Agenții sunt membrii echipei dvs. care comunică cu vizitatorii de pe site-ul web. Pentru a începe, trebuie să le oferiți acces la contul dvs. Smartsupp. În panou, agenții sunt numiți Operatori. Acest articol vă arată cum să invitați agenți, să gestionați accesul și activitatea lor și să realizați acțiuni avansate, precum transferul de proprietate.
🟡 Bine de știut: Numărul de agenți pe care îi puteți adăuga depinde de planul pe care îl folosiți. Pentru a verifica limita curentă sau pentru a cumpăra locuri suplimentare, deschideți secțiunea Facturare din panou sau contactați echipa noastră de asistență.
Am împărțit acest articol în șapte secțiuni:
Cine sunt agenții?
Agenții stau în centrul fiecărui chat live. Ei sunt cei care răspund vizitatorilor și îi ghidează spre produsele sau serviciile potrivite. Pentru a putea comunica cu vizitatorii, trebuie să le acordați acces la contul dvs. Smartsupp.
Cum invitați un agent nou
Invitarea unui agent nou este rapidă și ușoară. Mergeți la Setări → Operatori și apăsați pe Invitați operator.
Introduceți adresa de e-mail a agentului și acesta va primi automat un e-mail cu invitația. Linkul de activare este valabil 7 zile. După ce acceptă invitația, agentul va fi redirecționat către Smartsupp, unde își completează numele și stabilește o parolă.
Chiar din formularul de invitație puteți alege Nivelul de acces al noului agent – Acces complet sau Acces limitat, cu Acces complet bifat implicit. Setarea se aplică din momentul în care agentul acceptă invitația. La planurile cu un număr limitat de locuri, dacă toate locurile sunt deja ocupate, opțiunea Acces complet devine indisponibilă, se selectează automat Acces limitat, iar formularul vă anunță că toate locurile pentru agenți au fost utilizate.
💡 Notă: Dacă sunteți deja conectat la Smartsupp, invitația vă va duce direct în panou. Pentru a accepta invitația cât timp sunteți conectat, vă recomandăm să vă deconectați mai întâi sau să deschideți linkul într-un alt browser.
Nu puteți invita un agent? (adresă de e-mail deja folosită)
Nu puteți invita o persoană care are deja un cont Smartsupp independent. Dacă apare mesajul de eroare „Email existent deja”, înseamnă că acea adresă de e-mail este deja asociată unui cont separat. Pentru a rezolva situația:
1. Rugați persoana să se autentifice în contul ei Smartsupp folosind acea adresă de e-mail.
2. Să șteargă contul Smartsupp independent din propriul panou.
3. Odată ce contul a fost șters, puteți adăuga adresa respectivă ca agent în contul dvs.
Ca alternativă, îi puteți trimite invitația folosind o altă adresă de e-mail.
Editați informațiile și accesul operatorului
Pentru a edita datele unui agent (nume, e-mail, descriere), faceți clic pe Cele trei puncte de lângă agent și selectați Editați operator.
Tot aici puteți schimba Nivelul de acces al agentului:
Acces complet — poate accesa toate setările, inclusiv datele companiei și facturarea, și poate comunica cu vizitatorii. Această opțiune se recomandă persoanelor cu rol de management.
Acces limitat — are acces doar la conversații, la vizitatori și la propriile setări (profil, răspunsuri predefinite, notificări) și poate discuta cu vizitatorii. Agenții cu acces limitat nu văd pagina Acasă în panou.
Blocați sau deblocați agenți
Fiecare agent poate fi deblocat sau blocat. Puteți vedea statusul fiecărui agent în lista operatorilor din Setări → Operatori:
Deblocat: agentul poate comunica cu vizitatorii. Numai agenții deblocați pot edita mesaje automate și Flows.
Blocat: agentul nu poate discuta cu vizitatorii sau accesa conversațiile, dar are acces la statistici și setări. Este util pentru persoane care au nevoie doar de vizualizare (de exemplu, manageri) sau de acces la facturare fără conversații.
Pentru a bloca un agent, dați clic pe Cele trei puncte din dreptul lui, alegeți Blocați operator și confirmați cu Blocați. Pentru a debloca, selectați Deblocați operator din același meniu. Deblocarea se aplică imediat, fără confirmare suplimentară.
🟡 Bine de știut:
Nu puteți bloca un agent dacă este singurul operator din contul dvs.
Doar proprietarul contului poate bloca sau debloca proprietarul.
Puteți debloca un agent doar dacă aveți un loc de agent liber pe planul dvs. Dacă toate locurile sunt ocupate, eliberați unul sau cumpărați locuri suplimentare din Facturare mai întâi.
Cum funcționează nivelul de acces și statusul de blocare: Aceste două setări sunt independente. „Nivelul de acces” (Complet sau Limitat) stabilește ce poate vedea și modifica agentul — Complet include setările contului și facturarea, Limitat oferă acces doar la conversații, vizitatori și setări personale. Statusul Deblocat/Blocat determină dacă agentul poate gestiona conversații în chat — agenții deblocați pot comunica cu vizitatorii (și edita Flows/mesaje automate), cei blocați doar vizualizează statistici și setări. Spre exemplu, un manager poate avea acces complet și să fie blocat (poate doar supraveghea, fără să intervină în conversații), în timp ce agenții de suport sunt, de regulă, deblocați.
Câți agenți puteți adăuga?
Numărul de agenți permis depinde de planul pe care îl folosiți. Pentru a vedea câți agenți aveți sau pentru a adăuga alții noi, deschideți secțiunea Facturare din panou sau luați legătura cu noi din chat-ul de asistență.
Numai agenții deblocați ocupă un loc pe planul dvs. Agenții blocați, cum ar fi un manager fără conversații, nu folosesc un loc. Puteți verifica oricând câte locuri utilizați în Setări → Operatori.
Avansat: transfer de proprietate și ștergere agent
Pentru a șterge un agent care deține Proprietatea contului, este nevoie să transferați mai întâi proprietatea către o altă persoană. Iată cum procedați:
1. Contactați echipa noastră de asistență și anunțați ce agent ar trebui să devină noul proprietar al contului. Transferul de proprietate nu se poate realiza singur din panou – noi vom face transferul pentru dvs.
2. După transfer, proprietarul inițial devine agent obișnuit.
3. Mergeți la Setări → Locație de lucru → Operatori.
4. Găsiți agentul pe care doriți să-l ștergeți, apăsați pe meniul cu trei puncte și alegeți Ștergeți.
Ce urmează?
Atribuiți agent — direcționați automat conversațiile către persoana potrivită.
Mesaj de întâmpinare și transfer către un agent — întâmpinați vizitatorii și transferați conversațiile către un operator live.
Flow – funcții de predare — transferați conversațiile din Flow către un agent live, la nevoie.
💡 Aveți nevoie de ajutor suplimentar? Contactați echipa noastră de asistență — suntem aici să vă ajutăm cu plăcere!