Geen gespring meer tussen WhatsApp Business en je supporttools. Met de WhatsApp-integratie van Smartsupp komt elk WhatsApp-bericht in dezelfde inbox als je livechat- en Messenger-gesprekken – en beantwoord je het daar meteen. In dit artikel lees je hoe je alles instelt, wat WhatsApp Business daarvoor nodig heeft en hoe de regel van 24 uur werkt die WhatsApp zelf oplegt.
We hebben het artikel opgedeeld in een paar secties:
Overzicht van de WhatsApp-integratie
Stuurt een klant een bericht naar je WhatsApp Business-nummer, dan pikt Smartsupp dat op en toont het gesprek naast je livechat- en Facebook-gesprekken – met een klein groen WhatsApp-pictogram, zodat je altijd ziet waar het vandaan komt.
Belangrijk om te weten voordat je begint:
Je vindt de integratie in je dashboard onder Instellingen → Kanalen.
Beschikbaar in alle Smartsupp-pakketten – het instellen kost maar een paar minuten.
Gesprekken uit WhatsApp tellen mee in je totale aantal gesprekken (te zien bovenaan het dashboard of in het verbruiksoverzicht).
Elk WhatsApp-gesprek is gemarkeerd met een groen pictogram, zodat je het er tussen de andere kanalen zo uitpikt.
Je moet binnen 24 uur antwoorden – dat is een regel van WhatsApp, geen beperking van Smartsupp.
Tip: WhatsApp is een van de drie kanalen die je in Smartsupp kunt koppelen. Op dezelfde manier koppel je E-mail en Facebook Messenger.
Wat je nodig hebt
Om WhatsApp te koppelen log je in met een Facebook-account – de koppeling verloopt via Facebook Login for Business. Gebruik een bestaand account: Meta keurt gloednieuwe Facebook-accounts niet goed voor Business Manager.
Je hebt ook een WhatsApp Business-account nodig. Heb je die nog niet? Je kunt hem – inclusief het bedrijfsprofiel – gewoon aanmaken tijdens het koppelen hieronder. Een persoonlijk WhatsApp-account kun je niet koppelen, en een telefoonnummer kan maar aan één WhatsApp-account tegelijk gekoppeld zijn; een nummer dat je nu in de gewone WhatsApp-app (of in WhatsApp Business) gebruikt, moet dus eerst worden vrijgemaakt.
Nodig: een Facebook-account en een WhatsApp Business-account (bestaand, of aangemaakt tijdens het instellen). Je weergavenaam in WhatsApp moet overeenkomen met je bedrijfsnaam en voldoen aan de richtlijnen van WhatsApp voor weergavenamen.
WhatsApp koppelen aan Smartsupp
Zorg dat je bent ingelogd in je Smartsupp-dashboard en volg daarna de stappen hieronder. De koppeling verloopt via de beveiligde OAuth-procedure van Meta, dus je voert je WhatsApp-gegevens nooit in bij Smartsupp.
Stap 1. Ga naar Instellingen → Kanalen, zoek WhatsApp in de lijst en klik op Koppelen.
Stap 2. Log in op Facebook en bevestig Doorgaan als… – de koppeling gebruikt je bestaande Facebook-login. Nieuw aangemaakte Facebook-accounts worden niet goedgekeurd voor Meta Business Manager.
Stap 3. Bekijk op het scherm Je account koppelen aan Smartsupp welke rechten je deelt en klik op Aan de slag.
Stap 4. Kies een bestaand WhatsApp Business-account of maak er een nieuw aan, selecteer of maak een WhatsApp Business-profiel en klik op Volgende.
Stap 5. Maak je een nieuw profiel aan, vul dan de accountnaam en de weergavenaam in – die moet overeenkomen met je bedrijfsnaam en voldoen aan de richtlijnen van WhatsApp voor weergavenamen – en kies een categorie.
Stap 6. Voeg je WhatsApp-telefoonnummer toe: gebruik alleen een weergavenaam, of voeg een nieuw nummer toe en bevestig het via sms of een telefoontje (kies bij een vast nummer voor het telefoontje).
Stap 7. Bekijk welke toegang Smartsupp vraagt en klik op Bevestigen.
Stap 8. Terug in Smartsupp zie je de gegevens van het gekoppelde account – het WhatsApp Business Account ID, de account- en weergavenaam en het telefoonnummer – met een groene bevestiging dat de integratie is gekoppeld en actief is. Stuur een testbericht naar het nummer en kijk hoe het in je inbox belandt.
Let op: De autorisatie verloopt volledig aan de kant van Meta – je WhatsApp-inloggegevens zijn nooit zichtbaar voor Smartsupp en worden er ook niet opgeslagen.
WhatsApp-gesprekken beantwoorden
WhatsApp-gesprekken werken net als gewone Smartsupp-chats – typ je antwoord, klik op verzenden, klaar. Het enige zichtbare verschil is het groene WhatsApp-pictogram naast elk gesprek en elk bericht.
Een paar beperkingen vanuit WhatsApp om rekening mee te houden:
Antwoordvenster van 24 uur – na het laatste bericht van de klant heb je 24 uur om vanuit Smartsupp te antwoorden. Is dat venster voorbij, dan wordt het antwoordveld uitgeschakeld en kan het gesprek pas verder wanneer de klant je opnieuw een bericht stuurt; dan begint er een nieuw venster van 24 uur. Omdat je nummer via het WhatsApp Business Platform (API) loopt, kun je niet terugvallen op de WhatsApp Business-app om te antwoorden.
Aantal gesprekken – elk WhatsApp-gesprek telt mee in je verbruikslimiet, net als een chat op je website.
Beperkte bezoekersinfo – WhatsApp deelt alleen de weergavenaam van de klant; we kunnen geen e-mailadres, locatie of surfgedrag ophalen zoals bij de chat op je website.
Tip: Om te voorkomen dat vragen buiten je werktijden verloren gaan, heeft Smartsupp een ingebouwde herinnering: heeft niemand de bezoeker beantwoord, dan vraagt Smartsupp automatisch om diens e-mailadres vlak voordat het venster van 24 uur sluit, zodat je het gesprek daarna per e-mail kunt voortzetten. Je zet het aan bij Instellingen → Kanalen → WhatsApp – bij nummers die vóór de introductie van deze optie zijn gekoppeld, staat het standaard uit. Dit staat los van Automatische berichten, die alleen werken in de chat op je website.
Wat is de volgende stap?
Facebook-integratie – koppel Facebook Messenger, zodat DM's van je pagina in je Smartsupp-inbox binnenkomen.
E-mailintegratie – koppel elke Gmail-, Seznam- of IMAP-inbox aan je Smartsupp-dashboard.
Inbox-categorieën – houd WhatsApp, Facebook, e-mail en chat overzichtelijk naarmate je meer gesprekken krijgt.
Persoonlijke instellingen van agents – stel je weergavenaam en handtekening in voor antwoorden in alle kanalen.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam – we helpen je graag!