Smartsupp für sich selbst einzurichten dauert Minuten — es für ein ganzes Support-Team auszurollen braucht einen Plan. Diese Checkliste führt Admins durch die ersten 30 Tage: von den Grundlagen über das Einladen und Organisieren der Operatoren bis zur Leistungsmessung. Jeder Schritt verlinkt auf eine ausführliche Anleitung.
Wir haben den Rollout in einige Phasen unterteilt:
Tag 1 — Die Grundlagen einrichten
Bevor das Team kommt, stellen Sie sicher, dass die Basis funktioniert:
Chat-Widget installieren — öffnen Sie in Smartsupp Settings → Channels → Live chat → Installation (Einstellungen → Kanäle → Live chat → Installation) und fügen Sie den Code auf Ihrer Website ein (oder nutzen Sie ein Plattform-Plugin).
Allgemeine Einstellungen prüfen — stellen Sie unter Settings → General (Einstellungen → Allgemein) die richtige Zeitzone ein, damit Öffnungszeiten und Statistiken korrekt rechnen.
Öffnungszeiten festlegen — bestimmen Sie, wann der Chat online ist, unabhängig davon, wer eingeloggt ist. Verfügbar ab SOLO.
Woche 1 — Das Team einladen
Jetzt holen Sie Ihre Operatoren an Bord:
Operatoren einladen — gehen Sie zu Settings → Operators (Einstellungen → Operatoren) und verschicken Sie Einladungen per E-Mail. Eine Einladung gilt 7 Tage, und die eingeladene Person darf noch kein eigenes Smartsupp-Konto haben.
Plätze im Blick behalten — die Tarife enthalten 1 Operator (SOLO), 3 (PLUS) oder 5 und mehr (EXPERT, erweiterbar); ULTIMATE ist individuell. Zusätzliche Operatoren können Sie jederzeit im Billing dazubuchen.
Profile pflegen — ein echtes Foto, Name und eine kurze Beschreibung machen den Chat persönlicher. Siehe Operator-Einstellungen.
💡 Tipp: Laden Sie zuerst eine kleine Pilotgruppe ein (2–3 Operatoren), lassen Sie sie ein paar Tage echte Gespräche führen und onboarden Sie den Rest des Teams erst mit den gewonnenen Erkenntnissen.
Woche 2 — Gespräche organisieren und zuweisen
Sobald das Team drin ist, legen Sie fest, wer was bearbeitet:
Gruppen — teilen Sie Operatoren in Teams auf (Vertrieb, Support, Abrechnung…) und lassen Sie Besucher im Kontaktformular die richtige wählen. Verfügbar ab EXPERT.
Chat-Zuweisung — weisen Sie Gespräche konkreten Operatoren zu, damit nichts unbeantwortet bleibt. Verfügbar ab SOLO.
Tags — kennzeichnen Sie Gespräche für Segmentierung und Reporting (ab SOLO; automatisches Tagging ab EXPERT).
Shortcuts — speichern Sie vorgefertigte Antworten auf wiederkehrende Fragen. Persönliche Shortcuts gibt es in jedem Tarif, Team-Shortcuts ab EXPERT. Den Posteingang organisieren Sie zusätzlich mit Inbox-Kategorien.
Wochen 3–4 — Messen und verbessern
Nach den ersten Wochen schauen Sie auf die Zahlen und justieren nach:
Statistiken — verfolgen Sie Gesprächsvolumen, Antwortzeiten und Bewertungen. Basisstatistiken ab SOLO, Teamstatistiken pro Operator ab EXPERT.
Öffnungszeiten und Besetzung prüfen — passen die Stoßzeiten dazu, wann Ihre Operatoren online sind?
Shortcuts und Gruppen iterieren — machen Sie aus wiederkehrenden Fragen Shortcuts und passen Sie das Gruppen-Routing an den echten Traffic an.
Verfügbarkeit nach Tarif
Ein schneller Überblick, welche Teamfunktionen zu welchem Tarif gehören:
Operatoren — SOLO 1 · PLUS 3 · EXPERT 5 und mehr (erweiterbar) · ULTIMATE individuell.
Öffnungszeiten, Chat-Zuweisung, Tags, Basisstatistiken — ab SOLO.
Gruppen (Operator-Teams) — ab EXPERT.
Team-Shortcuts, automatisches Tagging, eingeschränkter Zugriff für Operatoren — ab EXPERT.
Teamstatistiken (pro Operator) — ab EXPERT.
⚠️ Die Verfügbarkeit bezieht sich auf die aktuellen Pakete (SOLO, PLUS, EXPERT, ULTIMATE). Auf einem älteren Legacy-Tarif können die Limits abweichen — prüfen Sie Ihren Billing-Bereich oder fragen Sie unseren Support.
Wie geht es weiter?
Operatoren — allgemeine Einstellungen — Einladungen, Rollen, Profile.
Gruppen — Teams und Gruppen-Routing einrichten.
Operator zuweisen — so funktioniert die Gesprächszuweisung.
Öffnungszeiten — steuern, wann der Chat online ist.
Statistiken — die Leistung des Teams messen.
Shortcuts — vorgefertigte Antworten für schnellere Reaktionen.
💡 Brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team — wir helfen gerne!