V skladu s pogoji uporabe (»Pogoji«) Smartsupp uporabniku kot uporabniku storitve zagotavlja storitev, kot je določeno v Pogojih. Odnos med Smartsupp in uporabnikom temelji na spletni registraciji uporabnika ali na pisni oziroma elektronski pogodbi, h kateri so priloženi Pogoji in ki skupaj tvorijo sporazum med vami in družbo Smartsupp (»Sporazum«). Ta dodatek k obdelavi podatkov (v nadaljevanju »DPA«) je sestavni del Sporazuma.

Besede z začetnico imajo enak pomen, kot je določen v Pogojih ali katerem koli drugem dodatku, na katerega se Pogoji sklicujejo, razen če je v tem DPA določeno drugače.

Smartsupp sklene ta DPA v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov, kot je Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (»GDPR«) , Data Protection Act 2018 ali CCPA/CPRA ter v skladu z drugo zakonodajo na področju zasebnosti, ki se uporablja pri zagotavljanju storitve v skladu s Sporazumom (»veljavna zakonodaja o zasebnosti«).

Kadar ta DPA določa, da Smartsupp deluje kot obdelovalec osebnih podatkov, ima to pomen, kot je določen za »obdelovalca« po GDPR in drugih enakovrednih izrazih v skladu z drugo veljavno zakonodajo o zasebnosti (npr. »Service Provider« po CCPA). Kadar ta DPA določa, da vi delujete kot upravljavec osebnih podatkov, ima to pomen, kot je določen za »upravljavca« po GDPR in drugih enakovrednih izrazih v skladu z veljavno zakonodajo o zasebnosti (npr. »Business« po CCPA).

Vsebina:

1.1 Obdelava osebnih podatkov kot obdelovalec osebnih podatkov. Smartsupp lahko pri zagotavljanju storitve uporabniku v njegovem imenu obdeluje osebne podatke in takrat nastopa kot obdelovalec osebnih podatkov (ali podizvajalec obdelave) v razmerju do uporabnika.

Dejavnosti obdelave, ki jih izvaja Smartsupp, izhajajo iz registracije, Sporazuma ali iz dokumentiranih zahtev uporabnika med zagotavljanjem storitve prek platforme, ki je na voljo na https://www.smartsupp.com (»Platforma«).

1.2 Pooblastilo za obdelavo osebnih podatkov. Uporabnik s tem pooblašča Smartsupp za obdelavo osebnih podatkov posameznikov, ki jih je posredoval uporabnik, v skladu s storitvijo, kot je določeno v tem DPA. Smartsupp bo osebne podatke za uporabnika obdeloval v skladu z dokumentiranimi navodili uporabnika in le v obsegu, ki je potreben za ustrezno izpolnjevanje obveznosti Smartsupp po Sporazumu.

1.3 Odgovornost uporabnika. Ker Smartsupp deluje kot obdelovalec osebnih podatkov, uporabnik deluje kot upravljavec in je zato odgovoren za izpolnjevanje vseh obveznosti, povezanih z obdelavo osebnih podatkov. Med te obveznosti spadajo ustrezno obveščanje posameznikov o obdelavi osebnih podatkov, pridobitev privolitve za obdelavo osebnih podatkov, kadar je to potrebno, ter obravnava zahtev posameznikov v zvezi z uveljavljanjem njihovih pravic (kot so pravica do obveščenosti, dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora itd.). Smartsupp bo uporabniku pri izpolnjevanju teh obveznosti pomagal prek Platforme ali na podlagi dokumentiranih zahtev uporabnika. Vendar Smartsupp na noben način ne odgovarja za točnost in zakonitost dejavnosti uporabnika, vključno s kakršno koli dejavnostjo, ki bi lahko pomenila kršitev zakonodaje o zasebnosti ali druge zakonodaje v državi, iz katere uporabnik uporablja storitev.

2.1 Predmet obdelave. Predmet obdelave osebnih podatkov, ki so opredeljeni spodaj, s strani Smartsupp je zagotavljanje storitve, kot je določeno v Sporazumu, zlasti obdelava osebnih podatkov, kadar uporabljate funkcije naše storitve, kot so opisane na spletnem mestu.

2.2 Vrste osebnih podatkov. V okviru izpolnjevanja obveznosti po Sporazumu in zagotavljanja storitve se lahko v skladu s tem DPA obdelujejo naslednje vrste osebnih podatkov:

a) kontaktni podatki, kot so ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka ali kontakt prek računa družbenega omrežja,

b) podatki o obiskovanju spletnega mesta uporabnika, kot so URL obiskanega spletnega mesta, datum in čas obiska spletnega mesta, tehnične informacije (ločljivost zaslona, vrsta naprave, vrsta brskalnika, operacijski sistem itd.), IP naslov, podatki o geolokaciji (država in mesto, iz katerih je uporabnik obiskal vaše spletno mesto),

c) informacije, ki so vsebovane v pogovorih med uporabniki in strankami ali drugimi uporabniki pri uporabi funkcij storitve,

d) tehnični dnevniki in druge informacije o uporabnikih, ki uporabljajo storitev (Smartsupp za zajem takšnih informacij uporablja orodja tretjih oseb),

e) drugi osebni podatki, ki jih je uporabnik naložil ali kako drugače uporabil, ali

f) osebni podatki, katerih vrsto, obseg in podrobnosti med zagotavljanjem storitve v celoti določi in nadzoruje uporabnik po lastni presoji.

Obseg osebnih podatkov je odvisen od vrste funkcij storitve, ki jih uporablja uporabnik. Storitev ni namenjena shranjevanju posebnih vrst osebnih podatkov. Uporabnik ne sme uporabljati storitve za shranjevanje ali obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov. Če uporabnik takšne podatke obdeluje prek storitve, Smartsupp za takšno obdelavo ne prevzema nobene odgovornosti.

2.3 Kategorije posameznikov. Smartsupp bo obdeloval osebne podatke naslednjih kategorij posameznikov:

a) zaposleni (in drugi delavci ter osebe, ki delujejo v imenu uporabnika) uporabnika;

b) osebe, za katere je uporabnik ustvaril račun znotraj storitve;

c) stranke in drugi uporabniki uporabnika, ki jim je storitev zagotovljena;

d) obiskovalci spletnega mesta uporabnika;

e) druge osebe, katerih osebne podatke je uporabnik posredoval Smartsupp med zagotavljanjem storitve in katerih osebni podatki so bili zabeleženi ali kako drugače obdelani v skladu z zagotavljanjem storitve uporabniku.

3.1 Narava obdelave osebnih podatkov. Smartsupp bo osebne podatke obdeloval na avtomatiziran, elektronski način, pri čemer bo obdelava obsegala dostop do osebnih podatkov v okviru zagotavljanja storitve, vpogled v osebne podatke, shranjevanje osebnih podatkov in druge dejavnosti, ki lahko ustrezajo zagotavljanju storitve uporabniku. Narava obdelave osebnih podatkov izhaja iz:

a) Sporazuma, ki sta ga sklenili stranki;

b) zahtev uporabnika ali drugih pooblaščenih uporabnikov, ki uporabljajo Platformo v imenu uporabnika;

c) narave storitve in Platforme;

d) drugih dokumentiranih navodil, ki jih zagotovi uporabnik.

3.2 Namen obdelave. Namen obdelave je zagotavljanje storitve uporabniku, kot je opredeljeno v Pogojih, ter drugi nameni, ki lahko izhajajo iz zagotavljanja storitve.

4.1 Trajanje obdelave osebnih podatkov. Obdelava osebnih podatkov se bo izvajala za čas trajanja Sporazuma ali toliko časa, dokler Smartsupp prejema navodila uporabnika v zvezi z izpolnjevanjem Sporazuma. Smartsupp se zavezuje, da bo obveznosti, določene v zakonodaji o varstvu podatkov, upošteval v celotnem obdobju trajanja Sporazuma, razen če iz Sporazuma izhaja, da morajo te obveznosti veljati tudi po njegovi prekinitvi.

4.2 Vračilo in izbris osebnih podatkov. Če je Sporazum prekinjen, Smartsupp, kolikor to dopušča veljavna zakonodaja o zasebnosti, izbriše vse osebne podatke, shranjene za namen zagotavljanja storitve, v 3 mesecih po prekinitvi. Če uporabnik v zgoraj navedenem obdobju zahteva od Smartsupp, da se mu podatki raje vrnejo, je Smartsupp upravičen zaračunati razumno pristojbino v znesku, ki bo vnaprej sporočen.

5.1 Obveznosti Smartsupp. Pri obdelavi osebnih podatkov se Smartsupp zavezuje:

a) osebne podatke obdelovati izključno na podlagi dokumentiranih navodil uporabnika; za izogib dvomu se šteje, da je obdelava osebnih podatkov v skladu z obveznostmi po Sporazumu izvedena v skladu z navodili uporabnika;

b) upoštevati navodila uporabnika glede prenosa osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, razen če je taka obdelava že zahtevana z zakonodajo Evropske unije ali zakonodajo države članice, ki velja za Smartsupp;

c) zagotoviti, da so osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, zavezane k zaupnosti ali so zavezane k zakonski obveznosti varovanja zaupnosti;

d) ob upoštevanju narave obdelave prek ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov, kadar je to mogoče, pomagati uporabniku pri izpolnjevanju njegove obveznosti odgovarjanja na zahteve za uveljavljanje pravic posameznikov; pravila za obravnavo zahtev posameznikov so določena v členu 5.2 tega DPA;

e) pomagati uporabniku pri izpolnjevanju njegovih obveznosti (i) zagotavljanja ravni varnosti obdelave, (ii) prijave kršitev varstva osebnih podatkov nadzornemu organu in, kadar je to primerno, posameznikom, (iii) ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov in (iv) izvedbe predhodnega posvetovanja z nadzornim organom, ob upoštevanju narave obdelave in narave obdelanih osebnih podatkov;

f) omogočiti uporabniku ali osebi, ki jo pooblasti uporabnik, preverjanje (vključno z revizijo ali inšpekcijskim pregledom) skladnosti s tem DPA, zlasti izpolnjevanje obveznosti glede obdelave osebnih podatkov, ki iz njega izhajajo, ter prispevati k takim preverjanjem v skladu z razumnimi navodili uporabnika ali pooblaščene osebe; posebna pravila za revizije so določena v členih 5.3 in 5.4 tega DPA;

g) uporabniku zagotoviti vse informacije, ki jih je od Smartsupp mogoče razumno pričakovati, da se potrdi, da so izpolnjene obveznosti, določene v ustrezni zakonodaji o varstvu podatkov.

5.2 Zahteve posameznikov. Če se posameznik neposredno obrne na Smartsupp, bo Smartsupp posameznika obvestil, naj zahtevo naslovi neposredno na uporabnika. Smartsupp bo vložil komercialno razumno prizadevanje, da pomaga uporabniku pri odgovoru na takšno zahtevo posameznika, v obsegu, v katerem je Smartsupp to pravno dovoljeno storiti. Uporabnik je odgovoren za vse stroške, ki nastanejo zaradi Smartsuppovega zagotavljanja takšne pomoči, in je odgovoren za pravilno obravnavo takšne zahteve.

5.3 Pravila za revizijo. Uporabnik mora vsako zahtevo za revizijo (preverjanje) poslati izključno na e-poštni naslov Smartsupp dpo@smartsupp.com, v razumnem časovnem razmiku. Po prejemu zahteve za revizijo se stranki vnaprej dogovorita o (i) možnem datumu revizije, (ii) varnostnih ukrepih in načinu zagotavljanja skladnosti z obveznostmi zaupnosti med revizijo ter (iii) pričakovanem začetku, obsegu in trajanju revizije. Če v 30 dneh od dneva zahteve do dogovora ne pride, pogoje revizije določi Smartsupp.

5.4 Revizor. Smartsupp lahko vloži pisni ugovor zoper katerega koli revizorja (pooblaščeno osebo), ki ga imenuje uporabnik, če po mnenju Smartsupp revizor ni dovolj usposobljen, ni neodvisen, je v konkurenčnem položaju s Smartsupp ali je kako drugače očitno neprimeren. Po ugovoru je uporabnik dolžan imenovati drugega revizorja ali revizijo izvesti sam. Uporabnik mora Smartsupp nemudoma obvestiti o vseh neskladnostih z veljavno zakonodajo o zasebnosti ali s tem DPA, ki jih odkrije med revizijo.

5.5 Obseg revizije. Obseg revizije, ki jo izvaja uporabnik, vključuje samo dokumentacijo in procese, ki so neposredno povezani z uporabo storitve s strani konkretnega uporabnika.

5.6 Podizvajalci obdelave. Uporabnik soglaša z vključevanjem drugih podizvajalcev obdelave v obdelavo osebnih podatkov. Glede na vrsto storitve, ki jo Smartsupp zagotavlja ali ki jo uporabnik zahteva, lahko Smartsupp uporablja tudi druge podizvajalce obdelave ali osebne podatke deli z drugimi prejemniki osebnih podatkov. Uporabnik se strinja, da Smartsupp vključi podizvajalce obdelave, navedene na: https://help.smartsupp.com/en

5.7 Ugovori zoper druge podizvajalce obdelave. Smartsupp bo uporabnika v pisni obliki ali z posodobitvijo seznama podizvajalcev obdelave obvestil o vključitvi dodatnega podizvajalca obdelave pred njegovo vključitvijo, uporabnik pa lahko v roku 10 delovnih dni po obvestilu ugovarja vključitvi dodatnega podizvajalca obdelave. Če uporabnik v določenem roku ne ugovarja, Smartsupp vključi dodatnega podizvajalca obdelave. V primeru, da uporabnik vloži ugovor, bo Smartsupp ugovor ocenil in, če ga bo štel za utemeljenega, dodatnega podizvajalca obdelave ne bo vključil ali bo izvedel komercialno razumno spremembo konfiguracije ali uporabe storitve uporabnika, da se izogne obdelavi pri takem podizvajalcu obdelave. Če sprememba ni mogoča, lahko Smartsupp Sporazum z uporabnikom (v celoti ali delno) prekine ali ne zagotovi dela storitve, s katerim je povezano vključevanje dodatnega podizvajalca obdelave, ne da bi bil zaradi tega v zamudi ali v kršitvi kakršne koli obveznosti. Smartsupp bo uporabniku vrnil vse vnaprej plačane pristojbine, ki pokrivajo preostanek trajanja takšnega Sporazuma po datumu učinkovanja prekinitve v zvezi s tako prekinjeno storitvijo, ne da bi za takšno prekinitev uporabniku naložil kakršno koli kazen.

5.8 Obveznosti do drugih podizvajalcev obdelave.Če Smartsupp vključi drugega podizvajalca obdelave, se mora ta zavezati k enakim obveznostim varovanja osebnih podatkov, kot so dogovorjene med uporabnikom in Smartsupp, ter tudi k izvajanju ustreznih tehničnih in organizacijskih ukrepov.

5.9 Odgovornost za podizvajalca obdelave.Smartsupp odgovarja za dejanja in opustitve dejanj svojih podizvajalcev obdelave v enakem obsegu, kot bi odgovarjal Smartsupp, če bi bila storitev vsakega podizvajalca obdelave zagotovljena neposredno v skladu s pogoji tega DPA, razen če je v Sporazumu določeno drugače.

5.10 Stroški, povezani z izvrševanjem DPA. Če ni pisno dogovorjeno drugače, uporabnik krije svoje stroške, povezane z izvrševanjem DPA. Smartsupp je upravičen uporabniku zaračunati razumne stroške, nastale pri obravnavi katere koli zahteve in izpolnjevanju katere koli obveznosti po tem DPA.

6.1 Obveznost zavarovanja osebnih podatkov. Smartsupp je sprejel in vzdržuje tehnične in organizacijske ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega ali nenamernega dostopa do osebnih podatkov, njihove spremembe, uničenja ali izgube, nepooblaščenega posredovanja, druge nepooblaščene obdelave ali druge nepooblaščene zlorabe osebnih podatkov. Smartsupp redno nadzira skladnost s temi ukrepi.

6.2 Posebni varnostni ukrepi. Smartsupp je sprejel in vzdržuje naslednje ukrepe za zagotovitev ustrezne ravni varnosti:

Tehnični ukrepi:

a) Psevdonimizacija in šifriranje osebnih podatkov:

Platforma, na kateri se obdelujejo osebni podatki, omogoča le varne kanale ali protokole za dohodne omrežne povezave; Smartsupp šifrira podatke z uporabo SSL/TLS za vse prenose podatkov

IT sistemi, ki obdelujejo osebne podatke, omogočajo le varne kanale ali protokole;

kriptografski ključi se varno upravljajo.

b) Sposobnost zagotavljanja stalne zaupnosti, celovitosti, razpoložljivosti in odpornosti sistemov in storitev obdelave:

fizični dostop osebja Smartsupp je omejen na pooblaščene osebe;

Smartsupp je sprejel mehanizme za omejevanje fizičnega ali spletnega dostopa do strežnikov, na katerih gostujejo osebni podatki;

preprečevanje, da bi nepooblaščene osebe pridobile dostop do osebnih podatkov in da bi se osebni podatki uporabljali brez pooblastila;

osebe, pooblaščene za obdelavo osebnih podatkov, imajo dostop samo do tistih osebnih podatkov, ki jih potrebujejo in do katerih so pooblaščene; osebnih podatkov ni mogoče brez pooblastila brati, kopirati, spreminjati ali odstraniti med obdelavo;

dostop je močno overjen (npr. z uporabo močnih gesel);

pravice dostopa se periodično preverjajo;

poskusi dostopa (tako uspešni kot neuspešni) se beležijo in spremljajo;

osebju Smartsupp je prepovedano prenašati in lokalno obdelovati osebne podatke na svojih delovnih postajah ali na katerem koli drugem omrežnem mestu;

vse morebitne napake Platforme in anomalije se beležijo.

c) Sposobnost pravočasne vzpostavitve razpoložljivosti osebnih podatkov in dostopa do njih v primeru fizičnih ali tehničnih incidentov:

Smartsupp je sprejel postopke, mehanizme in orodja za varnostno kopiranje;

postopki za obnovo, berljivost podatkov in celovitost varnostnih kopij se periodično testirajo.

d) Smartsupp je vzpostavil postopek za redno testiranje, ocenjevanje in vrednotenje učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov, ki so v uporabi za zagotavljanje varnosti obdelave.

e) Osebnih podatkov ni mogoče brez pooblastila spreminjati ali brisati med elektronskim prenosom, transportom ali shranjevanjem, pri čemer je mogoče določiti in preveriti prejemnike vsakega prenosa.

Organizacijski ukrepi:

f) Vse osebe, ki sodelujejo pri obdelavi osebnih podatkov, so seznanjene z zaupno naravo osebnih podatkov, so prejele ustrezno usposabljanje glede svojih odgovornosti in so sklenile pisne sporazume o varovanju zaupnosti.

g) Smartsupp je uvedel notranje smernice in procese za zavarovanje obdelave osebnih podatkov v skladu z veljavno zakonodajo o zasebnosti.

h) Za vprašanja v zvezi s tem DPA, skladnostjo z zakonodajo o varstvu podatkov, zasebnostjo podatkov ali drugimi vprašanji zasebnosti lahko stranka pošlje e-pošto na naslov privacy@smartsupp.com.

6.3 Varnostni incidenti. Če Smartsupp odkrije kršitev varstva osebnih podatkov, jo mora brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 48 urah po seznanitvi z varnostnim incidentom, prijaviti uporabniku in se razumno potruditi, da uporabniku zagotovi vse znane informacije o incidentu, omejeno na:

Smartsupp bo na vsako zahtevo uporabnika za pomoč v primeru varnostne kršitve odgovoril brez nepotrebnega odlašanja.

6.4 Protipravna navodila. Če uporabnik Smartsupp da navodila na način, da pride do kršitve obveznosti po zakonodaji o varstvu podatkov, in je Smartsupp na podlagi takšnih navodil s strani nadzornega organa ali drugega regulativnega organa sankcioniran ali je dolžan povrniti škodo posameznikom, se uporabnik strinja, da bo Smartsupp po pisnem obvestilu Smartsupp povrnil škodo in poravnal vse nastale stroške.

6.5 Omejitev odgovornosti. Enaka omejitev odgovornosti, kot je določena v Pogojih, se uporablja tudi za ta DPA.

6.6 Spremembe. Enaka pravila za spremembe, kot so določena v Pogojih, se uporabljajo tudi tukaj.

6.7 Učinkovanje. Ta DPA postane pravno zavezujoč med uporabnikom in Smartsupp skupaj s Sporazumom.

​