Arrêtez de passer d’un onglet à l’autre pour traiter les emails des clients. Avec l’intégration de l’email de Smartsupp, chaque message entrant arrive dans votre boîte de réception Smartsupp, aux côtés des conversations dans le chat — et vos réponses sont envoyées au même endroit. Cet article vous guide pour connecter Gmail, Seznam et n’importe quel autre fournisseur via SMTP/IMAP.
Nous avons divisé l’article en plusieurs sections :
Vue d'ensemble de l'intégration de l'email
L’intégration de l’email vous permet de recevoir et de répondre aux emails directement depuis votre boîte de réception Smartsupp — plus besoin de jongler entre Gmail, Seznam ou tout autre webmail. Chaque nouvel email crée une nouvelle conversation dans Smartsupp ; les réponses restent regroupées dans le même fil.
Points clés à connaître avant de commencer :
Disponible pour tous les agents actifs de votre compte.
Vous pouvez connecter plusieurs fournisseurs d'email en même temps.
Chaque agent voit l’objet de l’email et peut joindre ou télécharger des fichiers.
La synchronisation commence à partir du moment de l’intégration — les anciens emails ne sont pas récupérés dans Smartsupp.
Astuce : Chaque agent peut configurer une signature email personnelle qui sera ajoutée automatiquement à chaque réponse. Voir comment la configurer.
Pour commencer, ouvrez Paramètres → Canaux et cliquez sur Connecter à côté de l'intégration de l'email. Vous pouvez également accéder à cette option depuis le lien à l’intérieur de votre boîte de réception.
Connecter Gmail
Gmail utilise le flux sécurisé OAuth de Google, vos mots de passe ne sont donc pas saisis dans Smartsupp.
Étape 1. Dans la liste des fournisseurs, choisissez Gmail. Vous serez redirigé vers l’écran de connexion Google.
Étape 2. Sélectionnez l’adresse Gmail à connecter (ou connectez-vous à un autre compte) et validez les alertes de sécurité affichées par Google.
Étape 3. Accordez les autorisations demandées pour que Smartsupp puisse lire et envoyer vos emails en votre nom.
Étape 4. Une fois l’autorisation terminée, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord Smartsupp — Gmail est maintenant connecté.
Remarque : L’autorisation se fait entièrement côté Google — vos identifiants Gmail ne sont jamais visibles ni stockés par Smartsupp.
Connecter Outlook
Outlook utilise la connexion OAuth sécurisée de Microsoft, vous ne saisissez donc jamais votre mot de passe dans Smartsupp.
Étape 1. Dans la liste des fournisseurs, choisissez Outlook. Vous serez redirigé vers l’écran de connexion Microsoft.
Étape 2. Sélectionnez le compte Microsoft à connecter (ou connectez-vous à un autre) et validez les alertes de sécurité affichées par Microsoft.
Étape 3. Accordez les autorisations demandées pour que Smartsupp puisse lire et envoyer vos emails en votre nom.
Étape 4. Une fois l’autorisation terminée, vous êtes redirigé vers votre tableau de bord Smartsupp — Outlook est maintenant connecté.
Remarque : Vous utilisez un compte Microsoft professionnel ou scolaire (Microsoft 365) ? Il est possible que votre administrateur informatique doive approuver l’accès de Smartsupp au préalable. Si vous voyez un message « Approbation requise » lors de la connexion, demandez à votre administrateur de valider l’accès pour votre organisation.
Boîtes aux lettres partagées Microsoft 365
Une boîte aux lettres partagée (par exemple info@company.com) ne peut pas être connectée directement. La connexion Outlook synchronise toujours la boîte aux lettres du compte qui se connecte lors de l’autorisation — il n’est pas possible de choisir une boîte partagée, et l’intégration n’utilise pas les autorisations Accès complet ou Envoyer en tant que.
⚠️ Remarque : Si un utilisateur ayant accès à une boîte partagée connecte son compte, seule sa boîte personnelle sera synchronisée, pas la boîte partagée.
Pour connecter une adresse telle que info@company.com, il faut d’abord la transformer en boîte aux lettres utilisateur :
Dans votre administration Microsoft 365 (Centre d’administration Exchange), convertissez la boîte partagée en boîte utilisateur classique avec ses propres identifiants de connexion — la boîte aura besoin d’une licence. Sinon, créez un nouveau compte dédié pour cette adresse.
Sécurisez le compte avec un mot de passe fort et l’authentification multifacteur.
Connectez Outlook dans Smartsupp (étapes ci-dessus) et connectez-vous avec ce compte lors de l’autorisation.
Désormais, seule cette boîte sera synchronisée avec Smartsupp — aucune boîte personnelle n’est utilisée.
Retirer ou réinitialiser l’accès de Smartsupp dans Microsoft 365
Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire Microsoft, votre administrateur informatique peut examiner ou retirer l’accès accordé à Smartsupp dans votre organisation. Cela est utile si vous souhaitez arrêter d’utiliser l'intégration Outlook, ou si vous souhaitez recommencer la connexion de zéro.
Étape 1. Dans Smartsupp, supprimez le canal email Outlook dans Paramètres → Canaux.
Étape 2. Demandez à votre administrateur informatique de retirer l’accès de Smartsupp dans le Centre d’administration Microsoft Entra (Entra ID → Applications d’entreprise → Toutes les applications → Smartsupp). Il peut soit révoquer les autorisations accordées, soit supprimer complètement l’application Smartsupp de votre organisation.
Étape 3. Si vous souhaitez utiliser à nouveau l'intégration, connectez Outlook dans Smartsupp comme décrit ci-dessus. Votre administrateur devra à nouveau approuver l’accès.
💡 Astuce : Microsoft renomme occasionnellement des éléments dans le Centre d’administration Entra. Pour les étapes à jour, consultez les guides officiels Microsoft : Examiner les autorisations accordées aux applications d’entreprise et Supprimer une application d’entreprise.
Connecter Seznam
Pour Seznam (et quelques autres fournisseurs affichés dans la liste), vous vous connectez avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe directement dans le formulaire d’intégration.
Étape 1. Sélectionnez Seznam dans la liste des fournisseurs.
Étape 2. Saisissez votre adresse email, votre identifiant et votre mot de passe. Facultativement, ajoutez un nom d’expéditeur pour l’affichage dans vos réponses.
Étape 3. Cliquez sur Terminer pour enregistrer.
Remarque : Vos identifiants sont transmis de façon sécurisée à votre fournisseur d'email et ne sont ni stockés ni visibles dans Smartsupp.
Connecter d'autres fournisseurs d'email
Vous avez une boîte de réception auprès d’un autre fournisseur ? Vous pouvez tout de même la connecter via SMTP/IMAP. Chaque fournisseur publie ses propres paramètres — généralement sur une page d’aide ou via leur service d’assistance. Voici des liens directs vers les paramètres SMTP/IMAP de fournisseurs courants :
Yahoo — Paramètres SMTP/IMAP Yahoo Mail
Apple Mail (iCloud) — Paramètres serveur iCloud Mail
Proton Mail — Envoi SMTP Proton
AOL Mail — AOL Mail avec d'autres applications
Zoho Mail — Accès IMAP Zoho
Mail.com — Paramètres serveur IMAP Mail.com
HubSpot — IMAP email connecté HubSpot
Étape 1. Dans Smartsupp, ouvrez Paramètres → Canaux et cliquez sur Connecter à côté de intégration de l'email. Vous pouvez également lancer la configuration directement depuis la boîte de réception Smartsupp.
Étape 2. Saisissez les paramètres SMTP et IMAP depuis la documentation de votre fournisseur, puis cliquez sur Continuer.
Étape 3. Saisissez votre identifiant email et votre mot de passe, puis cliquez sur Terminer. L'intégration est maintenant prête.
Reconnecter une adresse email
Une adresse email ne peut appartenir qu’à un seul canal email actif à la fois. Si vous souhaitez reconnecter une adresse via un autre fournisseur — par exemple passer d’IMAP à Outlook ou Gmail — supprimez d’abord le canal email existant puis connectez de nouveau l’adresse.
Lorsque vous reconnectez la même adresse, chez n’importe quel fournisseur, l’ancien canal est restauré ainsi que son historique de conversation ; seul le type de canal affiché dans la liste peut changer.
💡 Vous voyez l’erreur « l'email est utilisé » ? L’adresse est toujours active sur un autre canal, généralement sur ce compte Smartsupp ou un autre. Supprimez d’abord l’adresse du canal où elle est connectée, puis réessayez. Vous ne trouvez pas où elle est utilisée ? Contactez notre support et nous vous aiderons à la libérer.
Gérer les emails
Une fois votre boîte de réception connectée, vous pouvez traiter les emails directement depuis la boîte de réception Smartsupp — et bien plus que répondre :
Répondre, mettre en copie et transférer — répondez aux emails, ajoutez des destinataires en copie, et transférez des messages à vos collègues, le tout depuis la vue conversation.
Envoyer de nouveaux emails — rédigez et envoyez de nouveaux emails sortants, pas seulement des réponses à des fils existants.
Remplissage automatique de l’adresse — en saisissant un destinataire, Smartsupp suggère les contacts correspondants (nom et email) pour gagner du temps et éviter les fautes de frappe.
Et ensuite ?
Intégration Facebook — connectez Messenger pour que les conversations clients arrivent dans votre boîte Smartsupp.
Intégration WhatsApp — regroupez les conversations WhatsApp Business dans le même tableau de bord.
Signature email — définissez une signature personnelle ajoutée automatiquement à chaque réponse email.
Catégories de la boîte de réception — organisez emails, chat et autres canaux selon l’évolution de vos conversations.
Intégration Instagram — répondez aux messages privés Instagram depuis la même boîte de réception que vos autres canaux.
💡 Besoin de plus d’aide ? Contactez notre équipe de support — nous sommes ravis de vous aider !