Smetti di passare da un tab all'altro per gestire le email dei clienti. Con l'integrazione email di Smartsupp, ogni messaggio in arrivo viene recapitato nella tua Inbox di Smartsupp insieme alle conversazioni in chat — e le risposte vengono inviate direttamente dallo stesso posto. Questo articolo ti guida nel collegamento di Gmail, Seznam e qualsiasi altro provider tramite SMTP/IMAP.
Abbiamo suddiviso l'articolo in alcune sezioni:
Panoramica dell'integrazione email
L'integrazione email ti permette di ricevere le email e rispondere direttamente dalla tua Inbox di Smartsupp — senza più passare da Gmail, Seznam o qualsiasi altra webmail. Ogni nuova email crea una nuova conversazione in Smartsupp; le risposte rimangono raggruppate nello stesso thread.
Cose importanti da sapere prima di iniziare:
Disponibile per Tutti gli operatori attivi Del tuo account.
Puoi collegare Più provider email Contemporaneamente.
Ogni operatore vede l'oggetto dell'email e può allegare o scaricare file.
La sincronizzazione inizia Dal momento dell'integrazione — Le email precedenti non vengono importate in Smartsupp.
Suggerimento: Ogni operatore può impostare una firma email personale che viene aggiunta automaticamente a ogni risposta. Scopri come configurarla.
Per iniziare, apri Impostazioni → Canali E clicca su Collega Accanto a Integrazione email. Puoi accedervi anche dal link nella tua Inbox.
Collega Gmail
Gmail utilizza la procedura OAuth sicura di Google, quindi non devi inserire la tua password in Smartsupp.
Passaggio 1. Nell'elenco dei provider, scegli Gmail. Verrai reindirizzato alla schermata di accesso di Google.
Passaggio 2. Seleziona l'indirizzo Gmail che vuoi collegare (oppure accedi a un altro account) e conferma le eventuali richieste di sicurezza mostrate da Google.
Passaggio 3. Concedi le autorizzazioni richieste affinché Smartsupp possa leggere e inviare email per tuo conto.
Passaggio 4. Una volta completata l'autorizzazione, verrai reindirizzato alla tua dashboard di Smartsupp — Gmail è ora collegato.
Nota: L'autorizzazione avviene interamente sui sistemi di Google — le tue credenziali Gmail non sono mai visibili a Smartsupp né vengono memorizzate da Smartsupp.
Collega Outlook
Outlook utilizza l'accesso OAuth sicuro di Microsoft, quindi non devi mai inserire la tua password in Smartsupp.
Passaggio 1. Nell'elenco dei provider, scegli Outlook. Verrai reindirizzato alla schermata di accesso di Microsoft.
Passaggio 2. Seleziona l'account Microsoft che vuoi collegare (oppure accedi a un altro account) e conferma le eventuali richieste di sicurezza mostrate da Microsoft.
Passaggio 3. Concedi le autorizzazioni richieste affinché Smartsupp possa leggere e inviare email per tuo conto.
Passaggio 4. Una volta completata l'autorizzazione, verrai reindirizzato alla tua dashboard di Smartsupp — Outlook è ora collegato.
Nota: Usi un account Microsoft aziendale o scolastico (Microsoft 365)? Potrebbe essere necessario che il tuo amministratore IT approvi prima l'accesso di Smartsupp. Se durante l'accesso vedi il messaggio "Approvazione richiesta", chiedi al tuo amministratore di concedere l'accesso per la tua organizzazione.
Caselle di posta condivise di Microsoft 365
Una casella di posta condivisa (ad esempio info@company.com) non può essere collegata direttamente. L'integrazione con Outlook collega sempre la casella di posta dell'account che effettua l'accesso durante l'autorizzazione — non è possibile scegliere una casella di posta condivisa e l'integrazione non utilizza le autorizzazioni Accesso completo O Invia come .
⚠️ Nota: Se un utente che ha accesso alla casella di posta condivisa collega il proprio account, viene sincronizzata la sua casella di posta personale — non quella condivisa.
Per collegare un indirizzo come info@company.com, trasformalo prima in una normale casella di posta:
Nell'amministrazione di Microsoft 365 (interfaccia di amministrazione di Exchange), converti la casella di posta condivisa in una normale casella di posta utente con credenziali di accesso proprie — la casella avrà quindi bisogno di una licenza. In alternativa, crea un nuovo account dedicato per l'indirizzo.
Proteggi l'account con una password complessa e l'autenticazione a più fattori.
Collega Outlook In Smartsupp (segui i passaggi sopra) e accedi con questo account durante l'autorizzazione.
Da quel momento, solo questa casella di posta viene sincronizzata con Smartsupp — non viene coinvolta alcuna casella di posta personale.
Rimuovere o reimpostare l'accesso di Smartsupp in Microsoft 365
Se usi un account Microsoft aziendale o scolastico, il tuo amministratore IT può verificare o rimuovere l'accesso concesso a Smartsupp nella tua organizzazione. Questo è utile se vuoi smettere di usare l'integrazione con Outlook o se vuoi ricominciare il collegamento da zero.
Passaggio 1. In Smartsupp, elimina il canale email di Outlook in Impostazioni → Canali.
Passaggio 2. Chiedi al tuo amministratore IT di rimuovere l'accesso di Smartsupp nell'Interfaccia di amministrazione di Microsoft Entra (Entra ID → Applicazioni aziendali → Tutte le applicazioni → Smartsupp). Può revocare le autorizzazioni concesse oppure eliminare completamente l'applicazione Smartsupp dalla tua organizzazione.
Passaggio 3. Se vuoi usare di nuovo l'integrazione, collega Outlook In Smartsupp come descritto sopra. Al tuo amministratore verrà chiesto di approvare nuovamente l'accesso.
💡 Suggerimento: Microsoft rinomina occasionalmente le voci nell'interfaccia di amministrazione di Entra. Per i passaggi aggiornati, consulta le guide ufficiali di Microsoft: Verificare le autorizzazioni concesse alle applicazioni aziendali E Eliminare un'applicazione aziendale.
Collega Seznam
Per Seznam (e alcuni provider simili presenti nell'elenco), accedi con il nome utente e la password della tua email direttamente nel modulo di integrazione.
Passaggio 1. Scegli Seznam Dall'elenco dei provider.
Passaggio 2. Inserisci il tuo indirizzo email, il nome utente di accesso e la password. Se vuoi, aggiungi un nome del mittente che verrà mostrato nelle tue risposte.
Passaggio 3. Clicca su Termina Per salvare.
Nota: Le tue credenziali vengono inviate in modo sicuro al tuo provider email e non vengono memorizzate né sono visibili all'interno di Smartsupp.
Collega altri provider email
Hai una casella di posta con un altro provider? Puoi comunque collegarla usando SMTP/IMAP. Ogni provider pubblica le proprie impostazioni del server — solitamente in una pagina di assistenza o tramite il proprio team di assistenza. Di seguito trovi i link diretti alle impostazioni SMTP/IMAP dei provider più comuni:
Apple Mail (iCloud) — Impostazioni del server di iCloud Mail
Proton Mail — Invio SMTP di Proton
AOL Mail — AOL Mail con altre app
Zoho Mail — Accesso IMAP di Zoho
Mail.com — Impostazioni del server IMAP di Mail.com
HubSpot — IMAP per le email collegate a HubSpot
Passaggio 1. In Smartsupp, apri Impostazioni → Canali E clicca su Collega Accanto a Integrazione email. Puoi anche avviare la procedura direttamente dall'Inbox di Smartsupp.
Passaggio 2. Inserisci i dati SMTP e IMAP riportati nella documentazione del tuo provider, poi clicca su Continua.
Passaggio 3. Inserisci il nome utente di accesso e la password della tua email, poi clicca su Termina. L'integrazione è ora pronta all'uso.
Ricollegare un indirizzo email
Un indirizzo email può appartenere a un solo canale email attivo alla volta. Se vuoi ricollegare un indirizzo con un altro provider — ad esempio passare da IMAP a Outlook o Gmail — elimina prima il canale email esistente e poi collega di nuovo l'indirizzo.
Quando ricolleghi lo stesso indirizzo, con qualsiasi provider, viene ripristinato il canale originale, inclusa la cronologia delle conversazioni; può cambiare solo il tipo di canale mostrato nell'elenco.
💡 Vedi l'errore "Email già in uso"? L'indirizzo è ancora attivo su un altro canale, solitamente in questo o in un altro account Smartsupp. Elimina prima l'indirizzo dal canale a cui è collegato, poi riprova. Non riesci a trovare dove viene usato? Contatta il nostro supporto e ti aiuteremo a liberarlo.
Gestire le email
Una volta collegata la tua casella di posta, puoi gestire le email direttamente nella tua Inbox di Smartsupp — e fare molto più che rispondere:
Rispondi, aggiungi destinatari in CC e inoltra — Rispondi alle email, aggiungi destinatari in CC e inoltra i messaggi ai colleghi, tutto dalla vista della conversazione.
Crea nuove email — Scrivi e invia email completamente nuove, non solo risposte ai thread esistenti.
Completamento automatico degli indirizzi — Mentre digiti un destinatario, Smartsupp suggerisce i contatti corrispondenti (nome ed email) per farti risparmiare tempo ed evitare errori di battitura.
Quali sono i prossimi passi?
Integrazione con Facebook — Collega Messenger per ricevere le chat dei clienti nella tua Inbox di Smartsupp.
Integrazione con WhatsApp — Porta le conversazioni di WhatsApp Business nella stessa dashboard.
Firma email — Imposta una firma personale che viene aggiunta automaticamente a ogni risposta email.
Categorie dell'Inbox — Mantieni organizzati email, chat e altri canali man mano che aumentano le conversazioni.
💡 Hai bisogno di altro aiuto? Contatta il nostro Team di assistenza — Saremo felici di aiutarti!