Stop met schakelen tussen tabbladen om klantmails af te handelen. Met de e-mailintegratie van Smartsupp komt elk binnenkomend bericht in je Smartsupp-inbox terecht, naast je chatgesprekken – en je antwoorden gaan vanaf dezelfde plek de deur uit. In dit artikel lees je hoe je Gmail, Seznam en elke andere provider via SMTP/IMAP koppelt.
We hebben dit artikel opgedeeld in een paar onderdelen:
Overzicht van de e-mailintegratie
Met de e-mailintegratie ontvang en beantwoord je e-mails rechtstreeks vanuit je Smartsupp-inbox – geen gespring meer tussen Gmail, Seznam of een andere webmail. Elke nieuwe e-mail maakt een nieuw gesprek in Smartsupp; antwoorden blijven in dezelfde conversatie gegroepeerd.
Belangrijk om te weten voordat je begint:
Beschikbaar voor alle actieve agents in je account.
Je kunt meerdere e-mailproviders tegelijk koppelen.
Elke agent ziet het onderwerp van de e-mail en kan bestanden bijvoegen of downloaden.
De synchronisatie begint vanaf het moment van koppelen – oudere e-mails worden niet in Smartsupp opgehaald.
Tip: Elke agent kan een persoonlijke e-mailhandtekening instellen die automatisch onder elk antwoord komt. Zo stel je die in.
Om te beginnen open je Instellingen → Kanalen en klik je op Verbinden naast E-mailintegratie. Je kunt dit ook openen via de link in je inbox.
Gmail koppelen
Gmail gebruikt de beveiligde OAuth-procedure van Google, dus je voert je wachtwoord niet in Smartsupp in.
Stap 1. Kies Gmail in de lijst met providers. Je wordt doorgestuurd naar het inlogscherm van Google.
Stap 2. Kies het Gmail-adres dat je wilt koppelen (of log in op een ander account) en bevestig eventuele beveiligingsmeldingen van Google.
Stap 3. Verleen de gevraagde rechten zodat Smartsupp namens jou e-mails kan lezen en versturen.
Stap 4. Zodra de autorisatie klaar is, kom je terug in je Smartsupp-dashboard – Gmail is nu gekoppeld.
Let op: De autorisatie verloopt volledig aan de kant van Google – je Gmail-inloggegevens zijn nooit zichtbaar voor Smartsupp en worden daar niet opgeslagen.
Outlook koppelen
Outlook gebruikt de beveiligde OAuth-aanmelding van Microsoft, dus je voert je wachtwoord nooit in Smartsupp in.
Stap 1. Kies Outlook in de lijst met providers. Je wordt doorgestuurd naar het inlogscherm van Microsoft.
Stap 2. Kies het Microsoft-account dat je wilt koppelen (of log in op een ander account) en bevestig eventuele beveiligingsmeldingen van Microsoft.
Stap 3. Verleen de gevraagde rechten zodat Smartsupp namens jou e-mails kan lezen en versturen.
Stap 4. Zodra de autorisatie klaar is, kom je terug in je Smartsupp-dashboard – Outlook is nu gekoppeld.
Let op: Gebruik je een Microsoft-account van je werk of school (Microsoft 365)? Dan moet je IT-beheerder de toegang van Smartsupp misschien eerst goedkeuren. Zie je tijdens het inloggen de melding “Goedkeuring vereist”, vraag je beheerder dan de toegang voor je organisatie te verlenen.
Gedeelde postvakken in Microsoft 365
Een gedeeld postvak (bijvoorbeeld info@bedrijf.com) kan niet rechtstreeks worden gekoppeld. De Outlook-koppeling koppelt altijd het postvak van het account dat tijdens de autorisatie inlogt – er is geen optie om een gedeeld postvak te kiezen, en de integratie gebruikt de rechten Volledige toegang of Verzenden als niet.
⚠️ Let op: Koppelt een gebruiker die toegang tot het gedeelde postvak heeft zijn eigen account, dan wordt zijn persóónlijke postvak gesynchroniseerd – niet het gedeelde.
Wil je een adres als info@bedrijf.com koppelen, maak er dan eerst een gewoon postvak van:
Zet het gedeelde postvak in je Microsoft 365-beheer (Exchange-beheercentrum) om in een gewoon gebruikerspostvak met een eigen aanmelding – het postvak heeft dan een licentie nodig. Of maak een nieuw, apart account voor dat adres.
Beveilig het account met een sterk wachtwoord en meervoudige verificatie.
Koppel Outlook in Smartsupp (stappen hierboven) en log tijdens de autorisatie met dit account in.
Vanaf dat moment synchroniseert alleen dit postvak met Smartsupp – er is geen persoonlijk postvak bij betrokken.
Seznam koppelen
Bij Seznam (en een paar vergelijkbare providers in de lijst) log je met je e-mailgebruikersnaam en wachtwoord rechtstreeks in het integratieformulier in.
Stap 1. Kies Seznam in de lijst met providers.
Stap 2. Vul je e-mailadres, login en wachtwoord in. Voeg eventueel een afzendernaam toe die in je antwoorden verschijnt.
Stap 3. Klik op Voltooien om op te slaan.
Let op: Je inloggegevens worden veilig naar je e-mailprovider gestuurd en worden niet in Smartsupp opgeslagen of getoond.
Andere e-mailproviders koppelen
Heb je een inbox bij een andere provider? Dan kun je die alsnog koppelen via SMTP/IMAP. Elke provider publiceert eigen serverinstellingen – meestal op een helppagina of via het supportteam. Hieronder staan directe links naar de SMTP/IMAP-instellingen van de meestgebruikte providers:
Apple Mail (iCloud) – serverinstellingen van iCloud Mail
Proton Mail – SMTP-submission van Proton
AOL Mail – AOL Mail met andere apps
Zoho Mail – IMAP-toegang van Zoho
Mail.com – IMAP-serverinstellingen van Mail.com
HubSpot – IMAP voor gekoppelde e-mail in HubSpot
Stap 1. Open in Smartsupp Instellingen → Kanalen en klik op Verbinden naast E-mailintegratie. Je kunt het proces ook rechtstreeks vanuit de Smartsupp-inbox starten.
Stap 2. Vul de SMTP- en IMAP-gegevens uit de documentatie van je provider in en klik op Doorgaan.
Stap 3. Voer je e-maillogin en wachtwoord in en klik op Voltooien. De integratie is nu klaar voor gebruik.
Werken met e-mails
Zodra je inbox gekoppeld is, handel je e-mails rechtstreeks in je Smartsupp-inbox af – en kun je meer dan alleen antwoorden:
Antwoorden, CC en doorsturen – beantwoord e-mails, voeg ontvangers in CC toe en stuur berichten door naar collega's, allemaal vanuit de gespreksweergave.
Nieuwe e-mails starten – stel gloednieuwe uitgaande e-mails op en verstuur ze, niet alleen antwoorden op bestaande conversaties.
Automatisch aanvullen van adressen – terwijl je een ontvanger typt, stelt Smartsupp bijpassende contacten voor (naam en e-mailadres), wat tijd bespaart en typefouten voorkomt.
Wat is de volgende stap?
Facebook-integratie – koppel Messenger zodat klantgesprekken in je Smartsupp-inbox binnenkomen.
WhatsApp-integratie – haal WhatsApp Business-gesprekken naar hetzelfde dashboard.
E-mailhandtekening – stel een persoonlijke handtekening in die automatisch onder elk e-mailantwoord komt.
Inboxcategorieën – houd e-mail, chat en andere kanalen georganiseerd naarmate het aantal gesprekken groeit.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam – we helpen je graag!