Az offline állapot nem jelenti azt, hogy le kell mondania a látogatókkal való kapcsolattartásról. Íme öt módszer, amellyel akkor is tarthatja a kapcsolatot és biztosíthatja a zökkenőmentes kommunikációt, amikor az Ön csapata nem érhető el.
A cikket néhány szakaszra osztottuk:
1. Maradjon online a mobilalkalmazással
Amíg legalább egy operátor be van jelentkezve a Smartsupp mobilalkalmazásba, a chat online marad, és a látogatók beszélgetést kezdeményezhetnek Önnel. Ez a legegyszerűbb módja annak, hogy akkor is elérhető maradjon, amikor nincs az íróasztalánál.
2. Rejtse el a chat dobozt offline állapotban
Ha egyetlen operátor sem érhető el, rejtse el a chat dobozt, hogy a látogatók ne küldjenek megválaszolatlanul maradó üzeneteket. Ezzel elkerülhető a frusztráció, és egyértelművé válik, mire számíthatnak.
3. Aktiválja a kapcsolatfelvételi űrlapot
Offline állapotban engedélyezze a kapcsolatfelvételi űrlapot, hogy a látogatók megadhassák a nevüket, e-mail-címüket és üzenetüket. Amikor ismét online lesz, felveheti velük a kapcsolatot. A funkció hatékonyabb használatához beállíthatja a Flow-t (korábban chatbotok), hogy offline időszakokban automatikusan megjelenítse a kapcsolatfelvételi űrlapot. Így a látogatók akkor is megadhatják e-mail-címüket és üzenetüket, ha a Flow az „Átadás operátornak” lehetőségre van beállítva. A működés beállításához kövesse az alábbi lépéseket:
Az irányítópult megnyitása: Jelentkezzen be Smartsupp.com-fiókjába, és nyissa meg az irányítópultot.
Az automatizálási szakasz megnyitása: Keresse meg az „Automatizálás” szakaszt, és kattintson rá.
A Flow kiválasztása: Válassza ki a beállítani kívánt Flow-t (például „Gyakran ismételt kérdések”).
A Flow beállításainak módosítása: Nyissa meg
Settings > Skillsa kiválasztott Flow-n belül, és keresse meg az „Átadás operátornak” lehetőséget.Az átadás működésének módosítása: Módosítsa az „Átadás operátornak” beállítást „Kérésre” értékről „E-mail” értékre.
A módosítások mentése: Az új beállítások alkalmazásához kattintson a „Mentés” gombra.
A beállítások tesztelése: Szimuláljon egy offline helyzetet annak ellenőrzésére, hogy megjelenik-e a kapcsolatfelvételi űrlap, amelyen az ügyfelek megadhatják e-mail-címüket és üzenetüket.
Megjegyzés: Amíg az Ön fiókja offline állapotban van, az offline e-mailes (kapcsolatfelvételi) űrlap nem távolítható el teljesen — miután egy látogató üzenetet küld, a Smartsupp megjeleníti az űrlapot, hogy a megkeresése ne vesszen el. A megjelenítés elkerüléséhez tartson legalább egy operátort online állapotban, vagy módosítsa az elérhetőségét (például a Munkaidő funkcióval). Offline állapotban teljesen el is rejtheti a chat dobozt a fent leírtak szerint.
4. Állítson be automatikus üzenetet
Hozzon létre egy automatikus üzenetet, amely tájékoztatja a látogatókat arról, hogy Ön jelenleg offline állapotban van, és a lehető leghamarabb válaszolni fog. Ez megnyugtatja a látogatókat, és egyértelművé teszi, milyen válaszidőre számíthatnak. Másik lehetőségként módosíthatja a Flow átadásra vonatkozó beállításait úgy, hogy e-mail-címük és üzenetük megadására kérje a látogatókat, amikor egyetlen operátor sincs online. Ez kiegészíti az automatikus üzeneteket, mivel biztosítja az ügyfelek megkereséseinek rögzítését a későbbi kapcsolatfelvételhez.
5. Használja a Munkaidő funkciót
Határozza meg, hogy az Ön csapata mely időszakokban érhető el, így a látogatók mindig tudják, mikor számíthatnak válaszra. Munkaidőn kívül a chat automatikusan offline módra válthat.
Mi a következő lépés?
Smartsupp iOS-re — telepítse az iOS-alkalmazást, és ismerje meg az egyes fülek funkcióit.
Smartsupp Androidra — telepítse az Android-alkalmazást, és ismerje meg az egyes fülek funkcióit.
Munkaidő — állítsa be, mikor legyen online az Ön chatje, az operátorok állapotától függetlenül.
💡 További segítségre van szüksége? Lépjen kapcsolatba ügyfélszolgálati csapatunkkal chaten vagy e-mailben — szívesen segítünk.