Bara för att du är offline behöver du inte missa chansen att snacka med dina besökare. Här är fem enkla sätt att hålla konversationen igång och se till att kommunikationen rullar smidigt, även när ingen i teamet är tillgänglig.
Vi har delat upp guiden i olika delar:
1. Håll dig online med mobilappen
Så länge någon agent är inloggad i Smartsupps mobilapp hålls livechatten online och besökare kan starta konversationer med dig. Det är det smidigaste sättet att vara tillgänglig även när du är på språng.
2. Dölj chattrutan när du är offline
För att undvika obesvarade chatkonversationer kan du enkelt dölja chatrutan när ingen agent är tillgänglig. Då slipper någon undra varför det inte kommer svar och allt blir tydligare från början.
3. Aktivera kontaktformuläret
När du är offline kan du aktivera kontaktformuläret så att besökare enkelt kan lämna sitt namn, e-post och meddelande. Då kan du återkomma till dem så fort du är online igen. För att förbättra den här funktionen kan du konfigurera ditt Flow (tidigare chattbot) så att kontaktformuläret visas automatiskt under offline-tid. Det säkerställer att besökare kan lämna sin e-postadress och sitt meddelande även om Flow är ställt på "Överlämna till operatör". Gör så här för att anpassa dina Flow-inställningar:
Gå till instrumentpanelen: Logga in på ditt Smartsupp.com-konto och gå till instrumentpanelen.
Gå till avsnittet Automatisering: Leta reda på och klicka på "Automatisering".
Välj ditt Flow: Välj det Flow du vill konfigurera (till exempel "Vanliga frågor").
Ändra Flow-inställningar: Gå till
Inställningar > Färdigheteri valt Flow och hitta alternativen "Överlämna till operatör".Ändra överlämningsbeteende: Byt inställningen "Överlämna till operatör" från "Vid förfrågan" till "E-post".
Spara dina ändringar: Klicka på "Spara" för att spara den nya konfigurationen.
Testa konfigurationen: Simulera ett offline-scenario så att kontaktformuläret visas och kunden kan lämna sin e-postadress och sitt meddelande.
Obs! När ditt konto är offline går det inte att ta bort offline-formuläret helt – efter att någon skickat ett meddelande visar Smartsupp offline-formuläret så att inga kundförfrågningar försvinner. Vill du undvika det, ha minst en agent online eller justera din tillgänglighet (till exempel med kontorstider). Du kan även dölja chattrutan helt när du är offline, precis som vi beskrev ovan.
4. Ställ in ett automatiskt meddelande
Skapa ett automatiskt meddelande som berättar för besökare att du är offline just nu men svarar så snart du kan. Detta lugnar besökare och sätter rätt förväntningar på svarstid. Alternativt kan du konfigurera överlämningsinställningarna i Flow så att besökaren ombeds lämna sin e-postadress och sitt meddelande när ingen agent är online. Detta kompletterar automatiska meddelanden genom att se till att kundens förfrågan fångas upp för uppföljning.
5. Använd kontorstider
Ange vilka tider ditt team är tillgängligt så att besökarna alltid vet när de kan räkna med svar. Utanför kontorstider kan chatten automatiskt byta till offline-läge.
Vad händer härnäst?
Smartsupp för iOS – installera iOS-appen och få koll på vad varje flik gör.
Smartsupp för Android – installera Android-appen och se vad varje flik gör.
Kontorstider – ange när din livechatt ska vara online, oavsett agents status.
💡 Behöver du mer hjälp? Kontakta vårt supportverktyg via livechatt eller e-post – vi hjälper dig gärna.