Operator de date cu caracter personal: Smartsupp.com, s.r.o ., nr. de identificare: 036 68 681, cu sediul social la Palachovo náměstí 799/5, Starý Lískovec, 625 00 Brno, reprezentată de Vladimír Šandera, director general, înregistrată în Registrul Comerțului administrat de Tribunalul Regional din Brno, dosar nr. C 86206 („noi”).

Date de contact: dpo@smartsupp.com

Oferim platforma Smartsupp („Platforma”) prin intermediul căreia vă oferim chat live, Flows (fost chatboți), Generare de lead-uri și alte servicii care sunt comandate în conformitate cu Termenii noștri de utilizare („Termeni”). Tratăm confidențialitatea cu seriozitate. Rolul nostru în prelucrarea datelor cu caracter personal este dublu. Acționăm ca operator de date cu caracter personal (sau, în unele legi privind confidențialitatea, denumit „Business”) și, de asemenea, ca persoană împuternicită de operator (sau, în unele legi privind confidențialitatea, denumită „Service Provider”). Această politică de confidențialitate descrie rolul nostru ca operator de date cu caracter personal, ceea ce înseamnă că în această politică de confidențialitate puteți găsi toate informațiile relevante despre scopuri, durata prelucrării sau drepturile dumneavoastră.

Platforma este disponibilă pe site-ul web: https://www.smartsupp.com/ („Site web”).

Dacă doriți să utilizați Platforma noastră ca utilizator și să utilizați serviciile noastre (astfel, am prelucra date cu caracter personal, de exemplu, ale vizitatorilor site-ului dumneavoastră web), de asemenea, prelucrăm date cu caracter personal conform instrucțiunilor dumneavoastră. Fiți conștienți că, în astfel de cazuri, dumneavoastră acționați ca operator de date cu caracter personal. Regulile privind modul în care gestionăm datele cu caracter personal în astfel de cazuri sunt disponibile în Termenii noștri de prelucrare a datelor, disponibili aici: https://help.smartsupp.com/ro/articles/12647343.

Cuprins:

Pentru a fi cât mai transparenți posibil, am împărțit datele cu caracter personal pe care le prelucrăm în aceste categorii:

Obținem date cu caracter personal direct de la dumneavoastră sau, dacă sunteți utilizator al Platformei și contul dumneavoastră a fost creat de angajatorul/partenerul contractual, putem obține date cu caracter personal de la acest angajator/partener contractual cu care avem o relație contractuală.

Platforma noastră nu este destinată stocării sau prelucrării categoriilor speciale de date cu caracter personal (cum ar fi date privind sănătatea, informații biometrice etc.).

Vă vom utiliza datele cu caracter personal pentru a vă furniza serviciile pe care le-ați solicitat, ceea ce poate
include, de asemenea, notificări prin e-mail și newsletere, asigurarea de asistență pentru clienți, îndeplinirea obligațiilor legale
etc. Toate scopurile și utilizarea datelor sunt prevăzute în această parte B a Politicii de confidențialitate
unde puteți găsi în ce scopuri utilizăm datele dumneavoastră, ce tip de date sunt
prelucrate și care este perioada de păstrare a datelor pentru prelucrare.
​
Nu vom vinde datele dumneavoastră către terți, dar le putem partaja cu partenerii noștri care ne ajută să furnizăm serviciile noastre (vedeți Partea D a acestei politici de confidențialitate).

Prelucrăm în principal datele cu caracter personal pentru a vă furniza serviciile noastre, pentru a vă furniza contul în Platformă (și pentru a oferi acces lucrătorilor și altui personal al dumneavoastră) și serviciile solicitate, în special atunci când vă înregistrați în Platformă, creați un cont de utilizator, completați detaliile de facturare și plătiți pentru serviciile noastre și ne contactați pentru informații suplimentare. Ca parte a acestui proces, vă putem trimite și mesaje privind încheierea și executarea unui contract, lansări de produse și servicii noi, notificări de plată, resetări de parolă și alte informații esențiale. Aceste informații (și alte comunicări reciproce) pot fi de asemenea trimise prin e-mail (notificare prin e-mail). Aceste informații (și alte comunicări reciproce) pot fi de asemenea trimise
prin e-mail (notificare prin e-mail) Aceste informații (și alte comunicări reciproce) pot fi de asemenea tri
mise prin e-mail (notificare prin e-mail) Aceste informații (și alte comunicări reciproce) pot fi de asemenea tri
mise prin e-mail (notificare prin e-mail)În acest scop, prelucrăm informațiile dumneavoastră de identificare, informațiile de autentificare, datele de contact, datele de plată și informațiile de facturare, jurnalele, adresa IP și alte informații despre utilizarea Platformei, datele legate de îndeplinirea acordului și datele de comunicare, dacă comunicarea este legată de o relație contractuală reciprocă.

Plățile se efectuează prin intermediul furnizorilor de plată care sunt descriși în Partea D - lista destinatarilor.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este executarea contractului dintre dumneavoastră și noi și necesitatea de a lua măsuri la cererea dumneavoastră înainte de încheierea contractului. În cazul în care nu sunteți parte directă la contract (dacă sunteți, de exemplu, un angajat al clientului nostru sau o persoană care acționează în numele clientului nostru), vă prelucrăm datele cu caracter personal în baza interesului nostru legitim în executarea oricărui contract încheiat.

Datele sunt prelucrate pe durata contractului încheiat și pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor care decurg din acest contract. Dacă nu utilizați contul dumneavoastră pentru o perioadă mai lungă, acesta este dezactivat; totuși, dacă doriți să ștergeți informațiile despre contul dumneavoastră, trebuie să ne contactați prin datele de contact sau prin suport sau alte mijloace de contact.

Despre Google Workspace API: Confirmăm că utilizarea de către aplicația noastră a Google Workspace API este strict limitată la furnizarea serviciilor noastre utilizatorilor. Nu utilizăm niciun fel de date obținute prin Google Workspace API pentru a dezvolta, îmbunătăți sau antrena modele generalizate de inteligență artificială (AI) sau machine learning (ML). Utilizarea noastră a acestor API respectă cerințele Google privind utilizarea limitată, descrise aici.

De asemenea, vă prelucrăm datele cu caracter personal pentru a vă oferi asistență pentru clienți, inclusiv gestionarea tuturor solicitărilor și întrebărilor, inclusiv comunicarea ulterioară și furnizarea de documentație pentru orice comunicare ulterioară cu entități.

În acest scop, prelucrăm informațiile dumneavoastră de identificare, datele de contact, adresa IP și alte informații despre utilizarea Platformei, datele legate de îndeplinirea acordului și datele de comunicare, dacă comunicarea este legată de asistența pentru clienți.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este executarea contractului dintre dumneavoastră și noi sau interesul nostru legitim.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pe durata relației contractuale cu clientul și, ulterior, atât timp cât este necesar pentru a proteja propriile noastre interese legale sau perioada necesară pentru soluționarea oricărei solicitări de asistență pentru clienți. Perioada maximă de stocare este stabilită la 3,5 ani de la momentul în care a fost ridicată solicitarea.

Utilizăm de asemenea informațiile pentru evaluarea clienților care folosesc produsul, evaluarea satisfacției, a tendințelor și pentru a ne asigura că utilizarea Platformei este maximizată.

În acest scop, prelucrăm informațiile dumneavoastră de identificare, datele de contact, informațiile despre utilizator, datele legate de îndeplinirea acordului, informațiile obținute din chestionare.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este interesul nostru legitim, care constă în îmbunătățirea platformei și a experienței utilizatorului.

Datele cu caracter personal sunt stocate pe durata relației reciproce. Datele sunt prelucrate pentru o perioadă rezonabilă necesară pentru comunicarea reciprocă sau pentru desfășurarea sondajelor.

Putem de asemenea să vă prelucrăm datele pentru a ne proteja împotriva utilizării neautorizate a Platformei și serviciilor noastre, pentru a asigura utilizarea lor în siguranță. De asemenea, putem utiliza datele cu caracter personal pentru a ne proteja propriile pretenții sau pentru a investiga, preveni sau lua măsuri în legătură cu activități ilegale, suspiciuni de fraudă, situații care implică amenințări potențiale la siguranța fizică a oricărei persoane sau încălcări ale Termenilor noștri. Acest scop include, de asemenea, prelucrarea datelor cu caracter personal pentru soluționarea posibilelor reclamații.

În acest scop, prelucrăm informațiile dumneavoastră de identificare, informațiile de autentificare, datele de contact, datele de plată și informațiile de facturare, jurnalele, adresa IP și alte informații despre utilizarea Platformei, informațiile despre utilizator, datele legate de îndeplinirea acordului și datele de comunicare, dacă comunicarea este legată de o relație contractuală reciprocă.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este interesul nostru legitim de a ne proteja drepturile și obligațiile și de a ne proteja împotriva fraudelor și abuzurilor.

Prelucrăm datele pentru perioada în care pot curge termene de prescripție sau alte termene pentru valorificarea pretențiilor. Această perioadă poate fi modificată în funcție de situația actuală și de constatările concrete și fraudele produse. În general, perioada de prelucrare poate fi stabilită în funcție de cursul termenelor de prescripție (cum ar fi 10 ani, în conformitate cu legislația aplicabilă).

Ca orice altă companie, trebuie de asemenea să respectăm obligațiile legale, în special în domeniul fiscal, contabil și alte domenii aplicabile nouă. În același timp, trebuie să fim pregătiți să oferim cooperare autorităților de stat, dacă suntem obligați prin lege.

În acest scop, prelucrăm informațiile dumneavoastră de identificare, datele de contact, datele de plată și informațiile de facturare, datele legate de îndeplinirea acordului, datele de comunicare (dacă sunt utilizate în scopul îndeplinirii obligațiilor legale).

Temeiul juridic pentru această prelucrare este îndeplinirea obligațiilor noastre legale.

Aceste date sunt prelucrate pentru perioada solicitată de lege. Suntem obligați legal să păstrăm documentele și înregistrările contabile (facturi) timp de 5 ani începând de la sfârșitul exercițiului contabil la care se referă. De asemenea, suntem obligați să păstrăm facturile timp de 3 ani începând de la sfârșitul anului fiscal în care a apărut obligația fiscală aferentă facturii. Suntem obligați să păstrăm documentele fiscale timp de 10 ani începând de la sfârșitul anului fiscal în care a avut loc tranzacția.

Ocazional, vă putem trimite comunicări comerciale prin e-mail. Aceasta nu înseamnă comunicări legate de executarea relației contractuale (de exemplu, actualizări ale termenilor contractuali, notificări privind plățile, întârzieri etc.), ci comunicări despre evenimente promoționale, reduceri, campanii și alte comunicări care susțin marca noastră.

În acest scop, vom prelucra adresa dumneavoastră de e-mail și informațiile de identificare.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este împărțit în două părți separate:

· Dacă vă creați cont și vă înregistrați, încheiem împreună un contract și se creează o relație de client. Astfel, datele cu caracter personal sunt prelucrate în baza interesului nostru legitim (marketing direct).

· Dacă vă abonați la lista noastră de newsletere, ne acordați consimțământul pentru o astfel de prelucrare prin abonare.

Vă puteți dezabona de la primirea oricăror newsletere în orice moment utilizând linkurile de dezabonare furnizate în subsolul fiecărui mesaj trimis. De asemenea, vă puteți retrage consimțământul în orice moment, ceea ce are același efect ca opțiunea de dezabonare descrisă mai sus.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate pentru o perioadă de 2 ani de la ultima vizualizare activă a newsletterului, cu excepția cazului în care vă dezabonați mai devreme.

Ne face plăcere să împărtășim informații despre recenzia dumneavoastră privind Platforma și ne place să spunem lumii întregi. Așadar, putem prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal și să vă partajăm recenzia pe site-urile noastre de socializare sau pe Site-ul web.

În acest scop, prelucrăm informațiile dumneavoastră de identificare, datele de contact și informațiile de autentificare. În cazul consimțământului dumneavoastră explicit, prelucrăm de asemenea fotografii, numele companiei, funcția și alte date cu caracter personal incluse în textul recenziei.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este consimțământul dumneavoastră.

Datele dumneavoastră cu caracter personal din recenzii sunt prelucrate până la revocarea consimțământului, cel mult 5 ani.

Puteți de asemenea participa la webinarele și alte cursuri pe care le organizăm. Vă vom prelucra datele cu caracter personal pentru organizarea și furnizarea unui astfel de webinar sau curs. Rețineți că putem realiza înregistrări video sau fotografii ale unora dintre aceste evenimente. Ne străduim să păstrăm anonimatul cât mai mult posibil, astfel încât nu vom include numele dumneavoastră sau alte detalii în fotografii sau înregistrări video decât dacă ne acordați permisiunea să facem acest lucru (de exemplu, în cazul unei referințe).

Vom prelucra informațiile dumneavoastră de identificare, datele de contact, datele de plată și informațiile de facturare și fotografiile și videoclipurile.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este contractul reciproc pe care l-am încheiat atunci când v-ați înregistrat la webinarul/cursul nostru.

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pe durata relației contractuale cu noi și, ulterior, pentru o perioadă de 4 ani de la încetarea relației contractuale.

Vă prelucrăm datele cu caracter personal pentru funcționarea Site-ului web și a Platformei și securitatea acesteia, adică pentru funcționarea internă a Platformei, identificarea dumneavoastră ca utilizator înregistrat la navigare și la vizitele repetate ale Platformei și pentru asigurarea securității dumneavoastră. De asemenea, trebuie să prelucrăm informații despre preferințele dumneavoastră, cum ar fi consimțământul, ce tip de cookie-uri acceptați, șirurile de consimțământ pentru scopuri de personalizare și marketing etc.

În acest scop, prelucrăm date tehnice, cum ar fi adresa IP și cookie-uri încadrate ca necesare.

Temeiul juridic pentru această prelucrare este interesul nostru legitim pentru funcționarea corectă și sigură a Platformei noastre. Datele sunt prelucrate, de regulă, pe durata vizitei dumneavoastră în Platformă, pentru o perioadă maximă stabilită în bara de cookie-uri sau în politica privind cookie-urile. Rețineți că browserul dumneavoastră web poate seta o perioadă pentru care cookie-urile sunt stocate.

Vă prelucrăm datele cu caracter personal pentru a înțelege modul în care vizitatorii utilizează Site-ul nostru web sau Platforma. Ca parte a acestui proces, putem monitoriza traficul pe Site-ul nostru web sau pe Platformă, îl putem optimiza și, în general, putem face vizita pe Site-ul web sau pe Platformă mai fluidă și mai prietenoasă pentru utilizator.

În acest scop, prelucrăm date din cookie-uri încadrate ca analitice, furnizate de noi sau de terți, atunci când ne acordați consimțământul. Datele sunt prelucrate, de regulă, pe durata vizitei dumneavoastră în Platformă, pentru o perioadă maximă stabilită în bara de cookie-uri sau în politica privind cookie-urile. Rețineți că browserul dumneavoastră web poate seta perioada pentru care cookie-urile sunt stocate.

Vă prelucrăm datele cu caracter personal pentru a obține informații despre preferințele dumneavoastră personale și pentru a afișa publicitate relevantă. Procedând astfel, putem promova și oferi produse și servicii pe site și vă putem afișa comunicări de marketing legate de serviciile pentru care ați formulat o cerere și putem promova marca noastră online. Aceasta poate include, de asemenea, promovarea serviciilor noastre, de exemplu, prin intermediul rețelelor de socializare, întrucât partajăm astfel de informații cu terți.

În acest scop, prelucrăm date din cookie-uri încadrate ca marketing, furnizate de noi sau de terți, atunci când ne acordați consimțământul. Datele sunt prelucrate, de regulă, pe durata vizitei dumneavoastră în Platformă, pentru o perioadă maximă stabilită în bara de cookie-uri sau în politica privind cookie-urile. Rețineți că browserul dumneavoastră web poate seta perioada pentru care cookie-urile sunt stocate.

Datele cu caracter personal sunt stocate în perioada stabilită pentru fiecare scop în partea B a acestei
politici de confidențialitate. În general, vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioada de timp necesară
pentru a îndeplini scopurile prevăzute în această politică de confidențialitate, cu excepția cazului în care o perioadă de păstrare mai mare este necesară
sau permisă de lege (de exemplu, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale). Atunci când
perioada de păstrare a datelor expiră pentru un anumit tip de date, le vom șterge sau distruge.
​
​De asemenea, puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră contactându-ne la privacy@smartsupp.com.
​Vă vom evalua solicitarea în conformitate cu partea E.4 a acestei politici de confidențialitate.

Nu transferăm și nu divulgăm informațiile dumneavoastră către terți în alte scopuri decât cele
prevăzute în această politică de confidențialitate (Partea B). De asemenea, scopurile tuturor destinatarilor de date sunt
menționate în tabelul de mai jos. Partajăm date cu caracter personal cu destinatarii de date menționați mai jos:

La utilizarea cookie-urilor pe Site-ul nostru web și în Produs, vă putem partaja de asemenea datele cu caracter personal cu alți destinatari de date, cum ar fi: Facebook, X, Youtube, LinkedIn, Google Ads, Google, G2Crowd, Konektime.

În cazul recenziilor, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi partajate pe alte platforme, cum ar fi: Amazon, Shoptet, Shopify, trustradius.com, Capterra, G2, WordPress, Satismeter, Apple, Google.
​
În plus, putem partaja datele dumneavoastră cu caracter personal cu anumiți terți în calitate de operatori de date în scopul „îndeplinirii obligațiilor legale”, atunci când suntem obligați să facem acest lucru în temeiul legislației aplicabile (în special, autorități administrative, organe de poliție și autorități judiciare). În mod similar, putem fi obligați să partajăm datele cu persoane care susțin că au fost prejudiciate de conduita dumneavoastră.

Există proceduri de securitate pentru a proteja confidențialitatea datelor dumneavoastră. Platforma pe care sunt prelucrate datele cu caracter personal permite doar canale sau protocoale securizate pentru conexiunile de rețea de intrare. Criptăm datele utilizând SSL/TLS pentru toate transmisiile de date. De asemenea, am adoptat mecanisme pentru a restricționa accesul fizic sau online la serverele care găzduiesc date cu caracter personal. Am adoptat un proces pentru testarea, evaluarea și aprecierea periodică a eficacității măsurilor tehnice și organizatorice implementate pentru a asigura securitatea datelor.

În toate aspectele legate de prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, fie că este vorba despre o întrebare, exercitarea unor drepturi, trimiterea unei plângeri către noi etc., ne puteți contacta la privacy@smartsupp.com .

Solicitarea dumneavoastră va fi procesată fără întârzieri nejustificate, cel mult în termen de 1 lună. În cazuri excepționale, în special din cauza complexității solicitării dumneavoastră, avem dreptul de a prelungi această perioadă cu încă 2 luni. Bineînțeles, vă vom informa întotdeauna cu privire la o astfel de prelungire și la motivul acesteia.

Aveți de asemenea dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere, astfel cum este descris mai jos.

Aveți dreptul de a obține de la noi confirmarea dacă vă prelucrăm sau nu datele cu caracter personal. Dacă vă prelucrăm datele cu caracter personal, aveți de asemenea dreptul de a solicita acces la informații despre scopul și domeniul de aplicare al prelucrării, destinatarii datelor, durata prelucrării, dreptul la rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării și dreptul de a vă opune prelucrării, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere și sursele datelor cu caracter personal (aceste informații sunt deja furnizate în acest document). Ne puteți solicita de asemenea o copie a datelor cu caracter personal pe care le prelucrăm. Furnizăm prima copie gratuit; copiile ulterioare pot fi supuse unei taxe. Domeniul de aplicare al datelor furnizate poate fi limitat pentru a nu afecta drepturile și libertățile altor persoane.

Aveți dreptul de a vă retrage consimțământul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în orice moment. Cu toate acestea, retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării în baza consimțământului înainte de retragerea acestuia și nici nu duce la încetarea prelucrării datelor cu caracter personal care au fost deja anonimizate.

Aveți dreptul să ne solicitați corectarea datelor cu caracter personal inexacte care vă privesc. În funcție de scopul prelucrării, puteți avea, de asemenea, dreptul la completarea datelor cu caracter personal incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

Aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

Totuși, nu puteți exercita acest drept dacă prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor noastre legale sau a sarcinilor care ne-au fost încredințate în interes public sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale.

Aveți dreptul să solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri:

Aveți dreptul de a obține o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm prin mijloace automatizate pe baza consimțământului dumneavoastră sau pentru executarea unui contract. Vom transmite aceste date într-un format utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, către dumneavoastră sau către un operator desemnat de dumneavoastră, dacă acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic. Domeniul de aplicare al datelor furnizate poate fi limitat pentru a nu afecta drepturile și libertățile altor persoane.

Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm în baza interesului nostru legitim. Vom înceta prelucrarea datelor dumneavoastră dacă nu există alte motive imperioase pentru prelucrare sau dacă prelucrarea nu este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea pretențiilor legale sau dacă vă opuneți prelucrării în scopuri de marketing direct. Se va aplica o regulă specifică atunci când vă opuneți newsleterelor. În acest caz, vom înceta trimiterea unor astfel de newsletere.

Pe lângă posibilitatea de a vă exercita drepturile la compania noastră, puteți de asemenea depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă, respectiv Oficiul pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal, cu sediul la Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7.

Această politică de confidențialitate este valabilă începând cu data de 19.05.2025. Avem dreptul să modificăm această politică de confidențialitate din când în când, astfel încât vă rugăm să o verificați în mod regulat. Vom publica orice modificări ale acestui document pe Site-ul nostru web.