Preskoči na glavno vsebino

Politika zasebnosti

SMARTSUPP – POLITIKA ZASEBNOSTI

Avtor: Michal Jindra

Upravljavec osebnih podatkov: Smartsupp.com, s.r.o ., ID št.: 036 68 681, s sedežem na Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, ki jo zastopa Vladimír Šandera, izvršni direktor, vpisano v poslovni register, ki ga vodi regionalno sodišče v Brnu, registrska številka C 86206 (“mi”).

Kontaktni podatki: dpo@smartsupp.com

Zagotavljamo platformo Smartsupp (v nadaljevanju »Platforma«), preko katere vam nudimo Live klepet, Flows (prej chatboti), Pridobivanje potencialnih strank in druge storitve, ki so naročene v skladu z našimi Pogoji uporabe (v nadaljevanju »Pogoji«). Zasebnosti posvečamo posebno pozornost. Naša vloga pri obdelavi osebnih podatkov je dvojna. Delujemo kot upravljavec osebnih podatkov (ali po nekaterih zakonih o zasebnosti označen kot »poslovni subjekt«), pa tudi kot obdelovalec osebnih podatkov (ali po nekaterih zakonih o zasebnosti kot »ponudnik storitev«). Ta politika zasebnosti opisuje našo vlogo kot upravljavec osebnih podatkov, kar pomeni, da v tej politiki zasebnosti najdete vse pomembne informacije o namenu, trajanju obdelave ali vaših pravicah.

Platforma je dosegljiva na spletnem mestu: https://www.smartsupp.com/ (v nadaljevanju »Spletno mesto«).

Če želite uporabljati našo Platformo kot uporabnik in uporabljati naše storitve (tako bi obdelovali osebne podatke npr. obiskovalcev vašega spletnega mesta), obdelujemo osebne podatke tudi po vaših navodilih. V takih primerih nastopate kot upravljavec osebnih podatkov. Pravila, kako ravnamo z osebnimi podatki v takih primerih, so na voljo v naših Pogojih obdelave podatkov, ki so dostopni tukaj: https://help.smartsupp.com/sl/articles/12647343.

Članek smo razdelili na več sklopov:


A. OBDELOVANI OSEBNI PODATKI

Da bi bili čim bolj transparentni, smo osebne podatke, ki jih obdelujemo, razdelili v naslednje kategorije:

  • Identifikacijski podatki.Seme vaše ime, priimek, identifikacija organizacije, v imenu katere nastopate.

  • Prijavni podatki.Informacije o podatkih, ki jih uporabnik vnese ob ustvarjanju računa na Platformi, vključno z morebitnimi podatki, ki jih z nami delite preko storitev tretjih oseb, kadar se prijavite z enotno prijavo. Prav tako so tu vključene tehnične informacije o vašem brskalniku, lokaciji in drugih podatkih.

  • Kontaktni podatki.Vaš e-poštni naslov, telefonska številka.

  • Podatki o plačilu in podatki za fakturiranje.Informacije o nakupu, podatki, potrebni za knjigovodstvo in plačilo za uporabljene storitve, podatki o kreditih, naslov za izdajo računa, registrska številka, povratna plačila, informacije, potrebne za preprečevanje goljufij, podatki o osebah, navedenih na računih, zahtevkih, statistični podatki.

  • Dnevniške informacije, IP naslov in drugi podatki o uporabi Platforme. Obdelovali bomo tehnične podatke, kot so dnevniški zapisi uporabnikov v Platformi, IP naslov računa, vaše naprave ali operacijskega sistema, sistemske podatke ipd.

  • Podatki v zvezi z izpolnjevanjem pogodbe.Podatki o izpolnjevanju medsebojne pogodbe, obseg opravljenih storitev po pogodbi, če so povezani s fizično osebo, ki deluje v vašem imenu.

  • Uporabniški podatki.Ti podatki vključujejo informacije o vaši uporabi Platforme (ali jo uporabljate pravilno, uporabljate vse funkcije ipd.).

  • Podatki o komunikaciji.Osebni podatki, posredovani ob stiku z nami preko našega Spletnega mesta, klepetalnega bota, e-poštne komunikacije ali drugih komunikacijskih poti.

  • Podatki, pridobljeni iz vprašalnikov.Tukaj sodijo informacije o e-poštnem naslovu, vaša zadovoljnost od 1-10 ali drugi podatki, ki jih vključimo v vprašalnik.

  • Slike in videoposnetki.Obdelujemo lahko vaše slike iz recenzij, vendar le v primeru, če nam za to podate soglasje. Prav tako lahko obdelujemo slike in videoposnetke s seminarja ali tečaja, ki ste se ga udeležili.

  • Piškotki.Ob uporabi našega Spletnega mesta se lahko uporabljajo različni piškotki. Podrobnosti o shranjevanju piškotkov so na voljo v naši Politiki piškotkov.

Osebne podatke pridobimo neposredno od vas ali, če ste uporabnik Platforme in je vaš račun ustvaril vaš delodajalec/poslovni partner, jih lahko pridobimo od tega delodajalca/poslovnega partnerja, s katerim imamo pogodbeni odnos.

Naša Platforma ni namenjena shranjevanju ali obdelavi posebnih kategorij osebnih podatkov (npr. podatkov o zdravju, biometričnih informacij ipd.).


B. NAMENI OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV IN UPORABA PODATKOV

Vaše osebne podatke bomo uporabili za izvajanje zahtevane storitve, kar lahko
vključuje tudi obvestila po e-pošti in e-novice, zagotavljanje podpore strankam, izpolnjevanje zakonskih
obveznosti ipd. Vsi nameni in uporabe podatkov so določeni v tem delu B Politike zasebnosti,
kjer najdete, za katere namene uporabljamo vaše podatke, katere vrste podatkov so
obdelane in koliko časa poteka obdelava.
​
Vaših podatkov ne bomo prodali tretjim osebam, jih bomo pa lahko delili s partnerji, ki nam pomagajo zagotavljati storitve (glejte del D te politike zasebnosti).

B.1 Zagotavljanje storitev

Osebne podatke primarno obdelujemo za zagotavljanje naših storitev, ustvarjanje računa na Platformi (ter omogočanje dostopa vašim sodelavcem in osebju) in zahtevane storitve, še posebej, ko se registrirate v Platformo, ustvarite uporabniški račun, izpolnite podatke za fakturiranje in plačate naše storitve ter nas kontaktirate za več informacij. V okviru tega vam lahko pošiljamo tudi sporočila glede sklenitve in izvajanja pogodbe, novih izdaj izdelkov in storitev, opomnikov za plačilo, ponastavitev gesla in druge pomembne informacije. Ta sporočila (in druga dvosmerna komunikacija) so lahko poslana tudi po e-pošti (e-poštna obvestila). V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, prijavne podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, podatke o dnevniških zapisih, IP naslov in druge podatke o uporabi Platforme, podatke, povezane z izpolnjevanjem pogodbe, ter podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana s pogodbenim razmerjem.

Plačila se izvajajo prek ponudnikov plačilnih storitev, ki so opisani v delu D - seznam prejemnikov.

Pravna podlaga za takšno obdelavo je izvajanje pogodbe med vami in nami ter izvedba ukrepov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. Če niste neposredna stranka pogodbe (če ste na primer zaposleni našega naročnika ali oseba, ki deluje v imenu našega naročnika), vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa za izvajanje katerekoli sklenjene pogodbe.

Podatki se obdelujejo za čas trajanja sklenjene pogodbe in za obdobje, ki je potrebno za izpolnitev obveznosti iz te pogodbe. Če svojega računa dlje časa ne uporabljate, je deaktiviran, v primeru, da želite izbris podatkov o vašem računu, nas kontaktirajte prek kontaktnih podatkov ali prek podpore ali drugih kontaktnih poti.

Na Google Workspace API: Potrjujemo, da uporaba API-jev Google Workspace v naši aplikaciji je strogo omejena na zagotavljanje naših storitev uporabnikom. Ne uporabljamo podatkov, pridobljenih preko API-jev Google Workspace, za razvoj, izboljšanje ali treniranje splošnih modelov umetne inteligence (AI) ali strojnega učenja (ML). Naša uporaba teh API-jev je skladna z zahtevami Googlove Limited Use politike, opisane tukaj.

B.2 Podpora uporabnikom in druge zahteve

Vaše osebne podatke obdelujemo tudi za zagotavljanje podpore uporabnikom, vključno z reševanjem vseh zahtev in poizvedb, vključno z nadaljnjo komunikacijo in zagotavljanjem dokumentacije za morebitno nadaljnjo komunikacijo z drugimi subjekti.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, IP naslov in druge podatke o uporabi Platforme, podatke o izpolnjevanju pogodbe in podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana s službo za podporo strankam.

Pravna podlaga za tako obdelavo je izvajanje pogodbe med vami in nami ali naš zakoniti interes.

Osebni podatki se obdelujejo za čas trajanja pogodbenega razmerja z uporabnikom ter nato toliko časa, kot je potrebno za zaščito naših pravnih interesov oziroma obdobje, potrebno za obravnavo katere koli zahteve za podporo uporabnikom. Najdaljše obdobje hrambe je določeno 3,5 leta po oddaji povpraševanja.

B.3 Ocene zadovoljstva uporabnikov (in vprašalniki)

Podatke uporabljamo tudi za ocenjevanje uporabnikov, ki uporabljajo izdelek, oceno zadovoljstva, spremljanje trendov in zagotavljanje optimalne uporabe Platforme.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o uporabniku, podatke o izpolnitvi pogodbe in podatke iz vprašalnikov.

Pravna podlaga za takšno obdelavo je naš zakoniti interes, ki zajema izboljševanje Platforme in uporabniške izkušnje.

Osebni podatki se hranijo za čas trajanja medsebojnega odnosa. Podatki se obdelujejo za razumno obdobje, potrebno za medsebojno komunikacijo ali izvajanje vprašalnikov.

B.4 Zaščita pravic in obveznosti ter zaščita pred goljufijami in zlorabami

Vaše podatke lahko obdelujemo tudi za zaščito pred nepooblaščeno uporabo naše Platforme in storitev, ter da zagotavljamo njihovo varno uporabo. Prav tako lahko osebne podatke uporabimo za zaščito lastnih zahtevkov ali za preiskovanje, preprečevanje ali ukrepanje v primeru nezakonitih dejavnosti, sumov goljufije, situacij, ki lahko predstavljajo potencialno nevarnost za fizično varnost oseb, ali kršitev naših Pogojev. Ta namen vključuje tudi obdelavo osebnih podatkov za reševanje morebitnih pritožb.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, prijavne podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, dnevniške podatke, IP naslov in druge podatke o uporabi Platforme, podatke o uporabniku, podatke o izpolnjevanju pogodbe ter podatke o komunikaciji, če je komunikacija povezana s pogodbenim razmerjem.

Pravna podlaga za to obdelavo je naš zakoniti interes za zaščito naših pravic in obveznosti ter zaščito pred goljufijami in zlorabami.

Podatke obdelujemo v obdobju, v katerem tečejo zastaralni roki oziroma kateri drugi roki za uveljavljanje zahtevkov. To obdobje se lahko spremeni glede na aktualno stanje in na podlagi konkretnih ugotovitev ter povzročenih goljufij. Na splošno je obdobje obdelave določeno v skladu s potekom zastaralnih rokov (na primer 10 let po veljavni zakonodaji).

Kot druga podjetja moramo izpolnjevati zakonske obveznosti, zlasti na področju davkov, računovodstva in drugih področij, ki veljajo za nas. Prav tako moramo biti pripravljeni sodelovati z državnimi organi, če to zakon zahteva.

V ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in podatke za fakturiranje, podatke v zvezi z izpolnjevanjem pogodbe, podatke o komunikaciji (če so uporabljeni za izpolnitev zakonske obveznosti).

Pravna podlaga za to obdelavo je izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti.

Ti podatki se obdelujejo v obdobju, ki ga določa zakon. Zakonsko smo dolžni hraniti računovodske dokumente in knjigovodske zapise (računi) 5 let od konca obračunskega obdobja, na katero se nanašajo. Račune smo dolžni hraniti tudi 3 leta od konca davčnega leta, v katerem je nastala davčna obveznost v zvezi z računom. Davčne dokumente smo dolžni hraniti 10 let od konca davčnega leta, v katerem je bila izvedena transakcija.

B.6 Novice in komercialna komunikacija

Občasno vam lahko pošiljamo komercialna sporočila po e-pošti. To ne pomeni komunikacije, povezane z izvajanjem pogodbenega razmerja (npr. spremembe v Pogojih, obvestila o plačilu, zamude itd.), ampak komunikacijo v zvezi s promocijami, popusti, kampanjami in drugo komunikacijo v podporo naši blagovni znamki.

Za ta namen bomo obdelovali vaš e-poštni naslov in vaše identifikacijske podatke.

Pravna podlaga za to obdelavo je razdeljena na dva dela:

· Če ustvarite svoj račun in se registrirate, sklenemo pogodbo in vzpostavi se odnos stranka-ponudnik. Osebni podatki se torej obdelujejo na podlagi našega zakonitega interesa (direktni marketing).

· Če se prijavite na seznam za prejemanje novic, nam za tako obdelavo podate privolitev s samo prijavo.

Kadarkoli se lahko odjavite od prejemanja katerekoli novice s klikom na odjavo, ki je zagotovljena v nogi vsakega poslanega sporočila. Prav tako lahko kadarkoli umaknete svojo privolitev, kar pomeni enako kot možnost odjave, opisano zgoraj.

Osebni podatki se obdelujejo 2 leti od zadnjega aktivnega ogleda novice, razen če se odjavite predčasno.

B.7 Mnenja uporabnikov

Radi delimo informacije o vašem mnenju o Platformi in to radi pokažemo svetu. Zato lahko obdelujemo vaše osebne podatke in delimo vaše mnenje na naših družbenih omrežjih ali Spletnem mestu.

Za ta namen obdelujemo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke in prijavne podatke. V primeru vašega izrecnega soglasja obdelujemo tudi slike, ime podjetja, pozicijo in druge osebne podatke, vključene v besedilo ocene.

Pravna podlaga za to obdelavo je vaša privolitev.

Vaši osebni podatki v ocenah se obdelujejo do preklica soglasja, najdlje 5 let.

B.8 Webinarji/tečaji

Lahko se udeležite tudi naših webinarjev in drugih izobraževalnih dogodkov, ki jih organiziramo. Vaše osebne podatke bomo obdelovali za organizacijo in izvedbo takih webinarjev ali tečajev. Upoštevajte, da lahko nekatere dogodke snemamo ali fotografiramo. Prizadevamo si za anonimnost, zato vaše ime ali druge podrobnosti ne bodo vključene na fotografijah ali posnetkih brez vašega soglasja (npr. če gre za referenco).

Obdelovali bomo vaše identifikacijske podatke, kontaktne podatke, podatke o plačilu in računu ter slike in videoposnetke.

Pravna podlaga za obdelavo je sklenjena pogodba, ki nastane z vašo prijavo na webinar/tečaj.

Osebni podatki se bodo obdelovali za čas trajanja pogodbenega razmerja ter dodatno 4 leta po njegovem prenehanju.

OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV V ZVEZI S PIŠKOTKI NA SPLETNEM MESTU IN NA PLATFORMI

B.9 Delovanje Spletnega mesta/Platforme in varnost (nujnost)

Vaše osebne podatke obdelujemo zaradi delovanja Spletnega mesta in Platforme ter njune varnosti, tj. za notranje delovanje Platforme, vašo identifikacijo kot registriranega uporabnika pri brskanju in večkratnih obiskih Platforme ter za zagotavljanje varnosti. Prav tako moramo obdelovati podatke o vaših preferencah, kot so privolitve, katere piškotke dovoljujete, privolitvene nize za personalizacijo in trženje ipd.

V ta namen obdelujemo tehnične podatke, kot so IP naslov, in piškotke, razvrščene kot nujni.

Pravna podlaga za tako obdelavo je naš zakoniti interes za pravilno delovanje in varno uporabo Platforme. Podatki se obdelujejo za čas vašega obiska Platforme oziroma za največje obdobje, določeno na vrstici piškotkov ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik določi obdobje shranjevanja piškotkov.

B.10 Analiza prometa Spletnega mesta/Platforme (statistika)

Vaše osebne podatke obdelujemo, da bi razumeli, kako obiskovalci uporabljajo naše Spletno mesto ali Platformo. V ta namen spremljamo promet na našem Spletnem mestu ali Platformi, ju optimiziramo ter na splošno izboljšujemo obisk in uporabniško izkušnjo.

V ta namen obdelujemo podatke o piškotkih, označene kot analitični, ki jih zagotavljamo mi ali tretje osebe in za katere ste dali privolitev. Podatki se obdelujejo za čas vašega obiska Platforme oziroma za največje obdobje, določeno na vrstici piškotkov ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik določi obdobje shranjevanja piškotkov.

B.11 Spletna podpora in promocija (trženje)

Vaše osebne podatke obdelujemo za pridobitev informacij o vaših osebnih preferencah in prikaz relevantnih oglasov. Pri tem lahko promoviramo in ponujamo izdelke ter storitve na strani ter vam prikažemo trženjsko komunikacijo, povezano s storitvami, za katere ste se zanimali, in promoviramo našo blagovno znamko na spletu. To lahko vključuje tudi promocijo naših storitev prek družbenih omrežij, kjer takšne informacije delimo s tretjimi osebami.

V ta namen obdelujemo podatke o piškotkih, označene kot trženjski, ki jih zagotavljamo mi ali tretje osebe, s katerimi ste dali privolitev. Podatki se obdelujejo za čas vašega obiska Platforme oziroma za največje obdobje, določeno na vrstici piškotkov ali v politiki piškotkov. Upoštevajte, da lahko vaš brskalnik določi obdobje shranjevanja piškotkov.

B.12 AI konektorji (MCP)

Smartsupp omogoča uporabo opcijskega konektorja, ki temelji na Model Context Protocol (MCP) in vam omogoča uporabo platforme prek izbranega zunanjega AI asistenta, kot sta ChatGPT (OpenAI) ali Claude (Anthropic) ("AI asistent"). Konektor začne delovati šele, ko uporabnik vašega Smartsupp računa doda konektor v AI asistenta in ga pooblasti z vpisom v Smartsupp. AI asistent lahko nato deluje samo v okviru pooblastil tega uporabnika.

Podatki, ki jih vrne konektor. Vsaka zahteva vrne le tiste podatke, ki so nujni za izvedbo zahtevanega dejanja. Glede na to, kaj AI asistenta prosimo, da izvede, konektor vrne naslednje podatke iz vašega Smartsupp računa in ničesar več:

Podatek

Vračena polja

Vrača

Povzetek pogovora

ID pogovora; status (odprt, v obravnavi ali zaključen); tip kanala (npr. live klepet, e-pošta, WhatsApp, Facebook Messenger); domena spletnega mesta, kjer se je pogovor začel; čas nastanka in zaključka pogovora; kontaktni ID; ID-ji dodeljenih agentov; ID-ji oznak pogovora

napredno iskanje pogovorov, pridobitev pogovora

Podrobnosti pogovora

vse iz povzetka pogovora ter: ocena obiskovalca (pozitivna, nevtralna ali negativna) in komentar k oceni; sporočila pogovora (kot navedeno pod Sporočila)

pridobitev pogovora

Sporočila

ID sporočila; čas pošiljanja; tip sporočila (sporočilo, interna opomba ali dogodek); tip avtorja (obiskovalec, agent, klepetalni robot, samodejno sporočilo ali sistem); ID agenta pri sporočilu, ki ga napiše agent; besedilo sporočila; število prilog

pridobitev pogovora, seznam sporočil

Stiki

kontaktni ID; ime; e-poštni naslov; telefonska številka; ID-ji oznak kontakta

napredno iskanje kontaktov, pridobitev kontakta

Agenti

ID agenta; ime; status (na spletu ali brez povezave); ali je agent aktiven

seznam agentov

Oznake

ID oznake; ime; opis

seznam oznak, ustvarjanje oznake, posodobitev oznake

Statistika

za vsako metriko, ki jo zahtevate (npr. novi pogovori, odzivni čas prvega odgovora, ocena): njeno ime, število in vrednost, po potrebi po izbrani dimenziji (npr. ID agenta, status pogovora ali ocena)

pridobitev statistike

Dejanja, ki spreminjajo podatke (pošiljanje sporočila, pošiljanje prepisa klepeta na e-pošto, odpiranje ali zapiranje pogovora, dodelitev ali odstranitev agenta, dodajanje ali odstranitev oznake, izbris oznake), vrnejo le kratko potrditev z ustreznimi ID-ji. Potrdilo o prepisu vključi tudi e-poštni naslov prejemnika, ki ste ga vnesli.

Podatki, ki jih konektor nikoli ne vrača. Konektor ne vrača IP naslovov ali lokacije obiskovalcev (država, mesto); identifikatorjev obiskovalcev ali naprav; identifikatorjev kanalov, kot so telefonske številke ali uporabniški ID-ji platform za sporočanje; obiskanih strani ali URL-jev napotkov; prilagojenih spremenljivk, poslanih z vašega spletnega mesta; spremenljivk ali opomb kontakta; statusa blokade ali privolitve (GDPR); e-poštnih naslovov, fotografij, vlog ali nazivov agentov; povezav do prilog ali imen datotek; informacij o dostavi sporočila; podatkov o dejanjih klepetalnega robota; internih sistemskih identifikatorjev, razen zgoraj navedenih ID-jev; ali kakršnihkoli diagnostičnih, razhroščevalnih ali telemetričnih podatkov.

Podatki, ki jih prejmemo od AI asistenta. Prejmemo le parametre zahtev, ki jih AI asistent pošlje, kot so iskalni filter, besedilo sporočila obiskovalcu, e-poštni naslov za prepis pogovora ali ime oznake. Ne prejmemo vaših pogovorov z AI asistentom, njegove zgodovine klepeta ali pomnilnika, prav tako ne datotek, ki jih naložite vanj. Za delovanje konektorja obdelujemo tudi podatke o pooblastilih (dostopni žetoni in identifikator povezanega AI asistenta) ter tehnične dnevnike zahtev konektorja.

Namen in pravna podlaga. Podatke v vašem računu obdelujemo za izvajanje akcij, ki jih prek AI asistenta zahtevate vi, skladno z vašimi navodili kot vaš obdelovalec po naših Pogojih obdelave podatkov. Podatke o pooblastilih in tehnične dnevnike obdelujemo za zagotavljanje delovanja konektorja (izvrševanje pogodbe) ter za varnost platforme in preprečevanje zlorab (naš zakoniti interes). Podatkov, ki gredo skozi konektor, ne uporabljamo za učenje AI modelov, jih ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje.

Prejemniki. Podatke, ki jih vrne konektor, prejme izključno izbrani AI asistent. Njegov ponudnik podatke obdeluje na podlagi vaše individualne pogodbe s ponudnikom in njegove politike zasebnosti. Če ponudnik podatke obdeluje zunaj Evropskega gospodarskega prostora, se prenos izvede izključno na vašo zahtevo in pod pogoji vaše pogodbe s ponudnikom.

Hramba. Posebnih kopij podatkov, ki jih vrne konektor, ne shranjujemo. Podatki ostanejo v vašem Smartsupp računu in se hranijo, kot je določeno v naših Pogojih obdelave podatkov. Dostopni žetoni samodejno potečejo po določenem obdobju. Tehnični dnevniki zahtev konektorja vsebujejo samo metapodatke zahtev (čas, uporabljeno orodje in status izvedbe), ne vsebine zahtev ali odgovorov, in se hranijo 30 dni.

Vaš nadzor. Konektor je izbiren in ostane izklopljen, dokler ga ne pooblastite. Kadarkoli ga lahko odklopite v nastavitvah konektorja AI asistenta; nato AI asistent nima več dostopa do vašega računa. Za preklic povezave nas lahko kontaktirate tudi na dpo@smartsupp.com.


C. HRAMBA PODATKOV

Osebni podatki se hranijo v obdobju, določenem za vsak namen v delu B te politike
zasebnosti. Na splošno bomo hranili vaše osebne podatke toliko časa, kot je potrebno za
izpolnitev namenov, navedenih v tej politiki, razen če zakon ne zahteva oziroma dovoljuje daljšega obdobja hrambe (npr. za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov). Po izteku obdobja hrambe za določeno vrsto podatkov bomo podatke izbrisali ali uničili.
​
​Lahko zahtevate tudi izbris vaših podatkov tako, da nas kontaktirate na dpo@smartsupp.com.
​Vašo zahtevo bomo obravnavali v skladu z delom F.4 te politike zasebnosti.


D. DELJENJE IN RAZKRIVANJE OSEBNIH PODATKOV

Vaših podatkov ne posredujemo ali razkrivamo tretjim osebam za druge
namene, kot so opredeljeni v tej politiki zasebnosti (del B). Prav tako so nameni vseh prejemnikov podatkov
navedeni v spodnji tabeli. Osebne podatke delimo s spodaj navedenimi prejemniki:

Ime entitete

Namen

Lokacija

Ukrepi za prenos

Braintree (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.)

Ponudnik plačilnih storitev

EU

N/A

Stripe

Ponudnik plačilnih storitev

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Fakturoid

Programska oprema za fakturiranje

CZ

Sklenjen DPA

Wflow.com

Orodje za shranjevanje vhodnih računov za računovodje / digitalizacijo računovodstva

CZ

Sklenjen DPA

ABRA Flexibee

Računovodska programska oprema

CZ

Sklenjen DPA

Keboola

Analitika podatkov

CZ

Sklenjen DPA

Google Ireland and Google, Inc.

Analitika podatkov, ponudnik shranjevanja, e-poštnih obvestil

EU podatkovni center

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Holistics Software Pte Ltd

Analitika podatkov

USA

Sklenjen DPA in SCCs

Mixpanel, Inc.

Analitika

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

HelpJuice

CMS za Center za pomoč

USA

Sklenjen DPA

SatisMeter

NPS/Vprašalniki

CZ

Sklenjen DPA

CustomerScore.io

Ocena zdravja stranke

CZ

Sklenjen DPA

Miro

Spletna tabla za sodelovanje

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Notion

Platforma za sodelovanje v ekipi

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Trello

Platforma za sodelovanje v ekipi

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Slack

Interno komunikacijsko orodje

USA

XodoSign

Orodje za elektronski podpis

Avstrija

DPA

Slido

Platforma za vključenost občinstva

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Microsoft Corporation

Uporaba orodij kot je Microsoft Klarity

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

OpenAI

AI pomoč

USA

DPA in SCCs

Zapier

Avtomatizacije

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Make.com

Avtomatizacije

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Mezmo

Centraliziran sistem beleženja aplikacij

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Sentry.IO

Nadzor težav v produkciji

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Freshdesk

HelpDesk v povezavi s skrbjo za uporabnike

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

JetBrain (YouTrack)

Orodje za organizacijo (spletna aplikacija za zapiske), vodenje projektov

CZ

DPA

Hubspot

CRM

USA

Družba registrirana pod Data Privacy Framework

Pri uporabi piškotkov na našem Spletnem mestu in v produktu lahko vaše osebne podatke delimo tudi z drugimi prejemniki, kot so: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

V primeru mnenj uporabnikov so lahko vaši osebni podatki deljeni tudi na drugih platformah, kot so: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Poleg tega lahko vaše osebne podatke posredujemo določenim tretjim osebam kot upravljavcem podatkov zaradi izpolnjevanja »zakonskih obveznosti«, kjer smo k temu zavezani z veljavno zakonodajo (zlasti upravni organi, policijski organi in sodni organi). Prav tako smo lahko zavezani posredovati vaše podatke osebam, ki trdijo, da so bili prizadeti zaradi vašega ravnanja.


E. VARNOST

Vzpostavljeni so varnostni postopki za zaščito zaupnosti vaših podatkov. Platforma, na kateri se obdelujejo osebni podatki, omogoča samo varne protokole za vhodne mrežne povezave. Podatki se šifrirajo z uporabo SSL/TLS za vse prenose podatkov. Uvedli smo tudi mehanizme za omejevanje fizičnega ali spletnega dostopa do strežnikov, ki gostijo osebne podatke. Uvedli smo postopke za redno testiranje, ocenjevanje in vrednotenje učinkovitosti tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti podatkov.


F. VAŠE PRAVICE PRI OBDELAVI IN MOŽNOST UVELJAVLJANJA

Za vsa vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, bodisi vprašanja, uveljavljanje pravic, pošiljanje pritožb ipd., nas lahko kontaktirate na dpo@smartsupp.com .

Vašo zahtevo bomo obravnavali brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v 1 mesecu. V izjemnih primerih, predvsem zaradi zahtevnosti vaše zahteve, smo upravičeni to obdobje podaljšati še za 2 meseca. O vsakršnem takem podaljšanju in razlogu vas bomo seveda obvestili.

Imate tudi pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, kot je opisano spodaj.

F.1 Pravica do dostopa

Imate pravico od nas pridobiti potrditev, ali obdelujemo vaše osebne podatke ali ne. Če vaše osebne podatke obdelujemo, imate tudi pravico zahtevati dostop do podatkov o namenu in obsegu obdelave, prejemnikih podatkov, trajanju obdelave, pravici do popravka, izbrisa, omejitvi obdelave in ugovoru obdelavi, pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu ter virih osebnih podatkov (te informacije so že v tem dokumentu). Prav tako nas lahko prosite za kopijo osebnih podatkov, ki jih obdelujemo. Prvo kopijo zagotovimo brezplačno; nadaljnje kopije lahko zahtevajo plačilo. Obseg posredovanih podatkov je lahko omejen, da ne poseže v pravice in svoboščine drugih.

Imate pravico kadar koli preklicati svojo privolitev za obdelavo osebnih podatkov. Vendar pa preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem navedene privolitve, prav tako ne pomeni prenehanja obdelave osebnih podatkov, ki so bili že anonimizirani.

F.3 Pravica do popravka

Imate pravico, da zahtevate popravek netočnih osebnih podatkov, ki se nanašajo na vas. Glede na namen obdelave imate lahko pravico tudi zahtevati dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov, tudi z dopolnilno izjavo.

F.4 Pravica do izbrisa (pravica biti pozabljen)

Imate pravico zahtevati izbris svojih osebnih podatkov v primerih, ko:

  • osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene, za katere so bili zbrani ali obdelani;
    ​

  • ste preklicali privolitev, na podlagi katere so bili osebni podatki obdelani, in ni več razloga za obdelavo;
    ​

  • nasprotujete obdelavi in ne obstajajo nobeni pretežni razlogi za nadaljnjo obdelavo ali nasprotujete obdelavi za namene neposrednega trženja;
    ​

  • osebni podatki se obdelujejo v nasprotju z zakonodajo.

Te pravice ne morete izvajati, če je obdelava potrebna za izpolnjevanje naših zakonskih obveznosti, nalog v javnem interesu ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

F.5 Pravica do omejitve obdelave

Imate pravico zahtevati omejitev obdelave vaših osebnih podatkov v primerih, ko:

  • nasprotujete točnosti vaših osebnih podatkov; v tem primeru lahko zahtevate omejitev obdelave, dokler se ne preveri točnost podatkov;
    ​

  • je obdelava nezakonita in namesto izbrisa zahtevate omejitev obdelave osebnih podatkov;
    ​

  • vaših osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene, za katere so bili zbrani ali obdelani, vi pa jih potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov;
    ​

  • ste nasprotovali obdelavi vaših osebnih podatkov; v tem primeru lahko zahtevate omejitev obdelave, dokler ne bo preverjeno, ali naši zakoniti interesi prevladajo.

F.6 Pravica do prenosljivosti

Imate pravico pridobiti kopijo svojih osebnih podatkov, ki jih obdelujemo z avtomatiziranimi sredstvi na podlagi vaše privolitve ali za izvedbo pogodbe. Te podatke vam bomo ali upravljavcu, ki ga boste določili, če je tehnično mogoče, posredovali v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki. Obseg posredovanih podatkov je lahko omejen, da ne poseže v pravice in svoboščine drugih.

F.7 Pravica do ugovora

Imate pravico ugovarjati obdelavi vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo na podlagi zakonitega interesa. Vaše podatke bomo prenehali obdelovati, če ni drugih pretežnih razlogov za obdelavo oziroma če obdelava ni nujna za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov ali če ugovarjate obdelavi za potrebe neposrednega trženja. Posebno pravilo velja za ugovor na novice. V tem primeru vam takšnih novic več ne bomo pošiljali.


G. PRAVICA DO PRITOŽBE

Poleg možnosti uveljavljanja pravic pri našem podjetju lahko vložite pritožbo tudi pri pristojnem nadzornem organu, tj. Uradu za zaščito osebnih podatkov na naslovu Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.


H. SPREMEMBE TEH INFORMACIJ

Ta politika zasebnosti je v veljavi od 03.11.2026. Pravico si pridržujemo, da občasno spremenimo to politiko zasebnosti, zato jo redno preverjajte. Vse spremembe tega dokumenta bomo objavili na našem Spletnem mestu.


Kaj sledi?

💡 Potrebuje pomoč? Kontaktirajte našo ekipo za podporo prek klepeta ali e-pošte — z veseljem vam pomagamo.

Ste s tem dobili odgovor na svoje vprašanje?