Als je de contactverzamelfunctie van je Flow (voorheen chatbots) gebruikt, moet je toestemming krijgen van de bezoeker voor de verwerking van hun persoonsgegevens onder de General Data Protection Regulation (GDPR). Deze handleiding laat je stap voor stap zien hoe je contactverzameling instelt zodat je Flow voldoet aan de huidige EU-privacyregelgeving.
💡 Gerelateerde handleiding: Voor een volledige introductie van de contactverzamelfunctie zelf, zie ons Leadgen Flow artikel.
We hebben dit artikel opgedeeld in vijf secties:
Wie is waarvoor verantwoordelijk
Volgens de GDPR zijn er twee verschillende rollen:
Verwerkingsverantwoordelijke — bepaalt hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt.
Verwerker — verwerkt persoonsgegevens namens de verantwoordelijke, volgens diens instructies.
Wanneer je de automatische contactverzamelfunctie van een Smartsupp Flow gebruikt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt welke gegevens worden verzameld, hoe ze worden verwerkt, en jij draagt de wettelijke verplichtingen die horen bij de bescherming van die gegevens. Smartsupp fungeert als verwerker — wij verwerken de gegevens op basis van jouw instructies, maar bepalen niet wat er wordt verzameld of hoe het wordt gebruikt.
💡 Tip: Zorg ervoor dat je interne team begrijpt welke juridische verplichtingen bij jou als verantwoordelijke liggen — toestemmingsbeheer, bewaartermijnen en reageren op verzoeken van betrokkenen zijn allemaal jouw verantwoordelijkheid.
Toestemming vereisen
De contactverzamelfunctie van de Flow bevat een ingebouwde optie om toestemming van de bezoeker te vereisen voordat hun persoonsgegevens worden verwerkt. Wanneer je deze inschakelt, vraagt de Flow de bezoeker eerst om toestemming — pas daarna verzamelt de Flow contactgegevens. Open in de Flow builder de sectie Data privacy van de contactverzamelnodes en schakel Toestemming voor verwerking van persoonsgegevens vereisen (1) in — je kunt dan het toestemmings-bericht (2) bewerken en een link naar de privacyverklaring (3) toevoegen.
De toestemmingskeuze van de bezoeker wordt direct opgeslagen in hun bezoekersprofiel. Zo krijg je een duidelijk overzicht van welke contacten toestemming hebben gegeven en welke niet. Wanneer een bezoeker weigert, stopt de Flow het verzamelproces.
⚠️ Belangrijk: Schakel altijd de toestemmingsvraag in voordat je een contactverzamelflow start. Het verzamelen van persoonsgegevens zonder expliciete toestemming is in strijd met de GDPR en kan leiden tot hoge boetes.
Communiceren met verzamelde contacten
Als je eenmaal start met het verzamelen van contacten, is het cruciaal dat je marketingcommunicatie alleen naar contacten wordt gestuurd die toestemming hebben gegeven. Contact opnemen met mensen die geen toestemming hebben gegeven — of actief hebben geweigerd — is een directe schending van de GDPR.
In het Smartsupp dashboard kun je contacten filteren op toestemmingsstatus. Zo kun je eenvoudig een schone marketinglijst samenstellen met alleen mensen die hebben ingestemd.
💡 Tip: Controleer regelmatig je contactenlijst en verwijder contacten die hun toestemming hebben ingetrokken of waarvoor je geen legitieme reden meer hebt om ze te bewaren. Dataminimalisatie is een kernprincipe van de GDPR.
Link naar het privacybeleid
Wanneer je om toestemming vraagt binnen de Flow, adviseren we om altijd een directe link naar je privacybeleid toe te voegen. Hoewel Smartsupp je niet wettelijk verplicht om het specifieke privacybeleid van de Flow te publiceren, moet jij als verwerkingsverantwoordelijke bezoekers informeren over hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt — en een link naar het privacybeleid is de eenvoudigste manier om aan die verplichting te voldoen.
Als er geen link naar het privacybeleid is ingesteld, gebruikt de Flow het algemene GDPR-bericht van Smartsupp, dat slechts onze rol als verwerker en jouw rol als verantwoordelijke uitlegt — het kan echter niet jouw specifieke gegevensverwerking beschrijven.
💡 Tip: Je privacybeleid moet uitleggen welke gegevens je verzamelt, waarom je deze verzamelt, hoe lang je ze bewaart, met wie je ze deelt en hoe bezoekers hun rechten kunnen uitoefenen (inzage, correctie, verwijdering).
En nu?
Leadgen Flow — stapsgewijze handleiding om een Flow te bouwen die leads verzamelt.
Flow — volledig overzicht van hoe Flows werken en hoe je er één maakt.
Flow-acties — bekijk welke acties een Flow kan uitvoeren, waaronder contactverzameling.
Flow-voorwaarden — bepaal wanneer, waar en voor wie de bot zichtbaar is.
Flow-gesprek — begrijp hoe flowgesprekken verschillen van gewone gesprekken.
💡 Nog hulp nodig? Neem contact op met ons support team — we helpen je graag! Voor specifieke GDPR-vragen raden we aan een gekwalificeerd juridisch adviseur te raadplegen.