V skladu s Pogoji storitve (»Pogoji«) Smartsupp zagotavlja storitev, kot je določeno v Pogojih, vam kot uporabniku storitve. Odnos med Smartsupp in uporabnikom je torej vzpostavljen na podlagi spletnega postopka registracije uporabnika ali preko pisne ali elektronske pogodbe, h kateri so Pogoji priloženi, in skupaj tvorijo dogovor med vami in Smartsupp (»Pogodba«). Ta dodatek k obdelavi podatkov (v nadaljevanju: »DPA«) je sestavni del Pogodbe.

Besede, ki se začnejo z veliko začetnico, imajo enak pomen, kot je določen v Pogojih ali katerem koli drugem aneksu, na katerega se Pogoji sklicujejo, razen če je v tem DPA določeno drugače.

Smartsupp sklene ta DPA v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, kot je Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (»GDPR«), , Zakon o varstvu osebnih podatkov 2018 ali CCPA/CPRA ter tudi v skladu z drugimi predpisi o zasebnosti, ki veljajo ob zagotavljanju storitve po Pogodbi (»veljavna zakonodaja o zasebnosti«).

Kadar ta DPA določa, da Smartsupp deluje kot obdelovalec osebnih podatkov, ima to pomen, ki ga določa »obdelovalec« po GDPR in drugih ekvivalentnih pojmih iz drugih veljavnih zakonov o zasebnosti (npr. »ponudnik storitev« kot je določeno v CCPA). Kadar ta DPA določa, da vi nastopate kot upravljavec osebnih podatkov, to pomeni enako kot »upravljavec« po GDPR in ekvivalentno po drugih veljavnih zakonih o zasebnosti (npr. »poslovni subjekt« kot je določeno v CCPA).

Članek smo razdelili v več poglavij:

1.1 Obdelava osebnih podatkov kot obdelovalec osebnih podatkov. Smartsupp lahko obdeluje osebne podatke v imenu uporabnika, ko je uporabniku na voljo storitev in Smartsupp v razmerju do uporabnika deluje kot obdelovalec osebnih podatkov (ali pod-obdelovalec).

Dejavnosti obdelave, ki jih izvaja Smartsupp, izhajajo iz registracije, Pogodbe ali iz dokumentiranih zahtev, ki jih izvede uporabnik v času zagotavljanja storitve preko platforme, ki je dostopna na https://www.smartsupp.com (»Platforma«).

1.2 Pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov. Uporabnik s tem pooblašča Smartsupp, da obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih zagotovi uporabnik, skladno s storitvijo, kot je določeno v tem DPA. Smartsupp bo osebne podatke obdeloval za uporabnika po dokumentiranih navodilih uporabnika in samo, kolikor je to nujno za pravilno izpolnjevanje obveznosti Smartsupp po Pogodbi.

1.3 Odgovornost uporabnika. Ker Smartsupp deluje kot obdelovalec osebnih podatkov, uporabnik nastopa kot upravljavec in je zato odgovoren za izpolnjevanje vseh obveznosti, povezanih z obdelavo osebnih podatkov. Med te obveznosti sodi tudi pravilno obveščanje posameznikov o obdelavi njihovih osebnih podatkov, pridobitev soglasja za obdelavo osebnih podatkov, če je to potrebno, in obravnavanje zahtev posameznikov v zvezi z uveljavljanjem njihovih pravic (kot so pravica do obveščenosti, dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora ipd.). Smartsupp bo uporabniku pomagal pri izpolnjevanju teh obveznosti preko Platforme oziroma na podlagi dokumentiranih zahtev uporabnika. Smartsupp pa v nobenem primeru ni odgovoren za točnost in zakonitost aktivnosti uporabnika, vključno z morebitnimi dejavnostmi, ki lahko predstavljajo kršitev zakonodaje o zasebnosti ali druge zakonodaje države, iz katere uporabnik uporablja storitev.

2.1 Predmet obdelave. Predmet obdelave osebnih podatkov, ki je opredeljen spodaj, s strani Smartsupp je zagotavljanje storitve, kot to določa Pogodba, zlasti obdelava osebnih podatkov, ko uporabljate naše funkcije storitve, kot je opisano na spletni strani.

2.2 Vrste osebnih podatkov. V okviru izpolnjevanja dolžnosti po Pogodbi in zagotavljanja storitve se lahko po tem DPA obdelujejo naslednje vrste osebnih podatkov:

a) kontaktni podatki, kot so ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka ali kontakt na družbenem omrežju,

b) podatki o obisku spletnega mesta uporabnika, kot so URL obiskanega spletnega mesta, datum in čas obiska spletnega mesta, tehnični podatki (ločljivost zaslona, tip naprave, tip brskalnika, operacijski sistem ipd.), IP naslov, geolokacijski podatki (država in mesto, iz katerega je uporabnik obiskal vaše spletno mesto),

c) informacije, vsebovane v pogovorih med uporabniki in strankami ali drugimi uporabniki, ob uporabi funkcij storitve,

d) tehnični dnevniki in druge informacije o uporabnikih, ki uporabljajo storitev (Smartsupp uporablja orodja tretjih oseb za zajemanje teh informacij),

e) druge osebne podatke, ki jih uporabnik naloži ali uporabi na katerikoli drug način, ali

f) osebne podatke, katerih vrsto, obseg in podrobnosti določi in nadzoruje uporabnik po svoji lastni presoji med uporabo storitve.

Obseg osebnih podatkov je odvisen od vrste funkcij storitve, ki jih uporablja uporabnik. Storitev ni namenjena shranjevanju posebnih vrst osebnih podatkov. Uporabnik ne sme uporabljati storitve za shranjevanje ali obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov. Če uporabnik to kljub temu stori, Smartsupp ne prevzema nobene odgovornosti za takšno obdelavo.

2.3 Kategorije posameznikov. Smartsupp bo obdeloval osebne podatke naslednjih kategorij posameznikov:

a) zaposleni (in drugi delavci ter osebe, ki delujejo v imenu uporabnika) uporabnika;

b) osebe, za katere je uporabnik ustvaril račun znotraj storitve;

c) stranke in drugi uporabniki uporabnika, katerim je omogočena uporaba storitve;

d) obiskovalci spletnega mesta uporabnika;

e) druge osebe, katerih osebne podatke je uporabnik posredoval Smartsupp ob zagotavljanju storitve in katerih osebni podatki so bili zabeleženi ali kako drugače obdelani v skladu z zagotovljeno storitvijo uporabniku.

3.1 Narava obdelave osebnih podatkov. Smartsupp bo osebne podatke obdeloval na avtomatiziran, elektronski način in obdelava bo obsegala dostop do osebnih podatkov v sklopu zagotavljanja storitve, vpogled v osebne podatke, shranjevanje osebnih podatkov in druge aktivnosti, ki lahko ustrezajo zagotavljanju storitve uporabniku. Narava obdelave osebnih podatkov izhaja iz:

a) Pogodbe, ki sta jo stranki sklenili;

b) zahtev uporabnika ali drugih pooblaščenih uporabnikov, ki uporabljajo Platformo v imenu uporabnika;

c) narave storitve in Platforme;

d) vseh drugih dokumentiranih navodil uporabnika.

3.2 Namen obdelave. Namen obdelave je zagotovitev storitve uporabniku, kot je opredeljena v Pogojih, in za druge namene, ki lahko izhajajo iz zagotavljanja storitve.

4.1 Trajanje obdelave osebnih podatkov. Obdelava osebnih podatkov bo potekala za čas trajanja Pogodbe oziroma dokler Smartsupp prejema navodila uporabnika v povezavi z izpolnjevanjem Pogodbe. Smartsupp se zavezuje, da bo izpolnjeval obveznosti, določene v zakonodaji o varstvu podatkov, ves čas trajanja Pogodbe, razen če iz Pogodbe ne izhaja, da naj bi se z določenimi obveznostmi nadaljevalo tudi po prenehanju Pogodbe.

4.2 Vrnitev in izbris osebnih podatkov. Če je Pogodba odpovedana, bo Smartsupp v obsegu, ki ga dovoljuje veljavna zakonodaja o zasebnosti, v roku 3 mesecev po prenehanju izbrisal vse osebne podatke, shranjene za potrebe zagotavljanja storitve. Če uporabnik v navedenem obdobju Smartsupp obvesti, da želi podatke raje prejeti nazaj, ima Smartsupp pravico zaračunati razumne stroške v znesku, ki ga bo predhodno sporočil.

5.1 Obveznosti Smartsupp. Pri obdelavi osebnih podatkov se Smartsupp zavezuje:

a) obdelovati osebne podatke izključno na podlagi dokumentiranih navodil uporabnika; za izogib dvomom, se obdelava osebnih podatkov skladno z obveznostmi po Pogodbi šteje za obdelavo v skladu z navodili uporabnika;

b) upoštevati navodila uporabnika glede prenosa osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če takšno obdelavo določa že zakonodaja Evropske unije ali države članice, ki je zavezujoča za Smartsupp;

c) zagotoviti, da so osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, vezane na obveznost zaupnosti ali predmet pravne obveznosti zaupnosti;

d) glede na naravo obdelave z ustreznimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, kjer je to mogoče, pomagati uporabniku pri izpolnjevanju dolžnosti, da odgovori na zahteve posameznikov glede uveljavljanja njihovih pravic; pravila za ravnanje z zahtevami posameznikov so opredeljena v 5.2. členu tega DPA;

e) pomagati uporabniku pri izpolnjevanju obveznosti, ki vključujejo (i) zagotavljanje ravni varnosti obdelave, (ii) prijavo kršitev osebnih podatkov pristojnemu organu za varstvo podatkov in, kjer je ustrezno, posameznikom, (iii) oceno vpliva na varstvo osebnih podatkov in (iv) predhodno posvetovanje s pristojnim organom za varstvo podatkov, vse z upoštevanjem narave obdelave in narave obdelanih osebnih podatkov;

f) dovoliti uporabniku ali osebi, ki jo pooblasti uporabnik, da preveri (vključno z revizijo ali inšpekcijo) skladnost s tem DPA, zlasti izpolnjevanje obveznosti obdelave osebnih podatkov na podlagi tega dodatka, in bo k temu prispeval skladno z razumnimi navodili uporabnika ali pooblaščene osebe; posebna pravila za revizije so določena v 5.3. in 5.4. členu tega DPA;

g) uporabniku zagotoviti vse podatke, ki jih je mogoče razumno pričakovati od Smartsupp, kot dokazilo, da so izpolnjene zadevne obveznosti iz zakonodaje o varstvu podatkov.

5.2 Zahteve posameznikov. Če posameznik neposredno kontaktira Smartsupp, bo Smartsupp posameznika opozoril, da mora zahtevo nasloviti neposredno na uporabnika. Smartsupp bo uporabil tržno razumne napore, da pomaga uporabniku pri odgovoru na takšno zahtevo posameznika, v kolikor je Smartsupp to pravno dovoljeno. Uporabnik je odgovoren za vse stroške, povezane z nudenjem take pomoči s strani Smartsupp, in odgovarja za pravilno obravnavanje take zahteve.

5.3 Pravila za revizijo. Uporabnik mora vsako zahtevo za revizijo (preverjanje) poslati izključno na Smartsupp e-poštni naslov dpo@smartsupp.com v razumnih časovnih presledkih. Po prejemu zahteve za revizijo se stranki vnaprej dogovorita o (i) mogočem datumu revizije, (ii) varnostnih ukrepih in zagotavljanju zaupnosti v času revizije ter (iii) pričakovanem začetku, obsegu in trajanju revizije. Če dogovor ni dosežen v 30 dneh od datuma zahteve, Smartsupp določi pogoje revizije.

5.4 Revizor. Smartsupp lahko pisno ugovarja kateremukoli revizorju (pooblaščeni osebi), ki ga imenuje uporabnik, če po mnenju Smartsupp revizor ni dovolj usposobljen, ni neodvisen, je v konkurenčnem položaju do Smartsupp ali kako drugače očitno neustrezen. Po ugovoru mora uporabnik imenovati drugega revizorja ali revizijo izvesti sam. Uporabnik je dolžan takoj obvestiti Smartsupp o kakršnikoli neskladnosti, bodisi z veljavno zakonodajo o zasebnosti ali s tem DPA, ugotovljeni med revizijo.

5.5 Obseg revizije. Obseg revizije uporabnika vključuje le dokumentacijo in postopke, ki so neposredno povezani z uporabo storitve s strani določenega uporabnika.

5.6 Pod-obdelovalci. Uporabnik soglaša z vključenostjo drugih pod-obdelovalcev pri obdelavi osebnih podatkov. Glede na vrsto zagotovljene ali zahtevane storitve lahko Smartsupp uporablja druge pod-obdelovalce ali deli osebne podatke z drugimi prejemniki osebnih podatkov. Uporabnik soglaša, da Smartsupp vključuje pod-obdelovalce navedene na: https://help.smartsupp.com/sl/articles/12647685

5.7 Ugovori drugim pod-obdelovalcem. Smartsupp bo uporabnika obvestil pisno ali z posodobitvijo seznama pod-obdelovalcev o vključitvi dodatnega pod-obdelovalca pred njegovo vključitvijo, uporabnik pa lahko v 10 delovnih dneh po obvestilu ugovarja vključitvi dodatnega pod-obdelovalca. Če uporabnik znotraj navedenega roka ne ugovarja, bo Smartsupp vključil dodatnega pod-obdelovalca. V primeru ugovora bo Smartsupp ugovor ocenil in, če bo presodil, da je utemeljen, dodatnega pod-obdelovalca ne bo vključil oziroma bo sprejel razumne komercialne ukrepe, da spremeni konfiguracijo ali uporabo storitve tako, da se taka obdelava izogne. Če sprememba ni mogoča, lahko Smartsupp prekine Pogodbo z uporabnikom (ali delno) oziroma preneha zagotavljati tisti del storitve, na katerega se nanaša dodatni pod-obdelovalec, ne da bi s tem nastopila zamuda ali kršitev kakršnekoli obveznosti. Smartsupp bo uporabniku povrnil že vnaprej plačane stroške za preostanek trajanja Pogodbe, glede prekinjene storitve od dneva prekinitve dalje, brez kazni za odpoved.

5.8 Obveznosti do drugih pod-obdelovalcev.Če Smartsupp vključi drugega pod-obdelovalca, se mora ta pod-obdelovalec pogodbene zavezati enakim obveznostim za varstvo osebnih podatkov, kot so dogovorjene med uporabnikom in Smartsupp, ter izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe.

5.9 Odgovornost za pod-obdelovalce.Smartsupp odgovarja za ravnanja in opustitve dejanj svojih pod-obdelovalcev v enakem obsegu, kot bi odgovarjal, če bi bila storitev vsakega pod-obdelovalca opravljena neposredno po pogojih tega DPA, razen če je v Pogodbi drugače določeno.

5.10 Stroški v zvezi z izvajanjem DPA. Če ni drugače pisno dogovorjeno, stroške, povezane z izvajanjem DPA, nosi vsak uporabnik sam. Smartsupp je upravičen uporabniku zaračunati razumne stroške, nastale zaradi obravnave kakršnekoli zahteve ali izpolnjevanja katerekoli obveznosti po tem DPA.

6.1 Obveznost varovanja osebnih podatkov. Smartsupp je uvedel in vzdržuje tehnične ter organizacijske ukrepe, s katerimi preprečuje nepooblaščen ali nenameren dostop do osebnih podatkov, njihovo spremembo, uničenje ali izgubo, nepooblaščene prenose, drugo nepooblaščeno obdelavo ali zlorabo osebnih podatkov. Smartsupp redno spremlja upoštevanje teh ukrepov.

6.2 Posebni varnostni ukrepi. Smartsupp je uvedel in vzdržuje naslednje ukrepe za zagotavljanje ustrezne ravni varnosti:

Tehnični ukrepi:

a) Psevdonimizacija in šifriranje osebnih podatkov:

platforma, na kateri se obdelujejo osebni podatki, omogoča le varne kanale oziroma protokole za vhodne omrežne povezave; Smartsupp šifrira podatke z uporabo SSL/TLS za vse prenose podatkov

IT sistemi, ki obdelujejo osebne podatke, omogočajo le varne kanale ali protokole;

kriptografski ključi so varno upravljani.

b) Zagotavljanje stalne zaupnosti, celovitosti, razpoložljivosti in odpornosti sistemov in storitev za obdelavo:

fizični dostop osebja Smartsupp je omejen na pooblaščene osebe;

Smartsupp je uvedel mehanizme za omejevanje fizičnega ali spletnega dostopa do strežnikov, kjer so shranjeni osebni podatki;

preprečevanje, da bi nepooblaščene osebe pridobile dostop do osebnih podatkov ali jih uporabljale brez dovoljenja;

osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, imajo dostop le do podatkov, ki jih potrebujejo in do katerih so pooblaščeni, in osebni podatki med obdelavo ne morejo biti brani, kopirani, spreminjani ali izbrisani brez dovoljenja;

dostop je močno avtenticiran (npr. z uporabo močnih gesel);

pravice dostopa se periodično preverjajo;

poskusi dostopa (uspešni in neuspešni) se beležijo in spremljajo;

zaposlenim Smartsupp ni dovoljeno lokalno shranjevati ali obdelovati osebnih podatkov na svojih delovnih postajah ali drugih omrežnih lokacijah;

vse morebitne napake in anomalije platforme se beležijo.

c) Zmožnost pravočasnega povrnitve razpoložljivosti in dostopa do osebnih podatkov v primeru fizičnega ali tehničnega incidenta:

Smartsupp je uvedel postopek, mehanizem in orodja za varnostno kopiranje;

postopek obnove, berljivost podatkov in celovitost varnostnih kopij se periodično preverjajo.

d) Smartsupp je uvedel postopek rednega testiranja, ocenjevanja in vrednotenja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotovitev varnosti obdelave.

e) Osebnih podatkov ni mogoče spreminjati ali izbrisati brez dovoljenja v času elektronskega prenosa, pretovarjanja ali shranjevanja in prejemne organizacije prenosa je mogoče identificirati in preveriti.

Organizacijski ukrepi:

f) Vsi zaposleni, vključeni v obdelavo osebnih podatkov, so seznanjeni z zaupno naravo osebnih podatkov, so ustrezno usposobljeni glede svojih odgovornosti in so podpisali pisne izjave o zaupnosti.

g) Smartsupp je uvedel interne smernice in procese za varno obdelavo osebnih podatkov v skladu z veljavno zakonodajo o zasebnosti.

h) Za vprašanja glede tega DPA, skladnosti s predpisi o varstvu podatkov, zasebnosti podatkov ali katerakoli druga vprašanja zasebnosti, se lahko stranka obrne prek e-pošte na: dpo@smartsupp.com.

6.3 Varnostni incidenti. Če Smartsupp zazna kršitev varnosti osebnih podatkov, bo o tem brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 48 urah po seznanitvi z incidentom, obvestil uporabnika in po svojih najboljših močeh zagotovil uporabniku vse znane informacije o incidentu, omejeno na:

Smartsupp bo na katerokoli zahtevo uporabnika za pomoč v primeru varnostne kršitve odgovoril brez nepotrebnega odlašanja.

6.4 Nezakonita navodila. Če uporabnik Smartsuppu naloži navodila, zaradi katerih pride do kršitve obveznosti po zakonodaji o varstvu podatkov, in nadzorni organ ali drugo regulativno telo na podlagi takšnih navodil izreče sankcijo Smartsupp ali pa je Smartsupp dolžan odškodovati posameznike, se uporabnik zavezuje, da bo Smartsuppu povrnil vse nastale škode na podlagi pisnega obvestila Smartsupp.

6.5 Omejitev odgovornosti. Za ta DPA velja ista omejitev odgovornosti, kot je določena v Pogojih.

6.6 Spremembe. Za ta DPA veljajo enaka pravila za spremembe, kot jih določajo Pogoji.

6.7 Učinkovitost. Ta DPA postane pravno zavezujoč med uporabnikom in Smartsupp skupaj s Pogodbo.