Être hors ligne ne signifie pas que vous devez perdre le contact avec vos visiteurs. Voici cinq façons de rester en contact et de maintenir la communication même lorsque votre équipe n'est pas disponible.
1. Restez en ligne avec l'application mobile
Tant qu'un agent est connecté à l'application mobile Smartsupp, le chat reste en ligne et les visiteurs peuvent démarrer des conversations avec vous. C'est le moyen le plus simple de rester joignable même lorsque vous êtes loin de votre bureau.
2. Masquer la fenêtre de chat hors ligne
Empêchez les visiteurs d'envoyer des messages sans réponse en masquant la fenêtre de chat lorsqu'aucun agent n'est disponible. Cela évite la frustration et établit des attentes claires.
3. Activer le formulaire de contact
Lorsque vous êtes hors ligne, activez le formulaire de contact pour que les visiteurs puissent laisser leur nom, leur e-mail et un message. Vous pourrez les recontacter dès que vous serez de nouveau en ligne.
Remarque : Tant que votre compte est hors ligne, le formulaire e-mail hors ligne (formulaire de contact) ne peut pas être entièrement supprimé — lorsqu'un visiteur envoie un message, Smartsupp affiche le formulaire afin que sa demande ne soit pas perdue. Pour qu'il n'apparaisse pas, gardez au moins un agent en ligne ou ajustez votre disponibilité (par exemple avec les Heures d'ouverture). Vous pouvez aussi masquer entièrement la boîte de chat en mode hors ligne, comme décrit ci-dessus.
4. Configurer un message automatique
Créez un message automatisé informant les visiteurs que vous êtes actuellement hors ligne et que vous répondrez dès que possible. Cela les rassure et définit des attentes claires concernant le délai de réponse.
5. Utiliser les horaires d'ouverture
Définissez les heures de disponibilité de votre équipe afin que les visiteurs sachent toujours quand s'attendre à une réponse. En dehors des heures d'ouverture, le chat peut automatiquement passer en mode hors ligne.