Agentem je člen vašeho týmu, který chatuje s návštěvníky na vašem webu. Než budou moci začít, musíte jim udělit přístup do svého Smartsupp účtu. V dashboardu jsou agenti označeni jako operátoři. Tento článek popisuje, jak agenty pozvat, spravovat jejich přístup i aktivitu a zvládnout také speciální případy, například převod vlastnictví účtu.
🟡 Důležité: Počet agentů, které můžete přidat, závisí na vašem zvoleném tarifu. Aktuální limit nebo možnost zakoupení dalších míst uvidíte v sekci Sekce pro platby v dashboardu, případně se na nás obraťte prostřednictvím zákaznické podpory.
Tento článek jsme rozdělili na sedm částí:
Kdo jsou agenti?
Agenti tvoří zásadní část každého live chatu. Jsou to lidé, kteří vedou komunikaci s vašimi návštěvníky – odpovídají na dotazy nebo pomáhají vyhledat správné zboží. Aby chatování mohli zahájit, je třeba jim udělit přístup do Smartsupp účtu.
Jak pozvat nového agenta
Pozvat nového agenta je hračka. Přejděte do Nastavení → Operátoři a klikněte na Pozvat operátora.
Zadejte e-mailovou adresu agenta a pozvánka mu přijde přímo do e-mailu. Odkaz bude platit 7 dní. Po kliknutí na něj bude agent přesměrován do Smartsupp, kde si zadá své jméno a nastaví nové heslo.
Přímo ve formuláři s pozvánkou můžete nastavit také úroveň přístupu nového agenta — Plný přístup nebo Omezený přístup; ve výchozím stavu je zvolena možnost Plný přístup. Vámi zvolená úroveň se aktivuje po přijetí pozvánky. U tarifů s omezeným počtem míst pro agenty platí, že když jsou všechna místa plně obsazená, možnost Plný přístup se zobrazí šedě, Omezený přístup je nastaven automaticky a formulář vás upozorní na plnou kapacitu agentů.
💡 Poznámka: Pokud už jste ve Smartsupp přihlášeni, přesměruje vás pozvánka přímo do dashboardu. Chcete-li pozvánku přijmout v přihlášeném stavu, nejprve se odhlaste, nebo otevřete pozvánkový odkaz v jiném prohlížeči.
Nelze pozvat agenta? (e-mail už je registrován)
Není možné pozvat osobu, která už má svůj vlastní samostatný Smartsupp účet. Pokud se zobrazí chyba „E-mail již existuje“, znamená to, že daná adresa už je v systému jako samostatný Smartsupp účet. Řešení je následující:
1. Požádejte uživatele, aby se přihlásil ke svému samostatnému účtu ve Smartsupp s danou adresou.
2. Nechte ho, aby tento samostatný účet ve Smartsupp smazal.
3. Jakmile je účet smazán, můžete jej pozvat jako agenta pod svým účtem.
Případně stačí použít jinou e-mailovou adresu.
Upravit informace a přístup operátora
Pokud chcete upravit údaje agenta (jméno, e-mail, popis), klikněte na tři tečky v řádku agenta a zvolte Upravit operátora.
Na stejném místě lze rovněž změnit úroveň přístupu agenta:
Plný přístup — umožňuje přístup ke všem osobním i firemním nastavením včetně fakturace a chatování s návštěvníky. Doporučujeme pouze pro manažery či vedení společnosti.
Omezený přístup — agent vidí pouze konverzace, návštěvníky a svá osobní nastavení (profil, zkratky, notifikace) a může také chatovat s návštěvníky. Agent s omezeným přístupem navíc nevidí Domů stránku dashboardu.
Blokovat nebo odblokovat agenty
Každý agent je buď odblokován, nebo blokován. Přehled stavu najdete v seznamu operátorů v Nastavení → Operátoři:
Odblokován: agent může chatovat s vašimi návštěvníky. Pouze odblokovaní agenti mohou měnit automatizace a Flows.
Blokován: agentovi je znemožněn přístup ke konverzacím a nemůže chatovat, stále však může zobrazit statistiky a nastavení. Hodí se například pro vlastníka nebo manažera, který potřebuje kontrolu nebo řeší fakturaci, ale s návštěvníky nekomunikuje.
Jestliže chcete agenta zablokovat, klikněte na tři tečky u jeho jména a zvolte Blokovat operátora, celou akci pak potvrďte volbou Blokovat. Pro odblokování vyberte Odblokovat operátora ve stejném menu. Odblokování proběhne ihned, bez nutnosti dalšího potvrzení.
🟡 Důležité:
Nelze zablokovat agenta, pokud je ve vašem účtu jediný.
Pouze vlastník účtu smí blokovat nebo odblokovat vlastnický účet.
Agenta je možné odblokovat pouze tehdy, pokud má váš tarif volné místo. Pokud jsou již všechna místa zaplněná, je třeba uvolnit místo nebo navýšit kapacitu v Sekce pro platby.
Kombinace úrovně přístupu a stavu blokace: Jedná se o dvě různá nastavení. Úroveň přístupu (Plný nebo Omezený) rozhoduje co agent může a k čemu se dostane – Plný zahrnuje i nastavení firmy a fakturace, Omezený pouze konverzace, návštěvníky a osobní nastavení. Odblokován/Blokován určuje zda agent obsluhuje chaty – odblokovaní agenti mohou chatovat (a upravovat Flows/dříve chatboty i automatizační zprávy), blokovaní agenti naopak vidí jen statistiky a nastavení a nemohou chaty řešit. Například manažer může mít plný přístup a být blokován (má přehled, ale nechatuje), běžný pracovník bývá odblokován.
Kolik agentů lze přidat?
Maximální počet agentů závisí na vašem tarifu. Počet již přidaných agentů a možnost přidat další najdete v Sekce pro platby v dashboardu, případně kontaktujte naši podporu přes chat widget.
Do využitého počtu agentů na tarifu jsou počítáni pouze odblokovaní agenti. Blokovaní agenti (například vlastník neaktivní v chatu) místo nezabírají. Aktuální využití uvidíte v Nastavení → Operátoři.
Pokročilé: převod vlastnictví & smazání agenta
Pokud chcete odstranit agenta, který je aktuálním vlastníkem účtu, je nutné nejdříve převést vlastnictví na jiného agenta. Postupujte takto:
1. Kontaktujte naši zákaznickou podporu a uveďte, který agent má být novým vlastníkem účtu. Převod samostatně v dashboardu provést nelze – převod provedeme za vás.
2. Po převodu je původní vlastník převeden na běžného agenta.
3. Otevřete Nastavení → Pracoviště → Operátoři.
4. Vyhledejte agenta, kterého chcete odstranit, klikněte na tři tečky a zvolte Smazat.
Co dále?
Přiřazení agenta — konverzace se automaticky směrují ke správnému agentovi.
Uvítací zpráva a předání agentovi — uvítáte návštěvníka a hladce mu předáte chat živému agentovi.
Flow – funkce pro předání zpráv — dává možnost předat Flow konverzaci živému agentovi, kdykoli je potřeba.
💡 Potřebujete poradit? Kontaktujte naši zákaznickou podporu — rádi vám pomůžeme!