Behandlingsansvarlig: Smartsupp.com, s.r.o., Org.nr.: 036 68 681, med registrert adresse Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, representert av Vladimír Šandera, daglig leder, registrert i Foretaksregisteret ført av Regionsdomstolen i Brno, saksnr. C 86206 (“vi”).

Kontaktinformasjon: dpo@smartsupp.com

Vi tilbyr Smartsupp-plattformen ("Plattformen") hvor vi gir deg Live chat, Flows (tidligere chatbots), Leadgenerering og andre tjenester som bestilles i henhold til våre Vilkår for bruk ("Vilkårene"). Vi tar personvern på alvor. Vår rolle i behandlingen av personopplysninger er todelt. Vi opptrer som databehandlingsansvarlig (eller i noen lover kalt "Business") og også som databehandler (eller noen ganger kalt "Service Provider"). Denne personvernpolicyen beskriver vår rolle som databehandlingsansvarlig, det betyr at du i denne policyen finner relevante opplysninger om formål, behandlingslengde og dine rettigheter.

Plattformen er tilgjengelig på nettstedet: https://www.smartsupp.com/ ("Nettstedet").

Dersom du ønsker å bruke Plattformen som bruker og benytte våre tjenester (da vil vi behandle personopplysninger om f.eks. besøkende på ditt nettsted), behandler vi også personopplysninger i henhold til dine instruksjoner. Vær oppmerksom på at du i slike tilfeller er behandlingsansvarlig. Reglene for hvordan vi håndterer personopplysninger i slike tilfeller finnes i våre Data Processing Terms tilgjengelig her: https://help.smartsupp.com/nb/articles/12647343.

Vi har delt opp artikkelen i noen seksjoner:

For å være så transparente som mulig, har vi delt personopplysningene vi behandler i følgende kategorier:

Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg, eller, hvis du er bruker av Plattformen og din konto ble opprettet av din arbeidsgiver/avtalepart, kan vi få personopplysninger fra en slik arbeidsgiver/avtalepart vi har kontraktsforhold med.

Plattformen vår er ikke beregnet for lagring eller behandling av særlige kategorier personopplysninger (slik som helsedata, biometrisk informasjon osv.).

Vi bruker personopplysningene dine til å tilby deg tjenestene du har bedt om, som også kan
inkludere e-postvarsler og nyhetsbrev, sikre kundesupport, oppfylle juridiske
forpliktelser osv. Alle formål og bruk av data er angitt i denne del B av Personvernpolicyen hvor du finner hvilke formål vi bruker dataene dine til, hvilke typer data som behandles og hvor lenge dataene lagres for behandlingen.
​
Vi selger ikke personopplysningene dine til tredjeparter, men kan dele dem med partnere som hjelper oss å levere tjenestene våre (se Del D av denne Personvernpolicyen).

Vi behandler primært personopplysninger for å tilby deg våre tjenester, for å gi deg konto i Plattformen (og for å gi dine ansatte og øvrig personell tilgang) og forespurte tjenester, spesielt når du registrerer deg i Plattformen, oppretter brukerkonto, fyller ut faktureringsinformasjon og betaler for tjenestene våre eller kontakter oss for mer informasjon. Som en del av dette kan vi sende deg meldinger om inngåelse og oppfyllelse av kontrakt, produkt- og tjenestenyheter, betalingspåminnelser, tilbakestilling av passord og annen viktig informasjon. Denne informasjonen (og annen korrespondanse) kan også sendes deg via e-post (e-postvarsling). For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, innloggingsinformasjon, kontaktopplysninger, betalings- og faktureringsinformasjon, logginformasjon, IP-adresse og annen informasjon om bruk av Plattformen, data knyttet til oppfyllelse av avtale samt kommunikasjonsdata når kommunikasjonen gjelder avtaleforholdet.

Betalinger gjøres gjennom betalingstilbydere som beskrevet i Del D – mottakerliste.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av kontrakt mellom deg og oss og behovet for å iverksette tiltak etter din forespørsel før kontraktsinngåelse. Dersom du ikke er direkte part i kontrakten (hvis du for eksempel er en ansatt eller representant for vår kunde), behandler vi personopplysningene dine på grunnlag av vår berettigede interesse i oppfyllelsen av inngåtte kontrakter.

Dataene behandles så lenge kontrakten løper og den tid som er nødvendig for å oppfylle forpliktelser etter kontrakten. Hvis du ikke benytter kontoen i lengre tid, blir den deaktivert, men ønsker du å slette informasjon om kontoen din, må du kontakte oss via kontaktinformasjonen eller support eller andre kontaktmuligheter.

Om Google Workspace API: Vi bekrefter at vår applikasjons bruk av Google Workspace-APIer er strengt begrenset til å levere våre tjenester til brukere. Vi bruker ikke data fra Google Workspace-APIer til å utvikle, forbedre eller trene generelle AI- eller maskinlæringsmodeller. Vår bruk av disse API-ene følger Googles begrensede bruksbetingelser som beskrevet her.

Vi behandler også personopplysningene dine for å gi deg kundestøtte, håndtere alle henvendelser og forespørsler, oppfølging og dokumentasjon for videre kommunikasjon med andre enheter.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktinformasjon, IP-adresse og annen informasjon om bruk av Plattformen, data knyttet til oppfyllelse av avtalen og kommunikasjonsdata om kommunikasjonen gjelder kundestøtte.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av kontrakt eller vår berettigede interesse.

Personopplysninger behandles i løpet av kundeforholdet og så lenge det er nødvendig for å ivareta våre egne rettslige interesser eller nødvendig for å håndtere henvendelsen. Maksimal lagringstid er satt til 3,5 år etter at henvendelsen ble sendt inn.

Vi bruker også informasjon for å evaluere kunders bruk av produktet, vurdere tilfredshet, trender og sikre maksimal bruk av Plattformen.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktinformasjon, brukerinformasjon, data knyttet til oppfyllelse av avtalen, informasjon fra spørreskjema.

Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse, som er å forbedre plattformen og brukeropplevelsen.

Personopplysningene lagres så lenge det gjensidige forholdet består. Dataene behandles i rimelig periode som kreves for kommunikasjon eller gjennomføring av undersøkelser.

Vi kan også behandle opplysninger dine for å beskytte oss mot uautorisert bruk av Plattformen og tjenestene, og sikre trygg bruk. Vi kan også bruke personopplysninger for å beskytte egne krav eller for å undersøke, forebygge eller iverksette tiltak mot ulovlige aktiviteter, mistanke om svindel, situasjoner med potensiell fysisk fare for noen person eller brudd på våre vilkår. Dette formålet omfatter også behandling av personopplysninger ved håndtering av klager.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, innloggingsinformasjon, kontaktopplysninger, betalings- og faktureringsinformasjon, logginformasjon, IP-adresse og annen informasjon om bruk av Plattformen, brukerinformasjon, data knyttet til oppfyllelse av avtalen og kommunikasjonsdata knyttet til avtaleforholdet.

Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse i å beskytte våre rettigheter og plikter samt beskytte mot svindel og misbruk.

Vi behandler dataene så lenge foreldelsesfrister eller andre tidsfrister for å gjøre rettskrav gjeldende løper. Denne perioden kan endres avhengig av nåværende forhold og ved spesifikke funn av svindel. Generelt settes perioden for behandling etter foreldelsesfristene (ofte 10 år iht. gjeldende lover).

Som alle andre selskaper må vi oppfylle juridiske forpliktelser, særlig innen skatt, regnskap og andre områder som gjelder for oss. Samtidig må vi kunne samarbeide med myndigheter dersom vi er lovpålagt det.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktinformasjon, betalings- og faktureringsinformasjon, data knyttet til oppfyllelse av avtalen, kommunikasjonsdata (dersom de brukes ifm. juridiske forpliktelser).

Rett grunnlag for denne behandlingen er oppfyllelse av juridiske forpliktelser.

Disse dataene behandles i perioden som er pålagt ved lov. Vi er lovpålagt å oppbevare regnskapsbilag og regnskapsopptegnelser (fakturaer) i 5 år fra slutten av regnskapsåret de gjelder. Vi skal også oppbevare fakturaer i 3 år fra slutten av det skatteåret MVA-plikt til fakturaen oppstod. Skattedokumenter skal oppbevares i 10 år fra slutten av skatteåret transaksjonen fant sted.

Fra tid til annen kan vi sende deg kommersiell kommunikasjon via e-post. Dette gjelder ikke kommunikasjon som gjelder avtaleforholdet (f.eks. oppdaterte vilkår, betalingsvarsler, forsinkelser osv.), men informasjon om kampanjer, rabatter, kampanjer og annet som fremmer merkevaren vår.

For dette formålet vil vi behandle e-postadresse og identifikasjonsinformasjon.

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er delt opp i to:

· Hvis du oppretter konto og registrerer deg, inngår vi kontrakt og et kundeforhold oppstår. Da behandles persondata på grunnlag av vår berettigede interesse (direkte markedsføring).

· Hvis du abonnerer på vårt nyhetsbrev, gir du oss samtykke til slik behandling ved å abonnere.

Du kan når som helst melde deg av nyhetsbrev via avmeldingslenkene som finnes i bunnen av hver melding. Du kan også trekke tilbake samtykket, som har samme effekt.

Personopplysninger behandles i 2 år fra siste aktive visning av nyhetsbrevet, med mindre du melder deg av tidligere.

Vi elsker å dele informasjon om din vurdering av Plattformen og fortelle verden. Derfor kan vi behandle personopplysningene dine og dele din vurdering på våre sosiale sider eller Nettstedet.

For dette formålet behandler vi identifikasjonsinformasjon, kontaktinformasjon og innloggingsinformasjon. Ved eksplisitt samtykke behandler vi også bilder, bedriftens navn, stilling og andre personopplysninger du inkluderer i vurderingen.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke.

Dine personopplysninger i vurderinger behandles til samtykket trekkes tilbake, men maks 5 år.

Du kan også delta i våre webinarer og andre kurs vi arrangerer. Vi behandler personopplysningene dine for å organisere og gi deg tilgang til webinar eller kurs. Merk at vi kan ta bilder eller videoopptak av noen av arrangementene. Vi prøver å gjøre dette så anonymt som mulig, og navnet eller detaljer blir ikke inkludert med mindre du har gitt tillatelse (f.eks. ved referanse).

Vi behandler identifikasjonsinformasjon, kontaktinformasjon, betalings- og faktureringsinformasjon og bilder og videoer.

Det rettslige grunnlaget er gjensidig avtale som inngås ved påmelding til webinar/kurs.

Personopplysninger behandles i løpet av avtalen og i 4 år etter avtalens opphør.

Vi behandler personopplysninger for å drifte Nettstedet og Plattformen og sikre driftssikkerhet, det vil si for intern funksjon av Plattformen, identifikasjon av deg som registrert bruker ved navigering og gjentatte besøk på Plattformen samt for å sikre brukersikkerheten. Vi må også behandle informasjon om dine preferanser, slik som samtykker, hvilke informasjonskapsler du samtykker til, samtykke-strenger for personalisering og markedsføring osv.

For dette formålet behandler vi tekniske data som IP-adresse og nødvendige informasjonskapsler.

Det rettslige grunnlaget er vår berettigede interesse i at Plattformen fungerer riktig og trygt. Dataene behandles vanligvis under dine besøk på Plattformen, eller i maksimal perioden angitt i infokapsel-baren eller cookiepolicyen. Merk at nettleseren din kan angi lagringsperiode for informasjonskapsler.

Vi behandler personopplysningene dine for å forstå hvordan besøkende bruker Nettstedet eller Plattformen. Som en del av dette kan vi overvåke trafikken til Nettstedet/Plattformen, optimalisere den og gjøre besøket ditt smidigere og mer brukervennlig.

For dette formålet behandler vi informasjonskapsel-data som er kategorisert som analytiske, levert av oss eller tredjepart når du har gitt samtykke. Dataene behandles vanligvis under besøket på Plattformen, eller i maksperioden angitt i infokapsel-baren eller cookiepolicyen. Merk at nettleseren din kan angi hvor lenge informasjonskapslene lagres.

Vi behandler personopplysningene dine for å få informasjon om dine personlige preferanser og vise relevant annonsering. Dermed kan vi promotere og tilby produkter og tjenester på siden og vise deg markedsføringskommunikasjon for tjenester du har interessert deg for og markedsføre merkevaren på nett. Dette kan også omfatte promotering av våre tjenester via sosiale medier, i slike tilfeller deler vi slik informasjon med tredjepart.

For dette formålet behandler vi informasjonskapsel-data som er kategorisert som markedsføring, levert av oss eller tredjepart når du har samtykket. Dataene behandles vanligvis under ditt besøk på Plattformen, eller i maksperioden angitt i informasjonskapselbaren eller cookiepolicyen. Merk at nettleseren din kan angi hvor lenge informasjonskapslene lagres.

Smartsupp tilbyr en valgfri kobling basert på Model Context Protocol (MCP) slik at du kan bruke Plattformen fra en tredjeparts AI-assistent du selv velger, som ChatGPT (OpenAI) eller Claude (Anthropic) ("AI-assistenten"). Koblingen fungerer kun etter at en bruker av din Smartsupp-konto har lagt den til i AI-assistenten og autoriserer via pålogging til Smartsupp. AI-assistenten kan da kun utføre handlinger innenfor brukerens tillatelser.

Behandlede data. Avhengig av hva du ber AI-assistenten om å gjøre, kan koblingen lese eller endre følgende data lagret i din Smartsupp-konto:

Vi mottar kun parameterne for forespørsler AI-assistenten sender oss. Vi mottar ikke samtaler mellom deg og AI-assistenten, dens chathistorikk, minne eller filer du laster opp til den. For å levere koblingen behandler vi også autorisasjonsdata (tilgangstokener og identifikator for koblet AI-assistent) og tekniske logger over forespørsler til koblingen.

Formål og rettslig grunnlag. Vi behandler dataene i din konto for å utføre handlinger du ber om gjennom AI-assistenten, på din instruksjon som din databehandler under våre Data Processing Terms. Vi behandler autorisasjonsdata og tekniske logger for å levere koblingen (oppfyllelse av avtaleforhold) og for å holde Plattformen trygg og forhindre misbruk (berettiget interesse). Vi bruker ikke dataene som går gjennom koblingen til å trene AI-modeller, vi selger dem ikke og vi bruker dem ikke til annonsering.

Mottakere. Data koblingen svarer med sendes til AI-assistenten du har valgt, hvis tilbyder behandler dem i henhold til din avtale og dens personvernpolicy. Dersom tilbyder behandler data utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, skjer overføringen på din instruksjon og under beskyttelsen i din avtale med tilbyder.

Lagring. Vi lagrer ikke egne kopier av data koblingen svarer med; de forblir i Smartsupp-kontoen din og lagres i tråd med det som står i våre Data Processing Terms. Tilgangstokener utløper automatisk etter en begrenset periode. Tekniske logger over connector-forespørsler inneholder bare metadata (som tidspunkt, verktøy brukt og resultatstatus), ikke innholdet i forespørsler eller svar, og lagres i 30 dager.

Dine valg. Koblingen er valgfri og av inntil du aktiverer den. Du kan koble den fra når som helst via koblingsinnstillingene i AI-assistenten, etter det har AI-assistenten ikke lenger tilgang til kontoen din. Du kan også be oss om å trekke tilkoblingen tilbake via dpo@smartsupp.com.

Personopplysninger lagres innenfor perioden fastsatt for hver behandling i del B av denne personvernpolicyen. Generelt vil vi beholde personopplysningene dine så lenge det trengs for å
oppfylle formålene beskrevet i denne personvernpolicyen, med mindre lengre lagring er påbudt eller tillatt ved lov (f.eks. for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav). Når lagringsperioden for en gitt type data utløper, slettes eller destrueres de.
​
​Du kan også be om at dine data slettes ved å kontakte oss på dpo@smartsupp.com.
​Vi vurderer forespørselen i henhold til del F.4 i denne personvernpolicyen.

Vi overfører eller deler ikke opplysningene dine med tredjeparter til andre formål
enn angitt i denne personvernpolicyen (del B). Også formålene for alle mottakere fremgår av tabellen under. Vi deler personopplysninger med følgende mottakere:

Ved bruk av informasjonskapsler på nettstedet vårt og i produktet kan vi også dele personopplysningene dine med andre mottakere, slik som: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

Ved anmeldelser kan personopplysningene dine deles på andre plattformer, som: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
I tillegg kan vi dele opplysningene dine med bestemte tredjeparter som databehandlingsansvarlige for å "oppfylle juridiske plikter" hvis vi er lovpålagt dette (særlig forvaltningsmyndigheter, politimyndigheter og domstoler). Tilsvarende kan vi være forpliktet til å dele data med personer som hevder å være skadelidte av din atferd.

Det er innført sikkerhetsprosedyrer for å beskytte konfidensialiteten til dine data. Plattformen hvor personopplysninger behandles tillater kun sikre kanaler eller protokoller for eksterne nettverkstilkoblinger. Vi krypterer dataene via SSL/TLS for all dataoverføring. Vi har også innført mekanismer for å begrense fysisk eller online tilgang til servere som lagrer personopplysninger. Vi har rutiner for regelmessig testing, vurdering og evaluering av effektiviteten til tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre datasikkerhet.

For alle spørsmål vedrørende behandling av personopplysningene dine, enten det gjelder spørsmål, utøvelse av rettigheter, innsending av klage til oss osv., kan du kontakte oss på dpo@smartsupp.com .

Forespørselen din behandles uten ugrunnet opphold, og senest innen 1 måned. I særlige tilfeller, spesielt på grunn av kompleksitet, har vi rett til å utvide denne perioden med ytterligere 2 måneder. Vi informerer deg selvfølgelig alltid om forlengelse og årsak.

Du har også rett til å klage til tilsynsmyndigheten som beskrevet under.

Du har rett til å få bekreftelse på om vi behandler dine personopplysninger. Hvis vi gjør det, kan du be om tilgang til informasjon om behandlingsformål, omfang, mottakere, behandlingsvarighet, rett til retting, sletting, begrensning av behandling og å protestere, rett til å klage og kilde til personopplysningene (denne informasjonen er også i dette dokumentet). Du kan også be oss om en kopi av dine personopplysninger vi behandler. Første kopi er gratis; ytterligere kopier kan påløpe gebyr. Omfanget kan begrenses for ikke å krenke andre personers rettigheter og friheter.

Du har rett til å trekke samtykket til behandling av personopplysninger når som helst. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av behandling før det ble trukket og fører ikke til opphør av behandling av allerede anonymiserte opplysninger.

Du har rett til å be oss rette uriktige personopplysninger om deg. Avhengig av formålet med behandlingen, kan du også ha rett til å få mangelfulle personopplysninger supplert, inkludert ved å gi en tilleggserklæring.

Du har rett til å be om at personopplysningene dine slettes dersom:

Du kan likevel ikke bruke denne retten hvis behandling er nødvendig for å oppfylle rettslige plikter, for oppgaver i allmennhetens interesse eller for å etablere, utøve eller forsvare rettskrav.

Du har rett til å be oss begrense behandlingen av personopplysningene dine i tilfeller hvor:

Du har rett til å få en kopi av personopplysningene dine som vi behandler automatisk på grunnlag av ditt samtykke eller for å oppfylle en kontrakt. Vi vil overføre informasjonen i et vanlig brukt og maskinlesbart format til deg eller en behandlingsansvarlig du oppgir, hvis det er teknisk mulig. Omfanget kan begrenses for ikke å krenke andre personers rettigheter og friheter.

Du har rett til å protestere på behandling vi gjør med grunnlag i vår berettigede interesse. Vi vil avslutte behandlingen med mindre det finnes andre tungtveiende grunner eller det er nødvendig for å etablere, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav, eller hvis du protesterer mot behandling for direkte markedsføring. Spesiell regel gjelder for nyhetsbrev: da avslutter vi utsending av slike nyhetsbrev.

I tillegg til å utøve rettigheter hos oss kan du klage til tilsynsmyndigheten, som er Datatilsynet, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Denne personvernpolicyen gjelder fra 08.10.2026. Vi kan endre denne policyen fra tid til annen, så sjekk den jevnlig. Vi legger ut endringer på vårt Nettsted.