Att vara offline betyder inte att du måste missa möjligheten att ha kontakt med dina besökare. Här är fem sätt att hålla kontakten och se till att kommunikationen fungerar smidigt även när ditt team inte är tillgängligt.
Vi har delat upp artikeln i några avsnitt:
1. Håll dig online med mobilappen
Så länge någon operatör är inloggad i Smartsupps mobilapp förblir chatten online och besökare kan starta konversationer med dig. Det här är det enklaste sättet att vara nåbar även när du inte sitter vid skrivbordet.
2. Dölj chattrutan när du är offline
Förhindra att besökare skickar meddelanden som förblir obesvarade genom att dölja chattrutan när inga operatörer är tillgängliga. På så sätt undviker du frustration och gör förväntningarna tydliga.
3. Aktivera kontaktformuläret
Aktivera kontaktformuläret när du är offline så att besökare kan lämna sitt namn, sin e-postadress och sitt meddelande. Du kan följa upp med dem när du är online igen. För att förbättra funktionen ytterligare kan du konfigurera ditt Flow (tidigare chattbotar) så att kontaktformuläret automatiskt visas under tider då du är offline. Det säkerställer att besökare kan lämna sin e-postadress och sitt meddelande även om ditt Flow är inställt på "Överlämna till operatör". Följ stegen nedan för att justera inställningarna för ditt Flow så att den här funktionen används:
Öppna instrumentpanelen: Logga in på ditt Smartsupp.com-konto och gå till instrumentpanelen.
Gå till avsnittet för automatisering: Leta upp och klicka på avsnittet "Automatisering".
Välj ditt Flow: Välj det Flow du vill konfigurera (t.ex. "Vanliga frågor").
Ändra inställningarna för ditt Flow: Gå till
Settings > Skillsi det Flow du har valt och leta upp alternativet "Överlämna till operatör".Ändra beteendet vid överlämning: Ändra inställningen "Överlämna till operatör" från "På begäran" till "E-post".
Spara dina ändringar: Klicka på "Spara" för att tillämpa den nya konfigurationen.
Testa konfigurationen: Simulera ett offline-scenario för att bekräfta att kontaktformuläret visas så att kunder kan lämna sin e-postadress och sitt meddelande.
Obs: När ditt konto är offline går det inte att ta bort e-postformuläret (kontaktformuläret) som visas när du är offline helt — när en besökare har skickat ett meddelande visar Smartsupp formuläret så att besökarens förfrågan inte går förlorad. För att undvika att det visas kan du hålla minst en operatör online eller justera din tillgänglighet (till exempel med Kontorstider). Du kan också dölja chattrutan helt när du är offline, enligt beskrivningen ovan.
4. Ställ in ett automatiskt meddelande
Skapa ett automatiskt meddelande som informerar besökare om att du är offline just nu och kommer att svara så snart som möjligt. Det gör besökarna trygga och skapar tydliga förväntningar på svarstiden. Alternativt kan du konfigurera överlämningsbeteendet för ditt Flow så att besökare uppmanas att lämna sin e-postadress och sitt meddelande när ingen operatör är online. Det kompletterar automatiska meddelanden genom att säkerställa att kundförfrågningar samlas in för uppföljning.
5. Använd kontorstider
Ange vilka tider ditt team är tillgängligt så att besökare alltid vet när de kan förvänta sig ett svar. Utanför kontorstiderna kan chatten automatiskt växla till offline-läge.
Vad är nästa steg?
Smartsupp för iOS — installera iOS-appen och lär dig vad varje flik gör.
Smartsupp för Android — installera Android-appen och lär dig vad varje flik gör.
Kontorstider — ställ in när din chatt är online, oavsett operatörernas status.