Upravljavec osebnih podatkov: Smartsupp.com, s.r.o ., ID št.: 036 68 681, s sedežem na Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, ki jo zastopa Vladimír Šandera, izvršni direktor, vpisano v poslovni register, ki ga vodi regionalno sodišče v Brnu, registrska številka C 86206 (“mi”).

Kontaktni podatki: dpo@smartsupp.com

Zagotavljamo platformo Smartsupp (v nadaljevanju »Platforma«), preko katere vam nudimo Live klepet, Flows (prej chatboti), Pridobivanje potencialnih strank in druge storitve, ki so naročene v skladu z našimi Pogoji uporabe (v nadaljevanju »Pogoji«). Zasebnosti posvečamo posebno pozornost. Naša vloga pri obdelavi osebnih podatkov je dvojna. Delujemo kot upravljavec osebnih podatkov (ali po nekaterih zakonih o zasebnosti označen kot »poslovni subjekt«), pa tudi kot obdelovalec osebnih podatkov (ali po nekaterih zakonih o zasebnosti kot »ponudnik storitev«). Ta politika zasebnosti opisuje našo vlogo kot upravljavec osebnih podatkov, kar pomeni, da v tej politiki zasebnosti najdete vse pomembne informacije o namenu, trajanju obdelave ali vaših pravicah.

Platforma je dosegljiva na spletnem mestu: https://www.smartsupp.com/ (v nadaljevanju »Spletno mesto«).

Če želite uporabljati našo Platformo kot uporabnik in uporabljati naše storitve (tako bi obdelovali osebne podatke npr. obiskovalcev vašega spletnega mesta), obdelujemo osebne podatke tudi po vaših navodilih. V takih primerih nastopate kot upravljavec osebnih podatkov. Pravila, kako ravnamo z osebnimi podatki v takih primerih, so na voljo v naših Pogojih obdelave podatkov, ki so dostopni tukaj: https://help.smartsupp.com/sl/articles/12647343.

Članek smo razdelili na več sklopov:

Da bi bili čim bolj transparentni, smo osebne podatke, ki jih obdelujemo, razdelili v naslednje kategorije:

Osebne podatke pridobimo neposredno od vas ali, če ste uporabnik Platforme in je vaš račun ustvaril vaš delodajalec/poslovni partner, jih lahko pridobimo od tega delodajalca/poslovnega partnerja, s katerim imamo pogodbeni odnos.

Naša Platforma ni namenjena shranjevanju ali obdelavi posebnih kategorij osebnih podatkov (npr. podatkov o zdravju, biometričnih informacij ipd.).

Vaše osebne podatke bomo uporabili za izvajanje zahtevane storitve, kar lahko
vključuje tudi obvestila po e-pošti in e-novice, zagotavljanje podpore strankam, izpolnjevanje zakonskih
obveznosti ipd. Vsi nameni in uporabe podatkov so določeni v tem delu B Politike zasebnosti,
kjer najdete, za katere namene uporabljamo vaše podatke, katere vrste podatkov so
obdelane in koliko časa poteka obdelava.
​
Vaših podatkov ne bomo prodali tretjim osebam, jih bomo pa lahko delili s partnerji, ki nam pomagajo zagotavljati storitve (glejte del D te politike zasebnosti).

Osebne podatke primarno obdelujemo za zagotavljanje naših storitev, ustvarjanje računa na Platformi (ter omogočanje dostopa vašim sodelavcem in osebju) in zahtevane storitve, še posebej, ko se registrirate v Platformo, ustvarite uporabniški račun, izpolnite podatke za fakturiranje in plačate naše storitve ter nas kontaktirate za več informacij. V okviru tega vam lahko pošiljamo tudi sporočila glede sklenitve in izvajanja pogodbe, novih izdaj izdelkov in storitev, opomnikov za plačilo, ponastavitev gesla in druge pomembne informacije. Ta sporočila (in druga dvosmerna komunikacija) so lahko poslana tudi po e-pošti (e-poštna obvestila). V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, prijavne podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, podatke o dnevniških zapisih, IP naslov in druge podatke o uporabi Platforme, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, ter podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana s pogodbenim razmerjem.

Plačila se izvajajo prek ponudnikov plačilnih storitev, ki so opisani v delu D - seznam prejemnikov.

Pravna podlaga za takšno obdelavo je izvajanje pogodbe med vami in nami ter izvedba ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. Če niste neposredna stranka pogodbe (če ste na primer zaposleni našega naročnika ali oseba, ki deluje v imenu našega naročnika), vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa za izvajanje katerekoli sklenjene pogodbe.

Podatki se obdelujejo za čas trajanja sklenjene pogodbe in za obdobje, ki je potrebno za izpolnitev obveznosti iz te pogodbe. Če svojega računa dlje časa ne uporabljate, je deaktiviran, v primeru, da želite izbris podatkov o vašem računu, nas kontaktirajte prek kontaktnih podatkov ali prek podpore ali drugih kontaktnih poti.

Na Google Workspace API: Potrjujemo, da uporaba API-jev Google Workspace v naši aplikaciji je strogo omejena na zagotavljanje naših storitev uporabnikom. Ne uporabljamo podatkov, pridobljenih preko API-jev Google Workspace, za razvoj, izboljšanje ali treniranje splošnih modelov umetne inteligence (AI) ali strojnega učenja (ML). Naša uporaba teh API-jev je skladna z zahtevami Googlove Limited Use politike, opisane tukaj.

Vaše osebne podatke obdelujemo tudi za zagotavljanje podpore uporabnikom, vključno z reševanjem vseh zahtev in poizvedb, vključno z nadaljnjo komunikacijo in zagotavljanjem dokumentacije za morebitno nadaljnjo komunikacijo z drugimi subjekti.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, IP naslov in druge podatke o uporabi Platforme, podatke o izpolnjevanju pogodbe in podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana s službo za podporo strankam.

Pravna podlaga za tako obdelavo je izvajanje pogodbe med vami in nami ali naš zakoniti interes.

Osebni podatki se obdelujejo za čas trajanja pogodbenega razmerja z uporabnikom ter nato toliko časa, kot je potrebno za zaščito naših pravnih interesov oziroma obdobje, potrebno za obravnavo katere koli zahteve za podporo uporabnikom. Najdaljše obdobje hrambe je določeno 3,5 leta po oddaji povpraševanja.

Podatke uporabljamo tudi za ocenjevanje uporabnikov, ki uporabljajo izdelek, oceno zadovoljstva, spremljanje trendov in zagotavljanje optimalne uporabe Platforme.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o uporabniku, podatke o izpolnitvi pogodbe in podatke iz vprašalnikov.

Pravna podlaga za takšno obdelavo je naš zakoniti interes, ki zajema izboljševanje Platforme in uporabniške izkušnje.

Osebni podatki se hranijo za čas trajanja medsebojnega odnosa. Podatki se obdelujejo za razumno obdobje, potrebno za medsebojno komunikacijo ali izvajanje vprašalnikov.

Vaše podatke lahko obdelujemo tudi za zaščito pred nepooblaščeno uporabo naše Platforme in storitev, ter da zagotavljamo njihovo varno uporabo. Prav tako lahko osebne podatke uporabimo za zaščito lastnih zahtevkov ali za preiskovanje, preprečevanje ali ukrepanje v primeru nezakonitih dejavnosti, sumov goljufije, situacij, ki lahko predstavljajo potencialno nevarnost za fizično varnost oseb, ali kršitev naših Pogojev. Ta namen vključuje tudi obdelavo osebnih podatkov za reševanje morebitnih pritožb.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, prijavne podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, dnevniške podatke, IP naslov in druge podatke o uporabi Platforme, podatke o uporabniku, podatke o izpolnjevanju pogodbe ter podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana s pogodbenim razmerjem.

Pravna podlaga za to obdelavo je naš zakoniti interes za zaščito naših pravic in obveznosti ter zaščito pred goljufijami in zlorabami.

Podatke obdelujemo v obdobju, v katerem tečejo zastaralni roki oziroma kateri drugi roki za uveljavljanje zahtevkov. To obdobje se lahko spremeni glede na aktualno stanje in na podlagi konkretnih ugotovitev ter povzročenih goljufij. Na splošno je obdobje obdelave določeno v skladu s potekom zastaralnih rokov (na primer 10 let po veljavni zakonodaji).

Kot druga podjetja moramo izpolnjevati zakonske obveznosti, zlasti na področju davkov, računovodstva in drugih področij, ki veljajo za nas. Prav tako moramo biti pripravljeni sodelovati z državnimi organi, če to zakon zahteva.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, podatke v zvezi z izpolnjevanjem pogodbe, podatke o komunikaciji (če so uporabljeni za izpolnitev zakonske obveznosti).

Pravna podlaga za to obdelavo je izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti.

Ti podatki se obdelujejo v obdobju, ki ga določa zakon. Zakonsko smo dolžni hraniti računovodske dokumente in knjigovodske zapise (računi) 5 let od konca obračunskega obdobja, na katero se nanašajo. Račune smo dolžni hraniti tudi 3 leta od konca davčnega leta, v katerem je nastala davčna obveznost v zvezi z računom. Davčne dokumente smo dolžni hraniti 10 let od konca davčnega leta, v katerem je bila izvedena transakcija.

Občasno vam lahko pošiljamo komercialna sporočila po e-pošti. To ne pomeni komunikacije, povezane z izvajanjem pogodbenega razmerja (npr. spremembe v Pogojih, obvestila o plačilu, zamude itd.), ampak komunikacijo v zvezi s promocijami, popusti, kampanjami in drugo komunikacijo v podporo naši blagovni znamki.

Za ta namen bomo obdelovali vaš e-poštni naslov in vaše identifikacijske podatke.

Pravna podlaga za to obdelavo je razdeljena na dva dela:

· Če ustvarite svoj račun in se registrirate, sklenemo pogodbo in vzpostavi se odnos stranka-ponudnik. Osebni podatki se torej obdelujejo na podlagi našega zakonitega interesa (direktni marketing).

· Če se prijavite na seznam za prejemanje novic, nam za tako obdelavo podate privolitev s samo prijavo.

Kadarkoli se lahko odjavite od prejemanja katerekoli novice s klikom na odjavo, ki je zagotovljena v nogi vsakega poslanega sporočila. Prav tako lahko kadarkoli umaknete svojo privolitev, kar pomeni enako kot možnost odjave, opisano zgoraj.

Osebni podatki se obdelujejo 2 leti od zadnjega aktivnega ogleda novice, razen če se odjavite predčasno.

Radi delimo informacije o vašem mnenju o Platformi in to radi pokažemo svetu. Zato lahko obdelujemo vaše osebne podatke in delimo vaše mnenje na naših družbenih omrežjih ali Spletnem mestu.

Za ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke in prijavne podatke. V primeru vašega izrecnega soglasja obdelujemo tudi slike, ime podjetja, pozicijo in druge osebne podatke, vključene v besedilo ocene.

Pravna podlaga za to obdelavo je vaša privolitev.

Vaši osebni podatki v ocenah se obdelujejo do preklica soglasja, najdlje 5 let.

Lahko se udeležite tudi naših webinarjev in drugih izobraževalnih dogodkov, ki jih organiziramo. Vaše osebne podatke bomo obdelovali za organizacijo in izvedbo takih webinarjev ali tečajev. Upoštevajte, da lahko nekatere dogodke snemamo ali fotografiramo. Prizadevamo si za anonimnost, zato vaše ime ali druge podrobnosti ne bodo vključene na fotografijah ali posnetkih brez vašega soglasja (npr. če gre za referenco).

Obdelovali bomo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in računu ter slike in videoposnetke.

Pravna podlaga za obdelavo je sklenjena pogodba, ki nastane z vašo prijavo na webinar/tečaj.

Osebni podatki se bodo obdelovali za čas trajanja pogodbenega razmerja ter dodatno 4 leta po njegovem prenehanju.

Vaše osebne podatke obdelujemo zaradi delovanja Spletnega mesta in Platforme ter njune varnosti, tj. za notranje delovanje Platforme, vašo identifikacijo kot registriranega uporabnika pri brskanju in večkratnih obiskih Platforme ter za zagotavljanje varnosti. Prav tako moramo obdelovati podatke o vaših preferencah, kot so privolitve, katere piškotke dovoljujete, privolitvene nize za personalizacijo in trženje ipd.

V ta namen obdelujemo tehnične podatke, kot so IP naslov, in piškotke, razvrščene kot nujni.

Pravna podlaga za tako obdelavo je naš zakoniti interes za pravilno delovanje in varno uporabo Platforme. Podatki se obdelujejo za čas vašega obiska Platforme oziroma za največje obdobje, določeno na vrstici piškotkov ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik določi obdobje shranjevanja piškotkov.

Vaše osebne podatke obdelujemo, da bi razumeli, kako obiskovalci uporabljajo naše Spletno mesto ali Platformo. V ta namen spremljamo promet na našem Spletnem mestu ali Platformi, ju optimiziramo ter na splošno izboljšujemo obisk in uporabniško izkušnjo.

V ta namen obdelujemo podatke o piškotkih, označene kot analitični, ki jih zagotavljamo mi ali tretje osebe in za katere ste dali privolitev. Podatki se obdelujejo za čas vašega obiska Platforme oziroma za največje obdobje, določeno na vrstici piškotkov ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik določi obdobje shranjevanja piškotkov.

Vaše osebne podatke obdelujemo za pridobitev informacij o vaših osebnih preferencah in prikaz relevantnih oglasov. Pri tem lahko promoviramo in ponujamo izdelke ter storitve na strani ter vam prikažemo trženjsko komunikacijo, povezano s storitvami, za katere ste se zanimali, in promoviramo našo blagovno znamko na spletu. To lahko vključuje tudi promocijo naših storitev prek družbenih omrežij, kjer takšne informacije delimo s tretjimi osebami.

V ta namen obdelujemo podatke o piškotkih, označene kot trženjski, ki jih zagotavljamo mi ali tretje osebe, s katerimi ste dali privolitev. Podatki se obdelujejo za čas vašega obiska Platforme oziroma za največje obdobje, določeno na vrstici piškotkov ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik določi obdobje shranjevanja piškotkov.

Smartsupp ponuja izbirni konektor, ki temelji na Model Context Protocol (MCP) in vam omogoča uporabo Platforme prek izbranega zunanjega AI pomočnika, npr. ChatGPT (OpenAI) ali Claude (Anthropic) (»AI pomočnik«). Konektor deluje šele, ko ga uporabnik vašega Smartsupp računa doda v AI pomočniku in ga avtorizira s prijavo v Smartsupp. AI pomočnik potem lahko deluje samo v okviru dovoljenj tega uporabnika.

Obdelovani podatki. Glede na to, kaj AI pomočniku naročite, konektor bere ali spreminja naslednje podatke, shranjene v vašem računu Smartsupp:

Prejmemo samo parametre zahtevkov, ki jih AI pomočnik pošlje. Vaših pogovorov z AI pomočnikom, zgodovine klepeta ali njegovega spomina ali datotek, ki jih vanj naložite, ne prejemamo. Za zagotavljanje konektorja obdelujemo tudi avtorizacijske podatke (dostopne žetone in identifikator povezanega AI pomočnika) in tehnične dnevnike zahtevkov konektorja.

Namen in pravna podlaga. Podatke v vašem računu obdelujemo za izvedbo dejanj, ki jih naročite AI pomočniku, na vaša navodila kot vaš obdelovalec v skladu z našimi Pogojih obdelave podatkov. Avtorizacijske podatke in tehnične dnevnike obdelujemo za zagotavljanje konektorja (izvajanje pogodbe) in varnost Platforme ter preprečevanje zlorab (zakoniti interes). Podatkov, ki potujejo prek konektorja, ne uporabljamo za treniranje AI modelov, jih ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje.

Prejemniki. Podatki, ki jih vrne konektor, so poslani AI pomočniku, ki ste ga izbrali, in jih njegov ponudnik obdeluje po vaši pogodbi ter njegovi politiki zasebnosti. Če ponudnik podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, se prenos izvaja na vaša navodila in pod pogoji vaše pogodbe s tem ponudnikom.

Hramba. Posebne kopije podatkov, ki jih konektor vrne, ne hranimo, temveč ostanejo v vašem računu Smartsupp in se hranijo, kot je opisano v naših Pogojih obdelave podatkov. Dostopni žetoni samodejno potečejo po omejenem obdobju. Tehnični dnevniki zahtevkov konektorja vsebujejo le metapodatke zahtevkov (čas, uporabljeno orodje in rezultat), ne pa vsebine zahtev ali odgovorov, in se hranijo 30 dni.

Vaša upravljanja. Konektor je izbiren in izklopljen, dokler ga ne avtorizirate. Kadarkoli ga lahko odklopite v nastavitvah konektorja v AI pomočniku, nakar AI pomočnik več ne more dostopati do vašega računa. Zahtevate lahko tudi preklic povezave na dpo@smartsupp.com.

Osebni podatki se hranijo v obdobju, določenem za vsak namen v delu B te politike
zasebnosti. Na splošno bomo hranili vaše osebne podatke toliko časa, kot je potrebno za
izpolnitev namenov, navedenih v tej politiki, razen če zakon ne zahteva oziroma dovoljuje daljšega obdobja hrambe (npr. za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov). Po izteku obdobja hrambe za določeno vrsto podatkov bomo podatke izbrisali ali uničili.
​
​Lahko zahtevate tudi izbris vaših podatkov tako, da nas kontaktirate na dpo@smartsupp.com.
​Vašo zahtevo bomo obravnavali v skladu z delom F.4 te politike zasebnosti.

Vaših podatkov ne posredujemo ali razkrivamo tretjim osebam za druge
namene, kot so opredeljeni v tej politiki zasebnosti (del B). Prav tako so nameni vseh prejemnikov podatkov
navedeni v spodnji tabeli. Osebne podatke delimo s spodaj navedenimi prejemniki:

Pri uporabi piškotkov na našem Spletnem mestu in v produktu lahko vaše osebne podatke delimo tudi z drugimi prejemniki, kot so: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

V primeru mnenj uporabnikov so lahko vaši osebni podatki deljeni tudi na drugih platformah, kot so: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Poleg tega lahko vaše osebne podatke posredujemo določenim tretjim osebam kot upravljavcem podatkov zaradi izpolnjevanja »zakonskih obveznosti«, kjer smo k temu zavezani z veljavno zakonodajo (zlasti upravni organi, policijski organi in sodni organi). Prav tako smo lahko zavezani posredovati vaše podatke osebam, ki trdijo, da so bili prizadeti zaradi vašega ravnanja.

Vzpostavljeni so varnostni postopki za zaščito zaupnosti vaših podatkov. Platforma, na kateri se obdelujejo osebni podatki, omogoča samo varne protokole za vhodne mrežne povezave. Podatki se šifrirajo z uporabo SSL/TLS za vse prenose podatkov. Uvedli smo tudi mehanizme za omejevanje fizičnega ali spletnega dostopa do strežnikov, ki gostijo osebne podatke. Uvedli smo postopke za redno testiranje, ocenjevanje in vrednotenje učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti podatkov.

Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, bodisi vprašanja, uveljavljanje pravic, pošiljanje pritožb ipd., nas lahko kontaktirate na dpo@smartsupp.com .

Vašo zahtevo bomo obravnavali brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 1 mesecu. V izjemnih primerih, predvsem zaradi zahtevnosti vaše zahteve, smo upravičeni to obdobje podaljšati še za 2 meseca. O vsakršnem takem podaljšanju in razlogu vas bomo seveda obvestili.

Imate tudi pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, kot je opisano spodaj.

Imate pravico od nas pridobiti potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke ali ne. Če vaše osebne podatke obdelujemo, imate tudi pravico zahtevati dostop do podatkov o namenu in obsegu obdelave, prejemnikih podatkov, trajanju obdelave, pravici do popravka, izbrisa, omejitvi obdelave in ugovoru obdelavi, pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu ter virih osebnih podatkov (te informacije so že v tem dokumentu). Prav tako nas lahko prosite za kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. Prvo kopijo zagotovimo brezplačno; nadaljnje kopije lahko zahtevajo plačilo. Obseg posredovanih podatkov je lahko omejen, da ne poseže v pravice in svoboščine drugih.

Imate pravico kadar koli preklicati svojo privolitev za obdelavo osebnih podatkov. Vendar pa preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem navedene privolitve, prav tako ne pomeni prenehanja obdelave osebnih podatkov, ki so bili že anonimizirani.

Imate pravico, da zahtevate popravek netočnih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Glede na namen obdelave imate lahko pravico tudi zahtevati dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov, tudi z dopolnilno izjavo.

Imate pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov v primerih, ko:

Te pravice ne morete izvajati, če je obdelava potrebna za izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti, nalog v javnem interesu ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov v primerih, ko:

Imate pravico pridobiti kopijo svojih osebnih podatkov, ki jih obdelujemo z avtomatiziranimi sredstvi na podlagi vaše privolitve ali za izvedbo pogodbe. Te podatke vam bomo ali upravljavcu, ki ga boste določili, če je tehnično mogoče, posredovali v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki. Obseg posredovanih podatkov je lahko omejen, da ne poseže v pravice in svoboščine drugih.

Imate pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo na podlagi zakonitega interesa. Vaše podatke bomo prenehali obdelovati, če ni drugih pretežnih razlogov za obdelavo oziroma če obdelava ni nujna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali če ugovarjate obdelavi za potrebe neposrednega trženja. Posebno pravilo velja za ugovor na novice. V tem primeru vam takšnih novic več ne bomo pošiljali.

Poleg možnosti uveljavljanja pravic pri našem podjetju lahko vložite pritožbo tudi pri pristojnem nadzornem organu, tj. Uradu za zaščito osebnih podatkov na naslovu Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

Ta politika zasebnosti je v veljavi od 08.10.2026. Pravico si pridržujemo, da občasno spremenimo to politiko zasebnosti, zato jo redno preverjajte. Vse spremembe tega dokumenta bomo objavili na našem Spletnem mestu.