Σταματήστε να αλλάζετε καρτέλες για να διαχειρίζεστε τα email πελατών. Με την ενσωμάτωση email της Smartsupp, κάθε εισερχόμενο μήνυμα καταλήγει στα εισερχόμενα της Smartsupp μαζί με τις συνομιλίες — και οι απαντήσεις αποστέλλονται από το ίδιο σημείο. Αυτό το άρθρο σας καθοδηγεί στη σύνδεση του Gmail, Seznam και οποιουδήποτε άλλου παρόχου μέσω SMTP/IMAP.
Έχουμε χωρίσει το άρθρο σε μερικές ενότητες:
Επισκόπηση ενσωμάτωσης email
Η ενσωμάτωση email σάς επιτρέπει να λαμβάνετε και να απαντάτε σε email απευθείας από το inbox της Smartsupp — χωρίς να μεταβαίνετε μεταξύ Gmail, Seznam ή άλλης webmail υπηρεσίας. Κάθε νέο email δημιουργεί μια νέα συνομιλία στη Smartsupp· οι απαντήσεις ομαδοποιούνται στο ίδιο νήμα.
Βασικά σημεία που πρέπει να γνωρίζετε πριν ξεκινήσετε:
Διαθέσιμη σε όλους τους ενεργούς πράκτορες στον λογαριασμό σας.
Μπορείτε να συνδέσετε πολλούς παρόχους email ταυτόχρονα.
Κάθε πράκτορας βλέπει το θέμα του email και μπορεί να επισυνάπτει ή να κατεβάζει αρχεία.
Ο συγχρονισμός ξεκινά από τη στιγμή της ενσωμάτωσης — παλαιότερα email δεν μεταφέρονται στη Smartsupp.
Συμβουλή: Κάθε πράκτορας μπορεί να ρυθμίσει μία προσωπική υπογραφή email που προστίθεται αυτόματα σε κάθε απάντηση. Δείτε πώς να τη ρυθμίσετε.
Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε Ρυθμίσεις → Κανάλια και πατήστε Σύνδεση δίπλα στην Ενσωμάτωση email. Μπορείτε επίσης να το κάνετε από τον σύνδεσμο μέσα στο inbox σας.
Σύνδεση Gmail
Το Gmail χρησιμοποιεί τη μέθοδο ασφαλούς OAuth της Google, οπότε δεν εισάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας στη Smartsupp.
Βήμα 1. Στη λίστα παρόχων, επιλέξτε Gmail. Θα μεταφερθείτε στην οθόνη σύνδεσης της Google.
Βήμα 2. Επιλέξτε τη διεύθυνση Gmail που θέλετε να συνδέσετε (ή συνδεθείτε σε διαφορετικό λογαριασμό) και επιβεβαιώστε τυχόν ειδοποιήσεις ασφαλείας που εμφανίζει η Google.
Βήμα 3. Δώστε τις απαιτούμενες άδειες ώστε η Smartsupp να μπορεί να διαβάζει και να στέλνει email εκ μέρους σας.
Βήμα 4. Αφού ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, θα επιστρέψετε στον πίνακα ελέγχου της Smartsupp — το Gmail έχει πλέον συνδεθεί.
Σημείωση: Η εξουσιοδότηση εκτελείται αποκλειστικά από την πλευρά της Google — τα διαπιστευτήρια του Gmail σας δεν είναι ποτέ ορατά ή αποθηκευμένα στη Smartsupp.
Σύνδεση Outlook
Το Outlook χρησιμοποιεί την ασφαλή σύνδεση OAuth της Microsoft, επομένως δεν καταχωρείτε ποτέ τον κωδικό πρόσβασής σας στη Smartsupp.
Βήμα 1. Στη Smartsupp, επιλέξτε Outlook από τη λίστα παρόχων. Θα μεταφερθείτε στην οθόνη σύνδεσης της Microsoft.
Βήμα 2. Επιλέξτε τον λογαριασμό Microsoft που θέλετε να συνδέσετε (ή συνδεθείτε σε κάποιον άλλον) και επιβεβαιώστε τυχόν ειδοποιήσεις ασφαλείας της Microsoft.
Βήμα 3. Παραχωρήστε τις απαιτούμενες άδειες ώστε η Smartsupp να μπορεί να διαβάζει και να στέλνει email εκ μέρους σας.
Βήμα 4. Αφού ολοκληρωθεί η εξουσιοδότηση, θα επιστρέψετε στον πίνακα ελέγχου της Smartsupp — το Outlook έχει πλέον συνδεθεί.
Σημείωση: Χρησιμοποιείτε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό Microsoft (Microsoft 365); Ο διαχειριστής IT σας μπορεί να χρειαστεί πρώτα να εγκρίνει την πρόσβαση της Smartsupp. Αν δείτε μήνυμα "Απαιτείται έγκριση" κατά τη σύνδεση, ζητήστε από το διαχειριστή να παραχωρήσει πρόσβαση για τον οργανισμό σας.
Κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια Microsoft 365
Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο (π.χ. info@company.com) δεν μπορεί να συνδεθεί απευθείας. Η σύνδεση Outlook αφορά πάντα το γραμματοκιβώτιο του λογαριασμού που κάνει είσοδο κατά την εξουσιοδότηση — δεν υπάρχει επιλογή επιλογής κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου και η ενσωμάτωση δεν χρησιμοποιεί τις άδειες Πλήρους πρόσβασης ή Αποστολής ως.
⚠️ Σημείωση: Αν ένας χρήστης με πρόσβαση σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο συνδέσει τον λογαριασμό του, συγχρονίζεται το προσωπικό του γραμματοκιβώτιο — όχι το κοινόχρηστο.
Για να συνδέσετε μια διεύθυνση όπως info@company.com, μετατρέψτε τη σε κανονικό γραμματοκιβώτιο πρώτα:
Στη διαχείριση του Microsoft 365 (Exchange admin center), μετατρέψτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε κανονικό γραμματοκιβώτιο χρήστη με δική του είσοδο — πλέον απαιτεί άδεια χρήσης. Εναλλακτικά, δημιουργήστε νέο λογαριασμό για τη διεύθυνση.
Ασφαλίστε τον λογαριασμό με ισχυρό κωδικό πρόσβασης και πολλαπλά επίπεδα ταυτοποίησης.
Συνδέστε το Outlook στη Smartsupp (όπως στα παραπάνω βήματα) και συνδεθείτε με αυτό τον λογαριασμό κατά την εξουσιοδότηση.
Από εδώ και στο εξής, μόνο αυτό το γραμματοκιβώτιο συγχρονίζεται με τη Smartsupp — δεν εμπλέκεται προσωπικό γραμματοκιβώτιο.
Αφαίρεση ή επαναφορά πρόσβασης Smartsupp στο Microsoft 365
Εάν χρησιμοποιείτε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό Microsoft, ο διαχειριστής IT μπορεί να ελέγξει ή να αφαιρέσει την πρόσβαση που έχει δοθεί στη Smartsupp για τον οργανισμό σας. Αυτό είναι χρήσιμο αν θέλετε να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε την ενσωμάτωση Outlook ή να ξεκινήσετε από την αρχή τη σύνδεση.
Βήμα 1. Στη Smartsupp, διαγράψτε το κανάλι Outlook email από τις Ρυθμίσεις → Κανάλια.
Βήμα 2. Ζητήστε από τον διαχειριστή IT να αφαιρέσει την πρόσβαση της Smartsupp από το Microsoft Entra admin center (Entra ID → Enterprise apps → All applications → Smartsupp). Μπορεί να ανακαλέσει τα δικαιώματα ή να διαγράψει την εφαρμογή Smartsupp πλήρως.
Βήμα 3. Αν θέλετε να ξαναχρησιμοποιήσετε την ενσωμάτωση, συνδέστε το Outlook στη Smartsupp όπως παραπάνω. Ο διαχειριστής θα πρέπει να εγκρίνει ξανά την πρόσβαση.
💡 Συμβουλή: Η Microsoft ενδέχεται περιστασιακά να μετονομάζει επιλογές στο Entra admin center. Για τα τρέχοντα βήματα, συμβουλευτείτε τους επίσημους οδηγούς της Microsoft: Έλεγχος δικαιωμάτων εφαρμογών και Διαγραφή εταιρικής εφαρμογής.
Σύνδεση Seznam
Για το Seznam (και κάποιους αντίστοιχους παρόχους στη λίστα), συνδέεστε με το username email και τον κωδικό απευθείας στη φόρμα ενσωμάτωσης.
Βήμα 1. Επιλέξτε Seznam από τη λίστα παρόχων.
Βήμα 2. Εισάγετε τη διεύθυνση email, το login και τον κωδικό πρόσβασης. Προαιρετικά προσθέστε ένα όνομα αποστολέα που θα εμφανίζεται στις απαντήσεις σας.
Βήμα 3. Πατήστε Ολοκλήρωση για να αποθηκεύσετε.
Σημείωση: Τα διαπιστευτήριά σας αποστέλλονται με ασφάλεια στον πάροχο email και δεν αποθηκεύονται ή εμφανίζονται στη Smartsupp.
Σύνδεση άλλων παρόχων email
Έχετε inbox σε κάποιον άλλο πάροχο; Μπορείτε να το συνδέσετε χρησιμοποιώντας SMTP/IMAP. Κάθε πάροχος παρέχει τις δικές του ρυθμίσεις διακομιστή — συνήθως σε σελίδα βοήθειας ή μέσω της υποστήριξής του. Ακολουθούν σύνδεσμοι για τις ρυθμίσεις SMTP/IMAP των πιο συνηθισμένων παρόχων:
Yahoo — Ρυθμίσεις SMTP/IMAP Yahoo Mail
Apple Mail (iCloud) — Ρυθμίσεις διακομιστή iCloud Mail
Proton Mail — Υποβολή SMTP Proton
AOL Mail — AOL Mail με άλλες εφαρμογές
Zoho Mail — Πρόσβαση IMAP Zoho
Mail.com — Ρυθμίσεις διακομιστή IMAP Mail.com
HubSpot — IMAP HubSpot
Βήμα 1. Στη Smartsupp, ανοίξτε Ρυθμίσεις → Κανάλια και πατήστε Σύνδεση δίπλα στην Ενσωμάτωση email. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τη ροή κατευθείαν από το inbox της Smartsupp.
Βήμα 2. Συμπληρώστε τα στοιχεία SMTP και IMAP από την τεκμηρίωση του παρόχου σας και πατήστε Συνέχεια.
Βήμα 3. Εισάγετε το login email και τον κωδικό πρόσβασης και μετά πατήστε Ολοκλήρωση. Η ενσωμάτωση είναι έτοιμη προς χρήση.
Επανασύνδεση διεύθυνσης email
Μία διεύθυνση email μπορεί να ανήκει μόνο σε ένα ενεργό κανάλι email κάθε φορά. Εάν θέλετε να την επανασυνδέσετε μέσω άλλου παρόχου — για παράδειγμα αλλάζοντας από IMAP σε Outlook ή Gmail — διαγράψτε πρώτα το υπάρχον κανάλι email και μετά συνδέστε ξανά τη διεύθυνση.
Όταν επανασυνδέετε την ίδια διεύθυνση, σε οποιονδήποτε πάροχο, το αρχικό κανάλι αποκαθίσταται μαζί με το ιστορικό συνομιλιών· μόνο ο τύπος καναλιού που εμφανίζεται στη λίστα ενδέχεται να αλλάξει.
💡 Λαμβάνετε το σφάλμα "το email χρησιμοποιείται"; Η διεύθυνση είναι ακόμα ενεργή σε άλλο κανάλι, συνήθως σε αυτό ή άλλο λογαριασμό Smartsupp. Διαγράψτε την από το κανάλι όπου είναι συνδεδεμένη πρώτα και δοκιμάστε ξανά. Δεν βρίσκετε πού χρησιμοποιείται; Επικοινωνήστε με την υποστήριξή μας και θα σας βοηθήσουμε να την αποδεσμεύσετε.
Διαχείριση email
Μόλις το inbox σας συνδεθεί, μπορείτε να διαχειριστείτε τα email σας απευθείας μέσα από το inbox της Smartsupp — και να κάνετε περισσότερα από το να απαντάτε:
Απάντηση, CC και προώθηση — απαντήστε σε email, προσθέστε παραλήπτες σε CC και προωθήστε μηνύματα σε συνεργάτες, απευθείας από την προβολή συνομιλίας.
Έναρξη νέων email — συντάξτε και στείλτε νέα εξερχόμενα email, όχι μόνο απαντήσεις σε υπάρχουσες συνομιλίες.
Αυτόματη συμπλήρωση διευθύνσεων — καθώς πληκτρολογείτε παραλήπτες, η Smartsupp προτείνει αντίστοιχες επαφές (όνομα και email) για εξοικονόμηση χρόνου και αποφυγή λαθών.
Τι ακολουθεί;
Ενσωμάτωση Facebook — συνδέστε το Messenger ώστε οι συνομιλίες πελατών να καταλήγουν στο inbox της Smartsupp.
Ενσωμάτωση WhatsApp — φέρτε συνομιλίες WhatsApp Business στον ίδιο πίνακα ελέγχου.
Υπογραφή email — ρυθμίστε μία προσωπική υπογραφή που προστίθεται αυτόματα σε κάθε απάντηση email.
Κατηγορίες εισερχομένων — οργανώστε email, συνομιλίες και άλλα κανάλια όσο αυξάνονται οι συνομιλίες.
Ενσωμάτωση Instagram — απαντήστε σε Instagram DMs από το ίδιο inbox με τα υπόλοιπα κανάλια σας.
💡 Χρειάζεστε βοήθεια; Επικοινωνήστε με την ομάδα υποστήριξης — είμαστε στη διάθεσή σας!