Uitați de schimbatul frecvent între ferestre pentru a răspunde clienților pe email. Datorită integrării cu email a Smartsupp, fiecare mesaj ajunge direct în inbox-ul Smartsupp, împreună cu discuțiile din chat — iar răspunsurile pleacă tot de acolo. Vă arătăm, pas cu pas, cum să conectați Gmail, Seznam sau orice alt serviciu prin SMTP/IMAP.
Articolul este structurat pe câteva secțiuni:
Prezentare generală integrare email
Prin integrarea email, primiți și răspundeți la mesaje chiar din inbox-ul Smartsupp — fără să mai treceți între Gmail, Seznam sau alte aplicații webmail. Fiecare email nou deschide o conversație nouă în Smartsupp, iar răspunsurile rămân grupate în același fir.
Iată câteva informații importante înainte de a începe:
Disponibilă pentru toți agenții activi din contul dvs.
Puteți conecta oricâți furnizori de email simultan.
Oricare agent va vedea subiectul emailului și va putea atașa sau descărca fișiere.
Sincronizarea pornește din momentul conectării — emailurile anterioare nu sunt preluate în Smartsupp.
Sfat: Fiecare agent poate seta o semnătură de email personalizată care se adaugă automat fiecărui răspuns. Aflați cum se configurează.
Pentru început, accesați Setări → Canale și apăsați pe Conectați lângă Integrare email. Aceeași opțiune este disponibilă și din inbox-ul principal.
Conectați Gmail
Gmail folosește autentificarea sigură OAuth de la Google, astfel că nu trebuie să introduceți parola în Smartsupp.
Pasul 1. Din lista de furnizori, selectați Gmail. Veți fi direcționat către pagina de autentificare Google.
Pasul 2. Alegeți adresa Gmail pe care doriți să o conectați (sau conectați-vă la un alt cont) și confirmați cerințele de securitate afișate de Google.
Pasul 3. Acordați permisiunile cerute pentru ca Smartsupp să poată citi și trimite emailuri în numele dvs.
Pasul 4. După autorizare, veți reveni în panoul de control Smartsupp — Gmail este gata conectat.
Notă: Tot procesul de autorizare se desfășoară pe platforma Google — datele de conectare Gmail nu sunt vizibile și nici nu se salvează în Smartsupp.
Conectați Outlook
Outlook folosește autentificarea OAuth de la Microsoft, astfel nu vi se solicită să introduceți parola în Smartsupp.
Pasul 1. Din lista de furnizori, selectați Outlook. Veți fi direcționat către pagina de autentificare Microsoft.
Pasul 2. Alegeți contul Microsoft pe care doriți să îl conectați (sau conectați-vă la alt cont) și confirmați eventualele solicitări de securitate afișate de Microsoft.
Pasul 3. Acordați permisiunile cerute pentru ca Smartsupp să poată citi și trimite emailuri în numele dvs.
Pasul 4. După autorizare, veți fi direcționat în panoul de control Smartsupp — Outlook este activ.
Notă: Folosiți un cont Microsoft de muncă sau școală (Microsoft 365)? Administratorul IT ar putea fi nevoit să aprobe accesul Smartsupp. Dacă apare mesajul "Este necesară aprobare" la autentificare, rugați administratorul să acorde acces pentru întreaga organizație.
Mailboxuri partajate Microsoft 365
O căsuță de email partajată (de exemplu info@company.com) nu poate fi conectată direct. Conexiunea Outlook se face mereu cu căsuța contului cu care vă autentificați — nu există opțiunea de a selecta direct un mailbox partajat, iar integrarea nu folosește permisiunile Acces complet sau Trimite ca.
⚠️ Notă: Dacă un utilizator care are acces la mailboxul partajat își conectează propriul cont, se va sincroniza doar inbox-ul personal, nu cel partajat.
Doriți să conectați o adresă precum info@company.com? Transformați-o mai întâi în căsuță de email obișnuită:
În administrarea Microsoft 365 (Exchange admin center), convertiți mailbox-ul partajat într-un cont de utilizator cu autentificare proprie — va necesita licență. Alternativ, creați un cont dedicat pentru această adresă.
Asigurați contul cu o parolă sigură și activați autentificarea cu doi factori.
Conectați Outlook în Smartsupp (urmați pașii menționați anterior) și autentificați-vă cu respectivul cont.
De acum, doar această căsuță se sincronizează cu Smartsupp — nicio căsuță personală nu mai este implicată.
Eliminarea sau resetarea accesului Smartsupp în Microsoft 365
Dacă folosiți un cont Microsoft business/școlar, administratorul IT poate verifica ori elimina accesul acordat Smartsupp la nivelul organizației. Util atunci când vreți să opriți integrarea Outlook sau să o reconfigurați de la zero.
Pasul 1. În Smartsupp, ștergeți canalul de email Outlook din Setări → Canale.
Pasul 2. Cereți administratorului IT să elimine accesul Smartsupp din Microsoft Entra admin center (Entra ID → Aplicații pentru întreprinderi → Toate aplicațiile → Smartsupp). Se poate revoca permisiunea sau șterge complet aplicația Smartsupp din organizație.
Pasul 3. Dacă doriți să reactivați integrarea, reconectați Outlook în Smartsupp conform pașilor anterioari. Administratorul va trebui să aprobe din nou accesul.
💡 Sfat: Microsoft mai actualizează denumirile elementelor din Entra admin center. Pentru instrucțiuni actualizate, consultați ghidurile oficiale Microsoft: Cum revizuiți permisiunile acordate aplicațiilor și Cum ștergeți o aplicație de întreprindere.
Conectați Seznam
Pentru Seznam (și câțiva furnizori similari), autentificarea se face cu nume de utilizator și parolă direct în formularul de integrare.
Pasul 1. Selectați Seznam din lista de furnizori.
Pasul 2. Introduceți adresa de email, loginul și parola. Opțional, adăugați un nume de expeditor care va apărea destinatarului în răspunsuri.
Pasul 3. Apăsați Finalizați pentru a salva setările.
Notă: Datele de conectare sunt transmise în siguranță direct către furnizorul de email și nu sunt stocate sau vizibile în Smartsupp.
Conectați alți furnizori de email
Aveți căsuță de email la un alt furnizor? O puteți conecta ușor prin SMTP/IMAP. Fiecare furnizor publică detaliile serverelor, de regulă pe pagina de suport sau oferite de echipa tehnică. Găsiți mai jos linkuri utile pentru configurarea SMTP/IMAP la cei mai populari furnizori:
Apple Mail (iCloud) — Setări server iCloud Mail
Proton Mail — Instrucțiuni conectare Proton SMTP
AOL Mail — Conectare AOL Mail cu alte aplicații
Zoho Mail — Acces Zoho IMAP
GMX — Setări server GMX IMAP
Mail.com — Setări server Mail.com IMAP
HubSpot — Configurați IMAP pentru emailul HubSpot
Pasul 1. În Smartsupp, intrați la Setări → Canale și apăsați pe Conectați lângă Integrare email. Puteți porni fluxul de integrare și direct din inbox-ul Smartsupp.
Pasul 2. Completați datele SMTP și IMAP din documentația furnizorului și apăsați Continuați.
Pasul 3. Introduceți loginul și parola emailului, apoi apăsați Finalizați. Integrarea este activă imediat.
Reconectarea unei adrese de email
O adresă de email poate fi conectată la un singur canal email activ simultan. Pentru a reconecta o adresă la alt furnizor — spre exemplu dacă treceți de la IMAP la Outlook sau Gmail — ștergeți mai întâi canalul asociat și reîncepeți conectarea.
Când reconectați aceeași adresă, indiferent de furnizor, canalul original cu tot istoricul conversațiilor se restaurează; doar tipul canalului afișat pe listă poate fi diferit.
💡 Apare eroarea "emailul este folosit"? Adresa este activă pe alt canal, fie în acest cont, fie pe un alt cont Smartsupp. Ștergeți adresa de pe canalul unde este conectată și încercați din nou. Nu găsiți sursa? Contactați echipa noastră de suport și vă ajutăm să deblocați adresa.
Gestionarea emailurilor
După ce ați conectat inbox-ul, puteți gestiona emailurile direct din Smartsupp — și aveți acces la mai multe funcții utile:
Răspundeți, CC și redirecționați — răspundeți la emailuri, adăugați destinatari în CC și trimiteți mesaje mai departe colegilor, direct din conversație.
Trimiteți emailuri noi — compuneți și trimiteți rapid emailuri noi, nu doar răspunsuri la mesaje existente.
Completare automată adresă — pe măsură ce introduceți destinatarul, Smartsupp vă sugerează contacte (nume și email) ca să economisiți timp și să evitați greșeli de scriere.
Ce urmează?
Integrare Facebook — conectați Messenger astfel încât mesajele clienților să ajungă în inbox-ul Smartsupp.
Integrare WhatsApp — aduceți conversațiile WhatsApp Business în același panou cu restul canalelor.
Semnătură email — personalizați o semnătură care se adaugă automat fiecărui răspuns.
Categorii inbox — organizați emailurile, chaturile și celelalte canale pe măsură ce numărul conversațiilor crește.
Integrare Instagram — răspundeți la mesajele directe de pe Instagram în același inbox cu restul canalelor.
💡 Suntem aici să vă ajutăm! Contactați echipa noastră de suport — cu drag vă oferim asistență!