Als je de functie Contactgegevens verzamelen van je Flow (voorheen chatbots) gebruikt, moet je toestemming van bezoekers verkrijgen voor de verwerking van hun persoonsgegevens op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR). Deze handleiding legt uit hoe je het verzamelen van contactgegevens instelt, zodat je Flow aan de huidige EU-privacyregelgeving blijft voldoen.
💡 Gerelateerde handleiding: Voor een volledige uitleg van de functie voor het verzamelen van contactgegevens zelf, bekijk je ons artikel over Leadgen Flow .
We hebben dit artikel in vijf onderdelen verdeeld:
Wie is waarvoor verantwoordelijk
De GDPR onderscheidt twee rollen:
Verwerkingsverantwoordelijke — bepaalt hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt.
Verwerker — verwerkt persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke en volgens diens instructies.
Wanneer je de functie voor het automatisch verzamelen van contactgegevens van een Smartsupp Flow gebruikt, word je de verwerkingsverantwoordelijke. Je bepaalt welke gegevens worden verzameld en hoe ermee wordt omgegaan, en je draagt de wettelijke verplichtingen die bij de bescherming van die gegevens horen. Smartsupp treedt op als verwerker — we verwerken de gegevens op basis van jouw instructies, maar bepalen niet wat er wordt verzameld of hoe het wordt gebruikt.
💡 Tip: Zorg ervoor dat je interne team begrijpt welke wettelijke verplichtingen op jou als verwerkingsverantwoordelijke rusten — toestemmingsbeheer, regels voor gegevensbewaring en het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen zijn allemaal jouw verantwoordelijkheid.
Toestemming verplicht stellen
De functie voor het verzamelen van contactgegevens van de Flow bevat een ingebouwde optie om toestemming van bezoekers verplicht te stellen voordat hun persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer deze optie is ingeschakeld, vraagt de Flow de bezoeker eerst om toestemming — pas daarna gaat de Flow verder met het verzamelen van contactgegevens. Open in de Flow-builder bij het knooppunt voor het verzamelen van contactgegevens de sectie Gegevensprivacy en schakel Toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens verplicht stellen (1) in — je kunt vervolgens het toestemmingsbericht bewerken via Bericht (2) en een link toevoegen via Link naar privacyverklaring (3).
De toestemmingskeuze van de bezoeker wordt rechtstreeks opgeslagen in diens bezoekersprofiel. Zo krijg je een duidelijk overzicht van welke contacten toestemming hebben gegeven en welke niet. Als een bezoeker weigert, stopt de Flow het verzamelproces.
⚠️ Belangrijk: Schakel het verzoek om toestemming altijd in voordat je een Flow voor het verzamelen van contactgegevens start. Het verzamelen van persoonsgegevens zonder uitdrukkelijke toestemming is in strijd met de GDPR en kan tot aanzienlijke boetes leiden.
Communiceren met verzamelde contacten
Zodra je contacten begint te verzamelen, is het essentieel dat je je marketingcommunicatie uitsluitend verstuurt naar contacten die toestemming hebben gegeven. Contact opnemen met mensen die geen toestemming hebben gegeven — of die uitdrukkelijk hebben geweigerd — is een directe schending van de GDPR.
In het Smartsupp-dashboard kun je contacten filteren op hun toestemmingsstatus. Zo stel je eenvoudig een correcte marketinglijst samen met alleen mensen die toestemming hebben gegeven.
💡 Tip: Controleer je contactlijst regelmatig en verwijder contacten die hun toestemming hebben ingetrokken of waarvoor je geen gerechtvaardigde reden meer hebt om ze te bewaren. Gegevensminimalisatie is een kernbeginsel van de GDPR.
Link naar het privacybeleid
Wanneer je binnen de Flow om toestemming vraagt, raden we je sterk aan om een directe link naar je privacybeleid op te nemen. Hoewel Smartsupp je niet wettelijk verplicht om het privacybeleid van de Flow te publiceren, moet jij als verwerkingsverantwoordelijke bezoekers informeren over hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt — en een link naar het privacybeleid is de eenvoudigste manier om aan die verplichting te voldoen.
Als er geen link naar het privacybeleid is ingesteld, gebruikt de Flow de algemene GDPR-verklaring van Smartsupp. Die licht alleen onze rol als verwerker en jouw rol als verwerkingsverantwoordelijke toe — ze kan jouw specifieke werkwijze voor het omgaan met gegevens niet beschrijven.
💡 Tip: Je privacybeleid zou moeten beschrijven welke gegevens je verzamelt, waarom je ze verzamelt, hoelang je ze bewaart, met wie je ze deelt en hoe bezoekers hun rechten kunnen uitoefenen (inzage, rectificatie, verwijdering).
Hoe verder?
Leadgen Flow — stapsgewijze handleiding voor het bouwen van een Flow die leads verzamelt.
Flow — volledig overzicht van hoe Flows werken en hoe je er een maakt.
Flow-acties — bekijk welke acties een Flow kan uitvoeren, waaronder het verzamelen van contactgegevens.
Flow-voorwaarden — bepaal wanneer, waar en aan wie de bot wordt getoond.
Flow-gesprek — ontdek hoe Flow-gesprekken verschillen van gewone gesprekken.
💡 Meer hulp nodig? Neem contact op met ons supportteam — we helpen je graag! Voor specifieke vragen over de GDPR raden we je aan een gekwalificeerde juridische adviseur te raadplegen.