Gli agenti sono le persone del tuo team che chattano con i visitatori sul sito web. Prima che possano iniziare, devi creare l’accesso al tuo account Smartsupp per loro. Nel dashboard, gli agenti sono chiamati Operatori. In questa guida vedrai come invitare nuovi agenti, gestire il loro accesso, le loro attività e le operazioni avanzate come il trasferimento di proprietà.
🟡 Buono a sapersi: Il numero di agenti che puoi aggiungere dipende dal piano. Per vedere il limite attuale o aggiungere nuovi posti, vai nella Sezione fatturazione nel dashboard oppure contattaci tramite il supporto.
Abbiamo suddiviso la guida in sette sezioni:
Chi sono gli agenti?
Gli agenti sono il cuore di ogni chat dal vivo. Sono loro che parlano con i visitatori sul tuo sito — rispondono alle domande o li aiutano a trovare quello che cercano. Prima che possano chattare, crea loro l’accesso a Smartsupp.
Come invitare un nuovo agente
Invitare un nuovo agente è davvero facile. Vai su Impostazioni → Operatori, poi clicca su Invita operatore.
Inserisci l’email dell’agente e riceverà subito l’invito. Il link è valido per 7 giorni. Appena accetta, viene reindirizzato su Smartsupp dove sceglie il nome agente e crea una password.
Nel modulo d’invito puoi anche scegliere il Livello di accesso dell’agente — Accesso completo o Accesso limitato. Accesso completo è selezionato di default, ma puoi cambiare. Il livello scelto verrà applicato quando l’agente accetta. Nei piani con numero limitato di agenti, se tutti i posti sono già occupati, Accesso completo è disabilitato, Accesso limitato si seleziona da solo e vedrai un messaggio che ti avvisa.
💡 Nota: Se sei già loggato su Smartsupp, il link d’invito ti porta direttamente al dashboard invece che alla pagina di accettazione. Per accettare l’invito, esci dal profilo oppure apri il link con un altro browser.
Non riesci a invitare un agente? (email già esistente)
Non puoi invitare qualcuno che ha già un account Smartsupp separato. Se compare l’errore "Email già esistente", significa che quell’email è già registrata. Per risolvere, segui questi passaggi:
1. Chiedi alla persona di accedere al proprio Smartsupp usando quella email.
2. Fagli eliminare il suo account separato.
3. Dopo aver eliminato l’account, aggiungi l’email come agente al tuo account.
In alternativa, puoi invitarli usando un altro indirizzo email.
Modifica info e accesso operatore
Per modificare le informazioni di un agente (nome, email, descrizione), clicca sui tre puntini accanto al nome dell’agente e seleziona Modifica operatore.
Puoi cambiare anche il Livello di accesso dell’agente lì:
Accesso completo — vede tutte le impostazioni personali e aziendali, inclusa la fatturazione, e può chattare con i visitatori. Da assegnare solo a chi gestisce o alle figure senior.
Accesso limitato — vede solo conversazioni, visitatori e le proprie impostazioni (profilo, scorciatoie, notifiche), e può chattare. Gli agenti con accesso limitato non vedono la pagina Home della dashboard.
Attivare o disattivare gli agenti
Dopo aver creato un agente, scegli tu se può chattare con i visitatori. Hai due tipi di agente:
Agente attivo — può chattare con i visitatori. Solo gli attivi possono modificare messaggi automatici e Flows.
Agente inattivo — ha accesso solo a statistiche e impostazioni, non può chattare. Perfetto per chi si occupa solo di statistiche, impostazioni o della fatturazione, come manager e titolari.
Per cambiare stato, sposta il pulsante verso destra (attiva) o verso sinistra (disattiva).
Come funzionano livello di accesso e stato attivo: Sono due impostazioni diverse. Il Livello di accesso (Completo o Limitato) serve per scegliere cosa l’agente può vedere e fare — con l’accesso completo vede anche impostazioni aziendali e fatturazione, con quello limitato può solo gestire le conversazioni e le proprie impostazioni. Attivo/Inattivo invece decide se l’agente può chattare — gli attivi gestiscono chat e modificano Flows/messaggi, gli inattivi solo statistiche e impostazioni. Ad esempio: un manager può essere Accesso completo + inattivo (controlla tutto, senza chattare), mentre chi fa supporto di solito è attivo.
Quanti agenti posso aggiungere?
Il numero di agenti si basa sul piano che hai. Per vedere la quantità o per aggiungerne altri, vai nella Sezione fatturazione nel dashboard o scrivici via chat.
Avanzato: trasferire la proprietà & eliminare un agente
Per eliminare un agente che è il proprietario dell’account, devi prima trasferire la proprietà a un altro agente. Ecco come fare:
1. Scrivi al nostro team di supporto indicandoci a chi trasferire la proprietà. Il trasferimento lo facciamo noi, non si fa dal dashboard.
2. Dopo il trasferimento, il proprietario originale torna normale agente.
3. Vai su Impostazioni → Workplace → Operatori.
4. Trova l’agente che vuoi eliminare, clicca i tre puntini e scegli Elimina.
E ora?
Assegna agente — smista le conversazioni in automatico all’agente giusto.
Messaggio di benvenuto e trasferimento a un agente — dai subito il benvenuto ai visitatori e passa la chat a un agente reale.
Flow – funzione per trasferimento messaggi — fai arrivare le conversazioni dal Flow a un agente quando serve.
💡 Hai bisogno di aiuto? Contatta il nostro team di supporto — saremo felici di darti una mano!