De Inbox is waar je alle gesprekken leest en beantwoordt. In dit artikel vind je de belangrijkste instellingen en functies om alles overzichtelijk te houden – van gesprekscategorieën en kanalen tot bezoekersinformatie, browsegeschiedenis, meldingen en filters.
Het artikel is opgedeeld in handige onderdelen:
Nieuw: laat direct privénotities voor je team achter in een gesprek — Interne notities in gesprekken
Gesprekscategorieën
Gesprekken zijn verdeeld in twee hoofdcategorieën: Open en Opgelost. Alles waar jij of je team aan werkt, blijft Open; afgeronde gesprekken verplaatsen automatisch naar Opgelost.
Rond een gesprek af door op de groene knop Oplossen te klikken, rechtsboven in het gesprek of in het overzicht. Stuurt de bezoeker daarna weer een bericht, dan wordt het gesprek vanzelf weer Open. Je kunt alleen een gesprek oplossen als het aan jou is toegewezen, of als je een agent bent met volledige rechten of eigenaar van het account.
💡 Het tabblad Open is verder opgedeeld in subcategorieën, zodat je overzicht houdt in je wachtrij. Meer weten? Bekijk Inbox – categorieën.
Hoe klanten je bereiken
Klanten kunnen je op allerlei manieren berichten sturen: via de chatbox op je site, Facebook Messenger, WhatsApp of e-mail. Voor het overzicht zie je in je dashboard bij elk bericht een pictogram dat laat zien waar het vandaan komt (livechatberichten hebben geen pictogram).
Website live chat
Een bericht via de chat op je website is de meest gebruikte manier om een gesprek te starten. Deze chats hebben geen apart pictogram. Zodra je antwoordt, krijgt de klant direct een melding in de chatbox en kan die meteen je bericht lezen.
Facebook Messenger
Wil je berichten van je Facebook-pagina in je dashboard zien? Koppel Smartsupp aan je Facebook-pagina. Daarna zie je bij elk chatgesprek een blauw Messenger-pictogram en worden je reacties automatisch via Messenger verzonden. Zo hoef je niet steeds tussen verschillende platforms te wisselen.
E-mailberichten
Vertrekt een bezoeker voordat je reageert? Heb je een e-mailadres, dan kun je ze gewoon vanuit het dashboard mailen. Komt er een antwoord, dan verschijnt dat automatisch in het dashboard, gemarkeerd met een rode envelop. Smartsupp verstuurt e-mailberichten als:
de bezoeker zijn e-mailadres heeft ingevuld (bijvoorbeeld via het contactformulier),
je Smartsupp-account aan je interne systeem gekoppeld is en de bezoeker is ingelogd,
je handmatig het e-mailadres van de klant invult bij de bezoekersinformatie,
de bezoeker de Leadgen Flow gebruikt heeft.
Met een WhatsApp Business-account kunnen bezoekers je ook via WhatsApp bereiken en komen de berichten in je dashboard. Meer weten over instellen? Bekijk de WhatsApp-integratie gids.
Bezoekersinformatie
Open je een gesprek, dan zie je rechts direct een kaartje met alles wat je over de bezoeker weet, zoals:
Naam, e-mail en telefoonnummer (je kunt alles aanpassen)
Locatie
Het besturingssysteem en de browser van de bezoeker (naam en versie)
GDPR-toestemming — lees meer in deze gids
Jouw notitie (alleen zichtbaar voor operators)
Gespreksgeschiedenis van dezelfde bezoeker
Browsegeschiedenis en de doorverwijzende pagina (zie hieronder voor voorwaarden)
Contacttags — meer info vind je hier
💡 Is de bezoeker al weg? Je kunt gewoon reageren. Komt de bezoeker terug op je website, dan zien ze je bericht direct in de chatbox – en als ze hun e-mailadres hebben achtergelaten, ontvangen ze het daar ook.
Browsegeschiedenis
De browsegeschiedenis laat zien welke pagina’s een bezoeker heeft bekeken en waar die vandaan is gekomen (de verwijzende pagina). Deze info verschijnt op het bezoekerskaartje wanneer er een gesprek is (of is geweest).
Wanneer zichtbaar
Browsegeschiedenis is alleen beschikbaar als aan al deze voorwaarden is voldaan:
Cookie-toestemming – de bezoeker heeft cookies op je site geaccepteerd.
Trackingcode geïnstalleerd – de Smartsupp-code is goed op je website gezet.
Bezoekersinteractie – de bezoeker heeft jou een bericht gestuurd. Alleen kijkende bezoekers worden niet gevolgd.
Zo bekijk je het
1. Open het gesprek met de bezoeker in je dashboard.
2. Zoek de bezoekerskaart rechts in beeld.
3. Bekijk het stukje browsegeschiedenis voor alle bezochte pagina’s en de verwijzende pagina.
Let op: Browsegeschiedenis werkt op elk pakket – voor zowel free als betaalde versies gelden dezelfde regels. Zonder cookie-toestemming of als een bezoeker nooit een bericht stuurt, is er geen geschiedenis zichtbaar.
Interne notities en berichten verwijderen
Wil je extra context delen met je team? Zet de berichtcomponist op Notitie-modus en voeg direct een Interne notitie toe aan het gesprek. Interne notities zijn alleen zichtbaar voor operators in het dashboard – klanten zien ze nooit.
Per ongeluk iets verstuurd? Je kunt een Verzonden bericht ook meteen verwijderen binnen het gesprek. Dit kan momenteel alleen aan de operatorkant.
Gespreksmeldingen
In de instellingen kun je twee soorten e-mailmeldingen inschakelen, zodat je nooit een gesprek mist:
Offline berichten – als iemand je bericht terwijl je offline bent.
Gemist gesprek – je bent online en krijgt een bericht, maar de bezoeker vertrekt voordat je reageert.
Meer weten? Kijk bij e-mailmeldingen.
Let op: Dit gaat niet over app-meldingen op je mobiel – daarvoor zie je de handleidingen voor Android of iPhone & iPad. Creditcardnummers worden automatisch gedetecteerd en verborgen in gesprekken voor extra veiligheid.
De zijbalk aanpassen
Je kan de linkerzijbalk in je Inbox helemaal aanpassen zoals het best werkt voor jouw team.
Tags in de zijbalk – je tags staan nu onderaan de zijbalk, zodat je snel kunt filteren op gelabelde gesprekken zonder Geavanceerd zoeken te openen.
Secties herschikken – sleep de onderdelen in de zijbalk (en de items zoals tags) naar de volgorde die jij wilt. Dit is alvast de eerste stap richting een dynamische inbox, waarin je makkelijk aangepaste views maakt.
Gesprekken filteren
Je kunt Opgeloste gesprekken filteren op:
Beoordeling, operators, kanalen, flows, automatische berichten, groep, tags, webpagina (URL) en IP-adres.
Zo doe je dat: ga naar Inbox > Opgelost > Zoeken (of Geavanceerd zoeken), kies een of meer criteria en klik op Toepassen.
Let op – lege inbox? Een tijdsfilter (zoals Gisteren of Laatste X dagen) kan gesprekken buiten dat bereik verbergen, waardoor je inbox leeg lijkt. Mis je gesprekken? Controleer dan welke filters er actief zijn en verwijder het tijdsfilter indien nodig.
En daarna?
Inbox – categorieën – zo werkt de indeling met Open, Opgelost en Kanalen+.
Inbox-tagging – breng structuur aan met tags.
E-mailintegratie – haal e-mailgesprekken naar je Inbox.
💡 Meer hulp nodig? Stuur ons supportteam gerust een bericht – we helpen je graag verder!