Être hors ligne ne signifie pas que vous devez renoncer à échanger avec vos visiteurs. Voici cinq façons de rester en contact et de maintenir une communication fluide, même lorsque votre équipe n'est pas disponible.
Nous avons divisé cet article en plusieurs sections :
1. Rester en ligne avec l'application mobile
Tant qu'un opérateur est connecté à l'application mobile Smartsupp, le chat reste en ligne et les visiteurs peuvent entamer des conversations avec vous. C'est le moyen le plus simple de rester joignable, même lorsque vous n'êtes pas à votre bureau.
2. Masquer la chat box lorsque vous êtes hors ligne
Évitez que les visiteurs envoient des messages qui resteront sans réponse en masquant la chat box lorsqu'aucun opérateur n'est disponible. Cela évite les frustrations et permet aux visiteurs de savoir à quoi s'attendre.
3. Activer le formulaire de contact
Lorsque vous êtes hors ligne, activez le formulaire de contact pour que les visiteurs puissent laisser leur nom, leur email et leur message. Vous pourrez leur répondre lorsque vous serez de nouveau en ligne. Pour améliorer encore cette fonctionnalité, vous pouvez configurer votre Flow (anciennement les chatbots) afin qu'il déclenche automatiquement le formulaire de contact pendant les périodes hors ligne. Ainsi, les visiteurs peuvent laisser leur email et leur message même si le Flow est défini sur « Transfert à l'opérateur ». Suivez les étapes ci-dessous pour ajuster les paramètres de votre Flow afin d'utiliser cette fonctionnalité :
Accéder au tableau de bord: Connectez-vous à votre compte Smartsupp.com et accédez au tableau de bord.
Accéder à la section Automatisation: Repérez la section « Automatisation » et cliquez dessus.
Sélectionner votre Flow: Choisissez le Flow que vous souhaitez configurer (par exemple, « Questions fréquentes »).
Modifier les paramètres du Flow: Accédez à
Settings > Skillsdans le Flow sélectionné et repérez l'option « Transfert à l'opérateur ».Modifier le comportement du transfert: Modifiez le paramètre « Transfert à l'opérateur » en passant de « Sur demande » à « Email ».
Enregistrer vos modifications: Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer la nouvelle configuration.
Tester la configuration: Simulez une situation hors ligne pour vérifier que le formulaire de contact s'affiche et permet aux clients de laisser leur email et leur message.
Remarque : Lorsque votre compte est hors ligne, le formulaire hors ligne de contact par email ne peut pas être entièrement supprimé — après qu'un visiteur a envoyé un message, Smartsupp affiche le formulaire pour que sa demande ne soit pas perdue. Pour éviter de l'afficher, gardez au moins un opérateur en ligne ou ajustez votre disponibilité (par exemple avec les Heures de bureau). Vous pouvez également masquer entièrement la chat box lorsque vous êtes hors ligne, comme décrit ci-dessus.
4. Configurer un message automatique
Créez un message automatique informant les visiteurs que vous êtes actuellement hors ligne et que vous leur répondrez dès que possible. Cela rassure les visiteurs et leur permet de savoir à quel délai de réponse s'attendre. Vous pouvez aussi configurer le comportement de transfert de votre Flow pour inviter les visiteurs à laisser leur email et leur message lorsqu'aucun opérateur n'est en ligne. Cela complète les messages automatiques en garantissant que les demandes des clients sont recueillies afin de pouvoir y répondre ultérieurement.
5. Utiliser les heures de bureau
Définissez les heures de disponibilité de votre équipe pour que les visiteurs sachent toujours quand attendre une réponse. En dehors des heures de bureau, le chat peut automatiquement passer en mode hors ligne.
Et ensuite ?
Smartsupp pour iOS — installez l'application iOS et découvrez la fonction de chaque onglet.
Smartsupp pour Android — installez l'application Android et découvrez la fonction de chaque onglet.
Heures de bureau — définissez quand votre chat est en ligne, quel que soit le statut des opérateurs.
💡 Besoin d'aide supplémentaire ? Contactez notre équipe d'assistance par chat ou par email — nous serons ravis de vous aider.