Schrijft een klant je via live chat terwijl je offline was, dan kun je instellen dat je daarover een e-mail krijgt. Je kunt ook een e-mailmelding instellen voor gemiste gesprekken. Die wordt verstuurd wanneer je online bent, maar je klant je website heeft verlaten voordat je kon antwoorden. Je zet deze meldingen aan of uit via Instellingen → Persoonlijk → Meldingen.
We hebben dit artikel opgedeeld in een paar onderdelen:
Wie de meldingen ontvangt
Staan ze aan, dan worden e-mailmeldingen voor offline berichten en gemiste gesprekken standaard naar de e-mailadressen van alle actieve agents in het account gestuurd.
Let op: Omdat de e-mailintegratie al beschikbaar is in de nieuwe versie van Smartsupp, gaan offline berichten en gemiste gesprekken nu altijd naar het e-mailadres van de agent. Elke agent kan het e-mailadres van bestemming aanpassen in het eigen profiel, hier. Het nieuwe e-mailadres wordt ook het inlogadres voor Smartsupp. Log je in met Google of Apple, dan blijft je login hetzelfde en bepaalt dit e-mailadres alleen waar de meldingen worden afgeleverd.
Meldingen voor nieuwe contacten
Daarnaast kun je e-mailmeldingen voor nieuwe contacten inschakelen; die waarschuwen je zodra er een nieuw contact ontstaat via een leadgen-Flow (voorheen chatbots) of een contactformulier. Zo weet je meteen dat er een mogelijke nieuwe lead of vraag binnen is.
Onbeantwoorde WhatsApp-gesprekken
Als je WhatsApp hebt gekoppeld, stuurt Smartsupp je ook een e-mail wanneer een WhatsApp-gesprek onbeantwoord blijft. De e-mail wordt verstuurd als niemand binnen 12 uur op het bericht van de klant reageert. Dat is halverwege het antwoordvenster van 24 uur van WhatsApp, dus je hebt nog tijd om te antwoorden. De knop in de e-mail brengt je direct naar de inbox.
Elk nieuw bericht van de klant start het venster van 24 uur opnieuw, dus je kunt voor hetzelfde gesprek meer dan één van deze e-mails krijgen.
Je kunt deze e-mail aan- of uitzetten via Instellingen → Persoonlijk → Meldingen met de optie Email notifications for unanswered WhatsApp message (E-mailmeldingen voor onbeantwoord WhatsApp-bericht). Die wordt automatisch ingeschakeld wanneer je WhatsApp koppelt. Zolang WhatsApp niet gekoppeld is, is de optie grijs.
Wat is de volgende stap?
Geluidsmeldingen — hoor nieuwe chats en berichten, ook als het dashboard niet op de voorgrond staat.
Desktopmeldingen — een pop-up op je scherm bij nieuwe chats en berichten.
WhatsApp-integratie — koppel WhatsApp en antwoord binnen het venster van 24 uur.