Operator de date cu caracter personal: Smartsupp.com, s.r.o ., Nr. de identificare: 036 68 681, cu sediul în Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, reprezentată de Vladimír Šandera, Director General, înregistrată la Registrul Comerțului menținut de Tribunalul Regional din Brno, dosar nr. C 86206 („noi”).

Date de contact: dpo@smartsupp.com

Dvs. beneficiați de platforma Smartsupp („Platforma”) prin intermediul căreia vă oferim Chat live, Flows (anterior chatbots), Generare de lead-uri și alte servicii comandate conform Termenilor noștri de servicii („Termeni”). Tratăm confidențialitatea cu seriozitate. Rolul nostru în prelucrarea datelor cu caracter personal este dublu. Acționăm ca operator de date cu caracter personal (sau, potrivit unor legi privind confidențialitatea, „Business”) și ca persoană împuternicită de operator (sau, potrivit unor legi privind confidențialitatea, „Service Provider”). Această Politică de confidențialitate descrie rolul nostru ca operator de date cu caracter personal, ceea ce înseamnă că puteți găsi în această Politică de confidențialitate toate informațiile relevante despre scopuri, durata prelucrării sau drepturile dvs.

Platforma este disponibilă pe site-ul web: https://www.smartsupp.com/ („Site web”).

Dacă doriți să utilizați Platforma noastră ca utilizator și să folosiți serviciile noastre (astfel, vom prelucra datele personale, de ex. ale vizitatorilor site-ului dvs.), prelucrăm datele cu caracter personal potrivit instrucțiunilor dvs. Rețineți că, în astfel de cazuri, dvs. acționați ca operator de date cu caracter personal. Regulile privind modul în care gestionăm datele cu caracter personal în astfel de cazuri sunt disponibile în Termenii noștri de prelucrare a datelor disponibili aici: https://help.smartsupp.com/ro/articles/12647343.

Am împărțit articolul în câteva secțiuni:

Pentru a fi cât mai transparenți posibil, am împărțit datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în următoarele categorii:

Obținem datele cu caracter personal direct de la dvs. sau, dacă sunteți utilizator al Platformei și contul dvs. a fost creat de angajatorul/partenerul contractual, putem obține date personale de la acesta, cu care avem o relație contractuală.

Platforma noastră nu este destinată stocării sau prelucrării unor categorii speciale de date cu caracter personal (cum ar fi date despre sănătate, informații biometrice etc.).

Vom folosi datele dvs. cu caracter personal pentru a vă furniza serviciile solicitate, care pot
include și notificări prin e-mail și newslettere, asigurarea suportului clienți, îndeplinirea
obligațiilor legale etc. Toate scopurile și utilizarea datelor sunt precizate în această parte B
a Politicii de confidențialitate, unde puteți afla în ce scopuri folosim datele dvs., ce tip de
date sunt prelucrate și care este durata păstrării pentru prelucrare.
​
Nu vom vinde datele dvs. unor terțe părți, dar le putem partaja cu partenerii care ne ajută să furnizăm serviciile noastre (a se vedea Partea D din această Politică de confidențialitate).

Prelucrăm în principal datele cu caracter personal pentru a vă furniza serviciile noastre, pentru a vă oferi contul pe Platformă (și pentru a oferi angajaților sau altui personal acces) și serviciile solicitate, în special când vă înregistrați pe Platformă, creați un cont de utilizator, completați detalii de facturare și plătiți pentru serviciile noastre sau ne contactați pentru informații suplimentare. În acest scop, vă putem trimite mesaje privind încheierea și executarea unui contract, lansări de produse și servicii noi, notificări de plată, resetări de parolă și alte informații esențiale. Aceste informații (și orice altă comunicare mutuală) pot fi trimise și prin e-mail (notificare prin e-mail). Pentru acest scop, prelucrăm Informații de identificare, Informații de autentificare, Date de contact, Date de plată și detalii de facturare, Informații de jurnal, adresă IP și alte informații despre utilizarea Platformei, Date legate de executarea acordului și Date de comunicare dacă acestea sunt legate de o relație contractuală mutuală.

Plățile sunt realizate prin intermediul furnizorilor de plăți descriși în Partea D - lista destinatarilor.

Baza legală pentru această prelucrare este executarea contractului dintre dvs. și noi și necesitatea de a lua măsuri la cererea dvs. înainte de încheierea contractului. Dacă nu sunteți parte directă a contractului (de exemplu, sunteți angajatul unui client de-al nostru sau persoană care acționează în numele clientului), prelucrăm datele dvs. personale pe baza interesului nostru legitim de a executa orice contract încheiat.

Datele sunt prelucrate pe durata contractului încheiat și pe perioada necesară pentru îndeplinirea obligațiilor conform acestuia. Dacă nu folosiți contul dvs. pentru o perioadă mai lungă, acesta este dezactivat; însă, dacă doriți ștergerea informațiilor despre cont, va trebui să ne contactați folosind datele noastre de contact sau prin suport, ori alte mijloace de contact.

Despre Google Workspace API: Confirmăm că utilizarea de către aplicația noastră a Google Workspace API este strict limitată la furnizarea serviciilor către utilizatori. Nu folosim datele obținute prin Google Workspace API pentru dezvoltarea, îmbunătățirea sau instruirea de modele generale de Inteligență Artificială (AI) sau Machine Learning (ML). Utilizarea acestor API-uri respectă cerințele de Utilizare Limitată ale Google, descrise aici.

De asemenea, prelucrăm informațiile dvs. personale pentru a vă furniza suport clienți, inclusiv gestionarea tuturor cererilor și solicitărilor, inclusiv comunicarea ulterioară și furnizarea documentației pentru orice comunicare suplimentară cu entitățile.

În acest scop, prelucrăm Informații de identificare, Date de contact, adresă IP și alte informații despre utilizarea Platformei, Date legate de executarea acordului și Date de comunicare dacă acestea sunt legate de suport clienți.

Baza legală pentru această prelucrare este executarea contractului dintre dvs. și noi sau interesul nostru legitim.

Datele personale sunt prelucrate pe durata relației contractuale cu clientul și ulterior atât timp cât este necesar pentru protejarea intereselor noastre legale sau perioada necesară gestionării oricărei solicitări de suport. Perioada maximă de păstrare este stabilită la 3,5 ani de la data la care a fost adresată solicitarea.

Folosim de asemenea informațiile pentru evaluarea clienților care utilizează produsul, evaluarea satisfacției, tendințelor și asigurarea utilizării maxime a Platformei.

În acest scop, prelucrăm Informații de identificare, Date de contact, Informații despre utilizator, Date legate de executarea acordului, Informații obținute din chestionare.

Baza legală pentru această prelucrare este interesul nostru legitim, care constă în îmbunătățirea platformei și a experienței utilizatorilor.

Datele personale sunt stocate pe durata relației mutuale. Datele sunt prelucrate pe o perioadă rezonabilă necesară pentru comunicare mutuală sau realizarea de chestionare.

Putem prelucra datele dvs. pentru a ne proteja împotriva utilizării neautorizate a Platformei și serviciilor noastre pentru a asigura utilizarea lor sigură. De asemenea, putem folosi informațiile personale pentru a ne proteja propriile pretenții sau pentru a investiga, preveni sau întreprinde acțiuni cu privire la activități ilegale, fraude suspectate, situații care implică potențiale amenințări la siguranța fizică a oricărei persoane sau încălcări ale Termenilor noștri. Acest scop include și prelucrarea datelor personale pentru gestionarea eventualelor reclamații.

În acest scop, prelucrăm Informații de identificare, Informații de autentificare, Date de contact, Date de plată și detalii de facturare, Informații de jurnal, adresă IP și alte informații despre utilizarea Platformei, Informații despre utilizator, Date legate de executarea acordului și Date de comunicare dacă sunt legate de o relație contractuală mutuală.

Baza legală pentru această prelucrare este interesul nostru legitim de a ne proteja drepturile și obligațiile și de a preveni frauda și abuzul.

Prelucrăm datele pe perioada în care pot curge termenele de prescripție sau orice alte termene pentru exercitarea drepturilor. Această perioadă poate fi modificată în funcție de situația actuală sau de constatări specifice și fraude produse. De regulă, perioada de prelucrare poate fi determinată conform cursului termenelor de prescripție (cum ar fi 10 ani, potrivit legilor aplicabile).

Ca orice alte companii, trebuie să respectăm obligații legale, în special în domeniul fiscal, contabil și alte domenii aplicabile. Totodată, trebuie să fim pregătiți să cooperăm cu autoritățile de stat dacă legea ne obligă.

În acest scop, prelucrăm Informații de identificare, Date de contact, Date de plată și detalii de facturare, Date legate de executarea acordului, Date de comunicare (dacă sunt folosite pentru scopuri legale).

Baza legală pentru această prelucrare este îndeplinirea obligațiilor legale.

Aceste date sunt prelucrate pe perioada cerută de lege. Suntem obligați să păstrăm documentele și evidențele contabile (facturile) timp de 5 ani începând cu sfârșitul exercițiului financiar la care se referă. Suntem obligați să păstrăm facturile timp de 3 ani începând cu sfârșitul anului fiscal în care a apărut obligația fiscală aferentă respectivei facturi. Suntem de asemenea obligați să păstrăm documente fiscale timp de 10 ani, începând cu sfârșitul anului fiscal în care a avut loc tranzacția.

Din când în când, vă putem trimite comunicări comerciale prin e-mail. Aceasta nu înseamnă comunicări legate de execuția relației contractuale (de ex. actualizări ale termenilor contractuali, notificări de plată, întârzieri etc.), ci comunicări despre evenimente promoționale, reduceri, campanii și alte mesaje de promovare a brandului nostru.

În acest scop, vom prelucra adresa dvs. de e-mail și Informațiile de identificare.

Baza legală pentru această prelucrare este împărțită în două părți:

· Dacă vă creați cont și vă înregistrați, încheiem împreună un contract și se consideră că s-a format o relație cu clientul. Astfel, datele cu caracter personal sunt prelucrate în temeiul interesului nostru legitim (marketing direct).

· Dacă vă abonați la lista noastră de newsletter, ne oferiți consimțământul pentru o astfel de prelucrare abonându-vă.

Puteți renunța la primirea oricărui newsletter oricând, folosind link-urile de dezabonare de la finalul fiecărui mesaj trimis. De asemenea, puteți retrage consimțământul oricând, ceea ce are același efect ca opțiunea de dezabonare de mai sus.

Datele personale sunt prelucrate pe o perioadă de 2 ani de la ultima vizualizare activă a newsletterului, cu excepția cazului în care vă dezabonați mai devreme.

Ne face plăcere să împărtășim informații despre recenzia dvs. despre Platformă și să spunem lumii. Astfel, vă putem prelucra datele personale și publica recenzia dvs. pe rețelele noastre sociale sau pe Site.

În acest scop, prelucrăm Informațiile de identificare, Datele de contact și Informații de autentificare. În cazul consimțământului explicit, prelucrăm și fotografii, numele companiei, poziția și alte date personale incluse în textul recenziei.

Baza legală pentru această prelucrare este consimțământul dvs.

Datele dvs. personale din recenzii sunt prelucrate până la retragerea consimțământului, cel mult 5 ani.

Puteți participa și la webinariile sau alte cursuri organizate de noi. Vă vom prelucra datele personale pentru organizarea și furnizarea webinarului sau cursului. Vă atragem atenția că, la aceste evenimente, este posibil să realizăm înregistrări video sau fotografii. Ne străduim să păstrăm anonimatul pe cât posibil, astfel încât să nu includem numele sau alte detalii în fotografii sau materiale video decât dacă ne acordați permisiunea (de ex. dacă este o referință).

Vom prelucra Informațiile de identificare, Datele de contact, Datele de plată și detalii de facturare și Imagini și înregistrări video.

Baza legală pentru această prelucrare este contractul mutual încheiat în momentul înscrierii la webinar/curs.

Datele personale vor fi prelucrate pe durata relației contractuale cu noi și ulterior pe o perioadă de 4 ani de la încetarea relației contractuale.

Prelucrăm datele dvs. personale pentru funcționarea Site-ului și a Platformei și pentru securitate, adică pentru funcționarea internă a Platformei, identificarea dvs. ca utilizator înregistrat în timpul navigării și a vizitelor repetate pe Platformă, precum și pentru a asigura securitatea. De asemenea, trebuie să prelucrăm informații legate de preferințele dvs., cum ar fi consimțământul acordat, tipul de cookie-uri acceptate, stringuri pentru personalizare și marketing etc.

În acest scop, prelucrăm Date tehnice, precum adresa IP și Cookie-urile încadrate ca necesare.

Baza legală pentru această prelucrare este interesul nostru legitim pentru buna funcționare și siguranța Platformei. Datele sunt prelucrate, de regulă, pe durata vizitei dvs. pe Platformă, pentru o perioadă maximă stabilită în bara de cookie-uri sau în politica de cookie-uri. Rețineți că browserul dvs. poate seta o perioadă pentru care cookie-urile sunt stocate.

Prelucrăm datele dvs. personale pentru a înțelege cum folosesc vizitatorii Site-ul sau Platforma noastră. Astfel, putem monitoriza traficul pe Site sau Platformă, optimiza și, în general, face vizita dvs. pe Site sau Platformă mai plăcută și prietenoasă.

În acest scop, prelucrăm Datele cookie clasificate ca analitice oferite de noi sau terți atunci când ne dați consimțământul. Datele sunt prelucrate, în general, pe durata vizitei dvs. pe Platformă, pentru o perioadă maximă indicată în bara de cookie-uri sau politica de cookie-uri. Vă rugăm să rețineți că browserul dvs. poate impune o perioadă pentru păstrarea cookie-urilor.

Prelucrăm datele dvs. personale pentru a obține informații despre preferințele personale și pentru a vă afișa publicitate relevantă. Astfel, putem promova și oferi produse și servicii pe site și vă putem afișa comunicări de marketing legate de serviciile despre care v-ați interesat și putem promova brandul nostru online. Acest lucru poate include și promovarea serviciilor noastre prin exemple precum rețele sociale, deoarece împărtășim asemenea informații cu terți.

În acest scop, prelucrăm Datele cookie clasificate ca marketing furnizate de noi/terți atunci când ne oferiți consimțământul. Datele sunt prelucrate, în general, pe durata vizitei dvs. pe Platformă, pentru o perioadă maximă indicată în bara de cookie-uri sau politica de cookie-uri. Rețineți că browserul dvs. poate impune o perioadă de păstrare a cookie-urilor.

Smartsupp oferă opțional un conector bazat pe Model Context Protocol (MCP) care vă permite să utilizați Platforma dintr-un asistent AI terț la alegere, cum ar fi ChatGPT (OpenAI) sau Claude (Anthropic) („Asistentul AI”). Conectorul funcționează doar după ce un utilizator al contului dvs. Smartsupp îl adaugă în Asistentul AI și îl autorizează autentificându-se în Smartsupp. Asistentul AI poate acționa doar în limitele permisiunilor acelui utilizator.

Date prelucrate. În funcție de ceea ce solicitați Asistentului AI să facă, conectorul citește sau modifică următoarele date stocate în contul dvs. Smartsupp:

Primim doar parametrii solicitărilor transmise de Asistentul AI către noi. Nu primim conversațiile dvs. cu Asistentul AI, istoricul chatului său, memoria sau fișierele încărcate de dvs. Pentru a furniza conectorul, prelucrăm și date de autorizare (tokenuri de acces și identificatorul asistentului AI conectat) și jurnalele tehnice ale cererilor conectorului.

Scop și temei juridic. Prelucrăm datele din contul dvs. pentru a executa acțiunile pe care le solicitați prin intermediul Asistentului AI, la instrucțiunile dvs., în calitate de persoană împuternicită de operator conform Termenilor noștri de prelucrare a datelor. Prelucrăm datele de autorizare și jurnalele tehnice pentru a furniza conectorul (executarea contractului) și pentru a menține Platforma sigură și a preveni abuzul (interes legitim). Nu folosim datele care trec prin conector pentru a antrena modele AI, nu le vindem și nu le folosim pentru publicitate.

Destinatari. Datele returnate de conector sunt transmise către Asistentul AI ales de dvs., al cărui furnizor le prelucrează în baza acordului dvs. cu acel furnizor și potrivit politicii sale de confidențialitate. Dacă acel furnizor procesează date în afara Spațiului Economic European, transferul are loc la instrucțiunile dvs. și sub garanțiile acordului dvs. cu furnizorul respectiv.

Păstrare. Nu păstrăm o copie separată a datelor returnate de conector; acestea rămân în contul dvs. Smartsupp și sunt păstrate conform Termenilor noștri de prelucrare a datelor. Tokenurile de acces expiră automat după o perioadă limitată. Jurnalele tehnice ale cererilor conectorului conțin doar metadate despre solicitări (de exemplu, oră, instrument folosit și stare rezultat), nu conținutul cererilor sau răspunsurilor, și sunt păstrate 30 de zile.

Controlul dvs. Conectorul este opțional și oprit până îl autorizați. Îl puteți deconecta oricând din setările conectorului din Asistentul AI, după care Asistentul AI nu mai poate accesa contul dvs. Ne puteți solicita și să revocăm conexiunea la dpo@smartsupp.com.

Datele personale sunt stocate pe perioada stabilită pentru fiecare scop din partea B a acestei
politici de confidențialitate. În general, vom păstra datele dvs. cu caracter personal pe perioada necesară pentru
îndeplinirea scopurilor detaliate în această politică de confidențialitate, cu excepția cazului în care o altă perioadă de păstrare este impusă sau permisă de lege (de ex. pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale). Când
perioada de păstrare pentru un anumit tip de date expiră, le vom șterge sau distruge.
​
​Puteți solicita și ștergerea datelor dvs. contactându-ne la dpo@smartsupp.com.
​Vă vom evalua cererea conform punctului F.4 din această politică de confidențialitate.

Nu transferăm și nu divulgăm informațiile dvs. terților pentru alte scopuri
decât cele prevăzute în această politică de confidențialitate (Partea B). De asemenea, scopurile tuturor destinatarilor de date
sunt menționate în tabelul de mai jos. Partajăm datele cu caracter personal cu următorii destinatari de date:

Când folosim cookie-uri pe Site-ul nostru și în Produs, putem partaja datele dvs. cu caracter personal cu alți destinatari, printre care: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

În cazul recenziilor, datele dvs. personale pot fi partajate și pe alte platforme, cum ar fi: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
Pe lângă acestea, putem partaja datele dvs. cu anumite terțe părți ca operatori de date pentru scopul „Îndeplinirii obligațiilor legale”, atunci când suntem obligați potrivit legislației aplicabile (în special, autorități administrative, poliție, instanțe). De asemenea, putem fi obligați să partajăm datele cu persoane care susțin că au fost prejudiciate de conduita dvs.

Sunt în vigoare proceduri de securitate pentru a asigura confidențialitatea datelor dvs. Platforma pe care sunt prelucrate datele cu caracter personal permite doar canale sau protocoale securizate pentru conexiuni de rețea de intrare. Criptăm datele folosind SSL/TLS pentru toate transmisiile de date. De asemenea, am adoptat mecanisme pentru a restricționa accesul fizic sau online la serverele care găzduiesc datele cu caracter personal. Avem procese implementate pentru testarea regulată, evaluarea și verificarea eficienței măsurilor tehnice și organizatorice pentru a asigura securitatea datelor.

În orice chestiuni legate de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, fie că aveți întrebări, vreți să vă exercitați drepturile, fie să trimiteți o plângere către noi, puteți să ne contactați la dpo@smartsupp.com .

Solicitarea dvs. va fi gestionată fără întârzieri nejustificate, cel mult în 1 lună. În cazuri excepționale, în special din cauza complexității cererii dvs., avem dreptul să prelungim acest termen cu încă 2 luni. Vă vom informa întotdeauna despre o astfel de prelungire și motivul acesteia.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere, așa cum este descris mai jos.

Aveți dreptul de a obține confirmarea din partea noastră dacă prelucrăm sau nu datele dvs. cu caracter personal. Dacă prelucrăm datele dvs., aveți dreptul de a solicita acces la informații despre scopul și amploarea prelucrării, destinatarii datelor, durata prelucrării, dreptul la rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării și opoziție, dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere și sursa datelor cu caracter personal (aceste informații sunt deja furnizate în acest document). Ne puteți cere și o copie a datelor personale pe care le prelucrăm. Vă oferim prima copie gratuit; copiile suplimentare pot implica o taxă. Domeniul datelor furnizate poate fi limitat astfel încât să nu afecteze drepturile și libertățile altora.

Aveți dreptul să vă retrageți oricând consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal. Totuși, retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere, și nici nu conduce la încetarea prelucrării datelor deja anonimizate.

Aveți dreptul să ne solicitați corectarea datelor personale inexacte care vă privesc. În funcție de scopul prelucrării, puteți avea și dreptul la completarea datelor personale incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

Aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor cu caracter personal în următoarele cazuri:

Totuși, nu puteți exercita acest drept dacă prelucrarea este necesară pentru respectarea obligațiilor legale sau sarcinilor noastre de interes public sau pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale.

Aveți dreptul să solicitați restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în următoarele situații:

Aveți dreptul să obțineți o copie a datelor dvs. cu caracter personal pe care le prelucrăm prin mijloace automate pe baza consimțământului dvs. sau pentru executarea unui contract. Vom transmite aceste date într-un format comun, lizibil automat, către dvs. sau către un operator desemnat de dvs., dacă este posibil tehnic. Domeniul datelor poate fi limitat astfel încât să nu afecteze drepturile și libertățile altora.

Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor personale pe care le prelucrăm în temeiul interesului nostru legitim. Vom înceta prelucrarea dacă nu există alte motive imperative sau dacă prelucrarea nu este necesară pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale, sau dacă vă opuneți prelucrării în scop de marketing direct. Se va aplica o regulă specială când vă opuneți newsletterelor. În acest caz, vom înceta să vă trimitem astfel de newslettere.

Pe lângă posibilitatea de a vă exercita drepturile față de compania noastră, puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă, care este Oficiul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, situat la Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

Această Politică de confidențialitate este valabilă de la 08.10.2026. Avem dreptul să modificăm Politica de confidențialitate periodic, vă rugăm să o verificați regulat. Vom publica orice modificare a acestui document pe Site-ul nostru web.