Upravljavec osebnih podatkov: Smartsupp.com, s.r.o ., ID št.: 036 68 681, s sedežem na naslovu Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, ki jo zastopa Vladimír Šandera, direktor, vpisana v poslovni register, ki ga vodi krajevno pristojno sodišče v Brnu, vložek št. C 86206 (“mi”).

Kontaktni podatki: dpo@smartsupp.com

Zagotavljamo platformo Smartsupp ("platforma"), prek katere vam zagotavljamo live klepet, Flows (prej chatboti), pridobivanje potencialnih strank in druge storitve, ki se naročajo v skladu z našimi pogoji storitve ("pogoji"). Zasebnost jemljemo resno. Naša vloga pri obdelavi osebnih podatkov je dvojna. Delujemo kot upravljavec osebnih podatkov (ali v nekaterih zakonih o zasebnosti imenovan "poslovni subjekt") in tudi kot obdelovalec osebnih podatkov (ali v nekaterih zakonih o zasebnosti imenovan "ponudnik storitev"). Ta politika zasebnosti opisuje našo vlogo upravljavca osebnih podatkov, kar pomeni, da v tej politiki zasebnosti najdete vse pomembne informacije o namenih, trajanju obdelave in vaših pravicah.

Platforma je na voljo na spletnem mestu: https://www.smartsupp.com/ ("spletno mesto").

Če želite našo platformo uporabljati kot uporabnik in uporabljati naše storitve (tako bi obdelovali osebne podatke npr. obiskovalcev vašega spletnega mesta), osebne podatke obdelujemo tudi v skladu z vašimi navodili. Zavedajte se, da v takih primerih delujete kot upravljavec osebnih podatkov. Pravila o tem, kako v takih primerih ravnamo z osebnimi podatki, so na voljo v naših določilih o obdelavi podatkov, ki so na voljo tukaj: https://help.smartsupp.com/sl/articles/12647343.

Vsebina:

Da bi bili čim bolj pregledni, smo osebne podatke, ki jih obdelujemo, razdelili v naslednje kategorije:

Osebne podatke pridobimo neposredno od vas ali, če ste uporabnik platforme in je vaš račun ustvaril vaš delodajalec/pogodbena stranka, lahko osebne podatke pridobimo od takega delodajalca/pogodbene stranke, s katero smo v pogodbenem razmerju.

Naša platforma ni namenjena shranjevanju ali obdelavi posebnih kategorij osebnih podatkov (kot so zdravstveni podatki, biometrični podatki itd.).

Vaše osebne podatke bomo uporabljali za to, da vam zagotovimo storitve, ki ste jih zahtevali, kar lahko
vključuje tudi e-poštna obvestila in e-novice, zagotavljanje podpore strankam, izpolnjevanje
zakonskih obveznosti itd. Vsi nameni in uporaba podatkov so določeni v tem delu B politike
zasebnosti, kjer lahko najdete, za katere namene uporabljamo vaše podatke, katere vrste podatkov
se obdelujejo in kakšno je obdobje hrambe podatkov za obdelavo.
​
Vaših podatkov ne bomo prodajali tretjim osebam, jih pa lahko delimo s svojimi partnerji, ki nam pomagajo zagotavljati naše storitve (glejte del D te politike zasebnosti).

Osebne podatke obdelujemo predvsem zato, da vam zagotovimo naše storitve, da vam zagotovimo račun na Platformi (ter da omogočimo dostop vašim delavcem in drugemu osebju) in zahtevane storitve, zlasti ko se registrirate na Platformi, ustvarite uporabniški račun, izpolnite podatke za fakturiranje in plačate za naše storitve ter nas kontaktirate za dodatne informacije. V okviru tega vam lahko pošiljamo tudi sporočila o sklenitvi in izpolnjevanju pogodbe, o novih izdelkih in storitvah, opomnike za plačilo, ponastavitve gesla in druge bistvene informacije. Te informacije (in drugo vzajemno komunikacijo) lahko pošiljamo tudi po e-pošti (e-poštno obvestilo). Te informacije (in drugo vzajemno komunikacijo) lahko pošiljamo tudi
po e-pošti (e-poštno obvestilo). Te informacije (in drugo vzajemno komunikacijo) lahko pošiljamo tudi
po e-pošti (e-poštno obvestilo). Te informacije (in drugo vzajemno komunikacijo) lahko pošiljamo tudi
po e-pošti (e-poštno obvestilo). V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, prijavne podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, podatke iz dnevniških zapisov, IP naslov in druge informacije o uporabi Platforme, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, in komunikacijske podatke, če je komunikacija povezana z vzajemnim pogodbenim razmerjem.

Plačila se izvajajo prek ponudnikov plačilnih storitev, ki so opisani v delu D – seznam prejemnikov.

Pravna podlaga za to obdelavo je izpolnjevanje pogodbe med vami in nami ter potreba po izvedbi ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. V primeru, da niste neposredna pogodbena stranka (če ste na primer zaposleni pri naši stranki ali oseba, ki deluje v imenu naše stranke), vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa pri izpolnjevanju katere koli sklenjene pogodbe.

Podatki se obdelujejo za čas trajanja sklenjene pogodbe in za obdobje, potrebno za izpolnitev obveznosti iz take pogodbe. Če svojega računa dalj časa ne uporabljate, je deaktiviran, če pa želite izbrisati informacije o svojem računu, nas morate kontaktirati prek kontaktnih podatkov ali prek podpore ali drugih kontaktnih poti.

O Google Workspace API: Potrjujemo, da je uporaba Google Workspace API-jev v naši aplikaciji strogo omejena na zagotavljanje naših storitev uporabnikom. Ne uporabljamo nobenih podatkov, pridobljenih prek Google Workspace API-jev, za razvoj, izboljševanje ali učenje splošnih modelov umetne inteligence (AI) ali strojnega učenja (ML). Naša uporaba teh API-jev je skladna z Googlovimi zahtevami glede omejene uporabe, kot je opisano tukaj.

Vaše osebne podatke obdelujemo tudi zato, da vam zagotovimo podporo strankam, vključno z obravnavo vseh zahtev in poizvedb, vključno z nadaljnjo komunikacijo in zagotavljanjem dokumentacije za nadaljnjo komunikacijo s subjekti.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, IP naslov in druge informacije o uporabi Platforme, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, in komunikacijske podatke, če je komunikacija povezana s podporo strankam.

Pravna podlaga za to obdelavo je izpolnjevanje pogodbe med vami in nami ali naš zakoniti interes.

Osebni podatki se obdelujejo ves čas trajanja pogodbenega razmerja s stranko in nato toliko časa, kolikor je potrebno za zaščito naših lastnih pravnih interesov ali za obdobje, potrebno za obravnavo katere koli zahteve podpore strankam. Najdaljše obdobje hrambe je določeno na 3,5 leta po vložitvi poizvedbe.

Informacije uporabljamo tudi za ocenjevanje strank, ki uporabljajo izdelek, za ocenjevanje zadovoljstva, trendov in za zagotavljanje čim večje uporabe Platforme.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, uporabniške podatke, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, ter informacije, pridobljene iz vprašalnikov.

Pravna podlaga za to obdelavo je naš zakoniti interes, ki je v izboljševanju platforme in uporabniške izkušnje.

Osebni podatki se hranijo za čas trajanja vzajemnega razmerja. Podatki se obdelujejo za razumno obdobje, potrebno za vzajemno komunikacijo ali izvajanje vprašalnikov.

Vaše podatke lahko obdelujemo tudi za zaščito pred nepooblaščeno uporabo naše platforme in storitev, da zagotovimo njihovo varno uporabo. Osebne podatke lahko uporabimo tudi za uveljavljanje naših zahtevkov ali za preiskovanje, preprečevanje oziroma ukrepanje v zvezi z nezakonitimi dejavnostmi, domnevnimi goljufijami, situacijami, ki vključujejo morebitno grožnjo fizični varnosti katere koli osebe, ali kršitvami naših pogojev. Ta namen zajema tudi obdelavo osebnih podatkov za obravnavanje morebitnih pritožb.

Za ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, podatke za prijavo, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke na računih, podatke iz dnevniških zapisov, IP naslov in druge informacije o uporabi platforme, podatke o uporabniku, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, ter podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana z medsebojnim pogodbenim razmerjem.

Pravna podlaga za takšno obdelavo je naš zakoniti interes za varstvo naših pravic in obveznosti ter zaščito pred goljufijami in zlorabami.

Podatke obdelujemo v obdobju, v katerem lahko tečejo zastaralni roki ali drugi roki za uveljavljanje zahtevkov. To obdobje se lahko spreminja glede na aktualno stanje ter glede na konkretne ugotovitve in povzročene goljufije. Na splošno se obdobje obdelave lahko določi glede na tek zastaralnih rokov (na primer 10 let v skladu z veljavno zakonodajo).

Kot katero koli drugo podjetje moramo tudi mi izpolnjevati zakonske obveznosti, zlasti na področju davkov, računovodstva in drugih področij, ki se uporabljajo za nas. Hkrati moramo biti pripravljeni sodelovati z državnimi organi, kadar smo k temu zavezani z zakonom.

Za ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke na računih, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, ter podatke o komunikaciji (če se uporabljajo za namen izpolnjevanja zakonskih obveznosti).

Pravna podlaga za takšno obdelavo je izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti.

Te podatke obdelujemo v obdobju, ki ga zahteva zakon. Računovodske listine in računovodske evidence (račune) smo zakonsko dolžni hraniti 5 let od konca poslovnega leta, na katerega se nanašajo. Račune smo prav tako dolžni hraniti 3 leta od konca davčnega leta, v katerem je nastala davčna obveznost, povezana z računom. Davčne dokumente smo dolžni hraniti 10 let od konca davčnega leta, v katerem je bila izvedena transakcija.

Občasno vam lahko pošiljamo komercialna sporočila prek e-pošte. To ne pomeni komunikacije, povezane z izpolnjevanjem pogodbenega razmerja (npr. posodobitve pogodbenih pogojev, obvestila o plačilih, zamudah itd.), temveč komunikacijo o promocijskih dogodkih, popustih, kampanjah in drugo komunikacijo, ki podpira našo blagovno znamko.

Za ta namen bomo obdelovali vaš e-poštni naslov in vaše identifikacijske podatke.

Pravna podlaga za to obdelavo je razdeljena na dva ločena dela:

· Če ustvarite svoj račun in se registrirate, skupaj sklenemo pogodbo in vzpostavi se razmerje s stranko. Tako se osebni podatki obdelujejo na podlagi našega zakonitega interesa (neposredno trženje).

· Če se naročite na naš seznam za novičnik, nam z naročnino podate soglasje za takšno obdelavo.

Od prejemanja novic se lahko kadar koli odjavite z uporabo povezav za odjavo, ki so navedene v nogi vsakega poslanega sporočila. Svojo privolitev lahko kadar koli tudi prekličete, kar ima enak učinek kot možnost odjave, opisana zgoraj.

Osebni podatki se obdelujejo 2 leti od zadnjega aktivnega ogleda novic, razen če se odjavite prej.

Radi delimo informacije o vaši oceni Platforme in o tem radi obveščamo svet. Zato lahko obdelujemo vaše osebne podatke in vašo oceno delimo na naših družbenih omrežjih ali spletnem mestu.

Za ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke in podatke za prijavo. V primeru vaše izrecne privolitve obdelujemo tudi slike, ime podjetja, delovno mesto in druge osebne podatke, vključene v besedilu ocene.

Pravna podlaga za to obdelavo je vaša privolitev.

Vaši osebni podatki v ocenah se obdelujejo do preklica vaše privolitve, najdlje 5 let.

Lahko se udeležite tudi naših spletnih seminarjev in drugih tečajev, ki jih organiziramo. Vaše osebne podatke bomo obdelovali za organizacijo in izvedbo takšnega spletnega seminarja ali tečaja. Upoštevajte, da lahko nekatere od teh dogodkov snemamo z videoposnetki ali fotografijami. Prizadevamo si za čim večjo anonimnost, zato vašega imena ali drugih podatkov ne bomo vključili na fotografije ali videoposnetke, razen če nam za to dovolite (npr. če gre za referenco).

Obdelovali bomo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, plačilne podatke in podatke za fakturiranje ter slike in videoposnetke.

Pravna podlaga za to obdelavo je vzajemna pogodba, ki smo jo sklenili, ko ste se registrirali na naš spletni seminar/tečaj.

Osebni podatki se bodo obdelovali za čas trajanja pogodbenega razmerja z nami in nato še 4 leta po prenehanju pogodbenega razmerja.

Vaše osebne podatke obdelujemo zaradi obratovanja spletnega mesta in Platforme ter njune varnosti, tj. za notranje delovanje Platforme, vašo identifikacijo kot registriranega uporabnika med brskanjem in ponovnimi obiski Platforme ter za zagotavljanje vaše varnosti. Prav tako moramo obdelovati informacije o vaših nastavitvah, kot so privolitve, s katerimi vrstami piškotkov soglašate, nizi privolitev za namene personalizacije in trženja itd.

Za ta namen obdelujemo tehnične podatke, kot sta IP naslov in piškotki, kategorizirani kot nujni.

Pravna podlaga za to obdelavo je naš zakoniti interes za pravilno delovanje in varno upravljanje naše Platforme. Podatki se praviloma obdelujejo za čas vašega obiska Platforme, največ za obdobje, določeno v pasici o piškotih ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik za spletno mesto nastavi obdobje hrambe piškotov.

Vaše osebne podatke obdelujemo, da bi razumeli, kako obiskovalci uporabljajo naše spletno mesto ali Platformo. V okviru tega lahko spremljamo promet na našem spletnem mestu ali Platformi, ju optimiziramo ter na splošno omogočimo, da je vaš obisk spletnega mesta ali Platforme čim bolj nemoten in uporabniku prijazen.

V ta namen obdelujemo podatke iz piškotov, ki so uvrščeni med analitične, in jih zagotavljamo mi ali tretje osebe, kadar nam posredujete svojo privolitev. Podatki se praviloma obdelujejo za čas vašega obiska Platforme, največ za obdobje, določeno v pasici o piškotih ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik za spletno mesto nastavi obdobje hrambe piškotov.

Vaše osebne podatke obdelujemo, da bi pridobili informacije o vaših osebnih preferencah in vam prikazali ustrezne oglase. Pri tem lahko na spletnem mestu promoviramo in ponujamo izdelke ter storitve, vam prikazujemo trženjska sporočila v zvezi s storitvami, za katere ste se zanimali, in na spletu promoviramo našo blagovno znamko. To lahko vključuje tudi promocijo naših storitev npr. prek družbenih omrežij, saj takšne informacije delimo s tretjimi osebami.

V ta namen obdelujemo podatke iz piškotov, ki so uvrščeni med trženjske, in jih zagotavljamo mi ali tretje osebe, kadar nam posredujete svojo privolitev. Podatki se praviloma obdelujejo za čas vašega obiska Platforme, največ za obdobje, določeno v pasici o piškotih ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik za spletno mesto nastavi obdobje hrambe piškotov.

Osebni podatki se hranijo v obdobju, določenem za vsak namen v delu B tega
pravilnika o zasebnosti. Na splošno bomo vaše osebne podatke hranili toliko časa, kot je potrebno, da
izpolnimo namene, opisane v tem pravilniku o zasebnosti, razen če je daljše obdobje hrambe potrebno
ali dovoljeno z zakonom (npr. za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov). Ko
obdobje hrambe za določeno vrsto podatkov poteče, bomo te podatke izbrisali ali uničili.
​
​Lahko tudi zahtevate izbris svojih podatkov, tako da nas kontaktirate na naslov privacy@smartsupp.com.
​Vašo zahtevo bomo obravnavali v skladu z delom E.4 tega pravilnika o zasebnosti.

Vaših podatkov ne posredujemo in ne razkrivamo tretjim osebam za druge namene, kot so
navedeni v tem pravilniku o zasebnosti (del B). Prav tako so nameni vseh prejemnikov podatkov
navedeni v spodnji tabeli. Osebne podatke delimo s spodaj navedenimi prejemniki podatkov:

Pri uporabi piškotov na našem spletnem mestu in v Produktu lahko vaše osebne podatke delimo tudi z drugimi prejemniki podatkov, kot so: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

V primeru mnenj in ocen (reviews) se lahko vaši osebni podatki delijo na drugih platformah, kot so: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Poleg tega lahko vaše osebne podatke delimo z določenimi tretjimi osebami kot upravljavci podatkov za namen »izpolnjevanja zakonskih obveznosti«, kadar smo k temu zavezani po veljavni zakonodaji (zlasti upravni organi, policijski organi in sodni organi). Prav tako smo lahko zavezani deliti vaše podatke z osebami, ki trdijo, da so bile oškodovane zaradi vašega ravnanja.

Vzpostavljeni so varnostni postopki za zaščito zaupnosti vaših podatkov. Platforma, na kateri se obdelujejo osebni podatki, omogoča le varne kanale ali protokole za dohodne omrežne povezave. Podatke šifriramo z uporabo SSL/TLS za vse prenose podatkov. Uvedli smo tudi mehanizme za omejevanje fizičnega ali spletnega dostopa do strežnikov, na katerih se hranijo osebni podatki. Uvedli smo postopek rednega testiranja, preverjanja in ocenjevanja učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov, ki zagotavljajo varnost podatkov.

V vseh zadevah, povezanih z obdelavo vaših osebnih podatkov, ne glede na to, ali gre za vprašanje, uveljavljanje pravic, pošiljanje pritožbe v naše roke ipd., nas lahko kontaktirate na privacy@smartsupp.com .

Vašo zahtevo bomo obravnavali brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v 1 mesecu. V izjemnih primerih, zlasti zaradi zapletenosti vaše zahteve, smo upravičeni to obdobje podaljšati za dodatna 2 meseca. O vsakem takem podaljšanju in razlogu zanj vas bomo seveda vedno obvestili.

Imate tudi pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, kot je opisano spodaj.

Imate pravico od nas pridobiti potrditev, ali vaše osebne podatke obdelujemo ali ne. Če vaše osebne podatke obdelujemo, imate tudi pravico zahtevati dostop do informacij o namenu in obsegu obdelave, o prejemnikih podatkov, trajanju obdelave, o pravici do popravka, izbrisa, omejitve obdelave in do ugovora obdelavi, o pravici vložiti pritožbo pri nadzornem organu ter o virih osebnih podatkov (te informacije so že navedene v tem dokumentu). Od nas lahko zahtevate tudi kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. Prvo kopijo zagotovimo brezplačno; nadaljnje kopije so lahko predmet plačila. Obseg posredovanih podatkov je lahko omejen, da ne bi posegali v pravice in svoboščine drugih.

Imate pravico, da kadar koli prekličete svojo privolitev v obdelavo osebnih podatkov. Vendar preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem takšne privolitve in prav tako ne pomeni prenehanja obdelave osebnih podatkov, ki so bili že anonimizirani.

Imate pravico od nas zahtevati popravek netočnih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Glede na namen obdelave imate lahko tudi pravico, da se nepopolni osebni podatki dopolnijo, vključno s posredovanjem dodatne izjave.

Imate pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov v naslednjih primerih:

Te pravice pa ne morete uveljaviti, če je obdelava potrebna za izpolnjevanje naših pravnih obveznosti ali nalog, ki so nam zaupane v javnem interesu, ali za uveljavljanje, uresničevanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave svojih osebnih podatkov v naslednjih primerih:

Imate pravico pridobiti kopijo vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo z avtomatiziranimi sredstvi na podlagi vaše privolitve ali za izvajanje pogodbe. Te podatke vam bomo ali upravljavcu, ki ga določite, če je to tehnično izvedljivo, posredovali v splošno uporabljani in strojno berljivi obliki. Obseg posredovanih podatkov je lahko omejen tako, da ne posega v pravice in svoboščine drugih.

Imate pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa. Vaših podatkov ne bomo več obdelovali, če ne bodo obstajali drugi prevladujoči razlogi za obdelavo ali če obdelava ne bo potrebna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali če ugovarjate obdelavi za namene neposrednega trženja. Posebno pravilo bo veljalo, kadar ugovarjate pošiljanju novic. V tem primeru vam takšnih novic ne bomo več pošiljali.

Poleg možnosti uveljavljanja vaših pravic pri našem podjetju lahko vložite tudi pritožbo pri pristojnem nadzornem organu, in sicer pri Uradu za varstvo osebnih podatkov s sedežem na naslovu Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

Ta politika zasebnosti velja od 19.05.2025. To politiko zasebnosti smo upravičeni občasno spreminjati, zato jo prosimo redno preverjajte. Vse spremembe tega dokumenta bomo objavili na našem spletnem mestu.