Status offline nie oznacza, że musisz tracić kontakt z odwiedzającymi. Oto pięć sposobów na utrzymanie kontaktu i sprawnej komunikacji, nawet gdy Twój zespół jest niedostępny.
Podzieliliśmy artykuł na kilka sekcji:
1. Pozostań online dzięki aplikacji mobilnej
Dopóki choć jeden operator jest zalogowany w aplikacji mobilnej Smartsupp, czat pozostaje online, a odwiedzający mogą rozpoczynać z Tobą rozmowy. To najprostszy sposób, by być dostępnym nawet wtedy, gdy jesteś z dala od biurka.
2. Ukryj okno czatu w trybie offline
Zapobiegaj wysyłaniu przez odwiedzających wiadomości, które pozostaną bez odpowiedzi, ukrywając okno czatu, gdy żaden operator nie jest dostępny. Pozwala to uniknąć frustracji i jasno określa oczekiwania.
3. Aktywuj formularz kontaktowy
Gdy jesteś offline, włącz Formularz kontaktowy, aby odwiedzający mogli zostawić swoje imię, email i wiadomość. Możesz się z nimi skontaktować, gdy znów będziesz online. Aby jeszcze lepiej wykorzystać tę funkcję, możesz skonfigurować swój Flow (dawniej chatboty) tak, aby automatycznie uruchamiał Formularz kontaktowy w godzinach, w których jesteś offline. Dzięki temu odwiedzający mogą zostawić swój email i wiadomość, nawet jeśli w Flow ustawiono opcję „Przekazanie do operatora”. Wykonaj poniższe kroki, aby dostosować ustawienia Flow do tej funkcji:
Otwórz dashboard: Zaloguj się na swoje konto Smartsupp.com i przejdź do dashboardu.
Przejdź do sekcji automatyzacji: Znajdź sekcję „Automatyzacja” i kliknij ją.
Wybierz swój Flow: Wybierz Flow, który chcesz skonfigurować (np. „Najczęściej zadawane pytania”).
Zmień ustawienia Flow: Przejdź do
Settings > Skillsw wybranym Flow i znajdź opcję „Przekazanie do operatora”.Zmień sposób przekazywania rozmowy: Zmień ustawienie „Przekazanie do operatora” z „Na żądanie” na „Email”.
Zapisz zmiany: Kliknij „Zapisz”, aby zastosować nową konfigurację.
Przetestuj konfigurację: Zasymuluj sytuację, w której jesteś offline, aby potwierdzić, że pojawia się formularz kontaktowy umożliwiający klientom pozostawienie adresu email i wiadomości.
Uwaga: Gdy Twoje konto jest offline, nie można całkowicie usunąć formularza email (kontaktowego) w trybie offline — po wysłaniu wiadomości przez odwiedzającego Smartsupp wyświetla formularz, aby jego zgłoszenie nie zostało utracone. Aby uniknąć jego wyświetlania, zadbaj o to, by co najmniej jeden operator był online, lub dostosuj swoją dostępność (na przykład za pomocą funkcji Godziny pracy). Możesz też całkowicie ukryć okno czatu w trybie offline, jak opisano powyżej.
4. Skonfiguruj wiadomość automatyczną
Utwórz wiadomość automatyczną informującą odwiedzających, że jesteś obecnie offline i odpowiesz tak szybko, jak to możliwe. To uspokaja odwiedzających i jasno określa, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. Możesz też skonfigurować sposób przekazywania rozmowy w swoim Flow tak, aby zachęcał odwiedzających do pozostawienia adresu email i wiadomości, gdy żaden operator nie jest online. Uzupełnia to wiadomości automatyczne, zapewniając zapisanie zapytań klientów, aby można było na nie później odpowiedzieć.
5. Korzystaj z godzin pracy
Określ godziny, w których Twój zespół jest dostępny, aby odwiedzający zawsze wiedzieli, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi. Poza godzinami pracy czat może automatycznie przełączać się w tryb offline.
Co dalej?
Smartsupp na iOS — zainstaluj aplikację na iOS i dowiedz się, do czego służy każda zakładka.
Smartsupp na Androida — zainstaluj aplikację na Androida i dowiedz się, do czego służy każda zakładka.
Godziny pracy — ustaw, kiedy Twój czat jest online, niezależnie od statusu operatorów.
💡 Potrzebujesz więcej pomocy? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia przez czat lub email — chętnie pomożemy.