Μη χρειάζεται πλέον να εναλλάσσετε καρτέλες για να διαχειρίζεστε τα email πελατών. Με την ενσωμάτωση email του Smartsupp, κάθε εισερχόμενο μήνυμα καταλήγει στα εισερχόμενά σας στο Smartsupp μαζί με τις συνομιλίες στο chat — και οι απαντήσεις αποστέλλονται από το ίδιο σημείο. Αυτό το άρθρο σάς καθοδηγεί στη σύνδεση του Gmail, του Seznam και οποιουδήποτε άλλου παρόχου μέσω SMTP/IMAP.
Χωρίσαμε το άρθρο σε μερικές ενότητες:
Επισκόπηση ενσωμάτωσης email
Η ενσωμάτωση email σάς επιτρέπει να λαμβάνετε και να απαντάτε σε email απευθείας από τα εισερχόμενά σας στο Smartsupp — χωρίς να χρειάζεται να μεταβαίνετε μεταξύ Gmail, Seznam ή οποιουδήποτε άλλου webmail. Κάθε νέο email δημιουργεί μια νέα συνομιλία στο Smartsupp· οι απαντήσεις παραμένουν ομαδοποιημένες στο ίδιο νήμα.
Βασικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε:
Διαθέσιμο σε όλους τους ενεργούς agents στον λογαριασμό σας.
Μπορείτε να συνδέσετε πολλαπλούς παρόχους email ταυτόχρονα.
Κάθε agent βλέπει το θέμα του email και μπορεί να επισυνάπτει ή να πραγματοποιεί λήψη αρχείων.
Ο συγχρονισμός ξεκινά από τη στιγμή της ενσωμάτωσης — παλαιότερα email δεν εισάγονται στο Smartsupp.
Συμβουλή: Κάθε agent μπορεί να ρυθμίσει μια προσωπική υπογραφή email, η οποία προστίθεται αυτόματα σε κάθε απάντηση. Δείτε πώς να τη ρυθμίσετε.
Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε Ρυθμίσεις → Κανάλια και πατήστε Σύνδεση δίπλα στην ενσωμάτωση email. Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση από τον σύνδεσμο μέσα από τα εισερχόμενά σας.
Σύνδεση Gmail
Το Gmail χρησιμοποιεί τη ροή ασφαλείας OAuth της Google, επομένως δεν εισάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας στο Smartsupp.
Βήμα 1. Στη λίστα παρόχων, επιλέξτε Gmail. Θα ανακατευθυνθείτε στην οθόνη σύνδεσης της Google.
Βήμα 2. Επιλέξτε τη διεύθυνση Gmail που θέλετε να συνδέσετε (ή συνδεθείτε σε διαφορετικό λογαριασμό) και επιβεβαιώστε τυχόν προτροπές ασφαλείας που εμφανίζει η Google.
Βήμα 3. Παραχωρήστε τα ζητούμενα δικαιώματα ώστε το Smartsupp να μπορεί να διαβάζει και να στέλνει email για λογαριασμό σας.
Βήμα 4. Μόλις ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, θα ανακατευθυνθείτε πίσω στον πίνακα ελέγχου του Smartsupp — το Gmail είναι πλέον συνδεδεμένο.
Σημείωση: Η εξουσιοδότηση πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου στην πλευρά της Google — τα διαπιστευτήριά σας για το Gmail δεν είναι ποτέ ορατά στο Smartsupp ούτε αποθηκεύονται από αυτό.
Σύνδεση Outlook
Το Outlook χρησιμοποιεί τη λειτουργία ασφαλούς σύνδεσης OAuth της Microsoft, ώστε να μην εισάγετε ποτέ τον κωδικό πρόσβασής σας στο Smartsupp.
Βήμα 1. Στη λίστα παρόχων, επιλέξτε Outlook. Θα ανακατευθυνθείτε στην οθόνη σύνδεσης της Microsoft.
Βήμα 2. Επιλέξτε τον λογαριασμό Microsoft που θέλετε να συνδέσετε (ή συνδεθείτε σε έναν διαφορετικό) και επιβεβαιώστε τυχόν ειδοποιήσεις ασφαλείας που σας εμφανίζει η Microsoft.
Βήμα 3. Παραχωρήστε τα ζητούμενα δικαιώματα, ώστε το Smartsupp να μπορεί να διαβάζει και να στέλνει emails για λογαριασμό σας.
Βήμα 4. Μόλις ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, θα ανακατευθυνθείτε πίσω στον πίνακα ελέγχου του Smartsupp — το Outlook είναι πλέον συνδεδεμένο.
Σημείωση: Χρησιμοποιείτε επαγγελματικό ή σχολικό (Microsoft 365) λογαριασμό Microsoft; Ο διαχειριστής IT σας ίσως χρειαστεί να εγκρίνει πρώτα την πρόσβαση του Smartsupp. Αν δείτε μήνυμα "Απαιτείται έγκριση" κατά τη σύνδεση, ζητήστε από τον διαχειριστή σας να παραχωρήσει πρόσβαση για τον οργανισμό σας.
Σύνδεση Seznam
Για το Seznam (και μερικούς παρόμοιους παρόχους που εμφανίζονται στη λίστα), συνδέεστε με το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του email σας απευθείας μέσα στη φόρμα ενσωμάτωσης.
Βήμα 1. Επιλέξτε Seznam από τη λίστα παρόχων.
Βήμα 2. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email, το login και τον κωδικό πρόσβασης. Προαιρετικά, προσθέστε ένα όνομα αποστολέα που θα εμφανίζεται στις απαντήσεις σας.
Βήμα 3. Πατήστε Finish για αποθήκευση.
Σημείωση: Τα διαπιστευτήριά σας αποστέλλονται με ασφάλεια στον πάροχο email σας και δεν αποθηκεύονται ούτε είναι ορατά μέσα στο Smartsupp.
Σύνδεση άλλων παρόχων email
Έχετε εισερχόμενα με διαφορετικό πάροχο; Μπορείτε και πάλι να τα συνδέσετε χρησιμοποιώντας SMTP/IMAP. Κάθε πάροχος δημοσιεύει τις δικές του ρυθμίσεις διακομιστή — συνήθως σε σελίδα βοήθειας ή μέσω της ομάδας υποστήριξής του. Παρακάτω θα βρείτε απευθείας συνδέσμους στις ρυθμίσεις SMTP/IMAP για τους πιο συνηθισμένους παρόχους:
Yahoo — Ρυθμίσεις Yahoo Mail SMTP/IMAP
Apple Mail (iCloud) — Ρυθμίσεις διακομιστή iCloud Mail
Proton Mail — Proton SMTP submission
AOL Mail — AOL Mail με άλλες εφαρμογές
Zoho Mail — Zoho IMAP access
Mail.com — Ρυθμίσεις διακομιστή Mail.com IMAP
HubSpot — HubSpot connected email IMAP
Βήμα 1. Στο Smartsupp, ανοίξτε Ρυθμίσεις → Κανάλια και πατήστε Σύνδεση δίπλα στην Ενσωμάτωση email. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τη ροή απευθείας από τα εισερχόμενα του Smartsupp.
Βήμα 2. Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες SMTP και IMAP από την τεκμηρίωση του παρόχου σας και, στη συνέχεια, πατήστε Συνέχεια.
Βήμα 3. Εισαγάγετε το login και τον κωδικό πρόσβασης του email σας και, στη συνέχεια, πατήστε Finish. Η ενσωμάτωση είναι πλέον έτοιμη για χρήση.
Εργασία με emails
Μόλις συνδεθούν τα εισερχόμενά σας, μπορείτε να διαχειρίζεστε emails απευθείας μέσα από τα εισερχόμενα του Smartsupp — και να κάνετε περισσότερα από το να απαντάτε:
Απάντηση, CC και προώθηση — απαντήστε σε emails, προσθέστε παραλήπτες σε CC και προωθήστε μηνύματα σε συναδέλφους, όλα από την προβολή της συνομιλίας.
Έναρξη νέων emails — συντάξτε και στείλτε εντελώς νέα εξερχόμενα emails, όχι μόνο απαντήσεις σε υπάρχοντα νήματα.
Αυτόματη συμπλήρωση διεύθυνσης — καθώς πληκτρολογείτε έναν παραλήπτη, το Smartsupp προτείνει αντίστοιχες επαφές (όνομα και email) για να εξοικονομήσετε χρόνο και να αποφύγετε τυπογραφικά λάθη.
Τι ακολουθεί;
Ενσωμάτωση Facebook — συνδέστε το Messenger ώστε οι συνομιλίες πελατών να καταλήγουν στα εισερχόμενα του Smartsupp.
Ενσωμάτωση WhatsApp — φέρτε τις συνομιλίες WhatsApp Business στον ίδιο πίνακα ελέγχου.
Υπογραφή email — ρυθμίστε μια προσωπική υπογραφή που προστίθεται αυτόματα σε κάθε απάντηση email.
Κατηγορίες εισερχομένων — διατηρήστε email, συνομιλίες και άλλα κανάλια οργανωμένα καθώς αυξάνονται οι συνομιλίες.
💡 Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης — είμαστε στη διάθεσή σας!