Conform Termenilor de serviciu („Termeni”), Smartsupp vă oferă serviciul prevăzut de acești Termeni, dvs. fiind utilizator al serviciului. Relația dintre Smartsupp și utilizator se stabilește prin procesul de înregistrare online al utilizatorului sau printr-un contract scris ori electronic la care se atașează Termenii, acestea formând împreună un acord între dvs. și Smartsupp („Acordul”). Acest act suplimentar privind prelucrarea datelor (denumit în continuare „DPA”) este parte integrantă a Acordului.

Termenii scriși cu literă mare inițială au același înțeles ca cel stabilit în Termeni sau în oricare altă anexă menționată în Termeni, cu excepția cazurilor prevăzute altfel în prezentul DPA.

Smartsupp adoptă acest DPA în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor, precum Regulamentul 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („GDPR”), Legea privind protecția datelor din 2018, CCPA/CPRA, și orice alte legi relevante de confidențialitate care pot deveni aplicabile pe durata furnizării serviciului conform Acordului („legile privind confidențialitatea aplicabile”).

Atunci când DPA precizează că Smartsupp acționează ca persoană împuternicită pentru date cu caracter personal, are înțelesul atribuit termenului „persoană împuternicită” din GDPR și altor termeni similari prevăzuți de legi relevante de confidențialitate (cum ar fi „Service Provider” conform CCPA). Când DPA arată că dvs. acționați ca operator al datelor cu caracter personal, termenul are același sens ca „operator” în sensul GDPR și alte denumiri echivalente din legislația aplicabilă (cum ar fi „Business” din CCPA).

Am structurat acest articol în următoarele secțiuni:

1.1 Prelucrarea datelor cu caracter personal în calitate de persoană împuternicită. Smartsupp poate prelucra date cu caracter personal în numele dvs. atunci când serviciul este furnizat și Smartsupp acționează ca persoană împuternicită (sau subîmputernicit) în raport cu dvs.

Activitățile de prelucrare efectuate de Smartsupp decurg din înregistrare, din Acord sau din solicitările documentate formulate de dvs. în timp ce beneficiați de serviciu prin intermediul platformei disponibile la https://www.smartsupp.com („Platforma”).

1.2 Autorizarea prelucrării datelor cu caracter personal. Dvs. autorizați Smartsupp să prelucreze datele cu caracter personal ale persoanelor vizate furnizate de dvs. în legătură cu serviciul, potrivit prezentului DPA. Smartsupp va prelucra aceste date exclusiv conform instrucțiunilor dvs. documentate și doar atât cât este necesar pentru a-și îndeplini obligațiile asumate prin Acord.

1.3 Responsabilitatea utilizatorului. În timp ce Smartsupp acționează ca persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor, dvs. aveți rolul de operator și sunteți responsabil pentru respectarea tuturor obligațiilor referitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal. Acestea includ informarea corectă a persoanelor vizate, obținerea consimțământului unde este necesar și gestionarea cererilor persoanelor vizate privind exercitarea drepturilor acestora (precum dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție etc.). Smartsupp vă va sprijini în îndeplinirea acestor obligații prin intermediul Platformei sau pe baza solicitărilor documentate ale dvs. Totuși, Smartsupp nu este responsabilă pentru corectitudinea sau legalitatea activităților desfășurate de utilizator, inclusiv orice acțiune ce ar putea încălca legislația privind confidențialitatea sau orice alte reguli din țara din care folosiți serviciul.

2.1 Obiectul prelucrării. Obiectul prelucrării datelor cu caracter personal, astfel cum este definit mai jos, de către Smartsupp este furnizarea serviciului în temeiul Acordului, în special prelucrarea datelor atunci când utilizați funcționalitățile serviciului oferite pe website.

2.2 Tipuri de date cu caracter personal. Pentru a vă furniza serviciul și a respecta prevederile Acordului, se pot prelucra următoarele categorii de date cu caracter personal, potrivit prezentului DPA:

a) informații de contact precum nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon sau date de contact din rețele de socializare,

b) detalii despre vizitele pe site-ul dvs., ca URL, dată și oră, informații tehnice (ex: rezoluție ecran, tip dispozitiv, browser, sistem de operare), adresă IP, date de localizare (țara și orașul de unde a fost accesat site-ul),

c) informații cuprinse în discuțiile dintre utilizatori și clienți sau alți utilizatori, pe parcursul folosirii serviciului,

d) jurnale tehnice și alte informații despre utilizatori pe durata utilizării serviciului (Smartsupp poate folosi instrumente externe pentru colectarea acestor date),

e) alte date cu caracter personal încărcate sau utilizate prin orice alt mod de către dvs., sau

f) date despre care tipul, volumul și detaliile sunt determinate în totalitate de dvs. pe perioada folosirii serviciului.

Volumul datelor cu caracter personal depinde de funcționalitățile serviciului pe care le utilizați. Serviciul nu este destinat stocării de categorii speciale de date cu caracter personal și nu trebuie să fie folosit pentru astfel de scopuri. În cazul în care totuși prelucrați astfel de date prin serviciu, Smartsupp nu își asumă răspunderea pentru această prelucrare.

2.3 Categorii de persoane vizate. Smartsupp va prelucra date personale referitoare la următoarele categorii:

a) angajați (și alte persoane care lucrează sau acționează în numele dvs.);

b) persoane pentru care ați creat un cont în cadrul serviciului;

c) clienți și alți utilizatori ai dvs. care beneficiază de serviciu;

d) vizitatorii site-ului dvs.;

e) alte persoane ale căror date i-au fost furnizate lui Smartsupp de dvs. în perioada furnizării serviciului și ai căror date au fost prelucrate conform scopului serviciului furnizat.

3.1 Natura prelucrării datelor cu caracter personal. Smartsupp prelucrează datele în mod automatizat, electronic; prelucrarea include accesarea acestora ca parte a prestării serviciului, vizualizarea, stocarea și alte operațiuni care decurg din furnizarea serviciului către dvs. Natura prelucrării rezultă din:

a) acordul dintre părți;

b) cererile dvs. sau ale utilizatorilor autorizați care folosesc Platforma în numele dvs.;

c) natura serviciului și a Platformei;

d) orice alte instrucțiuni documentate de la dvs.

3.2 Scopul prelucrării. Scopul este furnizarea serviciului, în conformitate cu Termenii și orice alte scopuri care pot rezulta din această furnizare.

4.1 Durata prelucrării datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pe întreaga durată a Acordului sau atâta timp cât Smartsupp primește instrucțiuni din partea dvs. cu privire la executarea Acordului. Smartsupp respectă obligațiile legale privind protecția datelor atâta timp cât acestea sunt cerute prin Acord, cu excepția cazului în care se prevede altfel în Acord.

4.2 Returnarea și ștergerea datelor cu caracter personal. În cazul încetării Acordului, în măsura permisă de lege, Smartsupp va șterge toate datele stocate pentru furnizarea serviciului în decurs de 3 luni de la încetare. Dacă solicitați returnarea datelor în acest interval, Smartsupp poate percepe o taxă rezonabilă, comunicată în prealabil.

5.1 Obligațiile Smartsupp. În procesul de prelucrare, Smartsupp se obligă să:

a) prelucreze datele numai pe baza instrucțiunilor documentate ale dvs.; prelucrarea datelor care decurge din obligațiile din Acord este considerată a fi în conformitate cu instrucțiunile dvs.;

b) respecte instrucțiunile dvs. privind transferul datelor către țări terțe sau organizații internaționale, cu excepția situațiilor în care legea UE sau a unui stat membru impune o prelucrare;

c) se asigure că personalul autorizat să prelucreze aceste date are obligația de confidențialitate sau este supus unei obligații legale de confidențialitate;

d) având în vedere natura prelucrării, să vă sprijine prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate, atunci când este posibil, pentru a răspunde cererilor de exercitare a drepturilor persoanelor vizate; regulile privind cererile persoanelor vizate sunt la articolul 5.2 din prezentul DPA;

e) asiste utilizatorul în îndeplinirea obligațiilor privind (i) asigurarea securității prelucrării, (ii) raportarea incidentelor către autorități și persoanele vizate, (iii) evaluarea impactului asupra datelor și (iv) consultarea prealabilă cu autoritatea de protecție a datelor, în funcție de natura prelucrării și de datele vizate;

f) permită dvs. sau unui împuternicit să efectuați verificări (inclusiv audit sau inspecție) privind conformitatea cu acest DPA și să coopereze în baza instrucțiunilor rezonabile; regulile de audit sunt detaliate la articolele 5.3 și 5.4;

g) furnizeze orice informații pe care le puteți solicita în mod rezonabil pentru a demonstra respectarea legislației relevante privind protecția datelor.

5.2 Cereri ale persoanelor vizate. Dacă Smartsupp este contactată direct de o persoană vizată, va direcționa persoana să adreseze solicitarea direct către dvs. Smartsupp va depune toată diligența rezonabilă pentru a vă sprijini la soluționarea acestor cereri, atât cât îi permite legea. Orice costuri rezultate din astfel de asistență sau gestionarea solicitărilor revin exclusiv dvs.

5.3 Reguli pentru audit. Orice solicitare de audit va fi transmisă numai la adresa de e-mail Smartsupp dpo@smartsupp.com, la intervale rezonabile. După primirea unei cereri, părțile vor stabili de comun acord data, măsurile de securitate și confidențialitate din timpul auditului și perioada estimată pentru începere, extindere și durata auditului. Dacă nu se ajunge la o înțelegere în 30 de zile, Smartsupp stabilește condițiile auditului.

5.4 Auditor. Smartsupp poate formula obiecții scrise față de auditorul ales de dvs. dacă acesta nu este suficient de calificat, nu este independent, este concurent cu Smartsupp sau este în mod evident nepotrivit. În caz de obiecție, va trebui să desemnați un alt auditor sau să efectuați auditul dvs. personal. Orice neconformitate identificată va fi anunțată prompt către Smartsupp.

5.5 Sfera auditului. Auditul dvs. va include doar documentația și procesele direct legate de utilizarea serviciului de către dvs.

5.6 Subîmputerniciți. Sunteți de acord cu implicarea altor subîmputerniciți în prelucrarea datelor. În funcție de tipul de serviciu solicitat, Smartsupp poate implica sau partaja date cu alți subîmputerniciți sau destinatari. Sunteți de acord ca Smartsupp să implice subîmputerniciții listați la: https://help.smartsupp.com/ro/articles/12647685

5.7 Obiecții privind subîmputerniciții. Smartsupp vă va informa prin actualizarea listei sau scris despre orice nou subîmputernicit înainte de implicarea acestuia, iar dvs. vă puteți exprima obiecția în 10 zile lucrătoare. Dacă nu există obiecții în acest termen, subîmputernicitul poate fi implicat. Dacă există obiecție, Smartsupp o va analiza și, dacă este justificată, va omite colaborarea cu acel subîmputernicit sau va adapta configurarea serviciului pentru a exclude prelucrarea de către acesta. Dacă nu este posibil, Smartsupp poate denunța Acordul (total sau parțial) sau nu va furniza serviciul corespunzător, fără a fi considerată în neexecutare; eventualele sume achitate în avans pentru perioada aferentă serviciului anulat se vor returna, fără penalități.

5.8 Obligații față de subîmputerniciți.Dacă Smartsupp implică un subîmputernicit, îi va impune prin contract aceleași obligații privind protecția datelor cu caracter personal, inclusiv adoptarea măsurilor tehnice și organizatorice necesare.

5.9 Răspunderea pentru subîmputerniciți.Smartsupp răspunde pentru acțiunile și omisiunile subîmputerniciților săi ca și cum ar fi prestat direct serviciul conform prezentului DPA, exceptând situațiile prevăzute altfel în Acord.

5.10 Costuri legate de executarea DPA. Dacă nu se convine altfel, dvs. suportați propriile cheltuieli legate de executarea DPA. Smartsupp poate percepe costuri rezonabile pentru gestionarea oricărei solicitări sau obligații decurgând din acest DPA.

6.1 Obligația de a asigura securitatea datelor cu caracter personal. Smartsupp implementează și menține măsuri tehnice și organizatorice pentru a preveni accesul neautorizat sau accidental la datele cu caracter personal, modificarea, distrugerea, pierderea, transmiterea neautorizată, alte prelucrări sau utilizări abuzive ale datelor. Aceste măsuri sunt monitorizate periodic.

6.2 Măsuri de securitate specifice. Smartsupp asigură următoarele măsuri pentru un nivel adecvat de securitate:

Măsuri tehnice:

a) Pseudonimizarea și criptarea datelor:

datele sunt prelucrate doar prin canale sau protocoale de rețea securizate; Smartsupp criptează datele folosind SSL/TLS pentru toate transmisiile

sistemele IT permit doar conexiuni securizate;

cheile criptografice sunt gestionate în condiții de siguranță;

b) Asigurarea confidențialității, integrității, disponibilității și rezilienței continue a sistemelor și serviciilor de prelucrare:

accesul fizic este acordat doar personalului autorizat;

Smartsupp restricționează accesul la servere atât fizic cât și online;

previne orice acces sau folosire neautorizată a datelor;

accesul la date se acordă doar celor strict autorizați, iar datele nu pot fi citite, copiate, modificate sau șterse fără drept pe durata prelucrării;

accesul se face prin autentificare puternică (ex: parole complexe);

drepturile de acces se verifică periodic;

accesările (reușite sau eșuate) sunt monitorizate și înregistrate;

personalul Smartsupp nu are voie să descarce sau stocheze local datele pe stațiile lor sau pe alte locații din rețea;

orice defecțiuni sau anomalii ale Platformei sunt documentate.

c) Restabilirea rapidă a accesului la date în caz de incident fizic sau tehnic:

procese, mecanisme și instrumente de backup implementate;

testarea periodică a procedurilor de restaurare, integritatea și lizibilitatea backup-urilor.

d) Proces periodic de testare, evaluare și revizuire a eficienței măsurilor tehnice și organizatorice pentru securitatea prelucrării.

e) Datele nu pot fi modificate sau șterse fără drept în timpul transmisiunii electronice, transportului sau stocării, iar destinatarii oricărui transfer pot fi identificați și verificați.

Măsuri organizatorice:

f) Întregul personal implicat în prelucrare este informat despre caracterul confidențial, a primit instruire specifică și a semnat angajamente de confidențialitate.

g) Smartsupp are directive și proceduri interne pentru securizarea prelucrărilor, conform legislației de confidențialitate relevante.

h) Pentru orice întrebare despre acest DPA, conformitatea cu legislația privind protecția datelor sau alte aspecte legate de confidențialitate, vă rugăm să contactați dpo@smartsupp.com.

6.3 Incidente de securitate. În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, Smartsupp vă va informa fără întârziere nejustificată, dar nu mai târziu de 48 de ore de la constatarea incidentului, oferindu-vă toate datele disponibile despre incident, inclusiv:

Smartsupp va răspunde prompt cererilor dvs. de asistență în caz de incident.

6.4 Instrucțiuni care încalcă legea. Dacă instrucțiunile dvs. determină Smartsupp să încalce legea privind protecția datelor, iar Smartsupp este sancționată de autorități sau obligată la despăgubiri, dvs. vă asumați să despăgubiți Smartsupp pentru orice prejudiciu, la notificarea scrisă a Smartsupp.

6.5 Limitarea răspunderii. Se aplică aceeași limitare a răspunderii ca cea din Termeni și pentru prezentul DPA.

6.6 Modificări. Aceleași condiții privind modificările ca în Termeni sunt aplicabile și acestui DPA.

6.7 Intrarea în vigoare. Acest DPA este obligatoriu din punct de vedere juridic pentru dvs. și Smartsupp de la data Acordului.