Az offline állapot nem jelenti azt, hogy Önnek ki kellene maradnia a látogatókkal való kapcsolattartásból. Az alábbiakban öt hasznos tippet talál, hogyan biztosíthatja a folytonos kommunikációt, még akkor is, ha a csapata éppen nem elérhető.
A cikket több részre osztottuk:
1. Maradjon online a mobilalkalmazással
Amíg bármelyik ügynök bejelentkezik a Smartsupp mobilalkalmazásba, a chat online marad, így a látogatók üzenetet küldhetnek Önnek. Ez a legegyszerűbb módja annak, hogy akkor is elérhető maradjon, ha éppen távol van a számítógépétől.
2. Rejtse el a chatdobozt offline módban
Előzze meg, hogy a látogatók olyan üzenetet küldjenek, amelyre nem tud időben reagálni, azáltal, hogy elrejti a chatdobozt, amikor egyetlen ügynök sem elérhető. Így megelőzheti a csalódottságot, és egyértelműen tájékoztathatja a látogatókat a jelenlegi állapotról.
3. Aktiválja a kapcsolatfelvételi űrlapot
Offline állapotban engedélyezze a kapcsolatfelvételi űrlapot, hogy a látogatók megadhassák nevüket, e-mail-címüket és üzenetüket, így Ön visszatérésekor gyorsan elérheti őket. Továbbá beállíthatja Flow-ját (korábban chatbot), hogy automatikusan megjelenítse a kapcsolatfelvételi űrlapot, amikor Ön offline van. Így a látogatók akkor is megadhatják az elérhetőségüket és üzenetüket, ha a Flow Átadás operátornak módra van állítva. Az alábbi lépésekkel igazíthatja Flow beállításait ehhez a lehetőséghez:
Belépés az irányítópultra: Jelentkezzen be Smartsupp.com fiókjába, és lépjen az irányítópultra.
Automatizálás menüpont megnyitása: Keresse meg az „Automatizálások” menüpontot, majd kattintson rá.
Flow kiválasztása: Válassza ki a kívánt Flow-t (például „Gyakran ismételt kérdések”).
Flow beállításainak módosítása: Nyissa meg a
Beállítások > Készségekmenüpontot a kiválasztott Flow-nál, majd keresse meg az „Átadás operátornak” opciót.Átadási beállítások módosítása: Az „Átadás operátornak” értékét állítsa „Kérésre” helyett „E-mail” opcióra.
Változtatások mentése: Kattintson a „Mentés” gombra, hogy elmentse a módosításokat.
Beállítás tesztelése: Próbálja ki egy offline helyzetben, hogy megbizonyosodjon róla: a kapcsolatfelvételi űrlap valóban megjelenik, és a látogatók meg tudják adni e-mail-címüket, illetve üzenetüket.
Figyelem: Amíg fiókja offline, a kapcsolatfelvételi (offline e-mail) űrlap teljes mértékben nem távolítható el – ha egy látogató üzenetet küld, a Smartsupp mindig megjeleníti az űrlapot, hogy a megkeresések ne vesszenek el. Ennek elkerülése érdekében tartson legalább egy ügynököt online, vagy módosítsa az elérhetőségi beállításait (például munkaidő használatával). A chatdobozt akár teljesen el is rejtheti offline üzemmódban, ahogyan azt fentebb ismertettük.
4. Állítson be automatikus üzenetet
Hozzon létre egy automatikus üzenetet, amely tájékoztatja a látogatókat arról, hogy Ön jelenleg offline van, és hogy a lehető leghamarabb választ fog kapni. Ez biztonságérzetet ad a látogatóknak, és világos elvárásokat teremt az esetleges válaszidőről. Alternatívaként a Flow átadási beállításait is módosíthatja úgy, hogy a látogató e-mail-címét és üzenetét bekérje, ha nincs online ügynök. Ez jól kiegészíti az automatikus üzeneteket, és minden megkeresés rögzíthető marad.
5. Használja a munkaidőt
Adja meg, hogy csapata mikor érhető el, így a látogatók mindig tudni fogják, mikor várhatnak választ. Munkaidőn kívül a chat funkció automatikusan offline üzemmódba vált.
Mi következik?
Smartsupp iOS-re — telepítse az iOS alkalmazást, és ismerje meg, mire használhatók az egyes menüpontok.
Smartsupp Androidra — telepítse az Android alkalmazást, és tudja meg, hogyan segítik az egyes fülek a munkát.
Munkaidő — alakítsa ki, hogy mikor legyen a chat online, függetlenül az ügynök állapotától.
💡 További segítségre van szüksége? Lépjen kapcsolatba ügyfélszolgálatunkkal chaten vagy e-mailen keresztül – örömmel állunk rendelkezésére.