Agenten zijn de mensen in je team die chatten met bezoekers op je website. Voordat ze aan de slag kunnen, moet je voor hen toegang aanmaken in je Smartsupp account. In het dashboard worden agenten operators genoemd. In dit artikel lees je hoe je agenten uitnodigt, hun toegang en activiteit beheert, en hoe je geavanceerde taken uitvoert zoals het overdragen van eigenaarschap.
🟡 Goed om te weten: Het aantal agenten dat je kunt toevoegen hangt af van je pakket. Om je huidige limiet te bekijken of meer plaatsen toe te voegen, open je de facturatie sectie in je dashboard of neem contact op met ons supportteam.
We hebben dit artikel opgedeeld in zeven secties:
Wie zijn agenten?
Agenten vormen het belangrijkste onderdeel van elke live chat. Zij zijn de mensen die communiceren met bezoekers op je website — vragen beantwoorden of bezoekers helpen het product te vinden dat ze zoeken. Voordat ze kunnen chatten, moet je toegang voor hen aanmaken in je Smartsupp account.
Hoe nodig je een nieuwe agent uit
Een nieuwe agent uitnodigen is eenvoudig. Ga naar Instellingen → Operators en klik op Operator uitnodigen.
Voer het e-mailadres van de agent in en deze ontvangt de uitnodiging per e-mail. De uitnodigingslink blijft 7 dagen actief. Na acceptatie wordt de agent doorgestuurd naar Smartsupp, waar de agent een agentnaam invoert en een wachtwoord aanmaakt.
Direct in het uitnodigingsformulier kies je het toegangsniveau van de nieuwe agent — volledige toegang of beperkte toegang, waarbij volledige toegang standaard staat geselecteerd. Het gekozen niveau wordt toegepast zodra de agent de uitnodiging accepteert. Bij pakketten met een beperkt aantal agentplaatsen: als alle plaatsen bezet zijn, wordt volledige toegang grijs, beperkte toegang automatisch geselecteerd en geeft het formulier aan dat alle plaatsen gebruikt zijn.
💡 Let op: Als je al bent ingelogd bij Smartsupp, word je door de uitnodiging direct doorgestuurd naar het dashboard. Om een uitnodiging te accepteren terwijl je bent ingelogd, log eerst uit of open de uitnodigingslink in een andere browser.
Kun je geen agent uitnodigen? (e-mail bestaat al)
Je kunt niemand uitnodigen die al een eigen, losstaand Smartsupp account heeft. Zie je de foutmelding "E-mail bestaat al", dan is dat e-mailadres al geregistreerd als een apart Smartsupp account. Zo los je het op:
1. Vraag de persoon in te loggen op het bestaande, losstaande Smartsupp account met het betreffende e-mailadres.
2. Laat hem/haar dat losstaande account verwijderen rechtstreeks in Smartsupp.
3. Zodra dit account is verwijderd, kun je het e-mailadres als agent aan je account toevoegen.
Je kunt deze persoon eventueel ook uitnodigen via een ander e-mailadres.
Operatorinformatie en toegang aanpassen
Wil je de gegevens van een agent (naam, e-mail, beschrijving) aanpassen, klik dan op de drie puntjes in de rij van de agent en kies Operator bewerken.
Hier kun je ook het toegangsniveau wijzigen:
Volledige toegang — kan alle persoonlijke en bedrijfsinstellingen openen, inclusief facturatie, en chatten met bezoekers. Alleen aanbevolen voor leidinggevenden of management.
Beperkte toegang — heeft alleen toegang tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen (profiel, snelkoppelingen, notificaties) en kan ook chatten met bezoekers. Agenten met beperkte toegang zien de Home-pagina van het dashboard niet.
Agenten blokkeren of deblokkeren
Elke agent is ofwel gedeblokkeerd of geblokkeerd. Je ziet de status van elke agent in de operatorlijst onder Instellingen → Operators:
Gedeblokkeerd: de agent kan met je bezoekers chatten. Alleen gedeblokkeerde agenten kunnen automatische berichten en Flows bewerken.
Geblokkeerd: de agent kan niet chatten met bezoekers of gesprekken openen, maar kan wel statistieken en instellingen bekijken. Nuttig voor een eigenaar of manager die alleen overzicht of toegang tot facturatie nodig heeft en niet chat.
Wil je een agent blokkeren, klik dan op de drie puntjes in de rij van de agent, kies Operator blokkeren en bevestig met Blokkeren. Om te deblokkeren kies je Operator deblokkeren in hetzelfde menu; het deblokkeren is direct actief, zonder extra bevestiging.
🟡 Goed om te weten:
Je kunt een agent niet blokkeren als hij of zij de enige operator in je account is.
Alleen de accounteigenaar kan de eigenaar blokkeren of deblokkeren.
Je kunt een agent alleen deblokkeren als je pakket een vrije agentplaats heeft. Zijn alle plaatsen bezet, maak er dan eerst een vrij of voeg extra plaatsen toe in facturatie.
Hoe toegangsniveau en blokstatus samen werken: Dit zijn twee aparte instellingen. Toegangsniveau (volledig of beperkt) bepaalt wat een agent kan zien en aanpassen — volledig omvat bedrijfsinstellingen en facturatie, beperkt is beperkt tot gesprekken, bezoekers en eigen instellingen. Gedeblokkeerd/Geblokkeerd bepaalt of de agent chats afhandelt — gedeblokkeerde agenten chatten met bezoekers (en kunnen Flows (voorheen chatbots)/automatische berichten bewerken), geblokkeerde agenten chatten niet en kunnen alleen statistieken en instellingen zien. Een manager kan bijvoorbeeld volledige toegang + geblokkeerd zijn (volledig overzicht, niet chatten), terwijl een support agent meestal is gedeblokkeerd.
Hoeveel agenten kan ik toevoegen?
Het aantal agenten hangt af van je pakket. Om te zien hoeveel agenten je hebt — of om er meer toe te voegen — open je de facturatie sectie in je dashboard of neem contact op met ons supportteam via de chatwidget.
Alleen gedeblokkeerde agenten tellen mee voor het aantal agenten binnen je pakket. Geblokkeerde agenten, bijvoorbeeld een eigenaar die niet chat, nemen geen plaats in. Je ziet hoeveel plaatsen je gebruikt onder Instellingen → Operators.
Geavanceerd: eigenaarschap overdragen & een agent verwijderen
Wil je een agent verwijderen die de huidige accounteigenaar is, dan moet je eerst het eigenaarschap overdragen aan een andere agent. Volg deze stappen:
1. Neem contact op met ons supportteam en geef door welke agent de nieuwe accounteigenaar moet worden. Eigenaarschap kan niet via selfservice in het dashboard — wij regelen de overdracht voor je.
2. Na overdracht wordt de oorspronkelijke eigenaar gewone agent.
3. Ga naar Instellingen → Werkplek → Operators.
4. Zoek de agent die je wilt verwijderen, klik op de drie puntjes en selecteer Verwijderen.
Wat nu?
Agent toewijzen — stuur gesprekken automatisch door naar de juiste agent.
Welkomstbericht en overdracht naar een agent — verwelkom bezoekers en draag de chat over aan een live agent.
Flow – overdrachtsfuncties — geef Flow-gesprekken door aan een live agent wanneer dat nodig is.
💡 Meer hulp nodig? Neem gerust contact op met ons supportteam — we helpen je graag verder!