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Integración de email

Conecta cualquier inbox de email a Smartsupp y responde a todos los mensajes desde un solo panel de control: Gmail, Seznam o cualquier proveedor IMAP.

Escrito por Michal Jindra

Deja de cambiar entre pestañas para gestionar los emails de los clientes. Con la integración de email de Smartsupp, cada mensaje entrante llega a tu inbox de Smartsupp junto con las conversaciones de chat, y las respuestas se envían de vuelta desde el mismo lugar. Este artículo te guía para conectar Gmail, Seznam y cualquier otro proveedor a través de SMTP/IMAP.

Hemos dividido el artículo en varias secciones:

Visión general de la integración de email

La integración de email te permite recibir y responder emails directamente desde tu inbox de Smartsupp, sin saltar más entre Gmail, Seznam u otro webmail. Cada email nuevo crea una nueva conversación en Smartsupp; las respuestas quedan agrupadas en el mismo hilo.

Aspectos clave que debes conocer antes de empezar:

  • Disponible para todos los agentes activos de tu cuenta.

  • Puedes conectar varios proveedores de email al mismo tiempo.

  • Cada agente ve el asunto del email y puede adjuntar o descargar archivos.

  • La sincronización empieza desde el momento de la integración; los emails antiguos no se importan a Smartsupp.

Consejo: Cada agente puede configurar una firma personal de email que se añade automáticamente a cada respuesta. Ver cómo configurarla.

Para comenzar, abre Ajustes → Canales y haz clic en Conectar junto a la integración de email. También puedes acceder desde el enlace dentro de tu inbox.

Conectar Gmail

Gmail utiliza el proceso seguro OAuth de Google, así que no introduces tu contraseña en Smartsupp.

Paso 1. En la lista de proveedores, elige Gmail. Serás redirigido a la pantalla de acceso de Google.

Paso 2. Selecciona la dirección de Gmail que quieres conectar (o accede con otra cuenta) y confirma cualquier aviso de seguridad que muestre Google.

Paso 3. Da los permisos requeridos para que Smartsupp pueda leer y enviar emails en tu nombre.

Paso 4. Cuando la autorización esté completa, volverás a tu panel de control de Smartsupp; Gmail ya está conectado.

Nota: La autorización se hace totalmente en Google; tus datos de acceso de Gmail nunca se ven ni se guardan en Smartsupp.

Conectar Outlook

Outlook utiliza el acceso seguro OAuth de Microsoft, así que nunca introduces tu contraseña en Smartsupp.

  • Paso 1. En la lista de proveedores, elige Outlook. Serás redirigido a la pantalla de acceso de Microsoft.

  • Paso 2. Selecciona la cuenta de Microsoft que quieres conectar (o accede con otra) y confirma los mensajes de seguridad que te muestre Microsoft.

  • Paso 3. Da los permisos requeridos para que Smartsupp lea y envíe emails en tu nombre.

  • Paso 4. Cuando la autorización termine, volverás a tu panel de control de Smartsupp; Outlook ya está conectado.

Nota: ¿Usas una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft (Microsoft 365)? Es posible que tu administrador de TI deba aprobar primero el acceso de Smartsupp. Si ves un mensaje de "Aprobación requerida" durante el acceso, pide a tu admin que otorgue el acceso para tu organización.

Buzones compartidos de Microsoft 365

Un buzón compartido (por ejemplo info@company.com) no puede conectarse directamente. La conexión de Outlook siempre conecta el buzón de la cuenta que accede durante la autorización; no hay opción de elegir un buzón compartido y la integración no usa los permisos de Acceso completo ni Enviar como.

⚠️ Nota: Si una persona usuaria con acceso al buzón compartido conecta su cuenta, se sincroniza su buzón personal y no el compartido.

Para conectar una dirección como info@company.com, primero conviértelo en un buzón de usuario normal:

  1. En la administración de Microsoft 365 (Exchange admin center), convierte el buzón compartido en un buzón de usuario normal con acceso propio; el buzón necesitará una licencia. Alternativamente, crea una cuenta dedicada nueva para esa dirección.

  2. Protege la cuenta con una contraseña segura y autenticación multifactor.

  3. Conecta Outlook en Smartsupp (pasos anteriores) y accede con esa cuenta durante la autorización.

Desde ese momento, solo ese buzón se sincroniza con Smartsupp; no se conecta ningún buzón personal.

Eliminar o reiniciar el acceso de Smartsupp en Microsoft 365

Si utilizas una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft, tu administrador puede revisar o eliminar el acceso que Smartsupp recibió en tu organización. Esto es útil si quieres dejar de usar la integración de Outlook, o para conectar de nuevo desde cero.

  • Paso 1. En Smartsupp, elimina el canal de email de Outlook en Ajustes → Canales.

  • Paso 2. Pídele a tu administrador de TI que elimine el acceso de Smartsupp en el Centro de administración de Microsoft Entra (Entra ID → Aplicaciones empresariales → Todas las aplicaciones → Smartsupp). Puede revocar los permisos dados, o eliminar la app de Smartsupp de tu organización completamente.

  • Paso 3. Si quieres usar la integración de nuevo, conecta Outlook en Smartsupp como se explicó arriba. Se le pedirá a tu administrador dar acceso otra vez.

💡 Consejo: Microsoft a veces renombra elementos en el Centro de administración de Entra. Para los pasos actuales, consulta las guías oficiales de Microsoft: Revisar permisos dados a apps empresariales y Eliminar una app empresarial.

Conectar Seznam

Para Seznam (y algunos proveedores similares que aparecen en la lista), accede con tu usuario y contraseña de email directamente en el formulario de integración.

  • Paso 1. Elige Seznam de la lista de proveedores.

  • Paso 2. Escribe tu dirección de email, login y contraseña. Opcionalmente añade un nombre del remitente que aparecerá en tus respuestas.

  • Paso 3. Haz clic en Finalizar para guardar.

Nota: Tus credenciales se envían de forma segura a tu proveedor de email y no se guardan ni son visibles en Smartsupp.

Conectar otros proveedores de email

¿Tienes un inbox con otro proveedor? También puedes conectarlo usando SMTP/IMAP. Cada proveedor publica sus detalles de servidor, normalmente en una página de ayuda o a través de su soporte. Aquí tienes enlaces directos a los ajustes SMTP/IMAP de los proveedores más comunes:

Paso 1. En Smartsupp, abre Ajustes → Canales y haz clic en Conectar junto a Integración de email. También puedes empezar el flujo desde el inbox de Smartsupp.

Paso 2. Rellena los datos SMTP e IMAP del soporte de tu proveedor y haz clic en Continuar.

Paso 3. Escribe tu login y contraseña de email y haz clic en Finalizar. La integración estará lista para usar.

Reconectar una dirección de email

Una dirección de email solo puede pertenecer a un canal activo a la vez. Si quieres reconectar una dirección con otro proveedor, por ejemplo pasar de IMAP a Outlook o Gmail, primero elimina el canal de email existente y después conecta la dirección de nuevo.

Si reconectas la misma dirección, bajo cualquier proveedor, el canal original se restaura incluyendo el historial de conversaciones; solo podría cambiar el tipo de canal mostrado en la lista.

💡 ¿Ves el error "el email ya está en uso"? La dirección sigue activa en otro canal, normalmente en esta u otra cuenta de Smartsupp. Elimina la dirección del canal donde está conectada antes y vuelve a intentarlo. ¿No encuentras dónde está usada? Contacta con nuestro soporte y te ayudamos a liberarla.

Trabajar con emails

Una vez conectado el inbox, puedes gestionar emails directamente dentro de Smartsupp y hacer más que solo responder:

  • Responder, CC y reenviar: responde a los emails, añade destinatarios en copia y reenvía mensajes a tus compañeros, todo desde la vista de conversación.

  • Comenzar emails nuevos: redacta y envía mensajes salientes completamente nuevos, no solo respuestas a hilos existentes.

  • Autocompletar direcciones: mientras escribes un destinatario, Smartsupp sugiere contactos (nombre y email) para ahorrar tiempo y evitar errores.

¿Qué sigue?

💡 ¿Necesitas más ayuda? Contacta con nuestro equipo de soporte; ¡estamos felices de ayudarte!

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