Ne perdez plus de temps à basculer entre les onglets pour gérer les emails de vos clients. Avec l’intégration de l’e-mail de Smartsupp, chaque message entrant arrive dans votre boîte de réception Smartsupp aux côtés des conversations de chat — et les réponses sont envoyées directement depuis le même endroit. Cet article vous explique comment connecter Gmail, Seznam et tout autre fournisseur via SMTP/IMAP.
L’article est divisé en plusieurs sections :
Aperçu de l’intégration de l’e-mail
L’intégration de l’e-mail vous permet de recevoir et de répondre aux emails directement depuis votre boîte de réception Smartsupp — terminé de sauter entre Gmail, Seznam ou tout autre webmail. Chaque nouvel email crée une nouvelle conversation dans Smartsupp ; les réponses restent regroupées dans le même fil.
Points importants à connaître avant de commencer :
Disponible pour tous les agents actifs de votre compte.
Vous pouvez connecter plusieurs fournisseurs d’e-mail simultanément.
Chaque agent voit l’objet de l’email et peut joindre ou télécharger des fichiers.
La synchronisation commence à partir du moment de l’intégration — les anciens emails ne sont pas importés dans Smartsupp.
Astuce : Chaque agent peut configurer une signature email personnelle qui s’ajoute automatiquement à chaque réponse. Voir comment la configurer.
Pour commencer, ouvrez Paramètres → Canaux puis cliquez sur Connecter à côté de l’intégration de l’e-mail. Vous pouvez aussi accéder à cette option depuis la boîte de réception.
Connecter Gmail
Gmail utilise le système OAuth sécurisé de Google, ainsi vous n’indiquez jamais votre mot de passe dans Smartsupp.
Étape 1. Dans la liste des fournisseurs, choisissez Gmail. Vous serez redirigé vers l’écran de connexion Google.
Étape 2. Sélectionnez l’adresse Gmail à connecter (ou connectez-vous à un autre compte) et confirmez les demandes de sécurité affichées par Google.
Étape 3. Accordez les autorisations demandées pour que Smartsupp puisse lire et envoyer des emails en votre nom.
Étape 4. Une fois l’autorisation terminée, vous êtes redirigé vers le tableau de bord Smartsupp : Gmail est désormais connecté.
Remarque : L’autorisation s’effectue entièrement côté Google : vos identifiants Gmail ne sont jamais visibles ou stockés par Smartsupp.
Connecter Outlook
Outlook utilise la connexion OAuth sécurisée de Microsoft, ainsi vous ne saisissez jamais votre mot de passe dans Smartsupp.
Étape 1. Dans la liste des fournisseurs, choisissez Outlook. Vous serez redirigé vers l’écran de connexion Microsoft.
Étape 2. Sélectionnez le compte Microsoft à connecter (ou connectez-vous à un autre) et confirmez les demandes de sécurité Microsoft.
Étape 3. Accordez les autorisations demandées pour que Smartsupp puisse lire et envoyer les emails pour vous.
Étape 4. À la fin de l’autorisation, vous êtes redirigé sur votre tableau de bord Smartsupp : Outlook est maintenant connecté.
Remarque : Utilisez-vous un compte Microsoft professionnel ou scolaire (Microsoft 365) ? Votre administrateur informatique devra peut-être autoriser l’accès Smartsupp. Si vous voyez le message « Approbation nécessaire » lors de la connexion, demandez à votre administrateur de donner accès pour votre organisation.
Boîtes aux lettres partagées Microsoft 365
Une boîte aux lettres partagée (par exemple info@company.com) ne peut pas être connectée directement. La connexion Outlook se fait toujours sur la boîte du compte utilisé lors de l’authentification — il n’est pas possible de choisir une boîte partagée et l’intégration ne tient pas compte des autorisations Accès complet ou Envoyer en tant que.
⚠️ Remarque : Si un utilisateur ayant accès à une boîte partagée connecte son compte, seule sa propre boîte sera synchronisée — pas la boîte partagée.
Pour connecter une adresse de type info@company.com, transformez-la d’abord en boîte individuelle :
Via votre interface Microsoft 365 (Exchange admin center), convertissez la boîte partagée en boîte utilisateur individuelle avec son propre accès — la boîte nécessitera donc une licence. Alternativement, créez un compte dédié pour cette adresse.
Sécurisez le compte par un mot de passe fort et une authentification à deux facteurs.
Connectez Outlook dans Smartsupp (cf. étapes ci-dessus) et authentifiez-vous avec ce compte.
À partir de là, seule cette boîte sera synchronisée dans Smartsupp — aucune boîte personnelle n’est concernée.
Suppression ou réinitialisation de l’accès Smartsupp dans Microsoft 365
Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire Microsoft, votre administrateur peut examiner ou supprimer l’accès Smartsupp dans l’organisation. C’est utile si vous ne souhaitez plus utiliser l’intégration Outlook ou souhaitez repartir à zéro.
Étape 1. Dans Smartsupp, supprimez le canal email Outlook dans Paramètres → Canaux.
Étape 2. Demandez à votre administrateur informatique de retirer l’accès Smartsupp dans le Microsoft Entra admin center (Entra ID → Applications d’entreprise → Toutes les applications → Smartsupp). Il peut révoquer les autorisations accordées, ou supprimer complètement l’application Smartsupp de l’organisation.
Étape 3. Pour utiliser de nouveau l’intégration, connectez Outlook dans Smartsupp comme décrit ci-dessus. Votre administrateur devra à nouveau accorder l’accès.
💡 Astuce : Microsoft peut parfois renommer des éléments du Entra admin center. Pour connaître les étapes à jour, consultez la documentation officielle de Microsoft : Vérifier les autorisations accordées aux applications d’entreprise et Supprimer une application d’entreprise.
Connecter Seznam
Pour Seznam (et quelques autres fournisseurs figurant sur la liste), l’authentification se fait en entrant directement votre identifiant email et votre mot de passe dans le formulaire d’intégration.
Étape 1. Choisissez Seznam dans la liste des fournisseurs.
Étape 2. Entrez votre adresse email, identifiant et mot de passe. Vous pouvez éventuellement ajouter un nom d’expéditeur affiché dans vos réponses.
Étape 3. Cliquez sur Terminer pour enregistrer.
Remarque : Vos identifiants sont transmis en toute sécurité à votre fournisseur email et ne sont ni stockés ni visibles dans Smartsupp.
Connecter d’autres fournisseurs d’e-mail
Vous avez une boîte de réception chez un autre fournisseur ? Vous pouvez quand même la connecter à l’aide du SMTP/IMAP. Chaque fournisseur publie ses propres paramètres de serveur — généralement sur une page d’aide ou auprès de leur support. Voici les liens directs vers les paramètres SMTP/IMAP des fournisseurs les plus courants :
Yahoo — Paramètres SMTP/IMAP Yahoo Mail
Apple Mail (iCloud) — Paramètres serveur iCloud Mail
Proton Mail — Envoi SMTP Proton
AOL Mail — AOL Mail avec d’autres applications
Zoho Mail — Accès IMAP Zoho
Mail.com — Paramètres serveur IMAP Mail.com
HubSpot — IMAP email connecté à HubSpot
Étape 1. Dans Smartsupp, ouvrez Paramètres → Canaux et cliquez sur Connecter à côté de Intégration de l’e-mail. Vous pouvez aussi démarrer l’intégration directement depuis la boîte de réception Smartsupp.
Étape 2. Saisissez les informations SMTP et IMAP fournies par la documentation de votre fournisseur, puis cliquez sur Continuer.
Étape 3. Renseignez votre identifiant email et mot de passe, puis cliquez sur Terminer. L’intégration est alors prête à l’emploi.
Reconnexion d’une adresse e-mail
Une adresse e-mail ne peut appartenir qu’à un seul canal email actif à la fois. Si vous souhaitez la reconnecter auprès d’un autre fournisseur — par exemple passer d’IMAP à Outlook ou Gmail — supprimez d’abord le canal existant puis connectez à nouveau l’adresse.
Lorsque vous reconnectez la même adresse, peu importe le fournisseur, le canal d’origine est restauré avec son historique de conversations ; seul le type de canal affiché dans la liste peut changer.
💡 Vous voyez l’erreur « email est utilisé » ? Cette adresse est encore active sur un autre canal, souvent sur ce compte ou sur un autre compte Smartsupp. Supprimez-la du canal où elle est connectée avant de réessayer. Vous ne trouvez pas où elle est utilisée ? Contactez notre support, nous vous aiderons à la libérer.
Travailler avec les emails
Une fois votre boîte connectée, vous pouvez gérer vos emails directement dans votre boîte de réception Smartsupp — bien plus que répondre :
Répondre, CC et transférer — répondez, ajoutez des destinataires en copie et transférez les messages à vos collègues, tout depuis la vue conversation.
Créer de nouveaux emails — rédigez et envoyez de tout nouveaux emails, pas uniquement des réponses à un fil existant.
Saisie semi-automatique d’adresse — au fur et à mesure que vous tapez un destinataire, Smartsupp vous suggère automatiquement des contacts correspondants (nom et email) pour gagner du temps et éviter les fautes de frappe.
Et ensuite ?
Intégration Facebook — connectez Messenger pour que les discussions des clients arrivent dans la boîte de réception Smartsupp.
Intégration WhatsApp — centralisez les conversations WhatsApp Business dans le même tableau de bord.
Signature email — configurez une signature personnelle ajoutée automatiquement à chaque email de réponse.
Catégories de la boîte de réception — gardez email, chat et autres canaux organisés au fil de l’augmentation des conversations.
Intégration Instagram — répondez aux messages privés Instagram depuis la même boîte que vos autres canaux.
💡 Besoin d’aide ? Contactez notre équipe d’assistance — nous sommes ravis de vous aider !