Gli agenti sono i membri della tua squadra che chattano con i visitatori sul tuo sito web. Prima che possano iniziare, devi creare loro un accesso al tuo account Smartsupp. Nel dashboard, gli agenti sono chiamati operatori. In questo articolo viene spiegato come invitare agenti, gestire i loro accessi e attività e occuparsi di operazioni avanzate come il trasferimento della proprietà.
🟡 Buono a sapersi: Il numero di agenti che puoi aggiungere dipende dal tuo piano. Per vedere il limite attuale o aggiungere nuovi posti, apri la sezione Fatturazione nel tuo dashboard o contatta il nostro team di supporto.
Abbiamo suddiviso questo articolo in sette sezioni:
Chi sono gli agenti?
Gli agenti sono la parte più importante di ogni chat dal vivo. Sono le persone che comunicano con i visitatori sul tuo sito web, rispondendo alle domande o aiutando i visitatori a trovare il prodotto che cercano. Prima che possano chattare, devi creare loro un accesso nel tuo account Smartsupp.
Come invitare un nuovo agente
Invitare un nuovo agente è semplice. Vai su Impostazioni → Operatori e clicca su Invita operatore.
Inserisci l'indirizzo email dell'agente e riceverà l'invito via email. Il link dell'invito resta valido per 7 giorni. Dopo averlo accettato, l'agente viene reindirizzato su Smartsupp, dove inserisce il proprio nome e crea una nuova password.
Direttamente nel modulo di invito puoi anche scegliere il livello di accesso del nuovo agente — Accesso completo o Accesso limitato, con Accesso completo preselezionato. Il livello scelto viene applicato una volta accettato l'invito. Nei piani con numero limitato di posti per agenti, quando tutti i posti sono occupati, Accesso completo appare grigio/disabilitato, Accesso limitato viene selezionato automaticamente e il modulo ti avvisa che tutti i posti sono utilizzati.
💡 Nota: Se sei già loggato su Smartsupp, l'invito ti reindirizzerà direttamente al dashboard. Per accettare un invito mentre sei loggato, esci prima oppure apri il link in un altro browser.
Non puoi invitare un agente? (email già esistente)
Non è possibile invitare una persona che ha già un proprio account Smartsupp indipendente. Se compare l'errore "Email già esistente", significa che quell'email è già registrata come account Smartsupp separato. Per risolvere:
1. Chiedi alla persona di accedere al suo account Smartsupp indipendente usando l’indirizzo email in conflitto.
2. Falle eliminare quell’account personale da dentro Smartsupp.
3. Una volta eliminato l’account, potrai aggiungere l’email tra gli agenti del tuo account.
In alternativa, puoi semplicemente invitarla usando un altro indirizzo email.
Modifica info e accesso operatore
Per modificare le informazioni di un agente (nome, email, descrizione), clicca sui tre puntini nella riga dell’agente e scegli Modifica operatore.
Puoi anche cambiare il livello di accesso dell'agente nello stesso menu:
Accesso completo — può accedere a tutte le impostazioni personali e aziendali, incluse le informazioni di fatturazione, e può chattare con i visitatori. Raccomandato solo per dipendenti senior o dirigenti.
Accesso limitato — può accedere solo a conversazioni, visitatori e impostazioni personali (profilo, scorciatoie, notifiche) e può chattare con i visitatori. Gli agenti con accesso limitato inoltre non vedono la pagina Home del dashboard.
Blocca o sblocca agenti
Ogni agente è sbloccato o bloccato. Puoi vedere lo stato di ogni agente nell'elenco operatori in Impostazioni → Operatori:
Sbloccato: l'agente può chattare con i visitatori. Solo gli agenti sbloccati possono modificare messaggi automatici e Flows.
Bloccato: l'agente non può chattare con i visitatori né accedere alle conversazioni, ma può comunque visualizzare statistiche e impostazioni. Utile per proprietari o manager che hanno bisogno solo di una panoramica o dell'accesso alla fatturazione ma non chattano.
Per bloccare un agente, clicca sui tre puntini accanto al suo nome, scegli Blocca operatore e conferma con Blocca. Per sbloccarlo, scegli Sblocca operatore dallo stesso menu. Lo sblocco è immediato, senza conferma.
🟡 Buono a sapersi:
Non puoi bloccare un agente se è l'unico operatore del tuo account.
Solo il proprietario dell'account può bloccare o sbloccare il proprietario.
Puoi sbloccare un agente solo se il tuo piano prevede un posto agente libero. Se tutti i posti sono occupati, libera uno slot oppure aggiungine altri nella sezione Fatturazione.
Come combinare livello di accesso e stato di blocco: Sono due impostazioni separate. Il livello di accesso (completo o limitato) controlla cosa può vedere e modificare l'agente — completo include anche impostazioni aziendali e fatturazione, limitato riguarda solo conversazioni, visitatori e impostazioni personali. Sbloccato/bloccato controlla se l'agente può gestire le chat: gli agenti sbloccati chattano con i visitatori (e possono modificare Flows e messaggi automatici), i bloccati non chattano e possono solo vedere statistiche e impostazioni. Per esempio, un manager può avere accesso completo + bloccato (panoramica completa, ma niente chat), mentre un agente di supporto è normalmente sbloccato.
Quanti agenti posso aggiungere?
Il numero di agenti dipende dal tuo piano. Per vedere quanti agenti hai — o per aggiungerne altri — apri la sezione Fatturazione nel dashboard o contatta il nostro team di supporto tramite il widget chat.
Solo gli agenti sbloccati contano ai fini del numero previsto nel tuo piano. Gli agenti bloccati, come ad esempio un proprietario che non gestisce le chat, non occupano uno slot. Puoi vedere quanti posti stai utilizzando in Impostazioni → Operatori.
Avanzato: trasferisci proprietà ed elimina un agente
Per eliminare un agente che è il proprietario attuale dell'account, devi prima trasferire la proprietà a un altro agente. Esegui questi passi:
1. Contatta il nostro team di supporto e comunicaci quale agente deve diventare il nuovo proprietario dell'account. Non è possibile trasferire la proprietà in autonomia dal dashboard — provvederemo noi al trasferimento per te.
2. Dopo il trasferimento, il proprietario originale diventa un agente regolare.
3. Vai su Impostazioni → Ambiente di lavoro → Operatori.
4. Trova l'agente che vuoi eliminare, clicca sui tre puntini del suo menu e seleziona Elimina.
E ora?
Assegna agente — instrada automaticamente le conversazioni all'agente giusto.
Messaggio di benvenuto e trasferimento all'agente — accogli i visitatori e passa la chat a un agente dal vivo.
Flow – funzione per trasferimento messaggi — passa le conversazioni da Flow a un agente quando necessario.
💡 Hai bisogno di aiuto? Contatta il nostro team di supporto — siamo felici di aiutarti!