Offline zijn betekent niet dat je het contact met je bezoekers hoeft te verliezen. Ontdek vijf slimme manieren om in contact te blijven en de communicatie soepel te laten verlopen, zelfs als jij of je team er even niet zijn.
Dit artikel is opgedeeld in handige onderdelen:
1. Blijf online met de mobiele app
Zolang een agent is ingelogd op de Smartsupp app, blijft je chat gewoon online en kunnen bezoekers een gesprek starten. Zo blijf je bereikbaar, ook als je niet achter de computer zit.
2. Verberg de chatbox als je offline bent
Wil je voorkomen dat bezoekers een onbeantwoord bericht sturen? Verberg dan de chatbox als er geen agents beschikbaar zijn. Zo stel je duidelijke verwachtingen en voorkom je teleurstelling.
3. Activeer het contactformulier
Als je offline bent, kun je het contactformulier activeren zodat bezoekers hun naam, e-mail en bericht kunnen achterlaten. Je kunt dan later contact opnemen zodra je weer online bent. Je kunt je Flow (voorheen chatbots) ook zo instellen dat het contactformulier automatisch getoond wordt tijdens offline uren. Zo kunnen bezoekers hun e-mail en bericht achterlaten, zelfs als de Flow de optie "Overdragen aan operator" gebruikt. Volg de onderstaande stappen om je Flow-instellingen hierop aan te passen:
Ga naar het Dashboard: Log in op je Smartsupp.com account en open het dashboard.
Ga naar de Automatisatiesectie: Zoek en klik op de "Automatisatiesectie".
Selecteer je Flow: Kies de Flow die je wilt instellen (bijvoorbeeld "Veelgestelde vragen").
Wijzig de Flow-instellingen: Ga binnen de geselecteerde Flow naar
Instellingen > Skillsen zoek de optie "Overdragen aan operator".Wijzig het overdrachtsgedrag: Zet "Overdragen aan operator" van "Op aanvraag" naar "E-mail".
Sla je wijzigingen op: Klik op "Opslaan" om de nieuwe configuratie toe te passen.
Test de configuratie: Simuleer een offline scenario om te controleren of het contactformulier verschijnt zodat bezoekers hun e-mail en bericht kunnen achterlaten.
Let op: Terwijl je account offline is, kan het offline e-mailformulier (contactformulier) niet volledig verwijderd worden — nadat een bezoeker een bericht verstuurt, toont Smartsupp het formulier zodat deze aanvraag niet verloren gaat. Wil je dit voorkomen, houd dan altijd minstens één agent online of pas je beschikbaarheid aan (bijvoorbeeld met kantoortijden). Je kunt er ook voor kiezen om de chatbox tijdens offline-periodes helemaal te verbergen, zoals hierboven beschreven.
4. Stel een automatisch bericht in
Stel een automatisch bericht in om bezoekers te laten weten dat je momenteel offline bent en zo snel mogelijk zult reageren. Zo stel je bezoekers gerust en weten ze wanneer ze ongeveer antwoord kunnen verwachten. Je kunt ook het overdrachtsgedrag van je Flow zo instellen dat bezoekers hun e-mail en bericht kunnen achterlaten wanneer er geen agent online is. Dit werkt samen met automatische berichten zodat vragen altijd opgepakt kunnen worden.
5. Gebruik kantoortijden
Geef de tijden aan waarop jij of je team beschikbaar zijn, zodat bezoekers altijd weten wanneer ze antwoord kunnen verwachten. Buiten deze office hours kan de chat automatisch op offline-modus gaan.
Wat nu?
Smartsupp voor iOS — Installeer de iOS-app en leer wat elk Tabblad doet.
Smartsupp voor Android — Installeer de Android-app en ontdek wat je per Tabblad kunt doen.
Kantoortijden — Stel in wanneer je chat online is, ongeacht de status van de agent.
💡 Hulp nodig? Neem gerust contact op met ons ondersteuningstool via chat of e-mail — we helpen je graag.