Být offline neznamená, že musíte být pro návštěvníky nedostupní. Připravili jsme pro vás pět způsobů, jak zůstat v kontaktu a zajistit bezproblémovou komunikaci i v době, kdy váš tým právě není online.
Tento článek je rozdělen do těchto částí:
1. Zůstaňte online díky mobilní aplikaci
Pokud je alespoň jeden agent přihlášený v mobilní aplikaci Smartsupp, chat zůstává online a návštěvníci se s vámi mohou kdykoli spojit. Jedná se o nejjednodušší způsob, jak být k dispozici i mimo pracovní stůl.
2. Skryjte chat box při offline stavu
Zabraňte tomu, aby návštěvníci odesílali zprávy, na které nemůžete odpovědět, tím, že chat box skryjete, když není žádný agent přítomen. Vyhnete se tak zbytečné frustraci a zároveň nastavíte jasná očekávání.
3. Zapněte kontaktní formulář
Když jste offline, aktivujte kontaktní formulář, aby u vás mohl návštěvník zanechat své jméno, e-mail a zprávu. Díky tomu ho budete moci kontaktovat hned, jakmile budete zpět online. Tuto možnost lze rozšířit nastavením vašeho Flow (dříve chatbotů) tak, aby během offline režimu automaticky zobrazovalo kontaktní formulář. Tak zajistíte, že návštěvníci mohou vyplnit svůj e-mail a zprávu i v případě, že je Flow nastaveno na „Předání na operátora“. Postupujte takto:
Přejděte na Dashboard: Přihlaste se do svého účtu na smartsupp.com a otevřete hlavní panel.
Otevřete sekci Automatizace: Vyhledejte a klikněte na sekci „Automatizace“.
Vyberte své Flow: Zvolte Flow, které chcete upravit (například „Často kladené dotazy“).
Upravte nastavení Flow: V rozhraní vybraného Flow přejděte do
Nastavení > Dovednostia vyhledejte funkci „Předání na operátora“.Změňte způsob předávání: Přepněte „Předání na operátora“ z „Na vyžádání“ na „E-mail“.
Uložte změny: Klikněte na „Uložit“ a novou konfiguraci uložte.
Ověřte nastavení: Simulujte offline situaci a zkontrolujte, zda se návštěvníkovi zobrazí kontaktní formulář pro zadání e-mailu a zprávy.
Poznámka: Pokud jste offline, úplně odstranit offline e-mailový (kontaktní) formulář není možné — po odeslání zprávy návštěvníkem bude Smartsupp formulář stále zobrazovat, aby se požadavek neztratil. Abyste tomu předešli, ponechte alespoň jednoho agenta online, nebo upravte dostupnost například pomocí Otevírací doby. Případně lze během offline režimu chat box zcela skrýt, jak je popsáno výše.
4. Nastavte automatickou zprávu
Připravte automatickou zprávu, která návštěvníkům oznámí, že jste aktuálně offline, a že se jim ozvete hned, jak to bude možné. Tím návštěvníky ujistíte a jasně předáte, kdy mohou očekávat odpověď. Alternativně lze nastavit předávání ve Flow, které během vaší nepřítomnosti vyzve návštěvníky k zadání e-mailu a zprávy. Tím doplníte automatické zprávy a zajistíte, že vám žádný dotaz neunikne.
5. Využijte otevírací dobu
Nastavte, v jakých hodinách je váš tým k dispozici, aby měli návštěvníci vždy jasno, kdy mohou očekávat odpověď. Mimo otevírací dobu se chat automaticky přepne do offline režimu.
Co dál?
Smartsupp pro iOS — stáhněte a nainstalujte aplikaci pro iOS a podívejte se, co nabízí jednotlivé záložky.
Smartsupp pro Android — stáhněte a nainstalujte aplikaci pro Android a seznamte se s možnostmi jednotlivých sekcí.
Otevírací doba — nastavte si přesně, kdy má být chat online — nezávisle na stavu agenta.