Skrzynka odbiorcza to miejsce, gdzie czytasz i odpisujesz na każdą rozmowę. Ten artykuł opisuje kluczowe ustawienia i funkcje, które pomagają Ci ogarniać rozmowy — od kategorii i kanałów kontaktu po informacje o odwiedzających, historię przeglądania, powiadomienia i filtrowanie.
Podzieliliśmy materiały na kilka sekcji:
Nowość: zostawiaj prywatne notatki tylko dla zespołu bezpośrednio w rozmowie — Notatki wewnętrzne w rozmowach
Kategorie rozmów
Rozmowy są dzielone na dwie główne kategorie — Otwarte i Zakończone. Rozmowy, którymi Ty lub Twój zespół właśnie się zajmujecie, to Otwarte; reszta trafia do Zakończone.
Możesz zamknąć rozmowę, klikając zielony przycisk Zakończ rozmowę w prawym górnym rogu okna rozmowy albo na liście rozmów. Jeśli odwiedzający napisze ponownie, rozmowa sama wraca do Otwarte. Zamknięcia rozmowy możesz dokonać tylko, jeśli jesteś do niej przypisany albo masz pełny dostęp lub jesteś właścicielem konta.
💡 Zakładka Otwarte jest dodatkowo podzielona na podkategorie, żeby lepiej ogarniać kolejkę. Więcej w Skrzynka odbiorcza – kategorie.
Jak klienci się z Tobą kontaktują
Klienci mogą pisać z kilku miejsc – z okna czatu na Twojej stronie, przez Facebook Messenger, WhatsApp czy maila. Żeby nie robić zamieszania, każda wiadomość w dashboardzie ma ikonę pokazującą, skąd trafiła (wiadomości z live czatu nie mają ikony).
Live czat na stronie internetowej
Najczęściej rozmowa zaczyna się z czatu na stronie. Te wiadomości nie mają żadnej specjalnej ikonki. Kiedy odpisujesz, klient dostaje powiadomienie prosto w oknie czatu i od razu widzi Twoją odpowiedź.
Facebook Messenger
Aby mieć wiadomości z Facebooka na swoim dashboardzie, najpierw połącz Smartsupp z Twoją stroną na Facebooku. Każda taka rozmowa ma niebieską ikonkę Messengera, a Twoje odpowiedzi trafiają prosto do Messenger — nie musisz się przełączać między platformami.
Wiadomości email
Czasem odwiedzający wyjdzie zanim zdążysz odpisać. Jeśli podał adres mailowy, nadal możesz do niego napisać prosto z dashboardu. Jego odpowiedź pojawi się automatycznie w dashboardzie i będzie oznaczona czerwoną kopertą. Smartsupp może wysyłać maile gdy:
odwiedzający podał maila (np. przez formularz kontaktowy),
Twoje konto Smartsupp jest podpięte do wewnętrznego systemu i odwiedzający jest zalogowany,
sam wpiszesz adres mailowy klienta do informacji o odwiedzającym,
odwiedzający zostawił dane przez Leadgen Flow.
Dzięki WhatsApp Business możesz rozmawiać z odwiedzającymi przez WhatsApp, a wszystkie wiadomości wpadają do dashboardu. Jak skonfigurować — sprawdź przewodnik integracji z WhatsApp.
Informacje o odwiedzającym
Po prawej stronie rozmowy masz kartę ze wszystkimi informacjami o odwiedzającym. Możesz sprawdzić m.in.:
Imię, email i numer telefonu (możesz je edytować)
Lokalizacja
System operacyjny i przeglądarka (nazwa i wersja)
Zgoda na RODO — więcej w tym poradniku
Twoja notatka (widoczna tylko dla zespołu)
Historia rozmów z tym odwiedzającym
Historia przeglądania i strona polecająca (warunki poniżej)
Tagi kontaktu — więcej tutaj
💡 Odwiedzający już wyszedł? Nadal możesz odpisać. Gdy wróci na stronę, zobaczy Twoją wiadomość w oknie czatu — a jeśli zostawił maila, dostanie ją też na maila.
Historia przeglądania
Historia przeglądania pokazuje, które strony odwiedzający przeglądał i skąd do Ciebie trafił (strona polecająca). Wyświetla się na karcie informacji o odwiedzającym w trakcie lub po rozmowie.
Kiedy jest dostępna
Historia przeglądania zapisuje się tylko, jeśli spełnione są wszystkie warunki:
Zgoda na pliki cookie — odwiedzający zaakceptował cookies na Twojej stronie.
Poprawnie zainstalowany kod śledzący — kod Smartsupp musi działać na stronie.
Interakcja odwiedzającego — odwiedzający napisał do Ciebie. Tylko samo przeglądanie strony nie zapisuje historii.
Jak to sprawdzić
1. Otwórz rozmowę z danym odwiedzającym w dashboardzie.
2. Przejdź do karty z informacjami o odwiedzającym po prawej stronie.
3. W sekcji historii przeglądania zobaczysz odwiedzane strony i stronę polecającą.
Uwaga: Historia przeglądania nie zależy od planu — obowiązują takie same zasady na planach Free i płatnych. Jeśli nie ma zgody na cookies albo odwiedzający nigdy nie napisał, historia nie zostanie zapisana.
Notatki wewnętrzne i usuwanie wiadomości
Chcesz zostawić wskazówkę dla zespołu? Przełącz edytor wiadomości w tryb notatki i dodaj notatkę wewnętrzną prosto do rozmowy. Te notatki widzą tylko osoby z zespołu w dashboardzie — klient do nich nie ma dostępu.
Wysłałeś coś przez pomyłkę? Możesz też usunąć wysłaną wiadomość bezpośrednio w rozmowie. Usuwanie wiadomości możliwe jest tylko po stronie operatora.
Powiadomienia o rozmowach
W ustawieniach włączysz dwa rodzaje powiadomień mailowych, żeby żadna wiadomość Ci nie umknęła:
Wiadomości offline — ktoś pisze, gdy Ty jesteś offline.
Nieodebrana rozmowa — jesteś online, ktoś pisze, ale wychodzi, zanim zdążysz odpisać.
Więcej informacji w powiadomienia email.
Uwaga: Ta sekcja nie obejmuje powiadomień w aplikacji mobilnej — zobacz Android lub iPhone & iPad. Dla Twojego bezpieczeństwa, numery kart płatniczych są automatycznie wykrywane i ukrywane w rozmowach.
Dostosowywanie paska bocznego
Lewy pasek boczny w Skrzynce odbiorczej możesz zorganizować tak, jak pracuje Twój zespół.
Tagi w pasku bocznym — wszystkie Twoje tagi pojawiają się na dole paska, dzięki czemu szybko przefiltrujesz rozmowy jednym kliknięciem, bez grzebania w zaawansowanym wyszukiwaniu.
Sortowanie sekcji — przeciągnij sekcje paska oraz elementy w nich (np. tagi), by ustawić ich kolejność jak Ci wygodnie. To pierwszy krok do nowej, elastycznej skrzynki odbiorczej, gdzie sam ustawisz własne widoki.
Filtrowanie rozmów
Możesz filtrować Zakończone rozmowy po:
ocenie, operatorze, kanale, Flow, automatycznej wiadomości, grupie, tagach, stronie (URL) i adresie IP.
Jak filtrować: wejdź w Skrzynka odbiorcza > Zakończone > Szukaj (albo wyszukiwanie zaawansowane), wybierz kryteria i kliknij Zastosuj.
Uwaga — skrzynka pusta? Filtr czasu (np. Wczoraj lub Ostatnie X dni) może ukryć rozmowy poza zakresem i przez to skrzynka wydaje się pusta. Jeśli czegoś brakuje, sprawdź aktywne filtry i usuń filtr czasu.
Co dalej?
Skrzynka odbiorcza – kategorie — jak działają Otwarte, Zakończone i Channels+.
Tagowanie rozmów — porządkuj rozmowy za pomocą tagów.
Integracja e-mail — przenieś maile do Skrzynki odbiorczej.
💡 Potrzebujesz więcej wsparcia? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia — chętnie Ci pomożemy!