Σταματήστε να εναλλάσσετε καρτέλες για να διαχειρίζεστε τα email των πελατών σας. Με την ενσωμάτωση email του Smartsupp, κάθε εισερχόμενο μήνυμα φτάνει στο Inbox του Smartsupp μαζί με τις συνομιλίες στο chat — και οι απαντήσεις αποστέλλονται από το ίδιο σημείο. Αυτό το άρθρο σας καθοδηγεί στη σύνδεση του Gmail, του Seznam και οποιουδήποτε άλλου παρόχου μέσω SMTP/IMAP.
Έχουμε χωρίσει το άρθρο σε μερικές ενότητες:
Επισκόπηση ενσωμάτωσης email
Η ενσωμάτωση email σας επιτρέπει να λαμβάνετε και να απαντάτε σε email απευθείας από το Inbox του Smartsupp — χωρίς να χρειάζεται πλέον να μεταβαίνετε μεταξύ Gmail, Seznam ή οποιασδήποτε άλλης υπηρεσίας webmail. Κάθε νέο email δημιουργεί μια νέα συνομιλία στο Smartsupp· οι απαντήσεις παραμένουν ομαδοποιημένες στο ίδιο νήμα.
Βασικά σημεία που πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε:
Διαθέσιμη σε όλους τους ενεργούς εκπροσώπους του λογαριασμού σας.
Μπορείτε να συνδέσετε πολλούς παρόχους email ταυτόχρονα.
Κάθε εκπρόσωπος βλέπει το θέμα του email και μπορεί να επισυνάπτει ή να κατεβάζει αρχεία.
Ο συγχρονισμός ξεκινά από τη στιγμή της ενσωμάτωσης — τα παλαιότερα email δεν εισάγονται στο Smartsupp.
Συμβουλή: Κάθε εκπρόσωπος μπορεί να ρυθμίσει μια προσωπική υπογραφή email που προστίθεται αυτόματα σε κάθε απάντηση. Δείτε πώς να τη ρυθμίσετε.
Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε Ρυθμίσεις → Κανάλια και πατήστε Σύνδεση δίπλα στην Ενσωμάτωση email. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση από τον σύνδεσμο μέσα στο Inbox σας.
Σύνδεση Gmail
Το Gmail χρησιμοποιεί την ασφαλή διαδικασία OAuth της Google, επομένως δεν εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας στο Smartsupp.
Βήμα 1. Στη λίστα παρόχων, επιλέξτε Gmail. Θα ανακατευθυνθείτε στην οθόνη σύνδεσης της Google.
Βήμα 2. Επιλέξτε τη διεύθυνση Gmail που θέλετε να συνδέσετε (ή συνδεθείτε σε διαφορετικό λογαριασμό) και επιβεβαιώστε τυχόν προτροπές ασφαλείας που σας εμφανίζει η Google.
Βήμα 3. Παραχωρήστε τα ζητούμενα δικαιώματα ώστε το Smartsupp να μπορεί να διαβάζει και να στέλνει email εκ μέρους σας.
Βήμα 4. Μόλις ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, ανακατευθύνεστε στον πίνακα ελέγχου του Smartsupp — το Gmail είναι πλέον συνδεδεμένο.
Σημείωση: Η εξουσιοδότηση πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από την Google — τα διαπιστευτήριά σας στο Gmail δεν είναι ποτέ ορατά στο Smartsupp ούτε αποθηκεύονται από αυτό.
Σύνδεση Outlook
Το Outlook χρησιμοποιεί την ασφαλή σύνδεση OAuth της Microsoft, επομένως δεν εισαγάγετε ποτέ τον κωδικό πρόσβασής σας στο Smartsupp.
Βήμα 1. Στη λίστα παρόχων, επιλέξτε Outlook. Θα ανακατευθυνθείτε στην οθόνη σύνδεσης της Microsoft.
Βήμα 2. Επιλέξτε τον λογαριασμό Microsoft που θέλετε να συνδέσετε (ή συνδεθείτε σε διαφορετικό λογαριασμό) και επιβεβαιώστε τυχόν προτροπές ασφαλείας που σας εμφανίζει η Microsoft.
Βήμα 3. Παραχωρήστε τα ζητούμενα δικαιώματα ώστε το Smartsupp να μπορεί να διαβάζει και να στέλνει email εκ μέρους σας.
Βήμα 4. Μόλις ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, ανακατευθύνεστε στον πίνακα ελέγχου του Smartsupp — το Outlook είναι πλέον συνδεδεμένο.
Σημείωση: Χρησιμοποιείτε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό Microsoft (Microsoft 365); Ο διαχειριστής IT σας ενδέχεται να πρέπει πρώτα να εγκρίνει την πρόσβαση του Smartsupp. Αν εμφανιστεί το μήνυμα "Απαιτείται έγκριση" κατά τη σύνδεση, ζητήστε από τον διαχειριστή σας να παραχωρήσει πρόσβαση για τον οργανισμό σας.
Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια Microsoft 365
Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο (για παράδειγμα info@company.com) δεν μπορεί να συνδεθεί απευθείας. Η σύνδεση του Outlook συνδέει πάντα το γραμματοκιβώτιο του λογαριασμού που συνδέεται κατά την εξουσιοδότηση — δεν υπάρχει επιλογή κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και η ενσωμάτωση δεν χρησιμοποιεί τα δικαιώματα Πλήρης πρόσβαση ή Αποστολή ως .
⚠️ Σημείωση: Αν ένας χρήστης που έχει πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο συνδέσει τον λογαριασμό του, συγχρονίζεται το προσωπικό του γραμματοκιβώτιο — όχι το κοινόχρηστο.
Για να συνδέσετε μια διεύθυνση όπως info@company.com, μετατρέψτε την πρώτα σε κανονικό γραμματοκιβώτιο:
Στη διαχείριση του Microsoft 365 (Κέντρο διαχείρισης Exchange), μετατρέψτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε κανονικό γραμματοκιβώτιο χρήστη με δικά του στοιχεία σύνδεσης — το γραμματοκιβώτιο χρειάζεται τότε άδεια χρήσης. Εναλλακτικά, δημιουργήστε έναν νέο αποκλειστικό λογαριασμό για τη διεύθυνση.
Προστατέψτε τον λογαριασμό με ισχυρό κωδικό πρόσβασης και έλεγχο ταυτότητας πολλών παραγόντων.
Συνδέστε το Outlook στο Smartsupp (με τα παραπάνω βήματα) και συνδεθείτε με αυτόν τον λογαριασμό κατά την εξουσιοδότηση.
Από εκεί και πέρα, μόνο αυτό το γραμματοκιβώτιο συγχρονίζεται με το Smartsupp — δεν εμπλέκεται κανένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο.
Κατάργηση ή επαναφορά της πρόσβασης του Smartsupp στο Microsoft 365
Αν χρησιμοποιείτε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό Microsoft, ο διαχειριστής IT σας μπορεί να ελέγξει ή να καταργήσει την πρόσβαση που παραχωρήθηκε στο Smartsupp στον οργανισμό σας. Αυτό είναι χρήσιμο αν θέλετε να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε την ενσωμάτωση Outlook ή αν θέλετε να ξεκινήσετε ξανά τη σύνδεση από την αρχή.
Βήμα 1. Στο Smartsupp, διαγράψτε το κανάλι email του Outlook από τις Ρυθμίσεις → Κανάλια.
Βήμα 2. Ζητήστε από τον διαχειριστή IT σας να καταργήσει την πρόσβαση του Smartsupp στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft Entra (Entra ID → Εταιρικές εφαρμογές → Όλες οι εφαρμογές → Smartsupp). Μπορεί είτε να ανακαλέσει τα δικαιώματα που παραχωρήθηκαν είτε να διαγράψει εντελώς την εφαρμογή Smartsupp από τον οργανισμό σας.
Βήμα 3. Αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ξανά την ενσωμάτωση, συνδέστε το Outlook στο Smartsupp όπως περιγράφεται παραπάνω. Θα ζητηθεί από τον διαχειριστή σας να εγκρίνει ξανά την πρόσβαση.
💡 Συμβουλή: Η Microsoft μετονομάζει κατά καιρούς στοιχεία στο Κέντρο διαχείρισης Entra. Για τα τρέχοντα βήματα, δείτε τους επίσημους οδηγούς της Microsoft: Έλεγχος δικαιωμάτων που έχουν παραχωρηθεί σε εταιρικές εφαρμογές και Διαγραφή εταιρικής εφαρμογής.
Σύνδεση Seznam
Για το Seznam (και μερικούς παρόμοιους παρόχους που εμφανίζονται στη λίστα), συνδέεστε με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του email σας απευθείας μέσα στη φόρμα ενσωμάτωσης.
Βήμα 1. Επιλέξτε Seznam από τη λίστα παρόχων.
Βήμα 2. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email, το όνομα χρήστη σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασής σας. Προαιρετικά, προσθέστε ένα όνομα αποστολέα που θα εμφανίζεται στις απαντήσεις σας.
Βήμα 3. Πατήστε Ολοκλήρωση για αποθήκευση.
Σημείωση: Τα διαπιστευτήριά σας αποστέλλονται με ασφάλεια στον πάροχο email σας και δεν αποθηκεύονται ούτε είναι ορατά μέσα στο Smartsupp.
Σύνδεση άλλων παρόχων email
Έχετε γραμματοκιβώτιο σε διαφορετικό πάροχο; Μπορείτε να το συνδέσετε χρησιμοποιώντας SMTP/IMAP. Κάθε πάροχος δημοσιεύει τις δικές του ρυθμίσεις διακομιστή — συνήθως σε μια σελίδα βοήθειας ή μέσω της ομάδας υποστήριξής του. Παρακάτω θα βρείτε απευθείας συνδέσμους προς τις ρυθμίσεις SMTP/IMAP των πιο συνηθισμένων παρόχων:
Apple Mail (iCloud) — Ρυθμίσεις διακομιστή του iCloud Mail
Proton Mail — Υποβολή μέσω SMTP στο Proton
AOL Mail — AOL Mail με άλλες εφαρμογές
Zoho Mail — Πρόσβαση IMAP στο Zoho
Mail.com — Ρυθμίσεις διακομιστή IMAP του Mail.com
HubSpot — IMAP για συνδεδεμένο email στο HubSpot
Βήμα 1. Στο Smartsupp, ανοίξτε Ρυθμίσεις → Κανάλια και πατήστε Σύνδεση δίπλα στην Ενσωμάτωση email. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τη διαδικασία απευθείας από το Inbox του Smartsupp.
Βήμα 2. Συμπληρώστε τα στοιχεία SMTP και IMAP από την τεκμηρίωση του παρόχου σας και, στη συνέχεια, πατήστε Συνέχεια.
Βήμα 3. Εισαγάγετε το όνομα χρήστη σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης του email σας και, στη συνέχεια, πατήστε Ολοκλήρωση. Η ενσωμάτωση είναι πλέον έτοιμη για χρήση.
Επανασύνδεση διεύθυνσης email
Μια διεύθυνση email μπορεί να ανήκει μόνο σε ένα ενεργό κανάλι email κάθε φορά. Αν θέλετε να επανασυνδέσετε μια διεύθυνση μέσω διαφορετικού παρόχου — για παράδειγμα, να μεταβείτε από το IMAP στο Outlook ή το Gmail — διαγράψτε πρώτα το υπάρχον κανάλι email και, στη συνέχεια, συνδέστε ξανά τη διεύθυνση.
Όταν επανασυνδέετε την ίδια διεύθυνση, μέσω οποιουδήποτε παρόχου, επαναφέρεται το αρχικό κανάλι μαζί με το ιστορικό συνομιλιών του· μόνο ο τύπος καναλιού που εμφανίζεται στη λίστα ενδέχεται να αλλάξει.
💡 Εμφανίζεται το σφάλμα "Το email χρησιμοποιείται"; Η διεύθυνση παραμένει ενεργή σε άλλο κανάλι, συνήθως σε αυτόν ή σε άλλον λογαριασμό Smartsupp. Διαγράψτε πρώτα τη διεύθυνση από το κανάλι στο οποίο είναι συνδεδεμένη και, στη συνέχεια, δοκιμάστε ξανά. Δεν μπορείτε να βρείτε πού χρησιμοποιείται; Επικοινωνήστε με την υποστήριξή μας και θα σας βοηθήσουμε να την αποδεσμεύσετε.
Διαχείριση email
Μόλις συνδεθεί το γραμματοκιβώτιό σας, μπορείτε να διαχειρίζεστε τα email απευθείας μέσα στο Inbox του Smartsupp — και να κάνετε περισσότερα από το να απαντάτε απλώς:
Απάντηση, κοινοποίηση και προώθηση — απαντήστε σε email, προσθέστε παραλήπτες σε κοινοποίηση και προωθήστε μηνύματα σε συναδέλφους, όλα από την προβολή συνομιλίας.
Δημιουργία νέων email — συντάξτε και στείλτε εντελώς νέα εξερχόμενα email, όχι μόνο απαντήσεις σε υπάρχοντα νήματα.
Αυτόματη συμπλήρωση διευθύνσεων — καθώς πληκτρολογείτε έναν παραλήπτη, το Smartsupp προτείνει επαφές που ταιριάζουν (όνομα και email), για εξοικονόμηση χρόνου και αποφυγή τυπογραφικών λαθών.
Τι ακολουθεί;
Ενσωμάτωση Facebook — συνδέστε το Messenger ώστε οι συνομιλίες των πελατών να φτάνουν στο Inbox του Smartsupp.
Ενσωμάτωση WhatsApp — συγκεντρώστε τις συνομιλίες του WhatsApp Business στον ίδιο πίνακα ελέγχου.
Υπογραφή email — ρυθμίστε μια προσωπική υπογραφή που προστίθεται αυτόματα σε κάθε απάντηση email.
Κατηγορίες Inbox — διατηρήστε οργανωμένα τα email, τις συνομιλίες και τα άλλα κανάλια καθώς αυξάνονται οι συνομιλίες.
💡 Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Επικοινωνήστε με την Ομάδα υποστήριξής μας — θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε!