Faptul că sunteți offline nu înseamnă că trebuie să pierdeți ocazia de a vă conecta cu vizitatorii. Mai jos sunt cinci moduri de a rămâne în contact și de a menține comunicarea fluentă chiar și atunci când echipa dumneavoastră nu este disponibilă.
1. Rămâneți online cu aplicația mobilă
Atâta timp cât un agent este conectat în aplicația mobilă Smartsupp, chatul va rămâne online și vizitatorii pot începe conversații cu dumneavoastră. Aceasta este cea mai simplă modalitate de a rămâne la dispoziție chiar și când nu sunteți la birou.
2. Ascundeți fereastra de chat când sunteți offline
Împiedicați vizitatorii să trimită mesaje la care nu se va răspunde, ascunzând fereastra de chat atunci când nu este disponibil niciun agent. Acest lucru evită frustrarea și menține așteptările clare.
3. Activați Formularul de contact
Când sunteți offline, activați Formularul de contact, astfel încât vizitatorii să își poată lăsa numele, emailul și mesajul. Veți putea să îi contactați când reveniți online. Pentru a îmbunătăți și mai mult această funcționalitate, puteți configura Flow-ul (denumit anterior chatbots) astfel încât să declanșeze automat Formularul de contact în timpul orelor offline. Astfel vizitatorii pot lăsa emailul și mesajul chiar dacă Flow-ul este setat pe „Transfer to operator”. Urmați pașii de mai jos pentru a ajusta setările Flow-ului pentru această funcționalitate:
Accesați panoul de control: conectați-vă la contul dumneavoastră Smartsupp.com și mergeți la panoul de control.
Accesați secțiunea Automation: localizați și faceți clic pe secțiunea „Automation”.
Selectați Flow-ul: alegeți Flow-ul pe care doriți să îl configurați (de exemplu, „Frequently Asked Questions”).
Modificați setările Flow-ului: navigați la
Settings > Skillsîn Flow-ul selectat și găsiți opțiunea „Transfer to operator”.Schimbați comportamentul de transfer: actualizați setarea „Transfer to operator” din „On request” în „Email”.
Salvați modificările: faceți clic pe „Save” pentru a aplica noua configurație.
Testați configurația: simulați un scenariu offline pentru a confirma că apare formularul de contact, permițând clienților să lase emailul și mesajul.
Notă: cât timp contul dumneavoastră este offline, formularul de email (contact) offline nu poate fi eliminat complet — după ce un vizitator trimite un mesaj, Smartsupp afișează formularul pentru ca solicitarea să nu fie pierdută. Pentru a evita afișarea acestuia, păstrați cel puțin un agent online sau ajustați disponibilitatea (de exemplu, cu Program de lucru). De asemenea, puteți ascunde complet fereastra de chat atunci când sunteți offline, așa cum este descris mai sus.
4. Configurați un mesaj automat
Creați un mesaj automat care să informeze vizitatorii că sunteți în prezent offline și că veți răspunde cât mai curând posibil. Acest lucru îi liniștește pe vizitatori și setează clar așteptările privind timpul de răspuns. Alternativ, puteți configura comportamentul de transfer al Flow-ului astfel încât să îi invite pe vizitatori să lase emailul și mesajul atunci când nu este online niciun agent. Acest lucru completează mesajele automate, asigurând că solicitările clienților sunt captate pentru follow-up.
5. Folosiți Program de lucru
Definiți intervalele orare în care echipa dumneavoastră este disponibilă, astfel încât vizitatorii să știe întotdeauna când să se aștepte la un răspuns. În afara programului de lucru, chatul poate trece automat în modul offline.