La casella di posta è il posto in cui leggi e rispondi a tutte le conversazioni. In questa guida trovi le principali impostazioni e funzioni che ti aiutano a tenere tutto in ordine — dalle categorie delle conversazioni e i canali alle informazioni sul visitatore, la cronologia di navigazione, le notifiche e i filtri.
Troverai l’articolo suddiviso in queste sezioni:
Novità: lascia note private visibili solo al team direttamente nelle conversazioni — Note interne nelle conversazioni
Categorie di conversazione
Le conversazioni sono suddivise in due categorie principali: aperte e risolte. Le chat in cui tu o il tuo team state lavorando rimangono in aperte; quelle concluse passano tra le risolte.
Per segnare una conversazione come risolta, clicca il pulsante verde Risolvere in alto a destra dentro la conversazione o dall’elenco delle conversazioni. Se il visitatore ti scrive di nuovo, la chat si riapre automaticamente in aperte. Puoi risolvere una conversazione solo se ti è assegnata, oppure se sei un operatore con accesso completo o il proprietario dell’account.
💡 La scheda aperte è suddivisa in sottocategorie per rendere la gestione delle code ancora più semplice. Scopri di più su casella di posta – categorie.
Come i clienti ti contattano
I clienti possono scriverti tramite diversi canali: chat box sul tuo sito, Facebook Messenger, WhatsApp o email. Ogni messaggio che arriva nella dashboard è contrassegnato da un’icona che ti indica da dove proviene (le chat dal sito non hanno icona).
Live chat sul sito web
Il modo più frequente in cui inizia una conversazione è tramite la chat box del sito. Queste chat non hanno un’icona dedicata. Quando rispondi, il cliente riceve subito la notifica nella chat box e può visualizzare la risposta immediatamente.
Facebook Messenger
Per ricevere i messaggi della tua pagina Facebook dentro la dashboard, prima collega Smartsupp alla pagina Facebook. Vedrai così ogni chat con l’icona blu di Messenger e potrai rispondere direttamente da Smartsupp — senza dover cambiare piattaforma.
Messaggi email
A volte i visitatori lasciano il sito prima che tu possa rispondere. Se hai la loro email, puoi comunque scrivere direttamente dalla dashboard. Quando rispondono, il messaggio appare automaticamente nella dashboard, con l’icona di una busta rossa. Smartsupp può inviare messaggi email quando:
il visitatore ti lascia il suo indirizzo email (ad esempio tramite il modulo di contatto),
il tuo account Smartsupp è collegato al sistema interno e il visitatore è loggato,
aggiungi manualmente l’email tra le informazioni del visitatore,
il visitatore ha usato il Flow Leadgen.
Se hai un account WhatsApp Business puoi ricevere messaggi dagli utenti direttamente nella dashboard. Per i dettagli su come configurarlo, consulta la guida all’integrazione con WhatsApp.
Info sul visitatore
Aprendo una conversazione, sulla destra vedi una scheda con tutte le informazioni disponibili sul visitatore, tra cui:
Nome, email e numero di telefono (tutti modificabili)
Posizione
Sistema operativo e browser utilizzati (nome e versione)
Consenso GDPR — tutto spiegato in questa guida
La tua nota (visibile solo agli operatori)
Cronologia delle conversazioni con lo stesso visitatore
Cronologia di navigazione e pagina di provenienza (vedi le condizioni sotto)
Etichette di contatto — tutto qui spiegato
💡 Il visitatore è già uscito? Nessun problema: puoi rispondere lo stesso. Quando torna sul sito, vedrà subito la tua risposta in chat — e se ha lasciato una email la riceverà anche lì.
Cronologia di navigazione
La cronologia di navigazione ti mostra quali pagine ha visitato il visitatore e da dove è arrivato (referrer). Trovi queste info nella scheda del visitatore durante o dopo una conversazione.
Quando è disponibile
La cronologia di navigazione viene memorizzata solo se sono veri tutti questi requisiti:
Consenso ai cookie: il visitatore ha accettato i cookie sul sito.
Codice di tracciamento installato: il codice di Smartsupp è installato correttamente sul sito.
Interazione del visitatore: il visitatore ti ha scritto almeno un messaggio (non basta visitare il sito).
Come visualizzarla
1. Apri la conversazione con il visitatore nella dashboard.
2. Vai sulla scheda info del visitatore a destra.
3. Nella sezione cronologia di navigazione trovi tutte le pagine visitate e il referrer.
Nota: La cronologia di navigazione viene registrata alle stesse condizioni per tutti i piani, sia free che a pagamento. Senza il consenso ai cookie, o se il visitatore non ti scrive mai, la cronologia non è disponibile.
Note interne ed eliminazione dei messaggi
Vuoi lasciare un contesto ai colleghi? Cambia il compositore in modalità nota e aggiungi una nota interna direttamente nella conversazione. Le note interne sono visibili solo agli operatori — i clienti non le vedranno mai nella dashboard.
Hai scritto qualcosa per sbaglio? Puoi anche eliminare un messaggio inviato direttamente dalla conversazione. Per adesso, l’eliminazione è disponibile solo per gli operatori.
Notifiche di conversazione
Tra le impostazioni puoi attivare due tipi di notifiche via email, così non perdi mai nessun messaggio:
Messaggi offline — qualcuno ti scrive quando sei offline.
Conversazione persa — sei online, ma il visitatore abbandona prima che tu possa rispondere.
Vuoi saperne di più? Ecco tutte le notifiche email.
Nota: Qui parliamo solo delle notifiche via email; per quelle dell’app mobile vedi la guida per Android o iPhone & iPad. E non preoccuparti: i numeri delle carte di credito vengono automaticamente individuati e nascosti nelle conversazioni.
Personalizzazione della barra laterale
La barra laterale sinistra della tua casella di posta può essere adattata alle abitudini della tua squadra.
Etichette nella barra laterale — Adesso le tue etichette appaiono proprio in fondo alla barra, per filtrare le conversazioni con un click senza dover entrare nella ricerca avanzata.
Riordina le sezioni — Trascina le sezioni della barra laterale (e le voci all’interno, come le etichette) per sistemarle come preferisci. È solo l’inizio: a breve potrai creare le tue viste personalizzate.
Filtra le conversazioni
Puoi filtrare le conversazioni risolte per:
Valutazione, operatori, canali, flow, auto-messaggi, gruppo, etichette, pagina web (URL) e indirizzo IP.
Per filtrare: vai in Casella di posta > Risolte > Cerca (o ricerca avanzata), scegli uno o più criteri e clicca su applica.
Nota — casella vuota? Potrebbe essere attivo un filtro temporale (tipo ieri o ultimi X giorni) che nasconde le conversazioni fuori intervallo. Se sembra che manchi qualcosa, controlla i filtri attivi e togli il filtro temporale.
E adesso?
Casella di posta – categorie — scopri come sono organizzate Aperte, Risolte e Canali+.
Etichette nella casella di posta — organizza le conversazioni usando le etichette.
Integrazione email — gestisci anche le email direttamente nella casella di posta.
💡 Hai bisogno di aiuto? Scrivi al nostro supporto — siamo sempre qui per te!