Jos käytät yhteystietojen kerääminen -ominaisuutta Flow'ssa (entiset chatbotit), sinun täytyy pyytää kävijältä suostumus henkilötietojen käsittelyyn GDPR:n mukaisesti. Tässä oppaassa näytetään, miten otat käyttöön yhteystietojen keräämisen niin, että Flow noudattaa EU:n tietosuojavaatimuksia.
💡 Katso myös: Koko yhteystietojen keräämisen ohje löytyy Leadgen Flow -artikkelista.
Tässä artikkelissa on viisi osiota:
Vastuut ja roolit
GDPR:ssa on kaksi pääroolia:
Rekisterinpitäjä — määrittää miten ja miksi henkilötietoja käsitellään.
Käsittelijä — käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta tämän ohjeiden mukaisesti.
Kun käytät Smartsupp Flow'n automaattista yhteystietojen keruuominaisuutta, sinä olet rekisterinpitäjä. Sinä päätät, mitä tietoja kerätään, miten niitä käsitellään ja vastaat kaikista tietosuojaan liittyvistä lakisääteisistä velvollisuuksista. Smartsupp toimii henkilötietojen käsittelijänä — käsittelemme tietoja ohjeidesi mukaan, mutta emme päätä niiden keräämisestä tai käyttötarkoituksesta.
💡 Vinkki: Varmista, että tiimisi tietää mitkä rekisterinpitäjän lakisääteiset vastuut kuuluvat sinulle — suostumusten hallinta, tietojen säilytysajat ja vastaukset kävijöiden pyyntöihin ovat sinun vastuullasi.
Suostumuksen pyytäminen
Flow'n yhteystietojen keräämisominaisuus sisältää ominaisuuden, jolla vaaditaan kävijältä suostumus ennen henkilötietojen käsittelyä. Kun tämä on käytössä, Flow pyytää kävijältä suostumuksen ensin — vasta sitten yhteystiedot kerätään. Flow-rakentajassa avaa yhteystietojen keruun solmun Tietosuoja-osio ja laita päälle Vaadi suostumus henkilötietojen käsittelyyn (1) — voit tämän jälkeen muokata suostumuksen Viestin (2) sekä lisätä Tietosuojaselosteen linkin (3).
Kävijän suostumus tallentuu suoraan hänen Kävijäprofiiliinsa. Näet selkeästi, mitkä kontaktit ovat antaneet suostumuksen ja mitkä eivät. Jos kävijä kieltäytyy, Flow lopettaa yhteystietojen keruun.
⚠️ Tärkeää: Ota suostumuksen pyytäminen käyttöön aina ennen kuin julkaiset yhteystietoja keräävän Flown. Henkilötietojen kerääminen ilman suostumusta rikkoo GDPR:ää ja voi johtaa suuriin sakkoihin.
Yhteydenpito kerättyihin kontakteihin
Kun alat kerätä yhteystietoja, on ehdottoman tärkeää, että markkinointiviestintää lähetetään vain niille kontakteille, jotka ovat antaneet suostumuksen. Eli älä ota yhteyttä niihin, jotka eivät ole suostuneet — yhteydenotto ilman lupaa on suora GDPR-rikkomus.
Smartsuppin hallintapaneelissa voit suodattaa kontaktit suostumuksen perusteella, jolloin on helppoa koota markkinointilista, jossa ovat vain suostumuksen antaneet henkilöt.
💡 Vinkki: Käy säännöllisesti läpi kontaktit ja poista ne, jotka ovat peruuttaneet suostumuksensa tai joita et enää tarvitse. Tietojen minimointi on yksi GDPR:n perusperiaatteista.
Tietosuojaselosteen linkki
Kun pyydät suostumusta Flow'ssa, suosittelemme lisäämään suoran linkin omaan tietosuojaselosteeseesi. Smartsupp ei edellytä Flow'n omaa tietosuojaselostetta, mutta rekisterinpitäjänä sinun pitää kertoa kävijöille, miten tietoja käsitellään – tietosuojaselosteen linkki on tähän helpoin tapa.
Jos tietosuojaselosteen linkkiä ei ole asetettu, Flow näyttää Smartsuppin yleisen GDPR-ilmoituksen, jossa kerrotaan vain Smartsuppin roolista käsittelijänä ja sinun roolistasi rekisterinpitäjänä – siinä ei mainita yrityksesi omia tietosuojakäytäntöjä.
💡 Vinkki: Tietosuojaselosteessa kerro, mitä tietoja keräät, miksi keräät niitä, kuinka kauan säilytät tietoja, kenelle mahdollisesti jaat niitä sekä miten kävijät voivat käyttää oikeuksiaan (tarkistaa, korjata, poistaa tiedot).
Mitä seuraavaksi?
Leadgen Flow — vaiheittainen opas liidejä keräävän Flown rakentamiseen.
Flow — kattava opas Flown toimintaan ja sen rakentamiseen.
Flow Actions — katso, mitä toimintoja Flow voi tehdä, kuten yhteystietojen kerääminen.
Flow conditions — säädä, milloin, missä ja kenelle botti näytetään.
Flow-keskustelu — opi, miten Flow-keskustelut eroavat tavallisista keskusteluista.
💡 Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä tukitiimiimme – autamme mielellämme! Jos sinulla on erityisiä GDPR-kysymyksiä, suosittelemme kääntymään laillisen neuvonantajan puoleen.