Przejdź do głównej zawartości

Integracja e-mail

Połącz dowolną skrzynkę odbiorczą e-mail ze Smartsupp i odpowiadaj na wszystkie wiadomości w jednym dashboardzie — Gmail, Seznam lub dowolny inny dostawca IMAP.

Napisane przez Michal Jindra

Zapomnij o przełączaniu się między zakładkami, żeby obsługiwać e-maile od klientów. Dzięki integracji e-mail ze Smartsupp każda wiadomość trafia prosto do Twojej skrzynki odbiorczej Smartsupp razem z rozmowami na czacie — a odpowiedzi są wysyłane bezpośrednio z tego samego miejsca. Ten artykuł krok po kroku przeprowadzi Cię przez podłączenie Gmaila, Seznamu i innych dostawców przez SMTP/IMAP.

Podzieliliśmy artykuł na kilka sekcji:

Przegląd integracji e-mail

Integracja e-mail pozwala odbierać i odpowiadać na e-maile bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej Smartsupp — koniec z przeskakiwaniem między Gmailem, Seznamem czy innym webmailem. Każdy nowy e-mail tworzy nową rozmowę w Smartsupp, a odpowiedzi są pogrupowane w tym samym wątku.

Co warto wiedzieć przed startem:

  • Dostępna dla wszystkich aktywnych agentów na Twoim koncie.

  • Możesz podpiąć wielu dostawców e-mail jednocześnie.

  • Każdy agent widzi temat e-maila i może załączać lub pobrać pliki.

  • Synchronizacja zaczyna się od momentu integracji — starsze e-maile nie są pobierane do Smartsupp.

Porada: Każdy agent może ustawić własną stopkę e-mail, która automatycznie dołącza się do każdej odpowiedzi. Zobacz jak ją skonfigurować.

Aby rozpocząć, otwórz Ustawienia → Kanały i kliknij Połącz przy integracji e-mail. Możesz też skorzystać z linku w swojej skrzynce odbiorczej.

Połącz Gmail

Gmail korzysta z bezpiecznego procesu uwierzytelniania OAuth Google, więc nie wpisujesz hasła w Smartsupp.

Krok 1. Na liście dostawców wybierz Gmail. Zostaniesz przekierowany na ekran logowania Google.

Krok 2. Wskaż adres Gmail, który chcesz połączyć (lub zaloguj się na inne konto) i potwierdź wszelkie komunikaty bezpieczeństwa wyświetlone przez Google.

Krok 3. Przyznaj wymagane uprawnienia, aby Smartsupp mógł czytać i wysyłać e-maile w Twoim imieniu.

Krok 4. Po zakończeniu autoryzacji wrócisz do swojego dashboardu Smartsupp — Gmail jest już połączony.

Uwaga: Autoryzacja odbywa się w całości po stronie Google — Smartsupp nie widzi ani nie przechowuje Twoich danych logowania do Gmaila.

Połącz Outlook

Outlook korzysta z bezpiecznego logowania OAuth Microsoft — nigdy nie podajesz hasła w Smartsupp.

  • Krok 1. Na liście dostawców kliknij Outlook. Zostaniesz przekierowany na ekran logowania Microsoft.

  • Krok 2. Wybierz konto Microsoft, które chcesz połączyć (lub zaloguj się na inne) i zatwierdź monity bezpieczeństwa Microsoft.

  • Krok 3. Przyznaj wymagane uprawnienia, aby Smartsupp mógł czytać i wysyłać e-maile w Twoim imieniu.

  • Krok 4. Po zakończeniu autoryzacji wrócisz do dashboardu Smartsupp — Outlook jest już podłączony.

Uwaga: Masz konto firmowe lub szkolne Microsoft (Microsoft 365)? Administrator IT może wymagać zatwierdzenia dostępu Smartsupp. Jeśli podczas logowania pojawi się komunikat „Wymagane zatwierdzenie”, poproś administratora o przyznanie dostępu dla organizacji.

Wspólne skrzynki Microsoft 365

Wspólnej skrzynki (np. info@company.com) nie można połączyć bezpośrednio. Połączenie Outlook zawsze podłącza skrzynkę konta, które loguje się w trakcie autoryzacji — nie ma możliwości wyboru wspólnej skrzynki i integracja nie korzysta z uprawnień pełny dostęp lub Wyślij jako.

⚠️ Uwaga: Jeśli użytkownik mający dostęp do wspólnej skrzynki połączy swoje konto, synchronizuje tylko swoją skrzynkę prywatną — nie wspólną.

Aby podłączyć taki adres jak info@company.com, najpierw zamień go na zwykłą skrzynkę użytkownika:

  1. W administracji Microsoft 365 (Exchange admin center) przekonwertuj wspólną skrzynkę na skrzynkę użytkownika z własnym loginem — skrzynka wymaga wtedy licencji. Możesz też utworzyć nowe dedykowane konto dla tego adresu.

  2. Zabezpiecz konto silnym hasłem i włącz logowanie dwuskładnikowe.

  3. Połącz Outlook w Smartsupp (zgodnie z powyższymi krokami), logując się tym właśnie kontem.

Od tej pory tylko ta skrzynka synchronizuje się ze Smartsupp — skrzynka prywatna nie bierze w tym udziału.

Usuwanie lub resetowanie dostępu Smartsupp w Microsoft 365

Jeśli korzystasz z firmowego albo szkolnego konta Microsoft, administrator IT może przejrzeć albo cofnąć uprawnienia przyznane Smartsupp w organizacji. Przydaje się to gdy chcesz przestać korzystać z integracji Outlook lub zaczynasz wszystko od nowa.

  • Krok 1. W Smartsupp usuń kanał Outlook w Ustawienia → Kanały.

  • Krok 2. Poproś administratora IT o usunięcie dostępu Smartsupp w Microsoft Entra admin center (Entra ID → Aplikacje dla przedsiębiorstw → Wszystkie aplikacje → Smartsupp). Może on anulować przyznane uprawnienia lub całkowicie usunąć aplikację Smartsupp z organizacji.

  • Krok 3. Jeśli chcesz ponownie zacząć używać integracji, połącz Outlook w Smartsupp jak powyżej. Twój administrator zostanie ponownie poproszony o akceptację dostępu.

💡 Porada: Microsoft co jakiś czas zmienia nazwy elementów w Entra admin center. Aktualne instrukcje zawsze znajdziesz w oficjalnych poradnikach Microsoft: Review permissions granted to enterprise applications oraz Delete an enterprise application.

Połącz Seznam

W przypadku Seznamu (oraz kilku innych podobnych dostawców widocznych na liście) logujesz się swoim e-mailem i hasłem bezpośrednio w formularzu integracji.

  • Krok 1. Wybierz Seznam z listy dostawców.

  • Krok 2. Wpisz swój adres e-mail, login i hasło. Opcjonalnie dodaj nazwę nadawcy, która pojawi się w Twoich odpowiedziach.

  • Krok 3. Kliknij Zakończ, by zapisać ustawienia.

Uwaga: Twoje dane logowania są przekazywane bezpiecznie do Twojego dostawcy e-mail i nie są przechowywane ani widoczne w Smartsupp.

Połącz innych dostawców e-mail

Masz skrzynkę u innego dostawcy? Nadal możesz ją połączyć przez SMTP/IMAP. Każdy dostawca publikuje własne ustawienia serwera — zwykle znajdziesz je na stronie pomocy lub przez swój zespół wsparcia. Poniżej bezpośrednie linki do ustawień SMTP/IMAP najpopularniejszych usług:

Krok 1. W Smartsupp otwórz Ustawienia → Kanały i kliknij Połącz przy integracji e-mail. Możesz też rozpocząć proces bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej Smartsupp.

Krok 2. Uzupełnij dane SMTP i IMAP na podstawie dokumentacji swojego dostawcy, następnie kliknij Dalej.

Krok 3. Wpisz swój login i hasło do skrzynki, potem kliknij Zakończ. Integracja gotowa do użycia.

Ponowne połączenie adresu e-mail

Jeden adres e-mail może należeć tylko do jednego aktywnego kanału e-mail w danym momencie. Jeśli chcesz podłączyć ten sam adres u innego dostawcy — na przykład zamienić IMAP na Outlook lub Gmail — najpierw usuń bieżący kanał e-mail, potem połącz adres ponownie.

Gdy ponownie dodasz ten sam adres (u dowolnego dostawcy), przywrócony zostanie oryginalny kanał wraz z historią rozmowy; na liście zmieni się tylko typ kanału.

💡 Widzisz błąd „adres już używany”? Adres jest nadal aktywny w innym kanale — zwykle na tym lub innym koncie Smartsupp. Usuń adres z kanału, w którym jest użyty, a potem spróbuj ponownie. Nie możesz znaleźć, gdzie jest użyty? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia — pomożemy Ci go odblokować.

Praca z e-mailami

Gdy skrzynka odbiorcza jest połączona, możesz obsługiwać e-maile bezpośrednio w skrzynce Smartsupp — i robić więcej niż tylko odpowiadać:

  • Odpowiadanie, DW i przekazywanie — odpowiadaj na e-maile, dodawaj odbiorców w DW i przekazuj wiadomości kolegom, wszystko z widoku rozmowy.

  • Tworzenie nowych e-maili — pisz i wysyłaj nowe e-maile, nie tylko odpowiadaj w istniejących wątkach.

  • Autouzupełnianie adresów — podczas wpisywania odbiorcy Smartsupp podpowiada kontakty (imię i e-mail), aby przyspieszyć wysyłkę i uniknąć literówek.

Co dalej?

💡 Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z zespołem wsparcia — chętnie pomożemy!

Artykuły powiązane
Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?