Een Flow (voorheen chatbots) is je virtuele assistent – hij spreekt bezoekers op het juiste moment aan, beantwoordt hun vragen en helpt ze een aankoopbeslissing te nemen. In plaats van elke vraag handmatig via livechat te beantwoorden, klikken bezoekers op vooraf ingestelde opties en levert de Flow het antwoord. Jij bespaart tijd, klanten worden snel geholpen en je team houdt ruimte over voor werk met meer waarde.

We hebben het artikel opgedeeld in een paar onderdelen:

Een automatisch bericht is één enkel bericht dat automatisch naar bezoekers wordt gestuurd wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan.

Een Flow start ook wanneer aan voorwaarden is voldaan, maar bestaat – anders dan een automatisch bericht – uit meerdere berichten. Meestal heeft hij verschillende vertakkingen, waardoor gesprekken tijdens de flow verschillende paden kunnen volgen.

Wanneer een bezoeker op je website komt, start de Flow en stuurt hij een welkomstbericht dat boven het chaticoon verschijnt. Zodra de bezoeker de chatbox opent, ziet hij de vragen die je hebt ingesteld. Kiest hij er een, dan toont de bot automatisch het antwoord – zonder handmatige reactie. Hij kan doorgaan met vervolgvragen of teruggaan naar de lijst en een andere kiezen.

Besluit de bezoeker je toch een bericht te sturen, dan zie jij alle vragen en antwoorden uit de Flow die hij heeft doorlopen, zodat je met volledige context kunt reageren.

De Flow start standaard voor elke bezoeker. Hij wordt per sessie geactiveerd – dat wil zeggen dat hij elke keer wordt getoond wanneer een klant naar je website komt. Wist de klant zijn cookies, dan start de Flow bij het volgende bezoek opnieuw.

Je kunt de Flow ook op een specifieke pagina, op een specifiek moment of voor een specifieke doelgroep activeren met voorwaarden.

Klik in de linkerbalk van je dashboard op Automatiseringen en open het tabblad Flows. Dit is de thuisbasis voor al je geautomatiseerde flows – ernaast vind je ook de tabbladen Sjablonen en Automatische berichten.

Klik in het tabblad Flows rechtsboven op + Nieuw toevoegen – daarmee open je de sjablonengalerij. Wil je liever met een lege flow beginnen, klik dan op Vanaf nul bouwen ernaast.

Bouw je vanaf nul, kies dan wat je wilt maken – een Flow (1), een Automatisch bericht (2) of een AI-shoppingassistent (3). Sjablonen geven je daarentegen een werkende flow die je kunt aanpassen – blader er doorheen per categorie (Leadgeneratie, Sales, Klantenservice, Marketing) en gebruik Voorbeeld of Sjabloon gebruiken op een kaart.

Begin met het schrijven van de tekst van het welkomstbericht. Je kunt de inhoud van je oude welkomstbericht overnemen of een korte beschrijving van je website toevoegen. Bepaal daarna of je de vooraf ingestelde vragen en antwoorden wilt houden of ze door je eigen wilt vervangen.

Klik op een bericht en rechts opent het paneel Actie bewerken. Vul op het tabblad Gesprek je antwoordtekst in en voeg knoppen toe die naar de volgende stap van het gesprek leiden; op het tabblad Acties kun je het gesprek of het contact taggen.

Elk bericht kan tot 5 antwoordknoppen hebben, en je kunt antwoorden tot 10 niveaus diep aan elkaar koppelen. Bij het toevoegen van een antwoord kies je het type – een gewoon Chatbericht (1), Verbinden met operator (2) voor overdracht, Doorsturen naar flow (3) om naar een andere flow te routeren, of Contactverzameling (4). Zodra je een nieuwe knop toevoegt en opslaat, verschijnt die onder het oorspronkelijke bericht – je bewerkt hem op dezelfde manier.

Voorbeeld: Heb je 8 opties nodig in één Flow-interactie:

Wijzig de volgorde van antwoordknoppen door op een antwoord te klikken en het naar de nieuwe positie te slepen.

Je kunt berichten ook tussen vertakkingen en niveaus verplaatsen. Klik op de drie puntjes naast een bericht, kies Verplaatsen en selecteer waar je het wilt plaatsen.

Open en sluit elke vertakking met de plus- en minpictogrammen – handig bij grote flows.

Hieronder zie je een voorbeeld van de boomstructuur van de Flow in uitgeklapte vorm:

Klik rechtsboven op Voorbeeld om te zien hoe de Flow er op je website uitziet. Al je wijzigingen worden automatisch opgeslagen – je verliest dus niets.

Is de Flow klaar, klik dan op Publiceren om hem zichtbaar te maken voor bezoekers. Gebruik je ook Mira AI, dan verschijnt een melding over mogelijke triggerconflicten – bekijk die en bevestig met Begrepen, doorgaan.

Smartsupp heeft 3 vooraf ingestelde Flow-vragen die de meest voorkomende situaties dekken. Ze zijn gebaseerd op jarenlange klantervaring en feedback van bedrijven die Smartsupp gebruiken.

Twee veelvoorkomende problemen – en hoe je ze oplost.

1. Je kunt geen nieuwe antwoorden onder het welkomstbericht toevoegen

Zie je alleen opties als Verplaatsen of Dupliceren in plaats van Nieuw antwoord toevoegen, dan heb je waarschijnlijk de limiet van 5 opties per vertakking bereikt. Zo los je dat op:

2. De Flow toont onverwachte knoppen of antwoorden

Toont je Flow knoppen die je niet hebt gemaakt of geeft hij verkeerde antwoorden, dan levert je browsercache waarschijnlijk verouderde gegevens. Zo los je dat op: