Agenten zijn de mensen in je team die chatten met bezoekers op je website. Voordat ze kunnen starten, moet je voor hen toegang aanmaken in jouw Smartsupp account. In het dashboard heten agenten Operators. In dit artikel lees je hoe je agenten uitnodigt, hun toegang en activiteiten beheert, en geavanceerde taken uitvoert zoals eigenaarschap overdragen.
🟡 Goed om te weten: Het Aantal agenten dat je kunt toevoegen hangt af van je pakket. Om je huidige limiet te zien of meer seats toe te voegen, open je de Facturatiesectie in je dashboard of neem contact op met ons supportteam.
Dit artikel is opgedeeld in zeven onderdelen:
Wie zijn agenten?
Agenten vormen het belangrijkste onderdeel van elke live chat. Zij communiceren met bezoekers op je website, beantwoorden vragen of helpen bezoekers het product te vinden waar ze naar op zoek zijn. Voordat ze kunnen chatten, moet je voor hen toegang aanmaken in je Smartsupp account.
Hoe nodig je een nieuwe agent uit?
Een nieuwe agent uitnodigen is eenvoudig. Ga naar Instellingen → Operators en klik op Operator uitnodigen.
Vul het e-mailadres van de agent in en de uitnodiging wordt per e-mail verstuurd. De uitnodigingslink blijft 7 dagen actief. Na acceptatie wordt de agent doorgestuurd naar Smartsupp, waar hij of zij de agentnaam invult en een nieuw wachtwoord aanmaakt.
Direct in het uitnodigingsformulier kun je het Toegangsniveau van de nieuwe agent kiezen — Volledige toegang of Beperkte toegang, waarbij volledige toegang standaard is geselecteerd. Het gekozen niveau wordt toegepast zodra de agent de uitnodiging accepteert. Bij pakketten met een beperkt aantal agent-seats, als alle seats bezet zijn, wordt Volledige toegang grijs weergegeven, Beperkte toegang automatisch geselecteerd en geeft het formulier aan dat alle seats al in gebruik zijn.
💡 Let op: Ben je al ingelogd bij Smartsupp, dan leidt de uitnodiging direct naar het dashboard. Wil je een uitnodiging accepteren terwijl je ingelogd bent, log dan eerst uit of open de uitnodigingslink in een andere browser.
Lukt het niet om een agent uit te nodigen? (e-mail bestaat al)
Het is niet mogelijk om iemand uit te nodigen die al een eigen Smartsupp account heeft. Zie je de foutmelding "E-mail bestaat al", dan is het e-mailadres al geregistreerd als een apart Smartsupp account. Dit los je zo op:
1. Vraag de persoon in te loggen op het bestaande Smartsupp account met het betrokken e-mailadres.
2. Laat hem of haar het losse account verwijderen vanuit Smartsupp.
3. Zodra het account is verwijderd, kun je het e-mailadres als agent aan je account toevoegen.
Je kunt er ook voor kiezen de uitnodiging te sturen naar een ander e-mailadres.
Operatorinformatie en toegang bewerken
Wil je de informatie van een agent aanpassen (naam, e-mail, beschrijving)? Klik op de Drie puntjes bij de agent en selecteer Operator bewerken.
Hier kun je ook het Toegangsniveau van de agent wijzigen:
Volledige toegang — kan alle persoonlijke en bedrijfsinstellingen zien en wijzigen, inclusief factuurinformatie, en kan chatten met bezoekers. Aanbevolen voor managers of leidinggevenden.
Beperkte toegang — kan alleen gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen (profiel, snelkoppelingen, notificaties) zien, en chatten met bezoekers. Agenten met beperkte toegang zien de Home-pagina van het dashboard niet.
Agenten activeren of deactiveren
Nadat je een agent hebt toegevoegd, bepaal je of hij of zij mag chatten met je bezoekers. Er zijn twee soorten agenten:
Actieve agent — kan chatten met bezoekers. Alleen actieve agenten kunnen automatische berichten en Flows bewerken.
Inactieve agent — heeft Alleen toegang tot statistieken en instellingen, maar kan niet chatten met bezoekers. Ideaal voor managers of eigenaars die alleen statistieken willen bekijken, instellingen wijzigen of toegang willen tot facturatie.
Wil je wisselen? Zet de schuif naar rechts (activeren) of naar links (deactiveren).
Hoe toegangsniveau en actieve status samen werken: Dit zijn twee aparte instellingen. Toegangsniveau (volledig of beperkt) bepaalt wat een agent kan zien en wijzigen — volledig krijgt toegang tot bedrijfsinstellingen en facturatie, beperkt beperkt zich tot gesprekken, bezoekers en persoonlijke instellingen. Actief/inactief bepaalt of de agent chatgesprekken behandelt — actieve agenten chatten met bezoekers (en kunnen Flows/automatische berichten bewerken), inactieve agenten chatten niet en zien alleen statistieken en instellingen. Bijvoorbeeld: een manager kan Volledige toegang + inactief hebben (alles zien, niet chatten), terwijl een supportagent meestal actief is.
Hoeveel agenten kan ik toevoegen?
Het aantal agenten hangt af van je pakket. Om te zien hoeveel agenten je hebt — of meer toe te voegen — open je de Facturatiesectie in je dashboard of neem contact op met ons supportteam via de chat widget.
Geavanceerd: eigendom overdragen & een agent verwijderen
Om een agent te verwijderen die Huidig accounteigenaar is, moet je eerst het eigendom overdragen aan een andere agent. Volg deze stappen:
1. Neem contact op met ons supportteam en geef aan welke agent de nieuwe accounteigenaar moet zijn. Eigendom kan niet zelf overgedragen worden in het dashboard — wij regelen de overdracht voor je.
2. Na de overdracht wordt de oorspronkelijke eigenaar een gewone agent.
3. Ga naar het gedeelte Agenten in het dashboard.
4. Zoek de agent die je wilt verwijderen, klik op het menu met drie puntjes en selecteer Verwijderen.
Wat is de volgende stap?
Agent toewijzen — stuur gesprekken automatisch door naar de juiste agent.
Welkomstbericht en overdracht aan een agent — verwelkom bezoekers en zet de chat door naar een live agent.
Flow – overdrachtsfuncties — zet Flow-gesprekken over naar een live agent wanneer dat nodig is.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam — we helpen je graag!