Gli agenti sono le persone del tuo team che chattano con i visitatori sul tuo sito web. Prima che possano iniziare, devi creare il loro accesso al tuo account Smartsupp. Nella dashboard, gli agenti sono chiamati Operatori. Qui trovi come invitare gli agenti, gestire il loro accesso e monitorare la loro attività, oltre alle operazioni avanzate come il trasferimento della proprietà.
🟡 Info utile: Il Numero di agenti che puoi aggiungere dipende dal tuo piano. Per vedere il tuo limite attuale o aggiungere nuove postazioni, vai nella Sezione fatturazione sulla dashboard o contatta il nostro team di supporto.
Abbiamo diviso questo articolo in sette sezioni:
Chi sono gli agenti?
Gli agenti sono il cuore di ogni chat dal vivo: sono chi parla con i visitatori sul tuo sito, risponde alle domande e li aiuta a trovare quello che cercano. Prima che possano chattare, crea loro un accesso nel tuo account Smartsupp.
Come invitare un nuovo agente
Invitare un nuovo agente è questione di pochi click: entra su Impostazioni → Operatori e clicca su Invita operatore.
Inserisci l’email dell’agente e riceverà subito l’invito. Il link resta valido per 7 giorni. Una volta accettato, l’agente viene portato su Smartsupp dove inserisce il suo nome e crea una password nuova.
Nel modulo di invito puoi scegliere il Livello di accesso del nuovo agente — Accesso completo o Accesso limitato. Per default è impostato completo, ma puoi cambiarlo quando vuoi prima di inviare l’invito. Nei piani con postazioni limitate, quando tutte sono già occupate, Accesso completo si disattiva, viene impostato automaticamente Accesso limitato e vedrai una notifica che tutte le postazioni sono piene.
💡 Nota: Se sei già connesso a Smartsupp, il link dell’invito ti porterà direttamente in dashboard. Per accettare l’invito mentre sei già loggato, esci prima o apri il link da un altro browser.
Non riesci a invitare un agente? (email già registrata)
Non puoi invitare qualcuno che dispone già di un account Smartsupp indipendente. Se compare l’errore "Email già esistente", vuol dire che la mail è già registrata come account Smartsupp separato. Ecco come risolvere:
1. Chiedi alla persona di entrare col proprio account Smartsupp indipendente usando la mail problematica.
2. Fai eliminare quell’account direttamente dentro Smartsupp.
3. Dopo l’eliminazione, puoi aggiungere l’email come agente nel tuo account.
In alternativa, puoi invitarli usando un altro indirizzo email.
Modifica dati e accesso operatore
Per cambiare i dati dell’agente (nome, email, descrizione), clicca sui Tre puntini accanto al suo nome e seleziona Modifica operatore.
Nello stesso menu puoi cambiare il Livello di accesso dell’agente:
Accesso completo: l’agente può gestire tutte le impostazioni personali e aziendali, vedere i dati di fatturazione e chattare con i visitatori. Consigliato solo a persone di fiducia, come manager o responsabili.
Accesso limitato: può solo vedere conversazioni, visitatori e modificare le proprie impostazioni (profilo, scorciatoie, notifiche) e chattare con i visitatori. Gli agenti limitati non possono vedere la pagina Home della dashboard.
Blocca o sblocca agenti
Ogni agente può essere sbloccato o bloccato. Puoi vedere lo stato nella lista operatori in Impostazioni → Operatori:
Sbloccato: l’agente può chattare con i visitatori. Solo gli agenti sbloccati possono modificare messaggi automatici e Flussi.
Bloccato: l’agente non può chattare né accedere alle conversazioni, ma può comunque consultare statistiche e impostazioni. Utile per il proprietario o un manager che vuole solo dare un’occhiata o controllare la fatturazione senza occuparsi di chat.
Per bloccare un agente, clicca sui Tre puntini accanto al nome, scegli Blocca operatore e conferma con Blocca. Per sbloccarlo, scegli Sblocca operatore dallo stesso menu. Lo sblocco avviene subito, senza richiesta di conferma.
🟡 Info utile:
Non puoi bloccare un agente se è l’unico operatore del tuo account.
Solo il proprietario dell’account può bloccare o sbloccare sé stesso.
Puoi sbloccare un agente solo se il tuo piano prevede almeno una postazione libera. Se tutte sono occupate, liberane una o aggiungi nuove postazioni dalla Sezione fatturazione.
Combinazione tra livello di accesso e stato di blocco: Sono due impostazioni separate. Livello di accesso (completo o limitato) decide Cosa può vedere o fare l’agente — completo include tutte le impostazioni aziendali e la fatturazione, limitato si ferma a conversazioni, visitatori e profilo. Sbloccato/bloccato indica Se l’agente può gestire le chat — chi è sbloccato chatta e può modificare Flussi e messaggi automatici, chi è bloccato visualizza solo statistiche e impostazioni. Per esempio: un manager può essere accesso completo + bloccato (tutto sotto controllo, ma niente chat), mentre un agente di supporto normalmente è sbloccato.
Quanti agenti posso aggiungere?
Il numero di agenti dipende dal tuo piano. Per vedere quanti agenti hai o aggiungerne altri, vai nella Sezione fatturazione sulla dashboard o scrivi al nostro supporto via chat.
Solo gli agenti sbloccati entrano nel conteggio delle postazioni previste dal piano. Gli agenti bloccati (per esempio un proprietario non operativo) non occupano posti. In Impostazioni → Operatori vedi sempre quante postazioni stai usando.
Avanzate: trasferimento della proprietà ed eliminazione agente
Per eliminare un agente che risulta Proprietario attuale dell’account, prima devi trasferire la proprietà a un altro agente. Ecco come:
1. Contatta il nostro team di supporto e comunica a chi trasferiremo la proprietà dell’account. Non puoi fare il cambio direttamente in dashboard — pensiamo a tutto noi.
2. Dopo il trasferimento, il proprietario originario diventa un agente standard.
3. Vai su Impostazioni → Workplace → Operatori.
4. Trova chi vuoi eliminare, clicca sui tre puntini e seleziona Elimina.
E adesso?
Assegna agente — smista automaticamente le conversazioni all’agente giusto.
Messaggio di benvenuto e trasferimento all’agente — accogli chi ti scrive e passa la chat a un agente dal vivo.
Flow – funzione per trasferimento messaggi — fai passare le conversazioni Flow a un agente reale, quando serve.
💡 Hai bisogno di aiuto? Scrivi al nostro team di supporto: siamo qui per darti una mano!