, adresu e-mail i wiadomości przez formularz kontaktowy. Skontaktujesz się z nimi, jak tylko wrócisz online. Żeby maksymalnie ułatwić ten proces, skonfiguruj Flow (dawniej chatboty) tak, by podczas nieobecności automatycznie wyświetlał formularz kontaktowy. Dzięki temu nawet przy ustawieniu Flow na „Przekazanie do operatora”, odwiedzający mogą zostawić maila i wiadomość. Skorzystaj z tych kroków, by dostosować ustawienia Flow do tej funkcji:
Przejdź do Dashboardu: Zaloguj się na Smartsupp.com i otwórz Dashboard.
Wejdź w zakładkę Automatyzacje: Znajdź i kliknij „Automatyzacje”.
Wybierz swój Flow: Odszukaj i wybierz Flow, który chcesz ustawić (np. „Najczęściej zadawane pytania”).
Edytuj ustawienia Flow: Włącz
Ustawienia > Umiejętnościw wybranym Flow i znajdź opcję „Przekazanie do operatora”.Zmodyfikuj przekazanie: Ustaw tryb „Przekazania do operatora” z „Na żądanie” na „Email”.
Zapisz zmiany: Kliknij „Zapisz”, żeby potwierdzić nową konfigurację.
Przetestuj ustawienie: Sprawdź scenariusz offline i upewnij się, że klient może zostawić adres e-mail oraz wiadomość.
Uwaga: Kiedy Twoje konto jest offline, formularz kontaktowy (e-mail) nie może być całkowicie wyłączony – po wysłaniu wiadomości przez odwiedzającego Smartsupp zawsze wyświetli formularz, żeby żadne zgłoszenie nie zginęło. Jeśli chcesz tego uniknąć, utrzymaj przynajmniej jednego agenta online lub dostosuj swoją dostępność (np. ustawiając godziny pracy). Możesz także całkowicie ukryć okno czatu podczas nieobecności, jak opisano wyżej.
4. Ustaw wiadomość automatyczną
Stwórz automatyczną wiadomość, która poinformuje odwiedzającego, że obecnie jesteś offline i odpiszesz najszybciej, jak się da. Dzięki temu użytkownik wie, czego się spodziewać i nie czeka w niepewności. Możesz też ustawić Flow tak, żeby klient zostawił e-mail oraz wiadomość, gdy nie ma aktywnego agenta. To dobre uzupełnienie wiadomości automatycznej — masz pewność, że żadne zapytanie nie umknie.
5. Skonfiguruj godziny pracy
Ustal, kiedy Twój zespół jest dostępny, żeby odwiedzający jasno wiedzieli, kiedy dostaną odpowiedź. Poza godzinami czat może przechodzić w tryb offline automatycznie.
Co dalej?
Smartsupp na iOS — zainstaluj aplikację i sprawdź, do czego służy każda zakładka.
Smartsupp na Androida — pobierz aplikację i zobacz, jak działają wszystkie zakładki.
Godziny pracy — ustaw, kiedy czat ma być online, bez względu na dostępność agentów.
💡 Potrzebujesz więcej pomocy? Napisz do naszego zespołu wsparcia przez czat lub na e-mail — chętnie pomożemy!