Gedoe met eindeloos schakelen tussen tabbladen om klantmails te beantwoorden is verleden tijd. Met de e-mailintegratie van Smartsupp komen al je mails én chats direct in je Smartsupp-inbox binnen — en je reageert simpelweg vanaf dezelfde plek. Dit artikel neemt je stap voor stap mee in het koppelen van Gmail, Seznam en elke andere provider via SMTP/IMAP.
Dit artikel bestaat uit de volgende onderdelen:
Overzicht e-mailintegratie
Dankzij de e-mailintegratie ontvang en beantwoord je e-mail direct vanuit je Smartsupp-inbox — je hoeft nooit meer tussen Gmail, Seznam of andere webmail te wisselen. Elke nieuwe mail wordt automatisch een nieuw gesprek in Smartsupp en alle antwoorden blijven handig in dezelfde conversatie.
Goed om te weten voordat je begint:
Beschikbaar voor alle actieve agents op je account.
Je kunt meerdere e-mailproviders tegelijk koppelen.
Iedere agent ziet het onderwerp van de mail en kan bijlagen toevoegen of downloaden.
Synchronisatie start op het moment dat je integreert — eerdere e-mails worden niet geladen in Smartsupp.
Tip: Iedere agent kan een eigen e-mailhandtekening maken die automatisch onder ieder antwoord verschijnt. Lees hoe je dat instelt.
Beginnen? Ga naar Instellingen → Kanalen en klik op Koppelen naast E-mailintegratie. Je kunt ook via de link in je inbox in Smartsupp starten.
Gmail koppelen
Gmail gebruikt de beveiligde OAuth van Google. Je geeft dus nooit je wachtwoord aan Smartsupp.
Stap 1. Selecteer Gmail in de providerlijst. Je wordt doorgestuurd naar Google om in te loggen.
Stap 2. Kies het Gmail-adres dat je wilt koppelen (of log in met een ander account) en klik akkoord bij alle beveiligingsmeldingen die Google toont.
Stap 3. Sta Smartsupp toe e-mails voor jou te lezen en te versturen door de gevraagde machtigingen te accepteren.
Stap 4. Na de autorisatie kom je vanzelf terug in je Smartsupp-dashboard — Gmail is nu gekoppeld.
Let op: De hele autorisatie gebeurt via Google — je Gmail-gegevens zijn voor Smartsupp nooit zichtbaar of opgeslagen.
Outlook koppelen
Outlook maakt gebruik van de veilige OAuth-inlog van Microsoft. Je wachtwoord blijft dus altijd privé.
Stap 1. Selecteer Outlook in de providerlijst. Je wordt doorgestuurd naar Microsoft om in te loggen.
Stap 2. Kies het Microsoft-account dat je wilt koppelen (of log in met een ander account) en klik akkoord bij alle beveiligingsmeldingen die Microsoft laat zien.
Stap 3. Accepteer de gevraagde machtigingen zodat Smartsupp jouw e-mails mag lezen en verzenden.
Stap 4. Na de autorisatie kom je weer terug in je Smartsupp-dashboard — Outlook is nu gekoppeld.
Let op: Gebruik je een Microsoft werk- of schoolaccount (Microsoft 365)? Dan moet je IT-beheerder mogelijk eerst goedkeuring geven aan Smartsupp. Zie je tijdens het inloggen "Goedkeuring vereist"? Vraag je beheerder om toestemming te geven voor jouw organisatie.
Microsoft 365 gedeelde mailboxen
Gedeelde mailboxen (zoals info@company.com) kun je niet direct koppelen. Outlook verbindt altijd de mailbox van het account waarmee je inlogt tijdens de autorisatie — het is dus niet mogelijk een gedeelde mailbox te kiezen, en de integratie gebruikt geen Volledige toegang of Verzenden als rechten.
⚠️ Let op: Als een gebruiker met toegang tot de gedeelde mailbox zijn eigen account koppelt, wordt alleen diens persoonlijke mailbox gesynchroniseerd, niet de gedeelde.
Wil je een adres als info@company.com koppelen? Maak hier dan eerst een gewone gebruikersmailbox van:
Ga binnen Microsoft 365 (Exchange-beheercentrum) naar de gedeelde mailbox en zet deze om naar een gebruikersmailbox met eigen login — dit vereist een licentie. Of maak een nieuw los account aan voor dit adres.
Zorg voor een sterk wachtwoord en schakel multifactorauthenticatie in.
Koppel Outlook aan Smartsupp (volg bovenstaande stappen) en log bij het koppelen in met dit (nieuwe) account.
Vanaf dat moment synchroniseert alleen deze mailbox met Smartsupp — er wordt geen persoonlijke mailbox meer gebruikt.
Smartsupp-toegang verwijderen of opnieuw instellen in Microsoft 365
Gebruik je een Microsoft werk- of schoolaccount, dan kan je IT-beheerder eenvoudig de toegang die aan Smartsupp is verleend inzien of intrekken. Handig als je wilt stoppen met Outlook in Smartsupp, of als je helemaal opnieuw wilt koppelen.
Stap 1. Verwijder het Outlook-kanaal in Instellingen → Kanalen in Smartsupp.
Stap 2. Vraag je IT-beheerder de Smartsupp toegang in het Microsoft Entra-beheercentrum te verwijderen (Entra ID → Bedrijfsapps → Alle apps → Smartsupp). Ze kunnen verleende machtigingen intrekken of de Smartsupp-app helemaal uit de organisatie halen.
Stap 3. Wil je opnieuw koppelen? Koppel Outlook opnieuw in Smartsupp via de bovenstaande stappen. Je beheerder geeft dan opnieuw toestemming.
💡 Tip: Microsoft verandert soms de namen in het Entra-beheercentrum. Raadpleeg de actuele Microsoft handleidingen voor de nieuwste stappen: Machtigingen van bedrijfsapps beheren en Bedrijfsapp verwijderen.
Seznam koppelen
Voor Seznam (en enkele soortgelijke providers in de lijst) log je gewoon in met je e-mailgebruikersnaam en wachtwoord direct in het integratiescherm.
Stap 1. Selecteer Seznam in de providerlijst.
Stap 2. Vul je e-mailadres, login en wachtwoord in. Je kunt hier eventueel ook een afzendernaam invullen.
Stap 3. Klik op Voltooien om deze te koppelen.
Let op: Je gegevens worden beveiligd naar je e-mailprovider gestuurd en zijn nooit zichtbaar of opgeslagen in Smartsupp.
Andere e-mailproviders koppelen
Gebruik je een andere provider? Koppel deze eenvoudig met SMTP/IMAP. Elke provider heeft eigen serverinstellingen die je meestal op hun help-pagina of via het supportteam vindt. Hieronder vind je directe links naar de meest gebruikte providers:
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail servergegevens
Proton Mail — Proton SMTP-indiening
AOL Mail — AOL Mail met andere apps gebruiken
Zoho Mail — Zoho IMAP-toegang
Mail.com — Mail.com IMAP serverinstellingen
HubSpot — HubSpot verbonden e-mail IMAP
Stap 1. Ga in Smartsupp naar Instellingen → Kanalen en klik op Koppelen naast E-mailintegratie. Of start dit direct via je Smartsupp-inbox.
Stap 2. Vul de SMTP- en IMAP-instellingen in zoals beschreven door jouw provider en klik op Doorgaan.
Stap 3. Vul je inloggegevens voor e-mail in en klik op Voltooien. De integratie is nu actief.
E-mailadres opnieuw verbinden
Eén e-mailadres kan maar bij één actief e-mailkanaal tegelijk horen. Wil je hetzelfde adres opnieuw koppelen, bijvoorbeeld omdat je wisselt van IMAP naar Outlook of Gmail? Verwijder dan eerst het oude kanaal, en voeg het adres daarna toe onder de nieuwe provider.
Koppel je een bekend adres opnieuw, bij welke provider dan ook, dan blijven je gespreksgeschiedenis én instellen behouden; alleen het kanaaltype kan anders zijn in de lijst.
💡 Krijg je de melding "e-mail is in gebruik"? Dat adres is nog gekoppeld aan een ander kanaal, vaak op dit of een ander Smartsupp-account. Verwijder het eerst bij dat kanaal en probeer opnieuw. Kom je er niet achter waar het gebruikt wordt? Neem gerust contact op met onze support, we zoeken het voor je uit.
Werken met e-mails
Heb je je inbox gekoppeld? Dan kun je vanaf nu alle e-mails direct vanuit je Smartsupp-inbox afhandelen — en dat kan meer dan alleen beantwoorden:
Beantwoorden, CC en doorsturen — beantwoord mails, voeg makkelijk mensen in CC toe en stuur berichten door naar collega’s. Alles rechtstreeks vanuit het gespreksscherm.
Nieuwe e-mails sturen — verstuur volledig nieuwe e-mails, dus niet alleen antwoorden op bestaande conversaties.
Adressen automatisch aanvullen — zodra je begint te typen, geeft Smartsupp slimme suggesties van contacten (naam en adres), zodat je snel werkt en minder snel fouten maakt.
Wat kun je nog meer doen?
Facebook-integratie — koppel Messenger zodat klantchats automatisch in je Smartsupp-inbox komen.
WhatsApp-integratie — krijg WhatsApp Business-gesprekken in hetzelfde dashboard.
E-mailhandtekening — maak een persoonlijke handtekening die automatisch onder elk e-mailantwoord verschijnt.
Inboxcategorieën — houd je mailbox, chat en andere kanalen overzichtelijk, ook als het aantal gesprekken toeneemt.
Instagram-integratie — beantwoord Instagram DM's vanuit dezelfde inbox als je andere kanalen.
💡 Extra hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam — we staan voor je klaar!