Müşteri e-postalarını yönetirken artık sekmeler arasında geçiş yapmak zorunda kalmayın. Smartsupp'ın e-posta entegrasyonu sayesinde gelen tüm mesajlar, sohbetlerinizin yanında doğrudan Smartsupp posta kutunuza ulaşır ve yanıtlarınızı yine aynı yerden kolayca gönderebilirsiniz. Bu makalede Gmail, Seznam ve diğer e-posta sağlayıcılarını SMTP/IMAP üzerinden nasıl bağlayacağınızı adım adım anlatıyoruz.
İçeriği daha kolay takip edebilmeniz için makalemizi bölümlere ayırdık:
E-posta entegrasyonuna genel bakış
E-posta entegrasyonu sayesinde, mesajlarınızı doğrudan Smartsupp posta kutunuzda alıp yanıtlayabilir; artık Gmail, Seznam veya benzeri webmail’ler arasında geçiş yapmak durumunda kalmazsınız. Her gelen e-posta, Smartsupp'ta yeni bir sohbet olarak başlar ve ilgili tüm yanıtlar tek bir dizide toplanır.
Başlamadan önce bilmeniz gereken ana noktalar:
Tüm aktif personelinize açıktır.
Birden fazla e-posta sağlayıcısını aynı anda entegre edebilirsiniz.
Her personel, e-posta konusunu görebilir ve dosya ekleyip indirebilir.
Senkronizasyon entegrasyon anı itibarıyla başlar — daha önceki e-postalar Smartsupp'a aktarılmaz.
İpucu: Her personel, cevaplarına otomatik olarak eklenecek kişisel bir e-posta imzası ayarlayabilir. Nasıl yapılandıracağınızı öğrenin.
Başlamak için Ayarlar → Kanallar kısmını açın ve e-posta entegrasyonunun yanındaki Bağla butonuna tıklayın. Aynı bağlantıya posta kutunuzdan da ulaşabilirsiniz.
Gmail'i bağlayın
Gmail, Google'ın güvenli OAuth akışını kullanır. Böylece şifrenizi Smartsupp'a girmeniz gerekmez.
1. Adım. Sağlayıcı listesinden Gmail'i seçin. Google’ın oturum açma ekranına yönlendirileceksiniz.
2. Adım. Bağlamak istediğiniz Gmail adresini seçin (veya başka bir hesaba giriş yapın) ve Google’ın gösterdiği güvenlik onaylarını tamamlayın.
3. Adım. Smartsupp'ın sizin adınıza e-postaları okuyup gönderebilmesi için istenen izinleri verin.
4. Adım. Yetkilendirme tamamlandıktan sonra otomatik olarak Smartsupp paneline yönlendirileceksiniz — Gmail hesabınız başarıyla bağlandı.
Not: Yetkilendirme işlemi tamamen Google üzerinden gerçekleşir — Gmail giriş bilgileriniz Smartsupp tarafından hiçbir şekilde görüntülenmez veya saklanmaz.
Outlook'u bağlayın
Outlook, Microsoft’un güvenli OAuth girişini kullanır. Böylece hiçbir zaman şifrenizi Smartsupp’a girmenize gerek kalmaz.
1. Adım. Sağlayıcı listesinden Outlook'u seçin. Microsoft’un oturum açma ekranına yönlendirileceksiniz.
2. Adım. Bağlamak istediğiniz Microsoft hesabını seçin (veya farklı bir hesaba giriş yapın), ardından Microsoft’un güvenlik istemlerini onaylayın.
3. Adım. Smartsupp'ın sizin adınıza e-posta okuma ve gönderme izinlerini vermeyi onaylayın.
4. Adım. Yetkilendirme tamamlandığında, Smartsupp panelinize geri yönlendirileceksiniz — Outlook hesabınız başarıyla bağlandı.
Not: Bir Microsoft iş veya okul (Microsoft 365) hesabı mı kullanıyorsunuz? Smartsupp’ın erişimini önce BT yöneticinizin onaylaması gerekebilir. Eğer giriş sırasında "Onay gerekli" mesajı görürseniz, lütfen yöneticiye erişim izni vermesini talep edin.
Microsoft 365 paylaşılan posta kutuları
Paylaşımlı bir posta kutusu (örneğin info@company.com) doğrudan bağlanamaz. Outlook entegrasyonunda yalnızca oturum açan hesabın posta kutusunu bağlanabilir — paylaşımlı posta kutusunu seçme seçeneği bulunmaz ve entegrasyon Tam erişim veya Adına gönder izinleri ile çalışmaz.
⚠️ Not: Paylaşılan posta kutusuna erişimi olan bir kullanıcı hesabı bağlanırsa yalnızca kişisel posta kutusu senkronize edilir, paylaşılan posta kutusu ise senkronize edilmez.
info@company.com gibi bir adresi bağlamak için önce bu adresi normal bir posta kutusuna çevirmeniz gerekir:
Microsoft 365 yönetim merkezinde (Exchange yönetim merkezi), paylaşılan posta kutusunu bağımsız giriş bilgilerine sahip normal bir kullanıcı posta kutusuna dönüştürün — bunun için bir lisans gerekir. Alternatif olarak, ilgili adrese yeni bir kullanıcı hesabı oluşturabilirsiniz.
Hesap için güçlü bir parola ve çok faktörlü kimlik doğrulama ayarlayın.
Smartsupp’ta Outlook'u bağlayın (yukarıdaki adımları takip edin) ve ilgili hesapla oturum açın.
Bundan sonra yalnızca bu posta kutusu Smartsupp ile senkronize edilir, kişisel posta kutusu dahil edilmez.
Microsoft 365'te Smartsupp erişimini kaldırma veya sıfırlama
Microsoft iş veya okul hesabı kullanıyorsanız, BT yöneticiniz kurumda Smartsupp’a verilmiş olan erişim izinlerini inceleyebilir veya kaldırabilir. Bu özellik, Outlook entegrasyonunu kullanmayı bırakmak veya bağlantıyı sıfırlamak için idealdir.
1. Adım. Smartsupp’ta Ayarlar → Kanallar bölümünden Outlook e-posta kanalını silin.
2. Adım. BT yöneticinizden Microsoft Entra yönetim merkezinden (Entra ID → Kurumsal uygulamalar → Tüm uygulamalar → Smartsupp) Smartsupp erişimini kaldırmasını isteyin. Tanınan izinleri iptal edebilir veya Smartsupp uygulamasını tamamen silebilirler.
3. Adım. Entegrasyonu tekrar kullanmak isterseniz, yukarıdaki adımları izleyerek Smartsupp’ta Outlook'u yeniden bağlayın. Yönetici onayı tekrar gerekecektir.
💡 İpucu: Microsoft, Entra yönetim merkezindeki menüleri zaman zaman yeniden adlandırabilir. Güncel adıma ulaşmak için Microsoft’un resmi rehberlerini inceleyin: Kurumsal uygulama izinlerini inceleyin ve Bir kurumsal uygulamayı silin.
Seznam'ı bağlayın
Seznam (ve listede gösterilen benzer diğer sağlayıcılar) için e-posta adresinizi ve şifrenizi doğrudan entegrasyon formundan girerek bağlantı kurabilirsiniz.
1. Adım. Sağlayıcı listesinden Seznam'ı seçin.
2. Adım. E-posta adresinizi, giriş bilgilerinizi ve şifrenizi yazın. Yanıtlarınızda görünecek gönderici adını da belirtebilirsiniz.
3. Adım. Bitir'e tıklayarak işlemi tamamlayın.
Not: Bilgileriniz güvenli şekilde yalnızca e-posta sağlayıcınıza iletilir, Smartsupp'ta saklanmaz veya görüntülenmez.
Diğer e-posta sağlayıcılarını bağlayın
Farklı bir e-posta sağlayıcı mı kullanıyorsunuz? SMTP/IMAP bilgilerinizi kullanarak hesabınızı yine de kolayca entegre edebilirsiniz. Her sağlayıcı, sunucu ayarlarını genellikle bir yardım sayfasında veya destek ekibi aracılığıyla paylaşır. Aşağıda en yaygın sağlayıcıların SMTP/IMAP ayarlarına hızlı bağlantılar bulabilirsiniz:
Yahoo — Yahoo Mail SMTP/IMAP ayarları
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail sunucu ayarları
Proton Mail — Proton SMTP gönderim
AOL Mail — AOL Mail diğer uygulamalarla kullanım
Zoho Mail — Zoho IMAP erişimi
GMX — GMX IMAP sunucu ayarları
Mail.com — Mail.com IMAP sunucu ayarları
HubSpot — HubSpot bağlı e-posta IMAP
1. Adım. Smartsupp’ta Ayarlar → Kanallar bölümüne gidin, E-posta entegrasyonu yanında Bağla butonuna tıklayın. Dilerseniz işlemi doğrudan Smartsupp posta kutusundan da başlatabilirsiniz.
2. Adım. Sağlayıcı dokümanınızda yer alan SMTP ve IMAP bilgilerini doldurun, ardından Devam Et butonunu kullanın.
3. Adım. E-posta giriş bilgilerinizi ve şifrenizi girip Bitir seçeneğine tıklayın. Entegrasyonunuz kullanıma hazırdır.
Bir e-posta adresini yeniden bağlama
Bir e-posta adresi, eşzamanlı olarak sadece bir aktif e-posta kanalına ait olabilir. Bir adresi başka bir sağlayıcı ile tekrar entegre etmek isterseniz — örneğin IMAP’ten Outlook’a veya Gmail’e geçmek gibi — öncelikle mevcut e-posta kanalını silip ardından ilgili adresi yeni sağlayıcıyla tekrar bağlayın.
Aynı adresi yeniden bağladığınızda, görüşme geçmişiniz korunur ve ilgili kanal türü değiştirilebilir.
💡 "E-posta kullanılıyor" hatası mı alıyorsunuz? Adres başka bir kanalda (mevcut veya farklı bir Smartsupp hesabında) hâlen etkin olabilir. Lütfen önce ilgili kanaldan adresi silin ve sonra tekrar deneyin. Nerede olduğunu bulamıyorsanız, destek ekibimizle iletişime geçin ve kilidin açılması için yardımcı olalım.
E-posta ile çalışma
Posta kutunuzu bağladıktan sonra, e-postalarınızı doğrudan Smartsupp posta kutunuzda hızlı ve kolay bir şekilde yönetebilirsiniz — üstelik yalnızca yanıtlama yapmanız gerekmez:
Yanıtla, CC ekle ve ilet — e-postaları yanıtlayın, alıcıya CC ekleyin ve mesajları ekip arkadaşlarınıza doğrudan sohbet ekranı üzerinden iletin.
Yeni e-posta başlatma — sadece mevcut sohbetlere cevap vermekle kalmaz, yepyeni e-postaları istediğiniz adrese gönderebilirsiniz.
Adres otomatik tamamlama — alıcı bilgisi yazarken Smartsupp, uygun kişileri (isim ve e-posta adresi) önererek zamandan tasarruf etmenizi ve yazım hatalarını önlemenizi sağlar.
Sonraki adımlar
Facebook entegrasyonu — Messenger’ı bağlayarak müşteri sohbetlerini Smartsupp posta kutunuzda toplayın.
WhatsApp entegrasyonu — WhatsApp Business görüşmelerinizi tek panelde toplayın.
E-posta imzası — her e-posta yanıtınızda otomatik olarak görünecek kişisel bir imza oluşturun.
Gelen kutusu kategorileri — e-posta, sohbet ve diğer kanallarınızı düzenli ve kontrol altında tutun.
Instagram entegrasyonu — Instagram DM'lerinize de diğer kanallarınız gibi Smartsupp'tan yanıt verin.
💡 Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var? Destek ekibimizle iletişime geçin — size memnuniyetle yardımcı oluruz!