Dimentica il continuo passaggio tra tab per rispondere alle email dei clienti. Con l'integrazione email di Smartsupp, ogni messaggio arriva dritto nella tua casella Smartsupp, accanto alle conversazioni chat — e rispondi a tutto da lì. Questa guida ti mostra come collegare Gmail, Seznam e qualsiasi altro provider tramite SMTP/IMAP.
Abbiamo diviso la guida in alcune sezioni:
Panoramica integrazione email
L'integrazione email ti permette di ricevere e gestire le email direttamente dentro Smartsupp — niente più salti tra Gmail, Seznam o altri webmail. Ogni nuova email crea una conversazione in Smartsupp, e tutte le risposte restano nello stesso thread.
Cosa sapere prima di iniziare:
Disponibile per tutti gli agenti attivi nel tuo account.
Puoi collegare più provider email allo stesso tempo.
Ogni agente vede l'oggetto dell’email e può allegare o scaricare file.
La sincronizzazione parte dal momento dell'integrazione: le email più vecchie non vengono importate in Smartsupp.
Consiglio: Ogni agente può aggiungere una firma personale che viene inserita automaticamente in ogni risposta. Scopri come configurarla.
Per iniziare, vai su Impostazioni → Canali e clicca su Collega accanto a Integrazione email. Puoi accedere anche direttamente dalla tua casella di posta.
Collega Gmail
Gmail usa il flusso OAuth sicuro di Google, quindi non dovrai mai inserire la password in Smartsupp.
Passaggio 1. Dall'elenco dei provider, scegli Gmail. Verrai reindirizzato alla schermata di accesso Google.
Passaggio 2. Scegli l'indirizzo Gmail da collegare (oppure accedi a un altro account) e conferma tutte le richieste di sicurezza che Google mostra.
Passaggio 3. Dai tutte le autorizzazioni richieste, così Smartsupp potrà leggere e inviare email per te.
Passaggio 4. Appena autorizzi, torni alla dashboard di Smartsupp: Gmail è collegato!
Nota: L'autorizzazione avviene tutta su Google — Smartsupp non vede e non salva mai le tue credenziali Gmail.
Collega Outlook
Outlook usa il login OAuth sicuro di Microsoft, quindi la tua password non viene mai inserita in Smartsupp.
Passaggio 1. Scegli Outlook dai provider. Verrai reindirizzato alla schermata di accesso Microsoft.
Passaggio 2. Seleziona l’account Microsoft da collegare (o accedi con un altro) e conferma le richieste di sicurezza che vedi.
Passaggio 3. Accetta le autorizzazioni richieste così Smartsupp può leggere e inviare email per te.
Passaggio 4. Appena hai completato l’autorizzazione, torni alla dashboard Smartsupp: ora anche Outlook è collegato.
Nota: Usi un account aziendale o scolastico Microsoft (Microsoft 365)? Il tuo admin IT potrebbe dover autorizzare l’accesso di Smartsupp prima. Se durante la connessione compare "Approvazione necessaria", chiedi all’amministratore di abilitare l’accesso per la tua organizzazione.
Mailbox condivise Microsoft 365
Una mailbox condivisa (ad esempio info@company.com) non può essere collegata direttamente. La connessione Outlook considera sempre la mailbox dell’account che autorizza — non puoi selezionare direttamente una casella condivisa, e l’integrazione non usa permessi di accesso completo o Invia come.
⚠️ Attenzione: Se colleghi un account da cui puoi accedere a una casella condivisa, si sincronizzerà solo la tua mailbox personale — non quella condivisa.
Per collegare indirizzi tipo info@company.com, devi prima convertirlo in una mailbox normale:
Dalla tua amministrazione Microsoft 365 (Exchange admin center), trasforma la mailbox condivisa in una mailbox utente con accesso — serve una licenza. In alternativa, crea un nuovo account dedicato per quell’indirizzo.
Proteggi l’account con una password sicura e attiva l’autenticazione a più fattori.
Collega Outlook in Smartsupp (come sopra) e durante l’autorizzazione accedi con questo account.
Solo questa mailbox sarà così sincronizzata in Smartsupp — nessun’altra casella personale viene coinvolta.
Rimuovere o reimpostare l’accesso Smartsupp in Microsoft 365
Se usi un account di lavoro/scuola Microsoft, il tuo admin IT può rimuovere o rivedere l’accesso concesso a Smartsupp nella tua organizzazione. Utile se vuoi disattivare Outlook o rifare la connessione.
Passaggio 1. In Smartsupp, elimina il canale email Outlook da Impostazioni → Canali.
Passaggio 2. Chiedi al tuo admin IT di togliere l’accesso Smartsupp nel Microsoft Entra admin center (Entra ID → App aziendali → Tutte le applicazioni → Smartsupp). Può sia revocare i permessi concessi che eliminare del tutto l'app Smartsupp dalla tua organizzazione.
Passaggio 3. Vuoi riattivare l’integrazione? Collega di nuovo Outlook in Smartsupp come sopra. L’admin dovrà accordare di nuovo l’accesso.
💡 Consiglio: Microsoft cambia spesso i nomi delle voci in Entra admin center. Per istruzioni aggiornate segui le guide ufficiali: Rivedi i permessi concessi alle app aziendali e Elimina un'app aziendale.
Collega Seznam
Per Seznam (e provider simili), accedi direttamente inserendo la email e la password nel modulo di integrazione.
Passaggio 1. Scegli Seznam dall’elenco dei provider.
Passaggio 2. Scrivi il tuo indirizzo email, login e password. Puoi anche impostare un nome mittente che verrà mostrato nelle risposte.
Passaggio 3. Clicca su Fine per salvare.
Nota: Le credenziali vengono inviate in modo sicuro al provider e non sono archiviate o visualizzabili da Smartsupp.
Collega altri provider email
Hai una casella con un altro provider? Puoi collegarla con SMTP/IMAP. Ogni provider ha i propri parametri, di solito disponibili nelle loro guide o assistenza. Qui trovi i link alle info SMTP/IMAP dei provider più usati:
Apple Mail (iCloud) — Impostazioni server iCloud Mail
Proton Mail — SMTP Proton Mail
AOL Mail — AOL Mail con altre app
Zoho Mail — Accesso IMAP Zoho
Mail.com — Impostazioni server IMAP Mail.com
HubSpot — IMAP email collegata HubSpot
Passaggio 1. In Smartsupp, vai su Impostazioni → Canali e clicca su Collega accanto a Integrazione email. Puoi avviare anche dalla casella Smartsupp.
Passaggio 2. Inserisci i parametri di SMTP e IMAP presi dalla documentazione del provider, poi clicca su Continua.
Passaggio 3. Inserisci login e password email, poi clicca su Fine. L’integrazione è pronta da usare.
Ricollega un indirizzo email
Un indirizzo email può essere associato a un solo canale email attivo per volta. Se vuoi ricollegarlo a un altro provider — ad esempio passare da IMAP a Outlook o Gmail — elimina prima il canale esistente e poi collega di nuovo l’indirizzo.
Se colleghi di nuovo lo stesso indirizzo, con qualunque provider, la cronologia chat resta, cambia solo il tipo di canale che vedi nell’elenco.
💡 Visualizzi errore "email già in uso"? Significa che l’indirizzo è già attivo su un altro canale, spesso nel tuo o in un altro account Smartsupp. Prima eliminalo dal canale collegato, poi riprova. Non sai dove sia usato? Scrivici: ti aiutiamo noi!
Gestisci le tue email
Quando hai collegato la tua casella, puoi gestire le email direttamente dal tuo Smartsupp — e non solo rispondere:
Rispondi, CC e inoltra — rispondi alle email, aggiungi persone in CC e inoltra messaggi ai colleghi, tutto dalla chat.
Invia nuove email — scrivi e invia nuove email, non solo risposte ai thread esistenti.
Completamento automatico indirizzi — mentre scrivi, Smartsupp suggerisce i contatti (nome e indirizzo) per velocizzarti ed evitare errori.
E adesso?
Integrazione Facebook — collega Messenger per ricevere le chat dei clienti in Smartsupp.
Integrazione WhatsApp — porta le conversazioni WhatsApp Business nella stessa dashboard.
Firma email — imposta una firma personale automatica per ogni risposta.
Categorie casella — tieni in ordine email, chat e altri canali mentre aumentano le conversazioni.
Integrazione Instagram — rispondi ai messaggi Instagram dalla stessa casella di tutti gli altri canali.
💡 Hai bisogno di aiuto? Scrivi al nostro team supporto — siamo qui per te!