Felejtse el a folyamatos fülváltást az ügyféllevelezés miatt. A Smartsupp email integrációjával minden beérkező üzenet egy helyen, a Smartsupp bejövő üzenetek között jelenik meg, a chatek mellett – a válaszokat szintén innen küldheti el. Ebben a leírásban bemutatjuk, miként kötheti össze Gmail, Seznam és más e-mail szolgáltatók fiókját SMTP/IMAP-on keresztül.
A tájékoztatót az alábbi főbb szakaszokra osztottuk:
Email integráció áttekintése
Az email integrációval közvetlenül a Smartsupp bejövőben fogadhatja és megválaszolhatja az e-maileket – nem kell többé külön belépnie a Gmailbe, a Seznamba vagy más webmail szolgáltatókba. Minden új e-mail egyedi beszélgetést hoz létre a Smartsuppban, és minden válasza ugyanabban a szálban marad.
Fontos információk a kezdéshez:
Az integráció minden aktív ügynök saját fiókjában elérhető.
Egyszerre több e-mail szolgáltató is kapcsolható a rendszerhez.
Minden ügynök látja az e-mailek tárgyát, továbbá fájlokat csatolhat vagy letölthet.
A szinkronizáció az integráció pillanatában indul – a korábbi levelek nem kerülnek be a Smartsuppba.
Tipp: Minden ügynök személyes e-mail aláírást állíthat be, amely automatikusan csatolódik minden válaszhoz. Tekintse meg a részletes beállítási lépéseket.
Az indításhoz lépjen be a Beállítások → Csatornák menübe, majd kattintson az Csatlakoztatás gombra az Email integráció sorában. Ugyanezek az opciók elérhetőek közvetlenül a bejövő üzeneteknél is.
Gmail csatlakoztatása
A Gmail összekapcsolása a Google biztonságos OAuth folyamatán keresztül történik, így Önnek nem kell megadnia a jelszavát a Smartsuppban.
1. lépés. A listából válassza a Gmail opciót. Ezt követően átirányítjuk a Google bejelentkezési oldalára.
2. lépés. Válassza ki azt a Gmail címet, amelyet csatlakoztatni szeretne (vagy jelentkezzen be egy másik fiókkal), majd kövesse a Google által kért biztonsági lépéseket.
3. lépés. Adja meg a kért engedélyeket, hogy a Smartsupp elérhesse és küldhesse az Ön nevében az e-maileket.
4. lépés. Sikeres engedélyezés után automatikusan visszairányítjuk a Smartsupp irányítópultra – a Gmail kapcsolat már aktív.
Fontos: Az engedélyezés teljes egészében a Google oldalán történik – a Gmail belépési adatai soha nem kerülnek a Smartsupphoz és ott nem tárolódnak.
Outlook csatlakoztatása
Az Outlook integráció a Microsoft biztonságos OAuth folyamatával működik, így Önnek nem kell megadnia jelszavát a Smartsuppban.
1. lépés. A szolgáltatók listájából válassza ki az Outlook lehetőséget. Ezután átirányítjuk a Microsoft bejelentkezési felületére.
2. lépés. Válassza ki a kívánt Microsoft fiókot (vagy jelentkezzen be másik felhasználóként), majd kövesse a Microsoft által előírt biztonsági lépéseket.
3. lépés. Engedélyezze, hogy a Smartsupp hozzáférhessen és küldhessen e-maileket az Ön nevében.
4. lépés. Az engedélyezést követően automatikusan visszairányítjuk a Smartsupp felületre – az Outlook már csatlakoztatva van.
Fontos: Munkahelyi vagy iskolai (Microsoft 365) fiók esetén előfordulhat, hogy az informatikai rendszergazdának előbb engedélyeznie kell a Smartsupp elérését. Amennyiben a bejelentkezésnél „Jóváhagyás szükséges” üzenettel találkozik, kérje rendszergazdája segítségét a jogosultság biztosításához.
Microsoft 365 megosztott postaládák
A megosztott postafiókok (például info@company.com) közvetlenül nem csatlakoztathatók. Az Outlook beállítás mindig azzal a postafiókkal jön létre, amellyel az engedélyezés során bejelentkezik – megosztott postafiók ezen keresztül nem választható, illetve az integráció nem támogatja a Teljes hozzáférés vagy Küldés más nevében típusú jogosultságokat.
⚠️ Fontos: Ha olyan felhasználó csatlakoztatja a fiókját, akinek jogosultsága van egy megosztott postaládához, akkor csak a saját postafiókja szinkronizálódik – a megosztott nem.
Amennyiben például egy info@company.com címhez szeretne kapcsolódni, először alakítsa azt át normál postafiókká:
A Microsoft 365 adminisztrációs felületén (Exchange admin center) alakítsa át a megosztott postaládát normál, önálló bejelentkezéssel rendelkező felhasználói fiókká – ehhez licencre lesz szükség. Vagy hozzon létre új dedikált fiókot erre a címre.
Védje a fiókot erős jelszóval, illetve kétlépcsős hitelesítéssel.
Kösse össze az Outlookot a Smartsuppon belül (a fent leírtak szerint), majd az engedélyezéskor jelentkezzen be az imént létrehozott fiókkal.
Ettől kezdve csak ez a postafiók szinkronizálódik a Smartsuppal – más felhasználói postafiókra ez nincs hatással.
Smartsupp hozzáférés eltávolítása vagy visszaállítása Microsoft 365-ben
Ha munkahelyi vagy iskolai Microsoft fiókot használ, rendszergazdája bármikor megtekintheti, eltávolíthatja vagy visszaállíthatja a szervezet részére biztosított Smartsupp hozzáférést. Ez praktikus lehet, ha már nem kívánja használni az Outlook integrációt, vagy ha teljesen újra szeretné kezdeni a kapcsolatot.
1. lépés. A Smartsuppban törölje az Outlook e-mail csatornát a Beállítások → Csatornák menüben.
2. lépés. Kérje informatikai rendszergazdáját, hogy szüntesse meg a Smartsupp hozzáférését a Microsoft Entra admin center-ben (Entra ID → Vállalati alkalmazások → Összes alkalmazás → Smartsupp). A jogosultság akár visszavonható, akár a Smartsupp alkalmazás teljes egészében törölhető a szervezetből.
3. lépés. Ha ismét szeretné aktiválni az integrációt, kapcsolja össze újból az Outlookot a Smartsuppal, a fenti lépések szerint. Ehhez szükség lehet rendszergazdai jóváhagyásra is.
💡 Tipp: A Microsoft időszakonként módosítja az elemek elnevezését az Entra admin centerben. Az aktuális útmutatókért érdemes elolvasni a Microsoft hivatalos súgóit: Vállalati alkalmazások engedélyeinek áttekintése és Vállalati alkalmazás törlése.
Seznam csatlakoztatása
A Seznam (illetve bizonyos hasonló szolgáltatók) esetében az e-mail fiók felhasználónevét és jelszavát közvetlenül az integrációs űrlap mezőibe kell beírni.
1. lépés. Válassza ki a Seznam szolgáltatót a listából.
2. lépés. Adja meg saját e-mail címét, bejelentkezési nevét és jelszavát. Opcionálisan megadhat egy megjelenítendő feladónevet is, amely majd a küldött levelekben fog látszani.
3. lépés. Kattintson a Befejezés gombra a mentéshez.
Fontos: Az Ön adatai kizárólag a kiválasztott e-mail szolgáltatónak kerülnek továbbításra, a Smartsupp semmiféle felhasználói azonosítót vagy jelszót nem tárol és nem is láthatóak benne.
Egyéb e-mail szolgáltatók csatlakoztatása
Más szolgáltatónál van postafiókja? A SMTP/IMAP segítségével ezeket is zökkenőmentesen összekapcsolhatja a Smartsuppal. A legtöbb szolgáltató közzéteszi a kapcsolódáshoz szükséges szerverbeállításokat – általában a súgó oldalaikon vagy az ügyfélszolgálatnál elérhetőek. Alább összegyűjtöttük a legnépszerűbb e-mail szolgáltatók SMTP/IMAP beállításait tartalmazó közvetlen hivatkozásokat:
Yahoo — Yahoo Mail SMTP/IMAP beállítások
Apple Mail (iCloud) — iCloud Mail szerver beállítások
Proton Mail — Proton SMTP beküldés
AOL Mail — AOL Mail használata más alkalmazással
Zoho Mail — Zoho IMAP hozzáférés
Mail.com — Mail.com IMAP szerver beállítások
HubSpot — HubSpot e-mail IMAP kapcsolat
1. lépés. A Smartsuppban nyissa meg a Beállítások → Csatornák menüpontot, majd kattintson a Csatlakoztatás gombra az Email integráció mellett. Az e-mail fiók csatlakoztatását akár a bejövő üzeneteknél is elindíthatja.
2. lépés. Adja meg az SMTP és IMAP adatokat a szolgáltató dokumentációja alapján, majd kattintson a Folytatás gombra.
3. lépés. Írja be az e-mail fiók felhasználónevét és jelszavát, majd nyomja meg a Befejezés gombot. Az integráció ezennel elkészült, használatra kész.
E-mail cím újbóli csatlakoztatása
Egy adott e-mail cím egyszerre csak egy aktív e-mail csatornához tartozhat. Amennyiben ugyanazt a címet másik szolgáltatóval (pl. IMAP-ről Outlookra vagy Gmailre) kötné össze, előbb törölje a már meglévő e-mail csatornát, majd újból létesítse a kapcsolatot.
Ugyanazon cím újbóli csatlakoztatásakor bármely szolgáltatónál a rendszer visszaállítja az eredeti csatornát, annak teljes beszélgetési előzményével együtt – csak a csatorna típusa változik a listában.
💡 “E-mail már használatban van" hibaüzenet jelent meg? Az adott címet jelenleg másik csatorna használja, jellemzően ebben vagy egy másik Smartsupp fiókban. Előbb törölje a címet arról a csatornáról, ahol csatlakoztatva van, majd próbálja újra. Nem találja, hol használják? Vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal – segítünk a felszabadításban.
Munka e-mailekkel
Amint a postafiókja összekapcsolásra került, minden e-mailjét közvetlenül a Smartsupp bejövőben kezelheti – és még több hasznos funkciót is használhat:
Válasz, másolat, továbbítás – válaszoljon e-mailekre, adjon meg további címzetteket (CC), továbbítsa az üzeneteket kollégáinak – mindezt a beszélgetés nézetből indíthatja el.
Új e-mail indítása – szerkesszen és küldjön el teljesen új e-maileket, ne csak meglevő beszélgetésekre reagáljon.
Címzettek automatikus kiegészítése – ahogy elkezdi begépelni a címzett nevét vagy e-mail címét, a Smartsupp automatikusan ajánl megfelelő kontaktokat, így gyorsabban dolgozhat és elkerülheti az elírásokat.
Mi következik?
Facebook integráció – csatlakoztassa a Messengert, így az ügyfelek chat üzenetei is az Ön Smartsupp bejövőjében jelennek meg.
WhatsApp integráció – a WhatsApp Business beszélgetései szintén ebbe az irányítópultba érkeznek.
Email aláírás – hozzon létre személyes aláírást, amely minden válaszhoz automatikusan hozzáadódik.
Bejövő kategóriák – rendszerezze az email, chat és egyéb csatornákat, ahogyan nőnek a beszélgetésszámok.
Instagram integráció – válaszoljon az Instagram üzenetekre is ugyanabból a bejövőből, mint a többi csatornán.
💡 Segítségre lenne szüksége? Vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal – örömmel állunk rendelkezésére!